Hình 3 .2 Sơ đồ tổ chức mới tại DNNVV
Hình 3.3 Sơ đồ giải pháp KT-FMS
3.4.1.3. Điều kiện để áp dụng phần mềm KT-FMS
Điều kiện về nhân sự :
Doanh nghiệp áp dụng phần mềm KT-FMS phải tổ chức về nhân sự cĩ đủ khả năng và trình độ chun mơn về lãnh vực tài chính cũng như về tin học để vận hành phần mềm, theo dõi, quản lý và khai thác những kết quả từ phần mềm.
Điều kiện kế thừa kết quả từ phần mềm KT-VAS :
Phần mềm KT-VAS là sản phẩm phần mềm của Cơng ty CP tin học Khả Thi. Phần mềm này quản lý nghiệp vụ và tài chính kế tốn của doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ thương mại - du lịch, đã được ứng dụng rộng rãi ở thị trường Việt Nam trong giai đoạn 2000-2007. Một số doanh nghiệp tiêu biểu như : Sài Gịn Phú Quốc resort, Hồng Anh Quy Nhơn resort, Sunrise Beach Nha Trang resort, Villas Đà Lạt resort, Cơng ty CP Dược Phẩm TW2, Siêu Thị Bình Dân ...
Hệ thống KT-VAS đáp ứng nhu cầu tự động hố cơng tác thực hành
nghiệp vụ chun mơn và báo cáo sổ sách kế tốn của doanh nghiệp, liên kết thơng tin giữa các phịng ban một cách nhịp nhàng, xuyên suốt, nâng cao hiệu quả làm việc và giảm chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp kịp thời những thơng tin chi tiết cũng như tổng hợp một cách chính xác và nhanh chĩng.
Vì nằm trong một hệ thống tích hợp và tổng thể nên Phần mềm KT-FMS cần kế thừa các số liệu về các báo cáo tài chính của phần mềm KT-VAS và các báo cáo này phải được kiểm tốn.
Hệ thống này được giới thiệu một cách tổng quát qua sơ đồ sau : Hình 3.4 : Sơ đồ giải pháp KT-VAS
Điều kiện về trang thiết bị :
Doanh nghiệp áp dụng phần mềm KT-FMS phải xây dựng hệ thống trang thiết bị về mạng, máy tính để cĩ thể sử dụng phần mềm, chia sẽ thơng tin trên phần mềm và bảo mật số liệu của phần mềm.
3.4.2. Giới thiệu khái quát quy trình thực hiện cơng tác lập kế hoạch tài chính trên phần mềm KT-FMS chính trên phần mềm KT-FMS
3.4.2.1. Phối cảnh tổng thể phần mềm KT-FMS
Hình 3.5 Giao diện chính của KT-FMS
Hình ảnh trên đây là hình ảnh tổng thể của phần mềm KT-FMS, cĩ 6 thực đơn chính.
Thực đơn "Báo cáo tài chính" : kết nối thơng tin với phần mềm KT-VAS. Thực đơn "Phân tích tài chính" : xây dựng các phân tích tài chính.
Thực đơn "Dự báo tài chính" : xây dựng các dự báo tài chính. Thực đơn "Kế hoạch tài chính" : xây dựng các kế hoạch tài chính.
Thực đơn "Thiết lập chỉ tiêu" : cung cấp cơng cụ xây dựng tất cả các chỉ
Thực đơn "Hệ thống" : cung cấp các chức năng cơ bản để bảo trì phần
mềm như sao lưu thơng tin, sửa chữa dữ liệu hư, kiểm sốt hiện trạng hệ thống ...
