cơng ty ADC
3.3.1 Mở các tài khoản chi tiết theo dõi chi phí các hoạt động khi nhập
liệu vào hệ thống ERP.
Mã hĩa chi tiết các tài khoản để theo dõi chi phí cho từng hoạt động, hoạt động đĩ liên quan đến nhĩm sản phẩm nào. Khi nhập liệu, căn cứ vào mã tài khoản chi tiết sẽ tổng hợp được chi phí cho từng hoạt động, nhĩm sản phẩm, sản phẩm thậm chí biết được chi phí này phát sinh từ bộ phận, phịng ban nào.
Cơng ty kinh doanh nhiều ngành, cĩ nhiều phịng ban, nhiều nhĩm quy cách sản phẩm nên việc mã hĩa chi tiết tài khoản cĩ thể thực hiện theo thứ tự như sau:
A 1 SC0 TK641500 A005 U03BO001
Ngành KD Phịng ban Tài khoản Nhĩm chi phí Nhĩm sản phẩm
- Ngành kinh doanh. Ví dụ A 1: Ngành Bảo vệ thực vật.
- Phịng ban. Ví dụ SC0: Bộ phận Sale nơng dược tại văn phịng Cần Thơ - Tài khoản cấp 1. Ví dụ TK 641500: chi phí bảo hành.
- Nhĩm chi phí (hoạt động). Ví dụ A005- Chi phí nghiên cứu thị trường - Nhĩm sản phẩm. Ví dụ U03BO001- sản phẩm Bolis 6B.
Tài khoản chi tiết: A1SC0.641500.A005.U03BO001: Tài khoản chi phí nghiên cứu thị trường của nhĩm sản phẩm Bolis quy cách 6B, nơi phát sinh chi phí là phịng Sales nơng dược Cần Thơ ngành thuốc Bảo vệ thực vật được ghi nhận vào chi phí bán hàng.
Khi cơng ty cần cung cấp thơng tin chi tiết theo từng vùng thì các ký tự sau cùng của tài khoản chi tiết là mã vùng.
Ví dụ:
Bảng 3.6: Xác định mã ngành kinh doanh
Mã
ngành Ngành
A0 Ngành Agrotech (Nơng nghiệp)
A1 Ngành BVTV
A2 Ngành phân đặc chủng
A3 Ngành Giống
B0 Ngành Phân bĩn
B2 Phân bĩn nội địa B3 Dịch vụ C0 Ngành Dược C1 Dược liệu C2 Mỹ Phẩm C3 Thưc phẩm chức năng D0 Ngành thực phẩm D1 Thức ăn thuỷ sản D2 Thực phẩm E0 Ngành kinh doanh BĐS E1 Ngành kinh doanh BĐS … Bảng 3.7: Xác định mã Phịng ban
Version Tên Phịng, Ban
Phịng kế tốn 0 Chung Phịng KT cả Cty 1 Phịng Kế Tốn VP 101 PĐP 2 Kế Tốn Q7 3 Phịng Kế Tốn CN Hà Nội … Phịng Hành Chính & Nhân Sự 0 Chung Phịng HC-NS cả Cty 1 HC-NS tại 93 NVT 2 HC-NS tại Đà Lạt 3 HC-NS tại Q7 4 HC-NS tại Long An
Phịng Nghiên cứu & phát triển RD
0 Chung NC-PT cả Cty 1 NC-PT tại VP 43 Tầm Vu
2 NC-PT tại VP 101 Phan Đình Phùng
Phịng Kỹ thuật
1 BP Kỹ thuật Nơng Dược 2 BP Kỹ thuật Giống CT
Phịng Marketing
0 Chung Phịng Marketing cả Cty 1 BP M.C
2 BP Dự Án
0 Chung Bộ phận Sales- Support 1 Sales Admin VP Cần Thơ
2 Sales Admin Giống cây trồng VP HCM 3 Điều phối và CSKH tại VP HCM
Direct sales
0 Chung Bộ phận Direct Sales
