PHẦN 2 PHÂN TÍCH QUẢN LÝ CƠNG NGHIỆP
2.2 Tìm hiểu cơng tác lập kế hoạch và điều độ sản xuất
2.2.1 Các tài liệu cơ sở cho việc lập kế hoạch
2.2.1.1 Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch do Ban Giám đốc đề ra
Bộ phận có tránh nhiệm đảm nhiệm cơng tác lập kế hoạch sản xuất trong Công ty là bộ phận Quản lý sản xuất
Giám đốc: Là người đưa ra các kế hoạch chiến lược và kế hoạch dài hạn và
cũng thông qua các kế hoạch được lập cũng như điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty.
Bộ phận Quản lý sản xuất: Căn cứ vào kế hoạch nhu cầu, công suất của Cơng
ty và sản lượng tiêu thụ sẽ tính tốn và cân đối sản lượng cần sản xuất để đáp ứng nhu cầu của bộ phận kinh doanh. Từ kế hoạch cần sản xuất này thì Bộ phận Quản lý sản xuất tổng hợp kết hợp phịng Kho và Ngun vật liệu tính ra nhu cầu nguyên nhiên liệu, vật tư cần thiết mua để đáp ứng kế hoạch sản xuất. Kế hoạch này sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng để tiến hành mua nguyên vật liệu. Bên cạnh việc tính tốn sản lượng, phịng quản lý sản xuất cũng sẽ chịu trách nhiệm tính tốn nguồn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý
nhân lực cho sản xuất theo bảng kế hoạch sản xuất.
Hằng năm, Công ty sẽ nhận quyết định giao kế hoạch sản xuất kinh doanh do Ban Giám đốc gửi xuống sau khi đã nhận được bản báo cáo thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch năm trước của Công ty.
Chỉ tiêu do Ban giám đốc giao xuống gồm ba phần, đó là :
Chỉ tiêu chính thức: Là các chỉ tiêu sản xuất như giá trị sản xuất công nghiệp, Tổng doanh thu, chỉ tiêu chất lượng…Và các chỉ tiêu hiệu quả như lợi nhuận, các khoản nộp Ngân sách. Năm 2021 các chỉ tiêu đã đặt ra: Giá trị sản xuất công nghiệp là 20 tỷ, Tổng doanh thu 26 tỷ, Lợi nhuận là 2 tỷ , các khoản nộp ngân sách 1958 triệu đồng.
Chỉ tiêu thi đua : Là chỉ tiêu Tỷ suất lợi nhuận/ Vốn kinh doanh.
2.2.1.2 Căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trường
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lớn mạnh thì phải lấy thị trường là trung tâm cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, thị trường chính là nơi quyết định sản xuất cái gì? Sản xuất như thế nào? Sản xuất cho ai? Do vậy nghiên cứu thị trường là công việc cần thiết đầu tiên đối với bất cứ doanh nghiệp nào trong q trình kinh doanh. Một doanh nghiệp khơng thể khai thác hết tiềm năng của mình cũng như khơng thoả mãn tốt được nhu cầu của khách hàng nếu khơng có được đầy đủ các thơng tin chính xác về thị trường. Vì vậy nghiên cứu thị trường khâu quan trọng đầu tiên làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay. Thông qua việc nghiên cứu thị trường Công ty sẽ nắm được những thơng tin về giá cả, tình hình cung cầu sản phẩm mà Cơng ty sản xuất để đề ra những phương án chiến lược và lập kế hoạch kinh doanh cho Công ty. Và Công ty CP Trần Nguyễn Hà cũng phải tuân thủ qui luật này nếu muốn tồn tại và phát triển.
