2.1 .Giới thiệu khái quát về Sở Giao Dịch II-NHCT VN
2.1.2 Giới thiệu tổng quát về Sở giao dịch II-Ngân Hàng Cơng thương Việt
Việt Nam
Là thành viên lớn nhất của hệ thống NHCT VN, trụ Sở đặt tại 79A Hàm Nghi, Quận 1, trung tâm tài chính ngân hàng của TP.HCM và cả nước. Được thành lập do sự sáp nhập chi nhánh NHCT TP.HCM vào Sở giao dịch II- NHCT VN
theo quyết định số 52/QĐ-NHCT VN ngày 14/9/1997 của Hội Đồng Quản Trị NHCT VN và chính thức hoạt động kể từ ngày 01/10/1997.
Với đội ngũ gần 500 cán bộ cơng nhân viên cĩ trình độ chuyên mơn cao, tận tâm phục vụ khách hàng. Sở giao dịch II – NHCT VN được xác định là Ngân hàng hàng đầu phía Nam của hệ thống. Hiện nay, Sở giao dịch II cĩ mạng lưới gồm 03 phịng giao dịch 03 điểm giao dịch, 57 máy ATM, 250 cơ sở chấp nhận thẻ, trên 50 đại lý thu đổi ngoại tệ gần 100 trung tâm tư vấn du
mạng lưới khách hàng rộng lớn nhiều Tổng cơng ty nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế xã hội và dân cư.
Vị trí và sự ảnh hưởng của Sở giao dịch II là rất lớn trong hệ thống NHCT. Với những chính sách, đề suất được soạn thảo được sử dụng chung cho tồn hệ thống .
¾ Cơng tác tiếp thị, xây dựng mạng lưới, chính sách khách hàng
Nhằm thu hút và phát triển mạng lưới khách hàng tập thể cán bộ nhân viên Sở giao dịch II đẩy nhanh cơng tác tiếp thị, xây dựng mạng lưới chính sách khách hàng để thu hút, tăng nhanh lượng khách hàng trong bối cảnh nhiều khách hàng chuyển sang giao dịch với ngân hàng khác. Xuất phát từ chủ trương: “Ngân hàng phải tìm đến khách hàng”, Sở giao dịch II đã phát động nhiều đợt tiếp thị, thu hút khách hàng, quan tâm đến quyền lợi và những yêu cầu chính đáng của khách hàng, xây dựng chính sách ưu đãi cho từng đối tượng khách hàng. Bên cạnh đĩ là đổi mới phong cách giao tiếp, phục vụ khách hàng theo văn minh giao dịch của NHCT.
Với phương pháp tổ chức khoa học, phù hợp với thực tế và từng đối tượng khách hàng, cơng tác thu hút khách hàng đã đạt được hiệu quả. Khách hàng tăng điều ở tất cả các lĩnh vực từ tiền gửi, khách hàng vay vốn cho đến khách hàng thụ hưởng các dịch vụ: thẻ, thanh tốn quốc tế, mua bán ngoại tệ, cho thuê ngăn tủ sắt
¾ Cơng tác hiện đại hĩa ngân hàng .
Thực hiện hiện đại hĩa ngân hàng đặc biệt trong lĩnh vực cơng nghệ thơng tin, phát triển hệ thống mạng thanh tốn là một chính sách cạnh tranh nhằm thu hút khách hàng của Sở giao dịch II- NHCT VN.
Đến nay, mặc dù cơng tác hiện đại hĩa ngân hàng vẫn cịn đang tiếp tục và hồn thiện nhưng nhìn chung hiệu quả của chương trình đã thể hiện
khá rõ, đánh dấu một bước mới trong tiến trình nâng cao chất lượng cơng nghệ ngân hàng và phục vụ khách hàng.