1 Direct Sales Nơng nghiệp Sĩc Trăng-Bạc Liêu-Cà Mau 2 Direct Sales Nơng nghiệp Cần Thơ-Hậu Giang
3 Direct Sales Nơng nghiệp An Giang-Kiên Giang
…. Phịng IT 0 Chung Phịng IT cả Cty 1 IT Văn Phịng Cần Thơ 1 IT Văn phịng HCM Phịng thí nghiệm 1 Phịng thí nghiệm 43 Tầm vu Phịng Cung ứng-Điều Vận
0 Chung BP Cung Ứng cả Cty 1 BP Cung Ứng cơng ty
2 BP Quản lý Kho Nơng Dược HCM
3 BP Quản lý Kho Phân bĩn HCM (ADC1,2) 4 BP Quản lý Kho Nơng Dược Cần Thơ 5 BP Điều vận HCM
6 BP Điều vận Cần Thơ 7 Quản lý Kho tại HN
Bảng 3.8: Xác định tài khoản chi tiết
CODE ACCOUNT NAME
111000 Tiền mặt
111100 Tiền mặt - Việt Nam đồng
111101 Tiền mặt - 93 NVT 111102 Tiền mặt - VP Cần Thơ
…
…
641000 Chi phí bán hàng 641100 Chi phí nhân viên 641200 Chi phí vật liệu, bao bì 641300 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 641400 Chi phí khấu hao TSCĐ 641500 Chi phí bảo hành
641700 Chi phí dịch vụ mua ngồi 641800 Chi phí bằng tiền khác 642000 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642100 Chi phí nhân viên quản lý 642200 Chi phí vật liệu quản lý 642300 Chi phí đồ dùng văn phịng 642400 Chi phí khấu hao TSCĐ 642500 Thuế, phí, lệ phí
642600 Chi phí dự phịng
642700 Chi phí dịch vụ mua ngồi 642800 Chi phí bằng tiền khác
…
Bảng 3.9: Xác định nhĩm sản phẩm
Code Description
NBT00000 Nhĩm thuốc bột NTGOINHO Nhĩm thuốc gĩi nhỏ
NTVIEN00 Nhĩm thuốc viên NTCHIETR Nhĩm thuốc chiết rĩt
F01CH001 Chief 260EC 10ml F01KO001 Kola 700WG 1.5gr F01LO001 Lobby 25WP 15gr F01LO002 Lobby 25WP hồng cam F01LO003 Lobby 25WP hồng tím F01LO004 Lobby 25WP mạ non
…
F03BO001 Bolis 12B 1Kg F03BO002 Bolis 6B 1Kg
….
F03TH001 Thuốc diệt ốc thảo mộc F04BI001 Bimastar 360AC 0,5lít F04BI002 Bimastar 360AC 1lít
Bảng 3.10: Xác định vùng kinh doanh
Code Description
V00001 BÁN HÀNG MIỀN TRUNG V00002 LÂM ĐỒNG
V00003 DAKLAK-DN-GL-KONTUM
V00004 TPHCM-TAY NINH- BD-BINH PHƯỚC V00005 DN- BRVT- BÌNH THUẬN-BINH THUẬN V00006 LONG AN- TIỀN GIANG- BẾN TRE V00007 ĐỒNG THÁP-TRÀ VINH- VĨNH LONG
V00008 SĨC TRĂNG - BẠC LIÊU-CÀ MAU V00009 CẦN THƠ - HẬU GIANG
V00010 AN GIANG - KIÊN GIANG V00011 MiỀN BẮC
Cĩ thể nhận thấy tài khoản này cĩ rất nhiều ký tự để theo dõi nhưng sẽ chi tiết các chi phí mà khơng cần phải phân bổ do đĩ khi cần cĩ số liệu về chi phí nghiên cứu thị trường thì chi tiết đến nhĩm 4, nhưng khi cần xác định chi phí đĩ của nhĩm sản phẩm nào thì phải chi tiết đến nhĩm sản phẩm, loại sản phẩm.