3.4.2.2. Hệ thống dữ liệu cơ sở
Nhiệm vụ của phân hệ này là liên kết và truy xuất số liệu từ hệ thống KT-VAS, bao gồm 3 chức năng sau :
Truy xuất bảng cân đối kế tốn Truy xuất báo cáo kết quả kinh doanh Truy xuất báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Hình 3.6 Báo cáo tài chính của KT-FMS
3.4.2.3. Hệ thống phân tích tài chính
Nhiệm vụ của phân hệ này là tiến hành phân tích chi tiết các chỉ tiêu tài chính nhằm đánh giá tồn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh, bao gồm :
Đánh giá khái qt tình hình tài chính
Phân tích tình hình thanh tốn và khả năng thanh tốn Phân tích khả năng sinh lời
Phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Hình 3.7 Phân tích tài chính của KT-FMS
Chức năng "Đánh giá khái qt tình hình tài chính", phân tích các nghiệp vụ sau :
Hình 3.8 : Sơ đồ nghiệp vụ phân tích khái qt tình hình tài chính
Nghiệp vụ Phân tích tình hình biến động tài sản và nguồn vốn : nghiệp vụ
năm theo quy mơ trong từng kỳ và theo mức chênh lệch giữa các kỳ, chỉ ra kết quả của sự biến động này, kết hợp việc phân tích theo chiều dọc để chọn ra những nguyên nhân chính.
Nghiệp vụ Phân tích quan hệ cân đối kế tốn với nguồn vốn : thơng qua việc
phân tích các mối quan hệ cân đối nguồn vốn chủ sở hữu với tài sản phản ánh những hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, nguồn vốn chủ sở hữu và vốn vay với những hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn với nợ ngắn hạn, tài sản cố định và đầu tư dài hạn với nợ dài hạn.
Kết quả của việc phân tích này giúp doanh nghiệp :
o Thấy được khả năng trang trải cho những hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, đồng thời cũng cho thấy xu hướng phát triển của khả năng này và cũng như nhu cầu về vốn của doanh nghiệp.
o Thấy được nguồn vốn chủ sở hữu và vốn vay của doanh nghiệp cĩ đủ khả năng trang trải cho những hoạt động cơ bản của doanh nghiệp hay khơng, và tình hình lượng vốn bị chiếm dụng bởi các đơn vị khác như thế nào.
o Thấy được khả năng trang trải phần chênh lệch bằng nguồn vốn chủ sở hữu như thế nào và mức độ cân đối giữa tài sản và nguồn vốn.
Nghiệp vụ Phân tích kết cấu tài sản và nguồn vốn : thơng qua việc phân tích
các tỷ trọng tài sản lưu động, tài sản cố định trong tổng tài sản, các tỷ suất đầu tư, tỷ suất nợ, tỷ suất tự tài trợ ... giúp doanh nghiệp :
o Tìm nguyên nhân của sự biến đổi tỷ trọng, đánh giá các khoản tài sản cĩ tính thanh khoản thấp, đánh giá tình hình phát triển về quy mơ sản xuất và đầu tư tài chính.
oXem xét xu hướng biến động tỷ suất nợ để đưa ra đánh giá về mức độ sử dụng vốn vay và mức độ rủi ro tài chính cũng như mức độ địn bẩy tài chính đối với doanh nghiệp, xu hướng biến động của tỷ suất tự tài trợ để đánh giá mức độ tự chủ của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ Phân tích kết quả các mặt hoạt động : phân tích theo 3 loại hình
hoạt động : Hoạt động sản xuất kinh doanh, Hoạt động tài chính, Hoạt động bất thường giúp doanh nghiệp cĩ thể so sánh và đánh giá mức doanh thu đạt được và mức chi phí bỏ ra.
Nghiệp vụ Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chính đánh giá
tình hình bán hàng, tốc độ phát triển của doanh thu, phân tích mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí, hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nghiệp vụ Phân tích tốc độ tăng trưởng của sản xuất kinh doanh nhằm mục
đích đánh giá xu hướng biến động của các chỉ tiêu thơng qua tốc độ tăng trưởng liên hồn hoặc tăng trưởng gốc cũng như xem xét và đánh giá tốc độ biến động của doanh thu so với tốc độ biến động của giá vốn hàng bán làm ảnh hưởng đến tốc độ biến động của lợi tức gộp.