¾ Nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức
Bộ máy tổ chức tại Sở giao dịch II khơng ngừng được sắp xếp, hồn thiện, mở rộng và cải tiến cho phù hợp yêu cầu cơng việc, với qui mơ phát triển, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Cụ thể : sáp nhập bộ phận thanh tốn nội ngoại tệ, bộ phận tiết kiệm nội ngoại tệ; thực hiện mỗi thanh tốn viên đều cĩ thể giao dịch với khách hàng nội ngoại tệ; tách lập bộ phận cĩ yêu cầu chuyên mơn hĩa cao của phịng kinh doanh thành 3 phịng nghiệp vụ khách hàng cá nhân; Phịng quản lý rủi ro và phịng quan hệ khách hàng, các ban chuyên mơn như : Ban chỉ đạo tín dụng, Ban cải tiến nghiệp vụ, Ban tiếp thị, Ban học tập đào tạo, Ban phát triển dịch vụ cũng được thành lập và hoạt động cĩ hiệu quả.
Bên cạnh đĩ, Sở giao dịch II cũng chú trọng đến cơng tác phát triển màng lưới nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển, cụ thể thành lập chi nhánh NHCT Khu Cơng Nghiệp Bình Dương (nay phụ thuộc NHCT); thành lập phịng quản lý khai thác tài sản (nay thành cơng ty quản lý nợ và khai thác tài sản); 2 phịng giao dịch tại Khu Cơng Nghiệp Hiệp Phước và khu dân cư Phú Mỹ Hưng; 3 điểm giao dịch tại trung tâm Thành phố và ga quốc tế sân bay Tân Sơn Nhất; các tổ chức chuyên mơn phục vụ cho các đối tượng khách hàng cụ thể, nghiệp vụ cụ thể như tổ tổng hợp- tư vấn tín dụng; tổ phục vụ khách hàng nước ngồi về tín dụng và thanh tốn…Ngồi ra, mạng lưới của Sở giao dịch II cũng đã được phát triển nhờ việc lắp đặt các máy ATM, máy thanh tốn thẻ tín dụng quốc tế, các đại lý đổi ngoại tệ, các đại lý phát hành thẻ…
đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh trước mắt và cĩ nguồn phát triển cho lâu dài, đồng thời đã xây dựng được mạng lưới ngân hàng khá rộng, đa dạng và cĩ chất lượng đáp ứng yêu cầu mở rộng qui mơ kinh doanh và phát triển nâng cao uy tín, thương hiệu Sở giao dịch II trên địa bàn và khu vực.
¾ Nâng cao cơng tác quản trị-điều hành
Cơng tác quản trị điều hành của cán bộ lãnh đạo các cấp luơn là một yếu tố rất quan trọng trong họat động kinh doanh của các doanh nghiệp nĩi chung của ngân hàng nĩi riêng.
Nhận thức đây là một khâu cịn yếu trong hoạt động của cán bộ các cấp, Ban lãnh đạo SGDII đã khẩn trương chỉ đạo chấn chỉnh và nâng chất lượng hoạt động này bằng các biện pháp :Xây dựng hoặc bổ sung, sữa đổi các qui chế, qui trình liên quan đến cơng tác quản trị-điều hành
2.1.3 Tổng quan về hoạt động kế tốn tại Sở Giao Dịch II - NHCT VN
Sở giao dịch II- NHCT VN là một đơn vị cĩ quy mơ lớn trong hệ thống NHCT đồng thời là chi nhánh cĩ doanh số hoạt động lớn nhất khu vực miền Nam.
Hoạt động kế tốn tại Sở giao dịch II- NHCT VN được được đảm nhiệm bởi 2 phịng ban : phịng kế tốn tài chính và phịng kế tốn giao dịch.
¾ Phịng kế tốn tài chính:
Phụ trách các hoạt động kế tốn liên quan đến chi tiêu nội bộ, kế tốn tài sản cố định, cơng cụ, dụng cụ , kế tốn tiền lương, mua sắm, thanh lý tài sản . Ngồi ra phịng kế tốn tài chính cịn phụ trách về các giấy tờ in quan trọng (chứng nhận tiền gửi cĩ kỳ hạn dành cho tổ chức kinh tế, dành cho cá nhân, theo dõi hoạt động mua bán cơng trái giáo dục phát sinh tại Sở giao dịch II- NHCT VN
Ngồi ra phịng kế tốn tài chính cịn theo dõi các tài khoản sổ cái . Theo dõi tính chất phát sinh của các tài khoản này để kịp thời điều chỉnh cho đúng tính chất (nếu cĩ sai sĩt xảy ra). Phịng kế tốn tài chính cĩ trách nhiệm tổng hợp và báo cáo kịp thời các chỉ tiêu kinh doanh biến động trong bảng cân đối kế tốn tham mưu cho Ban giám đốc biết để cĩ chính sách phát triển phù hợp trong từng thời kỳ.
