7. Cấu trúc của đề tài
2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ
2.2.2.4. Phịng Kế tốn Tài vụ
Phịng Kế tốn – Tài vụ gồm: 05 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phịng,
1 phó phịng, 01 thủ quỹ và 02 chuyên viên (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 04) thực hiện các nhiệm vụ chun trách sau:
Phịng Kế tốn – Tài vụ là phòng tham mưu cho Chánh văn phịng về cơng tác quản lý hoạt động tài chính và chế độ kế tốn.
- Xây dựng và tiến hành thực hiện triển khai các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn cho đơn vị trong thẩm quyền theo quy định. Chịu trách nhiệm trong công tác thông báo và giám sát thu đúng, thu đủ, kịp thời các khoản thu, nộp của các đơn vị.
- Thực hiện công tác thu thập, tổng hợp, làm báo cáo về kết quả về hoạt
động tài chính của đơn vị đảm bảo trung thực, chính xác theo chế độ kế toán theo quy định hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định.
2.2.2.5. Phịng Hành chính - Quản trị
Phịng Hành chính – Quản trị gồm: 21 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phịng, 01 phó phịng, 03 chun viên, 05 nhân viên phục vụ, 01 lễ tân và 08 nhân viên kỹ thuật (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 05) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:
Trình Bộ trưởng quyết định chủ trương, bện pháp hiện đại hóa cơng sở, tổ chức quản trị cơng sở, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng. lập kế hoạch, tổ chức cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì cơ sở vật chất trụ sở Bộ theo quy định của pháp luật và của Bộ.
Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan để bảo đảm cơ sở vật chất, điều kiện kỹ thuật, công tác lễ tân phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Bộ Nội vụ
Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học và tham gia tập huấn kỹ năng chun mơn, nghiệp vụ có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ và của Bộ.
2.2.2.6. Phòng Bảo vệ
Phòng Bảo vệ gồm: 19 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phịng, 01 phó phịng và 17 nhân viên (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 06) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, ln đảm bảo giữ gìn trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập với ý đồ xấu, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan.
Thường xuyên tuần tra, kiểm sốt bao qt tồn bộ khu vực trong phạm
viquản lý của cơ quan, đề cao cảnh giác ngăn chặn người ngồi vào khi khơng có u cầu cơng tác. Giám sát, kiểm tra người mang tài sản ra khỏi cơ quan (khi
có nghi ngờ).
2.2.2.7. Đội xe
Độ xe gồm: 15 CB – NV, trong đó có 01 đội trưởng và 01 đội phó (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 07)
Đội xe là đơn vị chuyên mơn, bộ máy giúp việc cho Chánh Văn phịng. Đội xe có chức năng phục vụ hậu cần, giúp việc, đảm bảo luôn luôn sẵn sàng phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho hoạt động của lãnh đạo và Văn phòng và các yêu cầu nhiệm vụ khác của cơ quan khi được giao.
Dù ở thời điểm nào, Đội xe Văn phòng vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, đó là:
Đảm bảo phương tiện đi lại bằng xe ơ tơ cho các hoạt động của lãnh đạo và Văn phịng theo đúng quy định.
45
Quản lý xe công vụ theo đúng quy định, mọi thành viên trong đội xe đều có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi đưa xe vào sử dụng, phục vụ hoạt động di chuyển của lãnh đạo với chất lượng cao.
Lập kế hoạch sửa chữa, thay thế phụ tùng cho từng xe đặc biệt là các xe đến thời kỳ trung tu, đại tu.
Tổ chức phục vụ chu đáo, an toàn các đồn khách của đơn vị, của Văn phịng.
2.2.3. Phân tích các yếu tố trong việc tổ chức bộ máy văn phòng BộNội vụ Nội vụ
2.2.3.1. Chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và chức năng nhiệm vụ của văn phòng
Bộ Nội vụ là cơ quan thuộc Chính phủ, đảm nhận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực quan trọng như: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tơn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của bộ theo quy định của pháp luật.