3.3.2 Đề xuất trình tự nhập liệu giá thành vào hệ thống ERP.
Khi nhập dữ liệu vào hệ thống thì sẽ căn cứ theo mã tài khoản chi tiết đề xuất mục 3.3.1, tùy theo nhu cầu thơng tin cơng ty sẽ kết xuất chi tiết theo ngành, sản phẩm hoặc mã chi phí,…Vì vậy khi cĩ sự hỗ trợ của hệ thống ERP thì cơng ty cĩ thể lập được báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết theo từng ngành, vùng, sản phẩm,..
3.4 Một số kiến nghị khác nhằm thực hiện kế tốn chi phí theo ABC tại cơng ty ADC
3.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn quản trị
Hiện nay tổ chức kế tốn quản trị tại các doanh nghiệp chưa được áp dụng một cách rộng rãi dù thơng tư 53 đã ban hành khá lâu. Để cĩ thơng tin
cần thiết sử dụng cho quá trình ra quyết định thì cần phải cĩ bộ phận kế tốn quản trị để thu thập và xử lý thơng tin theo yêu cầu của người quản lý.
Hệ thống kế tốn quản trị giữ vai trị quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức, nĩ bao gồm cung cấp thơng tin để hỗ trợ cho sản xuất sản phẩm với chi phí thấp, chất lượng đảm bảo, giao hàng đúng hạn và khuyến khích các sáng kiến. Để tổ chức cơng tác kế tốn quản trị thật sự mang lại hiệu quả thì nĩ phải là một hệ thống đo lường tốt, hướng vào quy trình sản xuất và cĩ tác động tích cực đến hành vi của cá nhân trong tổ chức cùng hướng đến việc thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Tại cơng ty ADC số nhân viên kế tốn khá đơng, mỗi nhân viên phụ trách riêng phần hành kế tốn tuy nhiên khối lượng cơng việc của nhân viên khá nhiều. Vì vậy khi đưa kế tốn quản trị vào doanh nghiệp thì cần phải tổ chức bộ máy kế tốn như thế nào cĩ hiệu quả là vấn đề cơng ty đặt ra. Cơng ty mong muốn bộ phận kế tốn quản trị sẽ đĩng vai trị là người tư vấn giúp họ ra quyết định và xem nhân viên kế tốn quản trị như thành viên của bộ máy quản lý.
Trước những yêu cầu đặt ra của cơng ty ADC, tác giả cĩ những gợi ý về tổ chức bộ máy kế tốn quản trị như sau:
- Về hình thức tổ chức
Lập thành bộ phận kế tốn quản trị riêng biệt. Bộ phận này sẽ thực hiện các nhiệm vụ phục vụ cho việc lập báo cáo kế tốn quản trị theo yêu cầu.
Đối với cơng ty ADC khi đã thành lập bộ phận kế tốn quản trị thì những cơng việc này được thực hiện ở bộ phận kế tốn quản trị cùng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý. Các nhân viên kế tốn thuộc bộ phận kế tốn tài chính cĩ thể hỗ trợ mà khơng thực hiện cơng việc này. Chi phí cho thực
tồn bộ các hoạt động phát sinh chi phí và sẽ cĩ những thơng tin hữu ích mà số liệu trên báo cáo tài chính khơng cung cấp được.
