7. Cấu trúc của đề tài
1.6. Nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng
Văn phòng là bộ phận giúp việc cho cơ quan nói chung và hoạt động quả lí của lãnh đạo nói riêng, đảm bảo thực hiện các cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình. Thực hiện cơng tác tham mưu, đối nội, đối ngoại thông qua các văn bản, hồ sơ, cơng văn, giấy tờ, từ đó đảm bảo thơng tin phục vụ lãnh đạo hiệu quả, cũng như truyền đạt thông tin trong cơ quan một cách liền mạch, thống nhất.
Tổ chức bộ máy văn phịng phù hợp sẽ giúp cho lãnh đạo kiểm sốt được thực trạng hoạt động của các bộ phận chức năng trong văn phịng. Thơng qua chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong văn phòng, lãnh đạo dễ dàng triển khai các mục tiêu công việc, đảm bảo tiến độ, chất lượng hoàn thành cơng việc, cũng như khẳng định vai trị lãnh đạo của mình.
Một số nguyên tắc giúp thực hiện tốt hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng:
-Mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu hoạt động của bộ máy văn phòng và bộ phận
văn phòng phải được xác định rõ dù là ngắn hay dài hạn những mục tiêu này phải đủ cụ thể và minh bạch để mọi thành viên trong văn phịng có thể hiểu được và đúng mục tiêu rõ ràng không chỉ giúp định hướng hoạt động của văn phòng tốt hơn mà còn là một trong những yếu tố quan trọng để đo lường hiệu quả của nó.
- Tầm kiểm sốt hợp lý: Tầm kiểm sốt cịn được gọi là phạm vi giới hạn
quản lí được coi là một trong những yếu tố chủ yếu quyết định cơ cấu tổ chức nên phát triển hệ thống quản lý thông tin theo hướng nào. Thông thường, những
nhà quản trị ở cấp quản trị càng cao sẽ giới hạn tầm kiểm soát hẹp hơn ở cấp thấp do sự tăng thẩm quyền tham mưu cho cấp dưới và giảm bớt vai trò hỗ trợ huấn luyện giám sát của cấp trên, cho nên bộ máy văn phòng phải được xây dựng phù hợp với tầm kiểm soát của nhà quản trị văn phòng.
- Chuyên mơn hố và liên kết về chức năng: Mỗi bộ phận trong bộ máy văn
phịng phải có chức năng chun mơn rõ ràng. Chun mơn hóa giúp cho mỗi bộ phận đến từng nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và thẩm quyền của họ, cho phép họ được thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong một lĩnh vực chun mơn nhất định, qua đó nhân viên sẽ thành thạo kĩ năng làm việc hơn, thấu hiểu và cùng cố đạo đức nghề nghiệp, tăng năng suất và tính chuyên nghiệp của lực lượng lao động trong văn phòng. Tuy nhiên, mặt trái của chun mơn hóa sâu là hạn chế tính linh hoạt của bộ máy văn phòng nên liên kết chức năng sẽ khắc phục điểm yếu đó. Tổ chức các bộ phận theo nhóm chức năng liên quan như văn thư - lưu trữ, lễ tân - hậu cần, truyền thông - tổ chức sự kiện, làm tăng tính hợp tác giữa các bộ phận, giảm bớt cơng việc và những lãng phí khơng cần thiết trong thiết kế và thực hiện quy trình tác nghiệp, giúp tinh gọn bộ máy.
- Trách nhiệm và quyền hạn phù hợp: Trách nhiệm và quyền hạn cần phải
gắn liền chặt chẽ với nhau. Có thể nói, quyền hạn chính là nơi xuất phát của trách nhiệm. Trách nhiệm và quyền hạn là hai yếu tố bổ sung và tăng cường lẫn
nhau, nhưng ln phải song song với nhau khơng được có bất kì sự chênh lệch tránh dẫn tới trách nhiệm và quyền hạn không cân đối. Khi phân công công việc cần phải quy định cụ thể rõ ràng về trách nhiệm.
- Nguyên tắc về uỷ quyền: Trong một đơn vị, tổ chức thì Thủ trưởng khơng
thể thực hiện được hết tất cả mọi công việc trong đơn vị, vậy nên đối với người trợ lí của mình người lãnh đạo cần phải biết uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn. Khi uỷ quyền đúng đắn sẽ có hai điều lợi: Thứ nhất là người lãnh
đạo sẽ có thêm nhiều thời gian để thực hiện tốt trách nhiệm quản lí của mình.
25
Thứ hai là người nhân viên sẽ có được cơ hội phát triển về chuyên môn nghiệp vụ, cũng như phát triển về sự nghiệp.
- Mệnh lệnh phục tùng và thống nhất chỉ huy: Dù cho là ai hay giữ chức vụ
nào trong cơ quan thì chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ duy nhất một người cấp trên (Chánh văn phòng). Đây là nguyên tắc đảm bảo tất cả nguồn lực đang có trong văn phịng đều hướng về một chiều duy nhất, tất cả những gì tiết kiệm được là do những thủ tục chung và tiêu chuẩn rõ ràng, đồng bộ.