Văn phịng Bộ Nội vụ chính là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Bộ Nội vụ thực hiện các nhiệm được phân công, đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo… để đáp ứng được yêu cầu đó, địi hỏi Văn phịng Bộ Nội vụ cần có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc thù cơng việc được phân cơng của Bộ Nội vụ, cần có bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt và làm việc hiệu quả.
46
2.2.3.2. Quy mô phạm vi hoạt động của cơ quan
Vị trí, quy mơ của bộ máy văn phịng ở mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc vào vị trí, quy mơ của CQ, DN. Quy mô của cơ quan, doanh nghiệp càng lớn, hoạt động quản lý càng phức tạp, đòi hỏi bộ máy văn phòng phải được tổ chức gồm nhiều bộ phận để hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý.
Chính vì vậy cấu trúc tổ chức của bộ phận văn phòng bị chi phối bởi cấu trúc tổ chức của bộ máy văn phòng. Bộ phận văn phòng là một hệ thống con trong hệ thống lớn hơn nên nó liên quan chặt chẽ về chức trách, quyền, nguồn lực và nhiều mối quan hệ công việc với các bộ phận khác trong bộ máy văn phòng. Vai trò hỗ trợ điều hành của bộ phận văn phịng khiến nó bị phụ thuộc vào các nguyên tắc điều hành của bộ máy lãnh đạo nên tổ chức của bộ phận văn phòng cũng được xây dựng để đảm bảo thực thi các nguyên tắc trên
2.2.3.3. Các văn bản, quy định hiện hành về tổ chức bộ máy
Hiện nay, vấn đề tổ chức bộ máy của các tổ chức chính trị (Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức khác): các cơ quan nhà nước và các cơ quan hành chính - sự nghiệp và ngay cả các doanh nghiệp nhà nước nói chung, trong đó có bộ máy văn phịng đã được quy định một phần trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước.
Các văn bản luật, quy định hiện hành là quy chuẩn bắt buộc đối với một số cơ quan, đơn vị để mỗi cơ quan, tổ chức căn cứ vào đó để xây dựng, tổ chức bộ máy văn phòng.
Hiện nay Văn phòng Bộ Nội vụ đang thực hiện theo Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phịng Bộ
47
2.2.3.4. Số lượng và trình độ, năng lực của đội ngũ nhân sự vănphịng hiện có phịng hiện có
Nếu cơ quan có số lượng cán bộ văn phịng lớn, thì có thể tổ chức thành nhiều bộ phận, có chức năng riêng biệt và độc lập. Ngược lại, số lượng nhân viên văn phịng ít, bộ máy cần thu gọn và mỗi đơn vị, bộ phận có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ có mối liên hệ gần nhau
Bộ Nội vụ với số lượng đội ngũ cán bộ văn phịng tương đối nhiều, có năng lực chun mơn nghiệp vụ, được đào tạo bồi dưỡng thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách trong văn phịng. Do đó bộ máy văn phịng Bộ được tổ chức với nhiều phịng/ban/bộ phận có các chức năng nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo công tác thực hiện hoạt động văn phịng hiệu quả, dù có nhiều phịng chức năng nhưng các phịng vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong q trình thực hiện cơng việc.
Hiện tại đội ngũ cán bộ văn phòng của Bộ Nội vụ đang là 81 người, được bố trí thành 07 phịng chức năng tương ứng với các nhiệm vụ mà văn phòng Bộ cần phải thực hiện.
2.2.3.5. Điều kiện cơ sở vật chất và tài chính của cơ quan
Đây là căn cứ thực tiễn mà bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng phải tính tới khi thiết kế bộ máy văn phịng. Đi đơi với nhiệm vụ và trách nhiệm thì cơ quan cũng có nguồn tài chính mạnh từ ngân sách nhà nước để phục vụ cho hoạt động tổ chức bộ máy giúp việc đó chính là bộ máy văn phịng. Để có thể thực hiện trơn tru, hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ được giao.
