3.3.1. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm sốt
Một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Mơi trường kiểm sốt là nhân tố nền tảng cho các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm soát, cụ thể như sau:
- Thiết kế cơ cấu tổ chức hiệu quả
Doanh nghiệp thiết kế cơ cấu tổ chức là nhằm tạo môi trường thuận lợi cho mỗi cá nhân làm việc với tinh thần trách nhiệm và hiệu quả cao. Hiện tại,
ở các doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu tổ chức chủ yếu là tập quyền. Cơ cấu này
giúp kiểm sốt tốt các hoạt động. Tuy nhiên, vì quyền lực tập trung nên có thể khơng sử dụng hết quyền lực. Theo đề xuất, với quy mô vừa và nhỏ, doanh nghiệp nên thiết kế cơ cấu tổ chức theo dạng chức năng với hai (2) hoặc ba (3) cấp quản lý dựa trên sự phân tích đầy đủ tồn bộ các mục tiêu bộ phận của doanh nghiệp, nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng, trình độ, năng lực của nhân
viên. Cơ cấu quản lý với ít cấp như thế sẽ giúp cho việc truyền đạt thông tin và giá sát các hoạt động được tốt hơn. Định kỳ phải xem xét, đánh giá lại các quy trình nghiệp vụ và mục tiêu kiểm sốt để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Lập bảng mô tả công việc rõ ràng và đảm bảo được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty; thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng
Bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức giúp đảm bảo công tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm sốt) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Như thế có thể tránh được các lỗi vơ ý hoặc sai sót cố ý và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
- Xây dựng các chính sách nguồn nhân lực hợp lý
Muốn có được đội ngũ lao động đủ số lượng và có chất lượng tốt thì
doanh nghiệp phải có các chính sách đảm bảo và khuyến khích người lao
động để tạo sự gắn bó của họ với doanh nghiệp như chính sách tuyển dụng
cơng khai, cơng bằng; chính sách đào tạo, huấn luyện nâng cao năng lực chun mơn; chính sách về tiền lương, thưởng hợp lý; chính sách đề bạt cụ thể, rõ ràng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chính sách về
lương, thưởng, đề bạt càng phải được quan tâm nhiều hơn vì việc thay đổi
nhân sự ở các doanh nghiệp này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến các hoạt động.
3.3.2. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động đánh giá rủi ro
COSO đã khuyến cáo, cho dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì
nhân tố đánh giá rủi ro đều phải được thiết lập nghiêm túc. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động đánh giá rủi ro
- Xây dựng các mục tiêu hoạt động cụ thể và phổ biến rộng rãi trong
doanh nghiệp.
Kết quả khảo sát cho thấy sự trao đổi về các mục tiêu tài chính, kinh doanh và các mục tiêu hoạt động khác ít được thực hiện, chủ yếu là quyết định một chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chấp nhận thực thi trong
toàn doanh nghiệp. Mục tiêu nên được xây dựng từ các cuộc họp và là ý kiến
đóng góp của nhiều cấp quản lý. Đồng thời, doanh nghiệp rất cần thiết phải
nêu ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết cụ thể cho từng bộ phận để mọi
nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
- Sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để nhận dạng và phân tích rủi ro của doanh nghiệp
Rủi ro trong doanh nghiệp có thể tác động đến doanh nghiệp ở nhiều
phạm vi và nhiều mức độ khác nhau nên để nhận dạng rủi ro, nhà quản lý
doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như phân tích các dữ liệu quá khứ, đánh giá rủi ro với dữ liệu hiện tại, dự báo tương lai. Các nhà quản lý nên luôn luôn thu thập thông tin từ các nhân viên trong doanh nghiệp hoặc từ bên ngồi thơng qua việc tiếp xúc trực tiếp với họ, để đánh giá và
phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn được. Điều
này nghĩa là họ có thể nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro ở mức tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được.
3.3.3. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm sốt
Hoạt động kiểm sốt chính là các hoạt động giúp kiểm soát các rủi ro
mà doanh nghiệp đang hoặc có thể sẽ gặp phải. Trên cơ sở nghiên cứu các
vấn đề lý luận và thực tế, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát như sau:
Doanh nghiệp cần chú ý phân chia quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ
đầy đủ, tách biệt giữa các chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ
tài sản, để các nhân viên có thể kiểm sốt lẫn nhau. Nếu có sai phạm sẽ có thể
được phát hiện nhanh chóng, ngăn ngừa tốt các gian lận và sai sót. Doanh
nghiệp cũng phải ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc
được uỷ quyên phê duyệt tồn bộ hay một loại vấn đề chính nào đó.