Kết luận, các nguyên tắc trên có thể hỗ trợ xây dựng được bộ máy hợp lí, đảm bảo hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ và đạt được kết quả cao trong quá trình làm việc.
1.7. Vai trị và tính cấp thiết hồn thiện bộ máy văn phịng 1.7.1. Vai trị của việc hồn thiện bộ máy văn phòng
Biến mục tiêu riêng lẻ của mỗi cá nhân riêng lẻ trong tổ chức hoà vào mục tiêu chung để tồn tại và phát triển luôn là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi tổ chức. Để đảm bảo nhu cầu cuộc sống đầy đủ ngày càng cao, thực hiện trên quy mơ lớn thì địi hỏi cần có sự phân cơng, hợp tác của tất cả các cá nhân của tổ chức.
Tương tự, trong quá trình tồn tại và phát triển mỗi cơ quan, đơn vị đều cần thực hiện những mục tiêu nhất định. Bởi vậy, cần phải có ít nhất một Thủ trưởng đảm nhận trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo đội ngũ nhân viên trong mỗi hoạt động của bộ phận văn phòng, như thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp trơn tru, chính xác giữa các thành viên trong bộ máy văn phòng, nhằm thực hiện khai thác năng lực sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.
Từ đó ta có thể thấy, trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp nếu khơng có cơ cấu tổ chức bộ máy văn phịng thì khơng có một lực lượng nào có thể tiến hành
26
nhiệm vụ hành chính văn phịng, đồng nghĩa với việc cơ quan đó khơng thể tồn tại và phát triển.
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy văn phịng, đó là hoạt động khơng thể thiếu trong cơ quan, nó quyết định tồn bộ q trình hoạt động của đội ngũ hành chính văn phịng trong tổ chức. Nhưng, nếu tổ chức bộ máy văn phịng khơng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ; các bộ phận chồng chéo, mâu thuẫn khiến tiến độ làm việc chậm, kém hiệu quả. Vậy nên tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo tính hợp lý, với đội ngũ nhân sự đầy đủ phẩm chất, năng lực các bộ phận chức năng được tổ chức phù hợp với chức năng nhiệm vụ sẽ mang lại hiệu quả cao trong cơng việc.
Mặt khác, bộ máy văn phịng là khơng thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị. sự hiện diện của bộ máy văn phịng chính là thể hiện sự tồn tại của bản thân cơ quan đó. Văn phịng tạo nên sự liên kết giữa các phòng ban, bộ phận chức năng trong cơ quan lại với nhau theo thể thống nhất, tạo phương hướng rõ ràng. Đồng thời làm cho hoạt động của tổ chức được duy trì một cách ổn định và hiệu quả, khuyến khích mọi người tham gia và có trách nhiệm với cơng việc văn phịng.
Văn phòng thực hiện nhiều chức năng, nhiệm vụ đảm bảo phục vụ cho quá trình điều hành quản lý của lãnh đạo Để đảm bảo kết quả làm việc hiệu quả mỗi công việc cần phải được phân công lao động, thực hiện chun mơn hố.
1.7.2. Tính cấp thiết của cơng tác hồn thiện bộ máy văn phòng
Là bộ phận giúp việc phục vụ cho tổ chức nên bộ máy văn phịng cần có các yếu tố chuyên nghiệp, linh hoạt, tinh gọn để đem lại hiệu quả cao nhất trong quá trình làm việc.
Mọi tổ chức đều mong muốn đạt được mục tiêu để ra càng sớm càng tốt. Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động thì cần phải có
27
những người lãnh đạo có năng lực, kiến thức và thường xuyên trau dồi kỹ năng chuyên mơn và thực tiễn hoạt động. Vì vậy cơng việc của văn phòng là phải thường xuyên kiểm tra, giám sát, lựa chọn và chuẩn bị phương án hoạt động để với điều kiện tài chính thấp nhưng mang lại hiệu quả cao nhất có thể cho cơ quan.
Bởi vậy, có thể nói cơng tác tổ chức hồn thiện bộ máy văn phịng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của tổ chức nói chung và bộ phận văn phịng nói riêng. Có một bộ máy văn phịng ổn định và thích hợp sẽ giúp cho các hoạt động trong cơng tác văn phịng được thực hiện một cách trơn tru, hiệu quả.