Văn phịng Bộ Nội vụ với diện tích tương đối lớn (trên 50 mét vng) phù hợp để tổ chức thành nhiều phòng chức năng thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Ngồi ra văn phịng cịn được đầu tư các trang thiết bị văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax, điện thoại cố định, máy
48
huỷ tài liệu, các trang thiết bị mạng… những trang thiết bị này đóng vai trị vơ cùng quan trọng đối với hoạt động văn phòng cũng như tổ chức văn phòng. Bộ phận văn phòng là đơn vị giúp việc cho lãnh đạo, thì tương tự, các thiết bị văn phịng cũng chính là các cơng cụ thực hiện công việc của các cán bộ văn phịng.
2.2.3.6. Tầm kiểm sốt của nhà quản trị văn phòng
Đầu mối quản lý sẽ tỉ lệ thuận với tầm kiểm soát của nhà quản trị. Tầm kiểm sốt càng hẹp thì lượng đầu mối càng giảm từ đó khiến số lượng tầng nấc trung gian tăng lên hỗ trợ hoạt động thu thập, xử lý thông tin quản lý. Bộ Nội vụ tiếp nhận nhiều thông tin từ các cấp, vậy nên Văn phòng sẽ đa dạng chức năng và thông tin phục vụ quản lý tương đối phức tạp, cần có đội ngũ nhân viên và các phịng chức năng để thực hiện hiệu quả cơng việc.
Trên thực tế lãnh đạo có rất nhiều cơng việc cần phải giải quyết không thể quan tâm sát sao đến từng khâu thực hiện, cho nên vai trò của các nhà quản trị cấp trung là rất lớn. Nhà quản trị cấp trung cần phải kiểm sốt được cơng việc, đảm bảo thơng tin phục vụ lãnh đạo để báo cáo kịp thời, để lãnh đạo có thể nắm bắt được tổng quan hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng.
2.3. Đánh giá kết quả thực hiện công tác xây dựng và tổ chức bộ máyvăn phòng tại Bộ Nội vụ văn phòng tại Bộ Nội vụ
Thơng qua khảo sát và phân tích về thực trạng cơng tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ, có thể nhận thấy nhiều điểm sáng trong tổ chức bộ máy văn phịng từ đó mang tới nhiều hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ của cá nhân cũng như tập thể.
Các lãnh đạo Bộ đã lãnh đạo, tổ chức hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, bố trí phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân trong bộ phận dựa trên chức năng, nhiệm vụ của mình. Cán bộ văn phịng Bộ Nội vụ ln giữ vững và nêu cao
49
tinh thần trách nhiệm, giữ gìn kỷ luật, thực hiện tốt các quy chế làm việc của đơn vị.
Dưới đây là một số thành tựu Văn phòng Bộ Nội vụ đạt được như sau:
Trong Năm 2019:
Trong năm 2019 Văn phòng Bộ đã thực hiện rất tốt chức năng tham mưu của mình giúp Bộ trưởng nắm bắt thơng tin hiệu quả và tiến hành tổng hợp đánh giá tình hình hoạt động chung của Bộ, ngành Nội vụ, tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, theo chương trình cơng tác năm 2019. Bên cạnh đó, Văn phịng Bộ đã thực hiện tốt nhiệm vụ đột xuất mà Bộ trưởng giao.
Trong Năm 2020:
Trong năm 2020 Văn phòng Bộ đã chủ động, kịp thời tham mưu lãnh đạo Bộ triển khai cơng tác phịng, chống dịch Covid – 19 theo đúng hướng dẫn của cấp có thẩm quyền; Phối hợp có hiệu quả trong việc tổ chức thành công các sự kiện quan trọng của Bộ; Đại hội thi đua yêu nước lần thứ IV; kỷ niệm 75 năm Ngày thành lập Bộ; Các Thứ trưởng và các văn bản pháp luật về công tác Nội vụ đã được kịp thời thông tin trên các phương tiện đại chúng. Ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là văn bản điện tử, nay 100% các văn bản đều được chuyển bằng điện tử và chữ ký số giúp giải quyết cơng việc nhanh, kịp thời.
