PHẦN 2 PHÂN TÍCH QUẢN LÝ CƠNG NGHIỆP
2.2 Tìm hiểu cơng tác lập kế hoạch và điều độ sản xuất
2.2.4 Các bước xây dựng kế hoạch sản xuất ngắn hạn
Để quy trình hoạt động có hiệu quả phải tn thủ chặt chẽ từng bước quy trình, các bước thực hiện đảm bảo được phát huy hiệu quả cần thiết. Các bước quan trọng cần lưu ý:
-Thu thập thông tin, các căn cứ để lập kế hoạch.
- Triển khai lập kế hoạch chức năng, đặc biệt là kế hoạch nguyên vật liệu, vật tư, lao động.
- Triển khai kế hoạch sản xuất, đặc biệt là công tác điều độ sản xuất.
Nếu làm tốt các bước này sẽ đảm bảo gần như chắc chắn rằng kế hoạch được xây dựng tương đối chính xác và q trình triển khai sẽ hồn thành xuất sắc kế hoạch đã xây dựng.
Bước 1, Phân tích, đánh giá việc thực hiện kế hoạch 9 tháng đầu năm và xây dựng kế hoạch tổng thể.
Kết thúc Quý III sang quý IV hàng năm , Công ty bắt đầu chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho năm tới. Phòng kinh doanh kết hợp với Phịng Kế tốn và Nhân sự tiến hành đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch 9 tháng đầu năm và dự kiến tình hình thực hiện 3 tháng cuối năm. Để đánh giá chính xác tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, các bộ phận lập báo cáo tình sản xuất hàng tháng gửi về Phòng Kế tốn và Nhân sự để tổng hợp. Chính những hoạt động này giúp Cơng ty nắm bắt rất tốt về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của năm và có những giải pháp, điều chỉnh phù hợp nhằm hoàn thành kế hoạch sản xuất được giao với hiệu quả cao nhất. Các chỉ tiêu để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất 9 tháng đầu năm của Công ty là: Chỉ tiêu về số lượng, chủng loại sản phẩm, bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, giá trị sản xuất công nghiệp đã thực hiện so với kế hoạch được giao; tiến
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý
độ thực hiện các đơn hàng; tỷ lệ phế phẩm, hàng hoá trả lại; năng suất lao động của từng phân xưởng .
Sau khi có kết quả phân tích, đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất 9 tháng đầu năm kết hợp với kết quả phân tích thị trường , Phịng kinh doanh xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trên cơ sở đảm bảo định hướng phát triển của Công ty và thực hiện thành công các mục tiêu mà Ban Giám đốc đã đề ra.
Nhận xét chung về công tác chuẩn bị xây dựng kế hoạch sản xuất của Công ty CP Trần Nguyễn Hà là tương đối tốt. Tuy nhiên, khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch sản xuất Cơng ty chủ yếu phân tích các yếu tố chủ quan bên trong doanh nghiệp mà chưa chú trọng phân tích các yếu tố bên ngồi doanh nghiệp, đặc biệt là các yếu tố thị trường. Công ty cũng chưa đầu tư thoả đáng cho công tác nghiên cứu thị trường, thông tin về nhu cầu thị trường chủ yếu do phịng kinh doanh thu thập cũng khơng đầy đủ . Phịng kinh doanh chủ yếu tập trung vào cơng tác tiêu thụ sản phẩm, và sản xuất bị động theo đơn đặt hàng, vẫn còn yếu trong việc nắm bắt một cách chi tiết, cụ thể về những nhu cầu của khách hàng , thị trường tiềm năng. Chính vì những lý do trên mà công tác chuẩn bị lập kế hoạch sản xuất của Cơng ty cịn thiếu chính xác so với nhu cầu thực tế của thị trường làm ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Chỉ tiêu Đơn vị tính Kế hoạch tháng 10 năm 2021 I. Giá trị tổng sản lượng 1000 đ 1.900.000 II. Sản lượng
1. Tem In màu Nghìn Chiếc 3.300 2. Tem Trắng Nghìn Chiếc 700
3. Tem Code Nghìn Chiếc 800 III. Tồn kho
1. Thành phẩm Nghìn Chiếc 100
Bảng 2.6 Chỉ tiêu kế hoạch sản xuất năm 2021 (Nguồn: Kế hoạch SX năm 2020, Phịng Kinh doanh)
Bước 2, Tính tốn năng lực của các bộ phận trong Công ty
Bộ phận Quản lý sản xuất kết hợp với Trưởng phòng các bộ phận thu thập các thông tin về năng lực hiện tại của từng bộ phận trong Cơng ty, tổng hợp để tính tốn xem cần thay đổi cơng suất như thế nào để đáp ứng khả năng sản xuất theo mức sản lượng yêu cầu từ các đơn hàng. Công đoạn này phải được thực hiện chính xác, đối với người Bộ phận Quản lý sản xuất cần trao đổi liên tục, chi tiết đối với các bên liên quan để tránh tính tốn sai cơng suất.
Kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu có vai trị đặc biệt quan trọng đảm bảo tính khả thi của kế hoạch sản xuất. Nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm của Công ty chủ yếu là các loại giấy decal, loại màng giấy. Đây là những nguyên vật liệu được nhập ngay ở Việt Nam, thời gian nhập hàng mất từ 3-7 ngày.
Để hoạch định kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu Phòng kinh doanh sử dụng các số liệu thống kê về hao hụt nguyên vật liệu dùng cho sản xuất hàng của Công ty, tuy số liệu này chưa chính xác nhưng có thể chấp nhận được và phù hợp với điều kiện dung sai 5%
Để xây dựng kế hoạch năng lực sản xuất của nhà máy, các cán bộ của phòng kinh doanh tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất phải tham khảo lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan , cụ thể :
-Về năng lực sản xuất của nhà máy: Năng lực sản xuất của nhà máy phụ thuộc vào tình trạng trang thiết bị máy móc của các xưởng sản xuất gồm phân xưởng sản xuất dụng cụ. Vì vậy, ngồi việc phân tích đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất hàng năm các cán bộ xây dựng kế hoạch sản xuất của Phòng Kinh doanh việc trực tiếp với Quản lý sản xuất và các phân xưởng để nắm bắt năng lực thực tế và cùng các đơn vị đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao năng lực sản xuất của toàn nhà máy phấn đấu hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất
-Về định mức sản xuất sản phẩm: Các chỉ tiêu định mức sản xuất sản phẩm do Phòng Quản lý sản xuất chịu trách nhiệm xây dựng và được Tổng giám đốc Công ty Cổ phần kinh doanh thiết bị cơng nghiệp phê duyệt. Trong q trình thực hiện các định mức được điều chỉnh khi áp dụng những cải tiến kỹ thuật hoặc tình trạng kỹ thuật máy móc khơng đáp ứng được. Định mức sản xuất sản phẩm được Phịng Quản lý sản xuất xây dựng trên cơ sở cơng nghệ chế tạo, thực tế trang thiết bị sản xuất tại các phân xưởng là sự tiêu hao về thời gian năng lực của các nguồn lực sản xuất đối với từng khu vực sản xuất của nhà máy, nó có vai trị quan trọng trong việc
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý
thực hiện kế hoạch sản xuất của Nhà máy và là cơ sở cơ cung cấp các số liệu phục vụ cho công tác xây dựng kế hoạch năng lực thô.Định mức sản phẩm đối với một số sản phẩm chính được thể hiện trong các bảng dưới đây.
Nhận xét chung về công tác xây dựng và lựa chọn phương án sản xuất tại Công ty CP Trần Nguyễn Hà đang bước đầu thực hiện và thu thập dữ liệu, định mức của từng loại máy móc. Từ những cuối năm 2021 trở về trước, do chưa có hoạch định cơng suất bài bản và chưa có quy trình sản xuất chuẩn, vì vậy cơng tác xây dựng và lựa chọn phương án sản xuất chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tế của các năm trước và phụ thuộc rất nhiều vào công tác duy tu bảo dưỡng, sửa chữa, khả năng khắc phục sự cố máy móc. Nhà máy rất bị động trong cơng tác lựa chọn phương án sản xuất, trong thực tế nhà máy luôn chấp nhận các đơn hàng của khách hàng mà khơng tính tới chi phí tăng ca và chi phí thay đổi năng suất điều này làm ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà máy.