Chi tiết cách thức thành lập các nghiệp vụ trong chức năng "Đánh giá khái qt tình hình tài chính" này cĩ thể tham khảo ở phụ lục 4
Chức năng "Phân tích tình hình thanh tốn và khả năng thanh tốn", phân tích các nghiệp vụ sau :
Hình 3.9 : Sơ đồ nghiệp vụ phân tích tình hình, khả năng thanh tốn
Nghiệp vụ Phân tích khoản phải thu : phân tích tình hình biến động khoản
phải thu, tỷ trọng khoản phải thu trên tổng tài sản, tỷ trọng khoản phải thu trên khoản phải trả ... để xác định :
oChiều hướng biến động khoản phải thu, tỷ trọng trên tổng tài sản, hiệu quả của việc thu hồi nợ.
o Xem xét ảnh hưởng của biến động khoản phải thu tới tình hình tài chính (tài sản lưu động, khoản phải trả)
Nghiệp vụ Phân tích khoản phải trả : phân tích tình hình biến động khoản
phải trả, tỷ trọng khoản phải trả trên tài sản lưu động để xác định chiều hướng biến động khoản phải trả, mức độ rủi ro của doanh nghiệp trong việc vay vốn.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng thanh tốn trong ngắn hạn : với việc phân tích
các chỉ tiêu như vốn luân chuyển, các hệ số thanh tốn để xác định :
oXem xét mức độ đảm bảo của tài sản lưu động đối với nợ ngắn hạn mà khơng cần phải vay mượn thêm.
o Đánh giá khả năng bao nhiêu đồng vốn bằng tiền hoặc các khoản tương đương để thanh tốn ngay một đồng nợ ngắn hạn.
o Đánh giá khả năng bao nhiêu đồng vốn bằng tiền để thanh tốn ngay một đồng nợ ngắn hạn.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng thanh tốn trong dài hạn : việc phân tích này
nhằm đánh giá khả năng đảm bảo thanh tốn lãi vay của doanh nghiệp đối với nợ vay dài hạn. Nhận định sự cân bằng giữa nợ phải trả với nguồn vốn chủ sở hữu, xem xét một đồng vay được đảm bảo bằng bao nhiêu đồng vốn chủ sở hữu.
Chi tiết cách thức thành lập các nghiệp vụ trong chức năng "Phân tích tình hình thanh tốn và khả năng thanh tốn" này cĩ thể tham khảo ở phụ lục 5
Chức năng "Phân tích khả năng sinh lời", phân tích các nghiệp vụ sau : Hình 3.10 : Sơ đồ nghiệp vụ phân tích khả năng sinh lời
Nghiệp vụ Phân tích doanh lợi tiêu thụ (ROS : Return On Sales) : nghiệp
Nghiệp vụ Phân tích doanh lợi tài sản (ROA : Return On Assets) : nghiệp vụ
này xem xét kết hợp giữa doanh lợi tiêu thụ và số vịng quay tài sản (ROS & AST) cho ta biết cứ 100 đồng tài sản đầu tư thì được bao nhiêu đồng lãi rịng. Đồng thời nĩ cung cấp thơng tin tỷ lệ lợi nhuận mang lại cho chủ sở hữu và cả chủ nợ là bao nhiêu.
Nghiệp vụ doanh lợi cổ phần thường (ROE : Return On Equity) : : nghiệp vụ
này cho biết cứ 100 đồng vốn cổ đơng bỏ ra thì thu được bao nhiêu thu nhập. Chi tiết cách thức thành lập các nghiệp vụ trong chức năng "Phân tích khả năng sinh lời" này cĩ thể tham khảo ở phụ lục 6
Chức năng "Phân tích khả năng luân chuyển vốn", phân tích các nghiệp vụ sau :
Hình 3.11 : Sơ đồ nghiệp vụ phân tích khả năng luân chuyển vốn
Nghiệp vụ Phân tích khả năng luân chuyển hàng tồn kho : phân tích biến
động tốc độ luân chuyển hàng tồn kho để cĩ thể đánh giá chất lượng sản phẩm và tình hình bán hàng của cơng ty cũng như tình hình xoay vịng vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng luân chuyển khoản phải thu : phân tích biến
động tốc độ luân chuyển khoản phải thu để cĩ thể đánh giá khả năng thu hồi vốn, mức độ vốn bị tồn đọng và bị các đơn vị khác chiếm dụng như thế nào.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng luân chuyển vốn lưu động : xem xét biến
động số vịng quay vốn lưu động để đánh giá hiệu quả sử dụngg vốn lưu động của doanh nghiệp, tình hình ứ đọng vốn, khả năng tiết kiệm vốn, Đánh giá mức độ cần bao nhiêu vốn lưu động để tạo ra một đồng doanh thu.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng luân chuyển vốn cố định : đánh giá xu hướng
biến động của tốc độ luân chuyển vốn cố định phản ảnh mức độ hiệu quả sử dụng vốn cố định, thể hiện khả năng thu hồi vốn tài sản cố định như thế nào, ảnh hưởng đến điều kiện tích luỹ của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng luân chuyển vốn chủ sở hữu : đánh giá chiều
hướng biến động của vốn chủ sở hữu phản ảnh mức độ hiệu quả sử dụng vốn chủ sở hữu , tình hình vốn bị ứ đọng trong sản xuất kinh doanh, mức độ tham gia của vốn chủ sở hữu trong việc tạo doanh thu.