Văn phịng Bộ đã tổ chức trao danh hiệu "Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở năm 2020" cho 14 cá nhân thuộc Văn phòng Bộ theo Quyết định số 20/QĐ- BNV ngày 07/01/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc khen thưởng thành tích năm 2020.
Tuy mhiên, cơng tác tham mưu, tổng hợp, phuc vụ chỉ đạo điều hành của văn phòng Bộ còn bị động, chưa đồng nhất, tăng số lượng văn bản hành chính khơng cần thiết làm mất thời gian giải quyết hồn thành cơng việc, nhiều chỉ
50
đạo không được thực hiện quyết kiệt, chồng chéo giữa bộ phận tham mưu, đề xuất; báo cáo chưa thông suốt, thiếu chính xác gây nhiều hiểu nhầm dẫn đến các quyết định thiếu chính xác.
Căn cứ theo những nhận xét trên thì có thể khái qt lại một số ưu, nhược điểm và nguyên nhân cơ bản đang diễn ra tại văn phòng Bộ Nội vụ như sau:
2.3.1. Ưu điểm
* Đội ngũ cán bộ văn phịng
Văn phịng Bộ Nội vụ có lượng cán bộ làm cơng tác văn phịng tương đối lớn, bên cạnh đó các cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, được tham gia các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun mơn phục vụ cho từng cơng việc cụ thể trong văn phịng.
Văn phịng Bộ Nội vụ được tổ chức với 07 phòng chức năng, mỗi phịng đảm nhận một nhiệm vụ riêng nhưng vẫn có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau. Dù được chia ra thành nhiều phòng nhưng đội ngũ nhân sự (81 người) trong mỗi phòng vẫn được đảm bảo đầy đủ về số lượng và chất lượng trình độ chun mơn nghiệp vụ, đáp ứng được nhu cầu tổ chức bộ máy văn phòng và làm việc một cách linh hoạt, khoa học và hiệu quả.
* Cơng tác tổ chức bộ máy văn phịng
Với mơ hình chế độ Thủ trưởng – người đứng đầu, các thông tin trong văn phòng được tiếp nhận và truyền tải theo chiều từ trên xuống và trách nhiệm đối với người thực hiện cơng tác văn phịng cũng như lãnh đạo ban hành quyết định điều hành quản lý.
Lãnh đạo đảm nhiệm công việc tổ chức bộ máy văn phịng với trình độ tư duy tốt, định hướng rõ ràng về quy mơ, số lượng các bộ phận cần có trong bộ máy văn phịng; tiếp đó là đặt tên và quy định chức năng của từng bộ phận và
51
mối quan hệ giữ các bộ phận với nhau, dựa trên sự tham mưu của các nhà quản trị cấp trung.
Bộ máy văn phòng được thiết kế gọn nhẹ, linh hoạt, đa dạng đầy đủ các phòng chức năng, phục vụ được nhu cầu làm việc của bộ phận văn phòng.
Các phòng chức năng được thiết kế gắn liền với từng nhiệm vụ chuyên trách, bộ máy không quá chồng chéo tạo thuận lời cho các hoạt động trao đổi thơng tin trong văn phịng, không gian rộng rãi chỗ ngồi của cán bộ văn phòng được phân bổ phù hợp.
* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong văn phòng
Các phòng/ban/ bộ phận chức năng trong văn phòng bám sát với chức năng nhiệm vụ của Bộ Nội vụ, đề phù hợp với cơ cấu tổ chức của cơ quan thực hiện tốt chức năng nhiệm, nhiệm vụ được phân công.
Luôn luôn chủ động thu thập, tổng hợp, phân tích thơng tin một cách