a) Các thông tin chung về kho
Sơ đồ mặt bằng kho hàng tại Trường Chinh
50m
30m
a a a b
Lối ra vào
Hình 2.17: sơ đồ kho của cơng ty Ghi chú: Mỗi dãy kệ để hàng sẽ có 5 tầng
a: kệ chứa gói hàng chuẩn bị đi giao
Kho chứa phế liệu (vỏ carton thừa,…)
e e e e e e
b: kệ chứa hàng trả về
c: bàn soạn hàng, chia hàng và đóng gói hàng
d: pallet và hàng hố dễ vỡ
e: pallet và hàng hố thơng thường
Hình 2.18: Sắp xếp và bố trí hàng trong kho
Các thơng số về kho hàng
Bảng thông số mặt bằng kho
STT Thông tin Thông số
1 Chiều dài kho 50 m
2 Chiều rộng kho 30 m
3 Chiều cao kho 7 m
4 Chiều cao sử dụng để lưu trữ hàng 5.5 m
5 Độ rộng giữa các lối đi 1,5 m
6 Tổng diện tích kho 1500 m2
7 Diện tích để lưu trữ hàng 870 m2
8 Diện tích để làm việc, đóng hàng, lưu trữ khác 95 m2
9 Diện tích để đi lại 460 m2
10 Diện tích lãng phí 30 m2
11 Diện tích khu vực bốc, xếp, dỡ hàng 45 m2
12 Thể tích kho 10500 m3
13 Thể tích để lưu trữ hàng 4785 m3
14 Thể tích làm việc, đóng hàng, lưu trữ khác 522,5 m3
15 Thể tích để đi lại 2530 m3
16 Thể tích khơng sử dụng 2662,5 m3
Các loại lao động cơ bản ở kho hàng hố
Nguồn: sinh viên tự tổng hợp
Hình 2.19: các loại lao động ở kho hàng – nguồn sưu tầm
Các quy định về sắp xếp hàng hoá trong kho hàng
Đối với việc sắp xếp hàng hóa trong kho, có các quy định chung như sau:
Phải có sơ đồ kho và treo ở nơi dễ thấy hoặc ngay ngồi cửa. Nếu có các sự sắp xếp phát sinh trong quá trình sử dụng thì phải cập nhật vào sơ đồ kho (ghi rõ ngày cập nhật). Các kệ trong kho thường được ký hiệu theo ABC, ví dụ như tầng 1 của kệ A là A1, tầng 2 kệ B là B2,… Nhãn dán chỉ vị trí của từng ơ trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trí tương ứng.
Sắp xếp hàng hóa theo giá trị, chủng loại và khu vực: Các hàng hóa dễ cháy, cần nhiệt độ mát, có mùi, hóa chất,… là những loại hàng hóa cần được sắp xếp tại khu vực riêng. Những hàng hóa càng có giá trị cao thì càng cần được sắp xếp tại nơi có khóa bảo vệ và nhiều camera giám sát.
Dán mã vạch và thông tin đối với từng lô hàng để phân biệt 1 cách tốt nhất.
Thủ kho là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc sắp xếp, dỡ hàng hóa trong kho, đảm bảo rằng các cơng cụ và cách thức xếp dỡ là phù hợp, không tổn hại đến sản phẩm.
Trước khi nhập hàng, kho phải được sắp xếp mặt hàng sạch sẽ, ngăn nắp.
Khi xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa cần phải nhẹ nhàng, cẩn thận, nhất là đối với các sản phẩm dễ vỡ, điện tử.
Để hàng hóa trên kệ cao (tối thiểu 30cm so với mặt đất).
b) Một số chỉ số để đánh giá kho hàng
Hệ số rỗ tổ ong là:
�=4785 − 4700 4785
= 0.02
Thông qua hệ số rỗ tổ ong, ta thấy hiện tại khoảng 2 % thể tích các giá hàng đang bị lãng phí do các giá hàng đang bị bỏ trống hoặc sắp xếp khơng hợp lí. Con số chiếm phần khơng nhỏ, khơng ảnh hưởng nhiều đến thể tích lưu trữ hàng trong kho. Như vậy, đội kho của Cơng ty Chiến Thắng đã có những cách sắp xếp hàng hố hợp lý.
Hệ số sử dụng diện tích kho là:
(Dựa vào dữ liệu bảng thông số mặt bằng kho)
𝛼 = 1500 −30 1500
= 0,98
Thông qua hệ số sử dụng diện tích kho, ta thấy được 98% diện tích kho đang được sử dụng cho các mục đích khác nhau, 2% cịn lại là để trống.