¾ Phịng kế tốn giao dịch:
Gồm hơn 70 nhân viên tọa lạc tại tầng trệt và lầu 1- là nơi trực tiếp giao dịch với khách hàng. Hiện nay tại phịng kế tốn giao dịch đảm nhiệm các nghiệp vụ chính như:
- Kế tốn tiền gửi các tổ chức kinh tế, cá nhân . Tính và chi trả lãi cho các tổ chức kinh tế, cá nhân.
- Kế tốn tiền vay
- Kế tốn nghiệp vụ mua bán ngoại tệ
- Kế tốn chuyển tiền du học, cho thuê ngăn tủ sắt
- Và một số dịch dụ khác liên quan đến hoạt động kế tốn
Mơ hình hoạt động tại phịng kế tốn giao dịch được chia ra thành ba bộ phận liên quan đến ba đối tượng khách hàng khác nhau :
+ Bộ phận chuyên phục vụ tất cả các dịch vụ kế tốn cho khách hàng cá nhân trong nước.
+ Bộ phận kế tốn cho người nước ngồi ( Foreigner bank services ) chuyên phục vụ các khách hàng là người nước ngồi, các cơng ty 100% vốn nước ngồi, cơng ty liên doanh, khách nước ngồi vãng lai…
+ Bộ phận kế tốn cho các tổ chức kinh tế trong nước là bộ phận phục vụ khách hàng là các tổ chức kinh tế trong nước, các tổ chức tín dụng trong
nước mở tài khoản tại Sở giao dịch II- NHCT VN với tất cả các dịch vụ kế tốn hiện cĩ tại Sở giao dịch II- NHCT VN:
2.1.3.1 Kế tốn tiền gửi thanh tốn ( tiền gửi khơng kỳ hạn)
Khi khách hàng cĩ nhu cầu thanh tốn tiền hàng cho đối tác, khách hàng lập Lệnh Chi (Ủy nhiệm chi) ghi đầy đủ các yếu tố cần thanh tốn và gửi đến ngân hàng .
Sau khi kểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ và đủ số dư thanh tốn, kế tốn ghi nợ tài khoản tiền gửi thanh tốn của khách hàng và ghi cĩ tài khoản thích hợp theo từng kênh thanh tốn đồng thời thu phí cho mĩn tiền đĩ theo mức phí quy định của NHCT VN .
Khi cĩ nhu cầu sử dụng tiền mặt từ tài khoản tiền gửi thanh tốn, khách hàng sử dụng séc do NHCT VN phát hành để rút tiền mặt .
Khách hàng cũng cĩ thể sử dụng Ủy nhiệm thu để chi trả các khoản tiền điện, nước, điện thoại, tiền nhà theo hợp đồng thỏa thuận giữa khách hàng và đối tác của khách hàng về các khoản phải thanh toán theo định kỳ tháng, quý bằng Ủy nhiệm thu đồng thời khách hàng thông báo đến ngân hàng khi nhận được Ủy nhiệm thu của các đơn vị mà khách hàng thơng báo sẽ tự động trích tài khoản của khách hàng thanh tốn cho đối tác.