Trong mọi các cơ quan, tổ chức thì bộ máy văn phịng là bộ phận duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ hành chính văn phịng với đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cần thiết. Khi phù hợp với thực tiễn, bộ máy văn phòng sẽ phát huy được sức mạnh của mình. Ngược lại, nếu tổ chức bộ máy khơng phù hợp với thực tiễn hoạt động của cơ quan thì nó lại trở thành yếu tố cản trở, làm chậm sự phát triển của tổ chức. Cần phải hoàn thiện bộ máy văn phòng để xác định rõ về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, qua đó đáp ứng phù hợp với các điều kiện hoạt động của tổ chức
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi tổ chức đều phải có cho mình một bộ máy văn phịng hồn thiện, chuẩn mực, chuyên nghiệp, bắt kịp xu thế phát triển của xã hội, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động văn phòng.
Tiểu kết
Qua Chương 1, tác giả đã đưa ra các quan niệm, khái niệm về văn phòng; tổ chức bộ máy văn phịng; vai trị, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phịng trong q trình hoạt động. Bên cạnh đó hiểu được tầm quan trọng và tính cấp
28
thiết của việc hồn thiện tổ chức bộ máy của văn phịng trong mỗi cơ quan. Lấy đây là nền tảng, cơ sở lí luận thực tiễn để tác giả tiếp tục thực hiện nghiên cứu, phân tích về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ở Chương 2.
29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ
2.1. Tổng quan về Bộ Nội Vụ và Văn phòng Bộ Nội vụ2.1.1. Giới thiệu về Bộ Nội vụ 2.1.1. Giới thiệu về Bộ Nội vụ
2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Nội vụ
Bộ Nội vụ là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính sự nghiệp nhà nước; Chính quyền địa phương; Địa giới hành chính; Cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước.
Bộ Nội vụ hiện nay được thành lập năm 2002 trên cơ sở đổi tên của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Đây là một cơ quan ngang Bộ từ tháng 9 năm 1992, do một Bộ trưởng, chuyên trách công tác Tổ chức và cán bộ của Hội đồng Bộ trưởng đứng đầu điều hành.
Bộ Nội vụ giai đoạn từ 1945 - 1998:
Bộ Nội vụ là một trong 13 bộ đầu tiên trong chính phủ đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa được thành lập ngày 28 - 8 - 1945 và ra mắt ngày 02 - 9 - 1945. Khi đó lực lượng Cơng an cũng nằm trong bộ này. Năm 1953, Bộ Công an ra đời, tách khỏi Bộ Nội vụ.
Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa V, ngày 8 tháng 7 năm 1975 Ủy ban thường vụ Quốc hội ra Quyết định số 160/QH – HC hợp nhất Bộ Công an và một số bộ phận của Bộ Nội vụ thành một bộ mới, lấy tên là Bộ Nội vụ với chức năng của Bộ Công an.
Bộ Nội vụ này đến tháng 5 năm 1998 thì được đổi tên là Bộ Cơng an. Đến đây khơng cịn tên gọi Bộ Nội vụ nữa. Thay vào đó là Ban Tổ chức Cán bộ của Chính phủ được thành lập thay thế.
30
Bộ Nội vụ giai đoạn từ 2002 đến nay:
Ngày 5 tháng 8 năm 2002, Quốc hội ra Nghị quyết số 02/2002/QH11 về việc quy định danh sách các bộ và cơ quan ngang bộ của Chính phủ. Theo đó, Bộ Nội vụ mới được thành lập dựa trên cơ sở đổi tên từ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và tồn tại song song với Bộ Công an
Ngày 9 tháng 5 năm 2003, Thủ tướng Chính phủ ký Nghị định số 45/2003/NĐ-CP, Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nội vụ
Căn cứ theo Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 1/9/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ, và Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 3/7/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ, Bộ có những nhiệm vụ, quyền hạn chính sau đây:
- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị định của Chính phủ, dự thảo nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đồn Chủ tịch
Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án, chương trình, nghị quyết theo sự phân cơng của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
-Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: 1. Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước.
2. Chính quyền địa phương.
3. Địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính.
31
4. Biên chế, tinh giản biên chế.
5. Cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước.
6. Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
7. Chính sách tiền lương.
8. Tổ chức hội và các tổ chức phi chính phủ.
9. Thi đua, khen thưởng.
10. Tôn giáo.
11. Công tác văn thư, lưu trữ nhà nước.
12. Cải cách hành chính nhà nước.
13. Thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở và công tác dân vận.
14. Hợp tác quốc tế.
15. Công tác thanh niên.
- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ. Tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, thực hiện cơng tác phịng, chống tham nhũng, cơng tác phòng, chống tội phạm theo quy định của pháp luật.
- Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành giải quyết kiến nghị của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội theo phân cơng của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, đảm bảo thực hiện nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả.
- Hướng dẫn, kiểm tra nghiêm ngặt về việc cho phép các cơ quan, tổ chức
được sử dụng con dấu và việc quản lý, sử dụng con dấu trong quá trình hoạt động của đơn vị theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ
Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ gồm 22 đơn vị: 1- Vụ Tổ chức - Biên chế. 2- Vụ Chính quyền địa phương. 3- Vụ Công chức - Viên chức. 4- Vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức. 5- Vụ Tiền lương. 6- Vụ Tổ chức phi chính