Hệ số sử dụng thể tích kho là:
(Dựa vào dữ liệu bảng thơng số mặt bằng kho)
𝛼 = 10500 −2662,5 10500
= 0,75
Thơng qua hệ số sử dụng thể tích kho, ta thấy được 75% thể tích kho đang được sử dụng cho các mục đích khác nhau, 25% còn lại là để trống.
b) Cơ sở hạ tầng khác trong kho
Hệ thống giá kệ, pallet
Hiện tại, Công ty đang sử dụng loại kệ Double Deep, chiều cao của 1 kệ là 5m được chia làm 5 tầng, mỗi tầng 1m. Kệ Double Deep là thiết kế đặc biệt của kệ Selective, được tạo bởi 2 dãy kệ nằm đối lưng vào nhau. Diện tích lối đi được giảm bớt giúp tăng không gian chứa hàng. Tải trọng và độ cao của loại kệ này phụ thuộc vào tải trọng và độ cao của xe nâng.
Ưu điểm: Không gian lối đi được tiết kiệm, giúp tăng cơng suất chứa hàng. Ngồi ra, chi phí đầu tư mỗi dãy kệ Double Deep tương đương với Selective dù chúng lưu trữ được nhiều hàng hơn.
Nhược điểm: Giá kệ kho hàng Double Deep tuân theo nguyên tắc xuất nhập hàng LIFO. Và để lấy được sản phẩm bên trong, bạn cần di chuyển hàng bên ngoài ra trước. Xe nâng sử dụng là loại xe có cán với xa, chi phí đầu tư cao.
Hình 2.20: kệ để hàng
Loại pallet cơng ty sử dụng là pallet gỗ, với kích thước:
Dài x Rộng x Cao: 1200mm x 900mm x 135mm
Pallet gỗ là sản phẩm công nghiệp được sử dụng rộng rãi trong kho vận và vận chuyển hàng hóa. Pallet giúp việc bốc xếp, di chuyển hàng hóa trong kho và giữa các phương tiện được dễ dàng và nhanh chóng. Phối hợp chặt chẽ với xe nâng máy, xe nâng tay giúp giải phóng sức lao động bốc xếp thủ cơng, năng suất lao động có thể tăng hơn vài chục lần bốc xếp bằng tay bởi công nhân.
Hệ thống điện, ổ cắm, đèn điện
Kho bố trí hệ thống điện đảm bảo với các yêu cầu của công ty như sau:
Dụng cụ điện, thiết bị điện phải là loại an toàn cháy, nổ và có cấp phịng nổ tương ứng với mơi trường hơi, khí dễ cháy, nổ.
Khơng được đặt dây cáp điện trong cùng một đường rãnh ngầm hoặc nổi có ống dẫn hơi, khí, chất lỏng dễ cháy, nổ. Khơng được dùng các đường ống này làm vật liệu nối đất tự nhiên.
Cầu dao, cầu chì, ổ cắm điện phải đặt ngoài khu vực chứa các vật dễ cháy, nổ. Bất kỳ nhánh dây điện nào cũng đều phải có cầu chì hay thiết bị bảo vệ tương đương.
Hệ thống điện chiếu sáng phải là loại phòng nổ, phải ngăn ngừa hệ sự xâm nhập của hơi khí, bụi dễ cháy, nổ vào thiết bị chiếu sáng.
Khi sửa chữa, thay thế thiết bị điện thuộc nhánh nào thì phải cắt điện dẫn vào nhánh đó và treo bảng cấm đóng điện. Chỉ người chịu trách nhiệm, có kỹ thuật mới được làm việc này.
Hệ thống nước
Hệ thống đường ống được thiết kế và bố trí với độ nghiên thích hợp, giúp thốt nước dễ dàng. Nước sinh hoạt phục vụ cho các công nhân viên đầy đủ.
Hệ thống chống sét
Bao gồm các cọc tiếp địa và kim thu sét, khác hệ thống tiếp địa. Hệ thống thu lơi thốt sét là nơi đón nhận và làm tiêu tán dịng điện do sét đánh trực tiếp. Mỗi dây dẫn đi xuống đều phải được nối với hệ thống tiếp đất và phải được liên kết tốt về điện. Hiện tại, cơng ty đang có một hệ thống tiếp đất chống sét
tốt, giúp chịu được dòng sét đánh, làm tiêu tán dòng điện một cách nhanh chóng, an tồn.
