doanh nghiệp trong mẫu khảo sát: 2.2.1. Môi trường kiểm soát
2.2.1.1. Triết lý quản lý và phong cách điều hành TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG KHƠNG BIẾT KHÔNG TRẢ LỜI
Triết lý quản lý và phong cách điều hành:
1. Những nhà quản lý và nhân viên khác trong doanh nghiệp có cùng nhau bàn bạc về kế hoạch hoặc các mục tiêu tài chính và kinh doanh khơng?
8 7
2. Doanh nghiệp có sẵn sàng điều chỉnh những báo cáo tài chính khi phát hiện ra sai sót khơng?
15
3. Doanh nghiệp có chấp nhận mức độ
rủi ro kinh doanh là mạo hiểm không? 2 11 2 4. Trong doanh nghiệp có thường xảy ra
biến động nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao khơng?
1 14
5. Các nhà quản lý doanh nghiệp có thái
độ và hành động đúng đắn trong việc áp
dụng những nguyên tắc kế tốn, cơng bố thơng tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách khơng?
15
Tồn bộ kết quả khảo sát cho thấy, các nhà quản lý của các doanh nghiệp là những người có hiểu biết tốt về ngành nghề kinh doanh, môi trường hoạt động và nguồn lực sẵn có ở trong doanh nghiệp của mình. Phong cách
điều hành của nhà quản lý xuất phát từ chính đặc điểm và quy mơ hoạt động
của các doanh nghiệp.
Định kì, trong các doanh nghiệp cũng có trao đổi giữa những nhà quản
lý và các nhân viên khác về kế hoạch hoặc các mục tiêu tài chính, kinh doanh,
điều này mang lại hiệu quả cao cho quản lý. Tuy nhiên cũng có gần 50%
doanh nghiệp trong mẫu điều tra không quan tâm đến vấn đề này. Sự trao đổi về các mục tiêu tài chính và kinh doanh ít được thực hiện, chủ yếu là do quyết
định một chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chấp thuận thực thi trong
tồn doanh nghiệp, như thế có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
Kết quả khảo sát còn cho thấy, hầu hết các nhà quản lý rất thận trọng trong các quyết định kinh doanh. Hầu hết đều khơng mạo hiểm mà ln tìm
kiếm nhiều thông tin, quan sát, trao đổi, suy xét khá cẩn thận cân đối giữa chi phí và lợi ích có thể thu được trước khi hình thành quyết định. Nguyên nhân chủ yếu là do ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ doanh nghiệp thông thường phải điều hành các hoạt động của nhân viên nhằm đảm bảo hiệu năng của
quản trị, đồng thời họ còn phải tự đảm nhận vai trị tìm kiếm và quyết định
các cơ hội kinh doanh nên họ rất thận trọng khi ra các quyết định.
Các nhà quản lý quan tâm nhiều đến thơng tin trên trên báo cáo tài
chính là một nhân tố khá thuận lợi hỗ trợ tích cực cho hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Sự biến động nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao ở các doanh nghiệp hầu như khơng có, kết quả này cho thấy sự ổn định trong phong cách quản lý và
như thế thì tốt cho các hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp.
TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG KHƠNG BIẾT KHƠNG TRẢ LỜI Tính chính trực và các giá trị đạo đức
1. Doanh nghiệp có tạo dựng mơi trường văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao sự chính trực và phẩm chất đạo đức
của nhân viên không?
14 1
2. Doanh nghiệp có những quy định về
đạo đức nghề nghiệp hoặc các thông lệ
kinh doanh được chấp nhận, bao gồm quy
định xử lý các trường hợp mâu thuẫn về lợi
ích và các chuẩn mực đạo đức không?
12 3
3. Doanh nghiệp có việc truyền đạt và
hướng dẫn cụ thể hóa các yêu cầu về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm,
hành vi nào được khuyến khích, cho phép khơng?