Nợ TK tiền gửi thanh tốn
Có TK thích hợp ( thanh tốn bù trừ, thanh tốn điện tử liên ngân
hàng,…)
Ví dụ : Sở Giao Dịch II - NHCT VN nhận được Ủy nhiệm thu từ
NHTM Cổ Phần An Bình số tiền 16.000.000 d với tên đơn vị bán hàng là Điện lực Bình Phú, tên đơn vị mua hàng là Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm
OPC, ngân hàng kiểm tra các yếu tố trên Ủy nhiệm thu, số dư tài khoản của Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm OPC nếu đủ sẽ hạch toán :
Nợ TK tiền gửi thanh tốn Cơng Ty Dược Phẩm OPC:16.004.400 VNĐ Có TK thanh tốn bù trừ 16.000.000 VNĐ Cĩ TK phí chuyển tiền 4.000 VNĐ
Cĩ VAT đầu ra 400 VNĐ
2.1.3.2 Kế toán tiền vay
Kế tốn tiền vay được hạch tốn theo từng giai đoạn của khoản vay : - Khi khách hàng nhận nợ
- Khi khách hàng trả gốc trước hạn - Khi khách hàng trả lãi hàng tháng
- Khi khách hàng trả dứt gốc và lãi khi đến hạn
Hạch tốn kế tốn cho vay theo từng giai đoạn của khoản vay : Khi ngân hàng giải ngân –khách hàng nhận nợ
Nợ TK tiền vay
Cĩ TK thích hợp (tiền mặt, chuyển tiền)
Khi khách hàng trả gốc trước hạn, trả lãi định kỳ hàng tháng (NHCT VN tính lãi vay vào ngày 25 hàng tháng – từ 24 tháng trước đến hết 25 tháng này).
Nợ TK thích hợp (TK tiền gởi, tiền mặt, …)
Cĩ TK vay
Nợ TK thích hợp (TK tiền gởi, tiền mặt, …)
số tiền nhận nợ
số tiền gốc trả
Khi khách hàng trả dứt gốc và lãi khi đến hạn
Nợ TK thích hợp (TK tiền gởi, tiền mặt, …) : tổng số tiền gốc và lãi đến hạn
Cĩ TK tiền vay : số tiền gốc đến hạn
Cĩ TK thu nhập của ngân hàng : số tiền lãi đến hạn Ví dụ : Ngày 24/05/2008 Tổng Cơng Ty Phong Phú vay 200 triệu đồng Sở Giao Dịch II - NHCT , khoản vay đến hạn vào 24/11/2008 để thanh tốn tiền
hàng cho khách hàng tại Ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Phú Thọ TP.HCM .
Bút tốn được hạch tốn như sau :
2171100006872 : TK tiền vay của Tổng Cơng Ty Phong Phú tại
SGDII –NHCT VN
511005012: TK trung gian trong hoạt động cho vay tại Sở giao dịch II- NHCT VN
531003001: TK thanh tốn bù trừ tại Sở giao dịch II- NHCT VN
102010000087474 : TK tiền gửi thanh tốn của Tổng Cơng Ty Phong
Phú tại Sở giao dịch II- NHCT VN.
Giao dịch viên hạch tốn ghi nợ TK 2171100006872, ghi cĩ vào tài khoản 511005012, sau đĩ hạch tốn tiếp bút tốn ghi nợ TK 511005012 và ghi cĩ vào TK 531003001 và báo cĩ cho Ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Phú Thọ TP.HCM theo kênh thanh tốn bù trừ.
Các bút tốn cụ thể
1) Nợ 2171100006872 200.000.000 VNĐ Cĩ 511005012 200.000.000 VNĐ 2) Nợ 511005012 200.000.000 VNĐ Cĩ 531003001 200.000.000 VNĐ Và thu phí chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi 3) Nợ 102010000087474 4.400 VNĐ Cĩ thu phí chuyển tiền 4.000 VNĐ Cĩ VAT đầu vào 400 VNĐ
Ngày 24/11/2008 Cơng ty trả dứt nợ gốc và lãi cho ngân hàng.Kế tốn hạch tốn như sau :
Nợ TK 102010000087474 số tiền gốc và lãi Cĩ TK 2171100006872 số tiền gốc
Cĩ TK thu nhập của ngân hàng số tiền lãi 2.1.3.3 Kế tốn mở tài khoản
Để tạo điều kiện thuận lợi khi đến giao dịch với ngân hàng, khách hàng sẽ được tư vấn mở những loại tài khoản thích hợp .