Theo đánh giá của Cơng ty thì hiện tại 60-65% sản lượng của Công ty từ các khách hàng cũ, đơn đặt hàng định kì và chỉ có 35% mới đặt lần đầu và chạy thử mẫu mỗi quý khách hàng. Theo thống kê phòng kinh doanh, khách hàng thị trường miền Bắc chiếm 80%, miền Trung khoảng 5% và miền Nam khoảng 15%. Vì vậy có thể nói thị trường miền Bắc đang là thị trường sống cịn của Cơng ty. Định hướng Phạm Huyền Trang 24
cơ bản của hoạt động thị trường trong thời gian tới của Công ty là giữ vững thị trường cũ, khách hàng đa có và từng bước mở rộng thị trường mới, đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu. Nhu cầu về mặt hàng tem nhãn decal in màu chiếm khoảng 83% và tem trắng khoảng 17% và có xu hướng giảm đi.
Hiện nay, Công ty CP Trần Nguyễn Hà chưa thực sự đầu tư và quan tâm tới việc dự báo nhu cầu, chưa hiểu được tầm quan trọng và đủ nguồn lực để thực hiện dự báo cũng như chưa có sự kết hợp giữa các phịng ban Kinh doanh và Quản lý sản xuất để thực hiện dự báo. Hiện trạng là vẫn sản xuất thụ động khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng mới bắt đầu đặt các nguyên vật liệu đầu vào cũng như các kế hoạch triển khai sản xuất.
Vì vậy hàng năm để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh thì Cơng ty nên phải tiến hành nghiên cứu và dự báo cả thị trường bằng các phương pháp định lượng và định tính các miền, điều tra nhu cầu tiêu dùng của các đối tác doanh nghiệp, khai thác tốt thông tin trên mạng để kịp thời cập nhật các thay đổi trong xu hướng tiêu dùng của khách hàng … để từ đó lập kế hoạch sản xuất cho từng mặt hàng phù hợp, giảm được thời gian do phải chờ đợi nguyên vật liệu, các dụng cụ cần, lao động để gia công chủ động hơn.
2.2.1.3 Căn cứ vào năng lực hiện có của Cơng ty
Khi tiến hành lập kế hoạch thì người ta phải căn cứ vào khả năng hiện có của Cơng ty để biết được hiện nay, Cơng ty phải xem xét đánh giá năng lực chủ yếu về các mặt sau: Năng lực về số lượng máy móc thiết bị, định mức cơng nghệ, lao động, năng lực sản xuất của Cơng ty…
- Năng lực máy móc thiết bị của Cơng ty: Hiện nay Công ty CP Trần Nguyễn Hà với số lượng máy móc thiết bị là khoảng 20 chiếc bao gồm máy in, máy bế, máy xẻ, máy cán keo và các máy kiểm tra hàng lỗi tự động và bán tự động. Các máy móc thiết bị đều được nhập khẩu từ công nghệ của Đức và Nhật Bản, Trung Quốc. Căn cứ vào năng lực sản xuất của từng xí nghiệp may mà Phịng kế hoạch lập kế hoạch giao cho các đơn vị. Tháng 7/2022 và tháng 10/2022, Cơng ty sẽ đón thêm 2 máy In Flexo cơng nghệ cao lần lượt 8 màu và 10 màu để nâng cao năng lực sản xuất ở khu vực trọng tâm là khu vực In, từ đó cũng kéo theo nâng cao năng suất của cả Công ty.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý
- Năng lực lao động của Cơng ty: Hiện nay Cơng ty có khoảng 30 cơng nhân với tay nghề cao, có khoảng hơn 25 nhân viên gián tiếp làm việc trong các phòng ban chức năng có trình độ từ cao đẳng trở lên. Đối với cơng tác lập kế hoạch thì lao động là một nhân tố quan trọng quyết định chất lượng của kế hoạch đề ra và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Để có được một kế hoạch với những chỉ tiêu hợp lý và các biện pháp thực hiện chỉ tiêu đó một cách phù hợp, địi hỏi phải có một đội ngũ lao động trong bộ phận kế hoạch có năng lực và trình độ cao. Hiện nay, ở Cơng ty phịng Quản lý sản xuất gồm có 4 người trong đó có 75% có trình độ đại học, cịn lại có trình độ cao đẳng, 1/2 các nhân viên trong phòng đều là những người công tác lâu năm trong Công ty, đây là một đội ngũ khá hùng hậu về mặt số lượng và chất lượng, do đó tạo điều kiện tốt cho cơng tác lập kế hoạch của Công ty
Năng lực sản xuất của Công ty: Với số lượng máy móc thiết bị tương đối lớn, cơng nghệ hiện đại, đội ngũ cơng nhân có tay nghề cao thì năng lực sản xuất của Cơng ty là tương đối chưa cao so với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành in ấn,Công ty đã chú trọng đầu tư thêm máy móc thiết bị và mở rộng mặt bằng xưởng hướng tới có thể đáp ứng được những đơn hàng gia công với số lượng lớn của đối tác trên cả nước và số lượng ngày càng tăng.