8 4 3
4. Có tồn tại những áp lực do thuế hoặc áp lực khác khiến doanh nghiệp phải hành xử trái luật không?
4 10 1
Kết quả khảo sát cho thấy các doanh nghiệp đều có cố gắng tạo dựng mơi trường văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao tính chính trực và các giá trị
đạo đức của nhân viên. Hầu hết các nhà quản lý của các doanh nghiệp đều có
viên đến các mục tiêu trong kiểm sốt nội bộ nên đều có những quy định về đạo đức nghề nghiệp để ngăn ngừa vi phạm.
Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy việc truyền đạt và hướng dẫn cụ thể các yêu cầu về đạo đức ở một số lớn doanh nghiệp trong mẫu là chưa có.
Các doanh nghiệp xử lý vi phạm theo tiền lệ hoặc trên hậu quả phát sinh khi vi phạm thực sự đã xảy ra, trong khi người nhân viên thực sự không hoặc
chưa biết rõ hậu quả khi thực hiện hành động cho đến khi khá muộn, điều này không thuận lợi việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Các hành vi khuyến khích, khen thưởng trên kết quả công việc tốt của nhân viên cũng đã được các nhà quản lý quan tâm, Tuy nhiên, mức độ quan
tâm chưa nhiều, như thế chưa khuyến khích tinh thần và thái độ làm việc của họ ở mức độ cao. Nếu nhân tố này nếu được quan tâm đúng đắn thì sự gắn kết trong mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp cũng từ đó mà lâu bền
hơn.
Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp khảo sát của mẫu, kết quả cho thấy có lúc tồn tại những áp lực khiến doanh nghiệp phải hành xử trái luật, đó là khi những nỗ lực, cố gắng của nhân viên không được bù đắp thỏa đáng, hay những vi phạm thực hiện hành xử trái luật không được phát hiện và trừng trị thích đáng. Điều này sẽ gây giảm lịng tin vào doanh nghiệp ở người nhân
viên và nguy hiểm hơn là có thể dẫn đến những thơng đồng giữa các nhân
viên, gây ảnh hưởng đến mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG KHÔNG BIẾT KHÔNG TRẢ LỜI
1. Doanh nghiệp thiết lập cơ cấu tổ chức
là tập quyền phải không? 8 3 2 2
2. Doanh nghiệp có sơ đồ về cơ cấu tổ
chức hiện tại với sự phân định trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên không?
10 5
3. Cơ cấu tổ chức có phù hợp với quy mơ của doanh nghiệp và độ phức tạp của công việc không?
10 3 2
4. Cơ cấu tổ chức phân định chức năng
và quyền hạn có bị chồng chéo? 3 12
5. Có những quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm được thiết lập để đảm
bảo làm đúng theo những quy định của luật pháp và nhà nuớc hay không?
14 1
6. Có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ
phận trong doanh nghiệp không?
10 5
7. Mọi quan hệ trong báo cáo tại doanh nghiệp có rõ ràng khơng? (Các nhân viên có biết mình phải báo cáo về vấn đề gì, cho ai, khi nào khơng?)
12 3
8. Nhà quản lý có đánh giá định kì sự thay đổi của cơ cấu tổ chức theo sự thay đổi của các điều kiện trong kinh doanh
không?
9 6
Cơ cấu tổ chức trong hầu hết các doanh nghiệp được khảo sát là cơ cấu tập quyền. Cơ cấu này phù hợp với quy mô các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì số lượng nhân viên trong các doanh nghiệp tương đối ít nên quản lý tập quyền sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ các hoạt động trong doanh nghiệp.
Ở các doanh nghiệp được khảo sát, hầu hết, cơ cấu tổ chức đều có
tương đối đủ các phịng ban chức năng như: Bộ phận quản lý chung, bộ phận hành chính, bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất, bộ phận mua hàng, bộ phận kho… Tùy theo quy mô hoạt động mà các phòng ban chức năng được tổ chức một cách độc lập nhau hoặc gộp một vài chức năng trong các phòng ban.