Nghiệp vụ Phân tích khả năng luân chuyển tồn bộ vốn : đánh giá tổng quát
hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả thu hồi vốn của doanh nghiệp.
Chi tiết cách thức thành lập các nghiệp vụ trong chức năng "Phân tích khả năng luân chuyển vốn" này cĩ thể tham khảo ở phụ lục 7
Chức năng "Phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh", phân tích các nghiệp vụ sau :
Hình 3.12 : Sơ đồ nghiệp vụ phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh
Nghiệp vụ Phân tích giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý :
đánh giá xu hướng biến động của tỷ trọng giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý trong tổng doanh thu của doanh nghiệp phản ảnh mức độ cắt giảm chi phí hiệu quả đến đâu.
Nghiệp vụ Phân tích hiệu quả sử dụng chi phí : đánh giá mức biến động
doanh thu kiếm được từ một đồng chi phí bỏ ra qua đĩ nhận định mức độ hiệu quả sử dụng chi phí hiệu quả gĩp phần tăng lợi nhuận kinh doanh.
Nghiệp vụ Phân tích ảnh hưởng của hoạt động tài chính : nhằm mục đích
phân tích xu hướng biến động của hoạt động tài chính tác động đến biến động tích cực hoặc tiêu cực đến tổng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ Phân tích ảnh hưởng của hoạt động khác : phân tích xu hướng
biến động của hoạt động khác tác động đến biến động tích cực hoặc tiêu cực đến tổng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Chi tiết cách thức thành lập các nghiệp vụ trong chức năng "Phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh" này cĩ thể tham khảo ở phụ lục 8
3.4.2.4. Hệ thống dự báo tài chính
Nhiệm vụ của phân hệ này là xây dựng các nhân tố tác động và dự báo những chỉ tiêu cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai, bao gồm :
Dự báo về doanh thu
Dự báo về giá vốn hàng bán Dự báo về chi phí hoạt động Dự báo về chi phí nhân cơng Dự báo về tài sản thiết bị Dự báo về vốn luân chuyển Dự báo về nguồn tài chính
Chức năng "Dự báo về doanh thu" : sử dụng để xây dựng những tiêu thức dự báo như :
Tình hình biến động về số lượng bán theo từng sản phẩm Tình hình biến động về đơn giá bán/đơn vị theo từng sản phẩm Tình hình biến động về số lượng bán theo từng dịch vụ
Tình hình biến động về đơn giá bán/đơn vị theo từng dịch vụ Sản phẩm/dịch vụ mới : số lượng, giá bán
Sản phẩm/dịch vụ cũ ngưng giao dịch ...
Chức năng "Dự báo về giá vốn hàng bán" : sử dụng để xây dựng những tiêu thức dự báo như :
Tình hình biến động về chi phí nguyên vật liệu chính Tình hình biến động về chi phí ngun vật liệu phụ
Tình hình biến động về chi phí nhân cơng trực tiếp sản xuất Tình hình biến động về chi phí sản xuất chung ...
Chức năng "Dự báo về chi phí hoạt động" : sử dụng để xây dựng những tiêu thức dự báo như :
Tình hình biến động về nhĩm chi phí bán hàng, tiếp thị : lương,% hoa hồng.. Tình hình biến động về nhĩm chi phí nghiên cứu và phát triển : lương, … Tình hình biến động về nhĩm chi phí chung : lương, …
Chức năng "Dự báo về chi phí nhân cơng" : sử dụng để xây dựng những tiêu thức dự báo như :
Tình hình biến động về nguồn nhân lực sản xuất trực tiếp Tình hình biến động về nguồn nhân lực bán hàng