Thực trạng hiện tại ở Công ty, các cơng nhân trực tiếp đứng máy phải địi hỏi kĩ năng và kinh nghiệm làm lâu lắm thì mới có thể xử lý màu sắc và gia công đúng hàng mẫu, muốn giảm được thời gian sản xuất và khấu hao bắt đầu chạy máy, khấu hao căn chỉnh bài thì đào tạo cơng nhân nâng cao tay nghề là rất quan trọng. Với thực trạng phòng Quản lý sản xuất ở Trần Nguyễn Hà mới thành lập được 6 tháng cuối 2021 và đầu năm 2022 nên vẫn cịn non yếu và nhiều khó khăn để thực hiện hết các kế hoạch mục tiêu được Ban Giám đốc đề ra.
Mục tiêu trong 3 tháng đầu tiên là vừa thích ứng được tư duy năng suất đi kèm với chất lượng, các nhân viên phịng hiểu rõ các cơng đoạn và cách thức hoạt động của máy móc, đồng thời tính tốn được định mức và năng lực sản xuất của các máy móc, con người ở các khu vực trong quá trình sản xuất.
Mục tiêu 3 tháng tiếp theo là Đào tạo và đánh giá nhân viên, công nhân đứng máy, đưa ra được các bảng tiêu chuẩn thao tác hướng dẫn công việc, thực hiện đồng Phạm Huyền Trang 26
thời các dự án cải tiến năng suất, chất lượng và bắt đầu ban hành kế hoạch sản xuất ngắn hạn theo tuần, ngày của Khu vực In- Khu vực trọng yếu trong quy trình sản xuất và là nút thắt cổ chai của tồn Cơng ty. Làm tiền đề sẽ kiểm soát và ra kế hoạch cho từng bộ phận, khu vực sản xuất ở phía sau là Bế, Xẻ, Cán keo, đóng gói.
2.2.1.4 Căn cứ vào kết quả đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm trước
Khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tuần, tháng, ngoài việc căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu của kế hoạch năm, chỉ tiêu kế hoạch do Ban giám đốc giao xuống, năng lực hiện có của cơng ty, kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường thì Cơng ty cịn phải căn cứ vào tình hình đánh giá kế hoạch thực hiện năm trước, tức là xem xét khả năng thực hiện kế hoạch là bao nhiêu, đạt được những kết quả gì và cịn tồn tại những gì…để từ đó đề ra kế hoạch cho tháng, quý, năm tới .
Trong Công ty thường xây dựng kế hoạch tháng, sau mỗi một tháng Cơng ty thường tổng kết đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đặt ra và báo cáo theo quý để làm cơ sở cho việc đề ra kế hoạch cho tháng tiếp theo .
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý
Hình 2.9 Bảng báo cáo tình hình 3 tháng sau làm kế hoạch quản lý sản xuất
(Nguồn: Phịng Quản lý sản xuất)
Hình 2.10 Kế hoạch 2 tháng 4,5/2022 của bộ phận sản xuất
(Nguồn: Phòng Quản lý sản xuất)