- Về cơ cấu tổ chức
Bộ phận kế tốn quản trị cơng ty nên gồm các bộ phận như sau: - Bộ phận nghiên cứu thị trường và lập dự tốn ngân sách:
+ Thực hiện nhiệm vụ thu thập dữ liệu về nhu cầu sản phẩm, tình hình thực tế liên quan đến nhĩm sản phẩm mà cơng ty cung ứng trên thị trường, đối thủ cạnh tranh, sự khác biệt giữa những sản phẩm của cơng ty đối thủ để cĩ đề xuất chiến lược liên quan về giá, marketing hoặc nghiên cứu sản phẩm mới. + Lập dự tốn ngân sách : dự tốn bán hàng, sản xuất, dự tốn mua hàng và dự tốn các chi phí cĩ liên quan. Đây chính là căn cứ để đánh giá mức độ hồn thành kế hoạch đề ra.
+ Thu thập các thơng tin về mức độ hài lịng của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm của cơng ty về thời gian giao hàng, chính sách khuyến mãi,…các hoạt động khác làm ảnh hưởng đến khách hàng cĩ tiếp tục mua hàng của cơng ty hay khơng?
- Bộ phận theo dõi sản xuất: Thực hiện các nhiệm vụ theo dõi về các hoạt động liên quan đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
+ Sử dụng dữ liệu từ kế tốn tài chính theo cấp tài khoản chi tiết để tập hợp các chi phí theo từng hoạt động đã xác định.
+ Xây dựng tiêu thức phân bổ chi phí cho các hoạt động dựa vào nguyên nhân phát sinh.
+ Xác định những hoạt động tạo ra giá trị và hoạt động khơng tạo ra giá trị để cĩ biện pháp kiểm sốt chi phí hiệu quả.
Đây là nội dung cơng ty cần phải nghiên cứu thật kỹ các hoạt động phát sinh chi phí tại cơng ty mình để tiêu thức phân bổ đảm bảo tính hợp lý.
- Bộ phận phân tích đánh giá: Thực hiện nhiệm vụ:
+ Xây dựng định mức chi phí và kiểm sốt việc chấp hành định mức + Xây dựng các chiến lược cho cơng ty.
+ Đề xuất các phương án và phân tích phương án làm tăng lợi nhuận, gia tăng thị phần.
3.4.2 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại cơng ty ADC
Xác định nội dung tổ chức kế tốn quản trị tại cơng ty ADC trong thời điểm hiện tại khơng thể đồng loạt đưa tất cả nội dung như thơng tư 53 của Bộ tài chính. Theo đề xuất của tác giả cơng ty sẽ lựa chọn từng nội dung để thực hiện sau đĩ sẽ dần dần mở rộng.
Như vậy với hiện trạng về cơng tác kế tốn chi phí đang là mối quan tâm của cơng ty thì cơng ty sẽ đưa nội dung tổ chức kế tốn quản trị chi phí và tính giá thành sản phẩm để thực hiện. Với nội dung này cơng ty sẽ nghiên cứu áp dụng mơ hình ABC để xác định được q trình phát sinh chi phí từ đĩ sẽ cĩ biện pháp kiểm sốt hiệu quả mà khơng phải chỉ quan tâm đến cắt giảm chi phí.
Sau đĩ cơng ty cĩ thể mở rộng phạm vi đến:
- Kế tốn quản trị bán hàng và kết quả kinh doanh;
- Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận; - Lựa chọn thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định;
+ Kế tốn quản trị tài sản cố định (TSCĐ); + Kế tốn quản trị hàng tồn kho;
+ Kế tốn quản trị lao động và tiền lương; + Kế tốn quản trị các khoản nợ.
3.4.3 Nghiên cứu hệ thống ABC để thực hiện kế tốn chi phí.
Thực hiện mơ hình ABC địi hỏi các doanh nghiệp phải cĩ sự chuyển đổi cơ cấu hiện tại, đĩ là chuyển từ quản lý theo phịng ban, nơi phát sinh chi phí sang các trung tâm hoạt động. Việc xác định các hoạt động cần phải tiến hành ngay khi bắt đầu chuyển đổi hệ thống để cĩ cơ sở tập hợp các chi phí phát sinh theo từng hoạt động đĩ và mức độ tiêu tốn để xác định tiêu thức phân bổ phù hợp. Điều này cần phải cĩ kế hoạch chuyển đổi cụ thể và tất nhiên tốn kém nhiều chi phí. Mặt khác sự cịn phải tính đến sự ủng hộ của các bộ phận cĩ liên quan, vì nếu làm việc theo thĩi quen một khi cĩ sự thay đổi mà thiếu sự hợp tác thì bộ máy kế tốn khơng thể vận hành một cách trơi chảy.