+ Tài khoản tiền gửi thanh tốn ( tài khoản tiền gửi khơng kỳ hạn) : là loại tài khoản được mở để khách hàng sử dụng cho các giao dịch thanh tốn và nhận thanh tốn thường xuyên từ đối tác và được hưởng lãi suất khơng kỳ hạn theo từng thời điểm của NHCT VN. Khách hàng cĩ thể bất kỳ khi nào cĩ nhu cầu . Tùy theo đặc thù kinh doanh của từng khách hàng, nhân viên kế tốn sẽ tư vấn cho khách hàng mở các loại tài khoản ngoại tệ thích hợp như : USD, EUR,…
+Tài khoản tiền gửi cĩ kỳ hạn ( tài khoản tiết kiệm) : khách hàng khơng cĩ nhu cầu chi tiêu một khoản tiền nhàn rỗi trong một thời gian ổn định cĩ thể chọn phương thức gửi tiền cĩ kỳ hạn và được hưởng lãi suất theo từng kỳ hạn tương ứng. Hiện nay, tại Sở giao dịch II- NHCT VN cĩ các loại kỳ hạn thấp nhất là 01 tuần và cao nhất là 36 tháng.
+Tài khoản tiền gửi ký quỹ: được mở khi khách hàng cĩ nhu cầu ký quỹ bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thanh tốn L/C … và được hưởng lãi suất khơng kỳ hạn.
+Tài khoản tiền gửi chuyên dùng : Khi khách hàng cĩ nhu cầu mở một tài khoản cho mục đích chuyên biệt nào đĩ : mở tài khoản cho các khoản tiền ký quỹ xuất khẩu lao động, mở tài khoản để thanh tốn các khoản nhờ thu, … Ngân hàng sẽ mở tài khoản chuyên dùng theo yêu cầu của khách hàng.Ví dụ Trường Đại Học Ngân Hàng yêu cầu Sở giao dịch II- NHCT VN mở tài khoản 102010000653208 để nhận các khoản tiền nộp vào bằng tiền mặt cho mục đích chuyển tiền du học cho du học sinh ở nước ngồi.
Đối tượng được mở tài khoản mọi doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ VN.
Mục đích của việc mở tài khoản là nhằm quản lý tài chính hữu hiệu hơn (quản lý các khoản thu nhập chi phí).
Lợi ích của việc mở tài khoản :
+ Được miễn phí nộp tiền mặt vào tài khoản
+ Giao dịch thanh tốn hàng hĩa dịch vụ thuận lợi với các đối tác trong và ngồi nước.
+ Chuyển khoản trong và ngồi hệ thống với mức phí hợp lý
+ Thanh toán các khoản chi thường xuyên như trả lương, điện thoại,
+ Mua bán ngoại tệ thanh tốn xuất nhập khẩu …
+ Sử dụng các cơng cụ thanh tốn khơng dùng tiền mặt như Séc, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, …
+ Quản lý vốn thống nhất hiệu quả.
+ Hưởng lãi suất không kỳ hạn trên số dư tài khoản Thủ tục mở tài khoản tại Sở giao dịch II- NHCT VN Hồ sơ mở tài khoản doanh nghiệp bao gồm:
+ Quyết định hoặc giấy phép thành lập doanh nghiệp + Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
+ Quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc (hoặc Giám đốc chủ doanh nghiệp), Kế toán trưởng ( hoặc trưởng phịng kế tốn). Sau khi kiểm tra hồ sơ mở tài khoản của doanh nghiệp nếu đầy đủ và hợp lệ giao dịch viên sẽ
nhập tồn bộ thơng tin vào hệ thống máy tính và thơng báo số tài khoản cho khách hàng sau khi chuyển kiểm sốt phê duyệt, khách hàng phải duy trì số
dư tối thiểu trong tài khoản là 1.000.000đ ( đối với tài khoản VNĐ) và 200 USD ( đối với tài khoản là USD).
Đối với cá nhân thủ tục mở tài khoản bao gồm: giấy đề nghị mở tài khoản theo mẫu của Sở giao dịch II- NHCT VN cùng bản sao giấy chứng minh nhân dân có sao y và ký quỹ tối thiểu 100.000 VNĐ và 10 USD cho