Hệ thống thơng gió
Khơng khí trong kho thường được lấy từ bên trong hoặc bên ngoài kho qua hệ thống thơng gió và điều hịa khơng khí. Chất lượng khơng khí trong kho có ảnh hưởng đến:
– Quy trình vận hành kho
– Chất lượng hàng hóa được bảo quản trong kho
– Sức khỏe nhân viên, thủ kho và những người làm việc trong kho
Do đó, quản lý đội kho ln đưa ra các giải pháp tối ưu hóa hệ thống thơng gió và điều hịa khơng khí, điều này giúp cho khơng khí trong kho không bị ngột ngạt, thơng thống hơn. Như vậy, hàng hố trong kho được đảm bảo và công nhân viên làm việc trong kho sẽ khoẻ mạnh, năng suất lao động cao hơn.
Hệ thống mái che
Hình 2.22: hệ thống thơng gió
Mái được lớp với nhiều lớp cách nhiệt để tránh nóng, tránh hỏng hóc cho hàng hóa. Ở mỗi cửa xuất/nhập hàng đều có hệ thống mái che.
Hệ thống cửa
Cửa được thiết kế là cửa xếp, hệ thống tự động đóng mở.
Hệ thống báo động và phịng cháy chữa cháy
Hệ thống báo cháy tự động là hệ thống gồm tập hợp các thiết bị có nhiệm vụ phát hiện và báo động khi có cháy xẩy ra. Việc phát hiện ra các tín hiệu cháy có
thể được tự động bởi các thiết bị hoặc bởi con người và quan trọng nhất là phải hoạt động 24/24 giờ. Các thành phần của hệ thống báo cháy gồm:
Trung tâm báo cháy: Được thiết kế dạng tủ, bao gồm các thiết bị chính là: 1 mainboard, 1 biến thế và 1 battery.
Thiết bị đầu vào:
Đầu báo: báo khói, báo nhiệt, báo gas, báo lửa. Công tắc khẩn( nút nhấn khẩn cấp)
Thiết bị đầu ra:Bảng hiển thị phụ(bàn phím). Chng báo động, cịi báo động, đèn báo động. Bộ quay số điện thoại tự động
Ảnh minh hoạ hệ thống báo cháy – Nguồn: sưu tầm
Trong kho luôn được trang bị đầy đủ hệ thống chống cháy nổ. Và được đặt ở khắp nơi trong kho, đảm bảo khi có hỏa hoạn ở 1 khu vực nhất định sẽ kịp thời xử lý.
Hình 2.23: Bình chữa cháy
Hệ thống máy móc di chuyển hàng hố
Cơng ty đã đầu tư 1 xe nâng điện Crown, 1 xe nâng điện Reach Trucks để phục vụ cho việc di chuyển hàng hoá thuận lợi nhất.
Hệ thống camera
Hệ thống camera gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp lại với nhau dùng để ghi lại hình ảnh tại vị trí cần quan sát, đồng thời chuyển tín hiệu hình ảnh đến người dùng xem trên thiết bị di dộng, máy tính bảng hoặc laptop, tivi, màn hình LCD… thơng qua mạng internet.
Hình 2.24: Hệ thống Camera giám sát
c) Quy trình quản lý kho của Cơng ty
Hình 2.25: Sơ đồ quy trình quản lý kho
Nhận hàng vào kho – xử lý đơn hàng và nhập vào hệ thống Lưu kho - cất hàng vào vị trí được xác định từ trước Lấy hàn g Đóng gói và xuất kho Thống kê báo cáo Xử lý hàng hoá bị trả lại Vận chuyển
Bước 1: Nhập kho
Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn kho chính xác. Để thực hiện đúng quy trình nhập kho, nhân viên kho cần kiểm tra nhận đúng đơn hàng, đúng số lượng và đúng thời điểm, sau đó tiến hành điền thông tin vào hệ thống. Việc nhập kho kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp bạn lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thốt, thiệt hại cho cửa hàng khi bán hàng sau này.
Bước 2: Lưu kho
Sau khi nhận hàng nhân viên kho sẽ sắp xếp hàng hoá vào trong kho sao cho khoa học và hợp lý. Điều này không chỉ giúp nhân viên sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hố khơng gian kho cũng như dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng.
Bước 3: Lấy hàng
Khi sắp xếp vào trong kho, nhân viên kho lưu lại vị trí trong kho của đơn hàng đó, ví dụ “Kệ B, hàng 3” hay chỉ đơn giản là “Góc kho cạnh cửa ra vào",... Sau đó khi nhặt hàng, nhân viên chỉ cần In hướng dẫn đóng gói của các đơn cần hồn thành là có ngay vị trí của từng sản phẩm giúp bạn nhặt hàng nhanh chóng.