Để thực hiện thành cơng hệ thống ABC cơng ty cần thực hiện một số nội dung sau đây:
3.4.3.1 Trang bị kiến thức cho kế tốn viên về phương pháp ABC
Muốn áp dụng thành cơng hệ thống ABC vào thực hiện kế tốn chi phí thì ngồi sự hỗ trợ của các phịng ban, cấp quản lý, …điều quan trọng hơn hết là nhân viên kế tốn phải cĩ kiến thức về phương pháp đang áp dụng và đủ khả năng để thực hiện. Nội dung phương pháp đã được trình bày trên các tài liệu chuyên ngành, các tạp chí về tài chính kế tốn. Với kinh nghiệm thực tế đã cĩ sự hiểu biết sâu sắc về hoạt động của cơng ty và kiến thức về phương
pháp mới tin rằng nhân viên kế tốn quản trị sẽ xác định được các hoạt động tại doanh nghiệp và xây dựng các tiêu thức phân bổ phù hợp.
3.4.3.2 Phân loại chi phí phát sinh theo cách ứng xử của chi phí
Hạn chế của hệ thống kế tốn chi phí hiện tại của cơng ty là phân loại chi phí theo chức năng, nên khơng cĩ thơng tin chi phí để lập báo cáo kết quả kinh doanh theo hình thức số dư đảm phí phục vụ cho nhà quản lý ra quyết định. Việc phân bổ chi phí theo chức năng khơng phản ánh mối quan hệ nhân quả với nguồn phát sinh chi phí. Do đĩ việc xác định các chi phí thành biến phí và định phí sẽ khắc phục được hạn chế này, do khơng phải phân bổ. Từ đĩ cơng ty cĩ thể xác định được chi phí tăng là do mức độ hoạt động mà khơng cần phải nghỉ đến cắt giảm chi phí. Đối với các chi phí là cố định để làm giảm giá thành cơng ty sẽ nghĩ đến phương án tăng năng suất lao động, sử dụng hết cơng suất của máy mĩc thiết bị để giảm thiểu các chi phí này.
Để làm được điều này cơng ty cần phải cĩ thời gian theo dõi chi phí phát sinh để cĩ thể phân tích thành biến phí và định phí đối với chi phí hỗn hợp sau đĩ sử dụng phương pháp cực đại - cực tiểu hoặc phương pháp bình phương bé nhất để ước lượng chi phí phát sinh khi lập dự tốn về chi phí tương ứng với các mức độ hoạt động khác nhau. Đồng thời cơng ty cũng cần xác định bản chất của chi phí để nhận định đúng biến phí và định phí.
3.4.3.3 Xây dựng hệ thống chi phí định mức
Hiện tại cơng ty cĩ xây dựng chi phí định mức đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp sản xuất. Tuy nhiên nhà quản lý vẫn chưa hài lịng với định mức này. Vì vậy tác giả đề nghị cơng ty nên nghiên cứu phương pháp xây dựng chi phí định mức, theo dõi, đo lường tính tốn để xác định các yếu tố tạo nên sản phẩm tương ứng với từng loại nguyên
liệu, bao bì, động lực, thời gian lao động cho từng nhĩm, quy cách sản phẩm cụ thể.
Việc xây dựng định mức hợp lý sẽ giúp ích cho cơng tác quản lý và khuyến khích được nhân viên trong việc chấp hành định mức. Cơng ty cũng