Các doanh nghiệp hầu hết đều có sơ đồ tổ chức trong đó phân định
quyền hạn và trách nhiệm của mỗi phòng ban tương đối rõ trên cơ sở đánh giá năng lực thực tế và trình độ chun mơn, đạo đức của mỗi nhân viên. Quan hệ báo cáo trong các doanh nghiệp tương đối rõ ràng, như vậy sẽ giúp ích cho
mối quan hệ hợp tác, phối hợp và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và những nhân viên trong cùng một phòng ban.
Tuy nhiên, trong mẫu khảo sát, vẫn còn thấy có một số doanh nghiệp có các bộ phận thực hiện chức năng chồng chéo nhau. Sự không đảm bảo độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ và chức năng này sẽ là hạn chế khá lớn trong
việc thực hiện mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
2.2.1.4. Chính sách nhân sự TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG KHƠNG BIẾT KHÔNG TRẢ LỜI
1. Khi tuyển dụng nhân viên mới, doanh
phát triển đội ngũ nhân viên trung thực và
có khả năng chun mơn nhằm đáp ứng
cho hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả khơng?
2. Các nhân viên có hiểu rằng hành động sai lệch so với chính sách và thủ tục quy
định sẽ phải chịu các biện pháp điều chỉnh
(như nhắc nhở, cảnh cáo, phạt, sa thải… tùy theo mức độ vi phạm) không?
11 2 1
3. Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên khơng?
8 7
4. Doanh nghiệp có xây dựng quy chế
khen thưởng và kỷ luật rõ ràng không? 12 3 5. Có cam kết bảo mật thông tin đối với
nhân viên trực tiếp chịu trách nhiệm không?
13 2
6. Khối lượng công việc của các nhân viên kế tốn có đảm bảo để chuẩn bị các sổ sách kế tốn đáng tin cậy khơng?
14 1
7. Có các nhân viên sẵn sàng thay thế cho
những vị trí quan trọng không? 9 6
8. Khi các nhân viên nghỉ phép, có sự ủy quyền bằng văn bản để luân chuyển nhiệm vụ không?
7 8
9. Doanh nghiệp có quy định rõ ràng
dụng thiết bị máy tính và phần mềm khơng?
10. Doanh nghiệp có nhân viên chuyên quản lý mạng máy tính và bảo vệ phần cứng khơng?
15
11. Nhân viên của hệ thống thơng tin có hiểu kết quả cơng việc của họ góp phần quan trọng trong thực hiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ khơng?
15
12. Doanh nghiệp có các chính sách liên quan đến quyền sở hữu, phát triển phần
mềm và dữ liệu nội bộ không?
4 10 1
Kết quả khảo sát cho thấy trong các doanh nghiệp, hoạt động tuyển
dụng, quản lý và huấn luyện nhân sự hiện tại cũng tương đối phù hợp với yêu cầu phát triển đội ngũ nhân viên và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ.
Khi tuyển dụng nhân viên mới, các nhà quản lý thường đưa ra các tiêu chuẩn chung về chuyên môn phù hợp, kinh nghiệm làm việc và kiến thức hỗ trợ như Anh văn và vi tính… Điều này cho thấy, các nhà quản lý doanh nghiệp rất quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ và có
năng lực, phù hợp với cơng việc. Các doanh nghiệp được khảo sát hầu hết là các doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty cổ phần, công ty TNHH nên việc tuyển dụng, hầu hết được thực hiện một cách khách quan qua báo chí, truyền hình hoặc các trung tâm giới thiệu việc làm, ít tồn tại các mối quan hệ quen biết, gửi gắm trong tuyển dụng…
Sau khi tuyển dụng, các doanh nghiệp cũng chú ý đến việc tổ chức huấn luyện, đào tạo nhằm nâng cao tay nghề của nhân viên như: cho đi học
khảo sát thực tế, mời chuyên gia về dạy ngắn hạn, động viên nhân viên tự
nâng cao trình độ qua việc hỗ trợ thời gian, chi phí học tập, thưởng cho kết quả học tập tốt… Nhưng cũng có khơng ít các doanh nghiệp nhỏ khơng chú ý
đến vấn đề này, như thế có thể tạo khó khăn cho chính nhân viên của họ nếu
các điều kiệm làm việc hoặc môi trường kinh doanh thay đổi hay thậm chí có thể làm giảm khả năng sáng tạo, độ nhạy bén trong công việc. Tuy nhiên, với nguyên nhân chủ yếu là do vốn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ này ít, khó khăn trong huy động vốn nên vốn hầu hết được tập trung cho hoạt động kinh doanh và do đó việc mất nhiều thời gian và chi phí để hướng dẫn và đạo tạo nhân viên mới thường bị hạn chế.