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
Quy định đóng gói của kho đáp ứng được 2 mục đích quan trọng:
Đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hố trong q trình giao vận
Tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí giao hàng
Sau khi hồn thành đóng gói nhân viên kho sẽ giao cho nhân viên vận chuyển, lúc này hàng hoá sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho.
Bước 5: vận chuyển hàng hoá đến tay người tiêu dùng
Bước 6: Xử lý hàng hoá bị trả lại
Bước 7: Thống kê và báo cáo
Thủ kho làm báo cáo về sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho
Hệ thống phần mềm quản lý kho (WMS) tiên tiến, có khả năng trao đổi dữ liệu điện tử với hệ thống ERP của khách hàng. Đây là một hệ thống giúp theo dõi mức tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Hệ thống giúp kiểm soát và quản lý hoạt động
của kho từ nguyên vật liệu vào kho cho đến hàng hoá thành phẩm. Hệ thống quản lý kho hàng WMS hướng dẫn các quy trình nhận và đặt hàng tồn kho. Tối ưu hóa việc chọn và vận chuyển đơn đặt hàng, bổ sung và quản lý hàng tồn kho.
Lợi ích:
Giảm chi phí vận hành
Tăng cường bảo mật
Tối ưu hố quy trình xuất nhập trong kho hàng: Kho sẽ xác nhận đơn hàng, phần mềm sẽ xuất vận đơn. Sau đó, in ra danh sách hàng hóa cần chuẩn bị cũng như hóa đơn tạm tính. Một số hệ thống thậm chí cho phép in ra hướng dẫn sử dụng, lắp ráp nếu cần thiết. Khi các mặt hàng đã được đóng thùng, phần mềm kho sẽ gửi thông báo trước (ASN). Để cho các kho hàng khác trong hệ thống biết và dừng lại công tác chuẩn bị giao hàng.
Quản lý lao động hiệu quả: Bảng theo dõi công việc (KPIs) giúp quản lý đánh giá hiệu suất công việc của người lao động đang ở trên hay dưới tiêu chuẩn.
Cải thiện mối quan hệ với khách hàng
d) Nhận xét
Ưu điểm:
Với diện tích kho rộng rãi và cách bố trí, sắp xếp hàng hố hợp lý, cơng ty đã thuận tiện trong việc kiểm sốt hàng hố. Đặc biệt việc tìm đơn hàng và việc tìm vị trí để hàng mất ít thời gian đã giúp năng suất lao động tăng lên vượt trội. Các đơn hàng đều để trong thùng carton sạch sẽ và kê trên các pallet gỗ, giá kệ, bảo quản ở điều kiện tốt.
Có phịng riêng để máy móc, bảo quản được máy móc lâu dài.
Chỗ làm việc của nhân viên kho trang bị đầy đủ thiết bị, luôn được vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng.
Đội ngũ nhân viên kho chăm chỉ, nhiệt tình, ham học hỏi, cống hiến hết mình cho cơng ty.
Khơng khí trong kho thống, thơng khí tốt, đảm bảo sức khoẻ nhân viên và đảm bảo chất lượng các lô hàng.
Nhược điểm:
Do một số đơn hàng phải xếp chồng lên nhau nên đôi khi không thể tránh khỏi vỏ carton bị bóp méo mất phẩm mĩ.
Kho được thiết kế hở để thơng gió, vì vậy mùa hè nhân viên trong kho thường bị nóng mặc dù cơng ty đã trang bị nhiều quạt mát.
II. Phân tích tình hình quản lý chất lượng trong Cơng ty 2.2.1. Chính sách và mục tiêu chất lượng của công ty
Lãnh đạo Cơng ty ban hành Chính sách và Mục tiêu chất lượng chung đối với các hoạt động theo chức năng nhiệm vụ được phân công. Trên cơ sở này, các Bộ phận cụ thể hoá từng mục tiêu và lập kế hoạch thực hiện cho bộ phận mình. Chính sách và Mục tiêu chất lượng được phổ biến đến tất cả các cán bộ, cơng nhân bằng các hình thức thích hợp như:
Trình bày dưới dạng thẻ hoặc sổ tay để phát cho tất cả mọi người.
Phổ biến trong các cuộc họp tồn Cơng ty hoặc của các bộ phận.
Viết trên bảng, khẩu hiệu v.v...