- Kiểm sốt chặt chẽ hệ thống chứng từ và sổ sách
Doanh nghiệp cần thiết phải lưu giữ các chứng từ dưới dạng văn bản; tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát
tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra. Đánh số liên tục trên chứng từ, quy định cụ thể về thời gian lập chứng từ, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận có trách nhiệm liên quan, lưu trữ dữ liệu để đề phịng các rủi ro.
- Kiểm sốt xâm nhập về mặt vật lý, bảo vệ phần cứng và phần mềm Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục kiểm sốt này thơng qua các biện pháp chủ yếu sau:
+ Hạn chế tiếp cận tài sản + Mã hoá dữ liệu
+ Kiểm kê tài sản định kì - Kiểm sốt truy cập hệ thống
Doanh nghiệp giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người sử
dụng. Mỗi người chỉ được truy cập vào phần dữ liệu, hệ thống liên quan đến
chức năng và nhiệm vụ mà họ được cấp quyền sử dụng. Cụ thể như sau:
+ Sử dụng mật khẩu và thay đổi mật khẩu trong một thời gian nhất
định
+ Phân quyền truy cập: Xem, Thêm, Sửa, Xoá theo từng chức năng riêng biệt của mỗi cá nhân
- Báo cáo dấu vết kiểm tốn
Doanh nghiệp có thể tạo ra các dấu vết kiểm tốn thơng qua các biện pháp thực hiện như:
+ Hạn chế việc chỉnh sửa số liệu trực tiếp, các số liệu đã chuyển sổ cái hay các số liệu nhạy cảm…
+ Tự động ghi nhận và báo cáo tổng kết về việc các thành viên truy
nhập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xoá dữ liệu trên một tập tin riêng và
được bảo mật tối đa. Chỉ có người quản lý cấp cao trực tiếp mới được
quyền xem và in báo cáo dấu vết kiểm toán từ nội dung dữ liệu của tập tin này.
3.3.4. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của thơng tin và truyền thơng
Thơng tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu để kiểm soát
trong doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân tố này cũng rất cần thiết được quan tâm. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế,
chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của thơng tin và truyền thông như sau:
- Tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu
Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp phải đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm
quyền theo quy định. Các kênh truyền thơng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ thường được thực hiện thông qua các cuộc gặp gỡ hội họp giữa các nhà quản lý cấp cao và nhân viên, khách hàng, các nhà cung cấp.
- Thực hiện bảo vệ an tồn thơng tin
Doanh nghiệp cần bảo vệ thông tin của mình qua việc lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người khơng có
thẩm quyền và xây dựng các chương trình, kế hoạch phịng chống sự cố mất thông tin của doanh nghiệp.
3.3.5. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động giám sát
Giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm sốt nội bộ
để đảm bảo ln được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Trên cơ sở
nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, chúng tôi xin đề xuất một số giải
pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động giám sát như sau:
- Thực hiện giám sát thường xuyên, tiếp nhận thông tin phản hồi từ bên trong và ngoài doanh nghiệp
Doanh nghiệp luôn luôn phải quan tâm đến việc tiếp nhận các ý kiến phản hồi, góp ý của khách hàng, nhà cung cấp… điều chỉnh đúng lúc, để giữ
uy tín doanh nghiệp. Các nhà quản lý cấp cao có thể trực tiếp kiểm tra phân xưởng sản xuất, dây chuyền công nghệ, nhà kho, so sánh số liệu tồn kho kiểm kê được với số liệu trên sổ sách, để đánh giá và kiểm soát các vấn đề của
doanh nghiệp mình.
- Thực hiện giám sát định kỳ các hoạt động
Doanh nghiệp có quy mơ vừa cũng nên xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ, và định kì, mời kiểm tốn độc lập về làm việc. Như thế, các trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành sẽ được phát hiện kịp thời để xử
lý thông qua việc báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh
đạo doanh nghiệp.