Cách sử dụng nhân viên trong các doanh nghiệp được khảo sát nhìn
chung tương đối tốt, phù hợp với các yêu cầu của công việc và nhu cầu phát
triển của chính doanh nghiệp như xây dựng quy chế khen thưởng, xử phạt vi phạm hợp lý, tuyên truyền cho nhân viên hiểu về nhiệm vụ và quyền hạn của mình, nhận thức các hành động đúng được khuyến khích và các hành động sai lệch…
Tuy nhiên, trong vấn đề này, kết quả rất khác biệt khi so sánh kết quả trả lời của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi và các doanh nghiệp trong nước. Đối với doanh nghiệp nước ngoài, nhu cầu tuyển chọn, đào tạo
nhân viên khá tốt và đồng bộ. Hơn nữa khi sử dụng nhân viên, các doanh nghiệp này đưa ra tiêu chí đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật tương đối rõ ràng, đó là điều các doanh nghiệp trong nước khác chưa có để thúc đẩy sự cố gắng nỗ lực phấn đấu của nhân viên.
Kết quả trong bảng khảo sát về tình hình nhân sự trong mảng quản lý thông tin và mạng nội bộ của các doanh nghiệp thì cho kết quả khơng mong muốn. Hầu hết các doanh nghiệp không quan tâm đến vấn đề này. Với quy mô hoạt động nhỏ nên các nhà quản lý rất thận trọng trong chi phí và khơng
hình thành bộ phận này. Khi có sự cố xảy ra với mạng nội bộ hoặc phần mềm sử dụng thì họ mời chuyên gia. Vấn đề tiết kiệm chi phí này sẽ gây ít nhiều hạn chế cho hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.2.1.5. Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
TRẢ LỜI CÂU HỎI CĨ KHƠNG KHƠNG BIẾT KHÔNG TRẢ LỜI
Sự ủy thác nhiệm vụ theo năng lực
1. Quyền hạn và trách nhiệm có được phân chia rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản không?
9 6
2. Trách nhiệm và quyền hạn giữa các
phịng ban có bị trùng lắp khơng? 3 12
3. Khi phân công công việc, doanh nghiệp có phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên để giao việc không?
13 2
4. Doanh nghiệp có tổ chức những khóa học về đào tạo nhân lực, bao gồm hệ thống thông tin nhân sự không?
2 11 1 1
5. Các nhân viên kế tốn có phải có lý lịch, kiến thức chun mơn và kinh nghiệm phù hợp với từng nhiệm vụ của họ hay không?
14 1
6. Các nhân viên kế tốn có chun mơn phù hợp trong việc chọn lựa và áp dụng những nguyên tắc kế tốn hay khơng?
15
7. Có sự phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm để chức năng điều hành và
giải quyết công việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp không?
13 1 1
8. Nhân viên trong doanh nghiệp có tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong các chức năng thực hiện khác nhau không?
12 3
9. Quyền hạn và trách nhiệm về tài chính có được giao cho một nhân viên quản lý cụ thể không?
8 6 1
10. Các nhân viên trong doanh nghiệp có hiểu rõ được sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hưởng đến kiểm sốt nội
bộ khơng?
13 1 1
11. Có bảng mô tả công việc cho từng nhân viên, cụ thể hóa nhiệm vụ, bao gồm các thủ tục kiểm sốt có liên quan đến trách nhiệm?
6 8 1
Kết quả trả lời từ các doanh nghiệp được khảo sát cho thấy, việc ủy
quyền và phân chia trách nhiệm có thực hiện.
80% các doanh nghiệp trả lời các nhiệm vụ giữa các phịng ban khơng