Hình 2.11 Bảng báo cáo kết quả hàng ngày khu vực Bế
(Nguồn: Phòng Quản lý sản xuất Trần Nguyễn Hà)
Mã TP TỐC ĐỘ MÁY IN (m/p) Tốc độ Letter (v/p) Bước in Sản lượng 1h chạy máy (m) Máy DAILOI550ML 150 9000 Flexo DAILOICON70-500ML 140 8400 Flexo DFR6GB-1820 120 7200 Flexo HAILINH.C-100X60 140 8400 Flexo 12800000CB6999 10,3 120 86 Letter 2 12800000CB7267 10,3 120 86 Letter 2 12800000CB7268 10,3 120 86 Letter 2 12800000CB7269 10,3 120 86 Letter 2 8709WH-90-3K SANPHAMPHU 14,2 100 142 Letter 2 8SKCK3415NIL410 16,7 65 257 Letter 2 Biomin-148x210-01 19,2 90 213 Letter 2 SP96-005 18,7 115 163 Letter 4 SP96-006 16,3 100 163 Letter 4 SV1911020 16,1 155 104 Letter 4 SV1911022 17,9 140 128 Letter 4 SV1911023 13,9 110 126 Letter 4 SV1911024 16,4 150 109 Letter 4 T02655 13,2 70 188 Letter 7 T02671 10,9 110 99 Letter 7 T02706 0,0 100 Letter 7
TEM KHỬ KEO-55X33-01 9,0 125 72 Letter 7
TEM PACKIT 1020664 20,0 115 174 Letter 7
TEM PACKIT 1020666 18,3 95 193 Letter 7
Bảng 2.7 Định mức Khu vực In theo sản phẩm
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý
Mã TP TỐC ĐỘ MÁY
(lần dập/h)
Số tem/ 1
lần bế Máy bế số Tốc độ máy (cái /h)
4261 7000 1 1 1021508800 7000 6 1 42000 1021508900 7500 6 1 45000 1021509000 7000 1 0 1023360600 7500 6 1 45000 BSV216 110 2 2 13200 BSV252 100 12 2 72000 BSV30 90 9 2 48600 BSV31 120 2 0 BSV34 110 4 2 26400 BSV35 110 2 2 13200 BSV37 100 2 0 BSV38 8000 12 3 96000 BSV40 8000 12 3 96000 BSV60 8000 12 3 96000 CHẠY MẪU 3 0 CMR05274 125000 6 3 750000 CPC130x80.01 600 2 3 72000 DAILOI70-500ML 8000 2 3 16000 SANPHAMPHU 7000 4 0 SD210-003 6000 2 4 12000 SP02-008 13000 4 0 SP04-008 15000 4 0 SP11-019 8900 2 4 17800 SP18-023 8000 6 4 48000 Bảng 2.8 Định mức khu vực Bế theo sản phẩm
(Nguồn: Phòng Quản lý sản xuất Trần Nguyễn Hà)
Việc thực hiện tính tốn năng lực sản xuất và định mức lao động sẽ được lấy dựa trên bảng kết quả báo cáo định kì hàng ngày của từng cơng nhân, từng máy, từng công đoạn và được lưu trữ và điều chỉnh xuyên suốt. Từ kết quả báo cáo sản phẩm hàng ngày này, Phòng Quản lý sản xuất đã thu thập và xử lý số liệu để tính tốn được năng lực sản xuất của từng bộ phận, định mức thời gian theo sản phẩm từ đó có thể dễ dàng lập được kế hoạch sản xuất cho những mã hàng tương tự sản xuất sau.
Bước 3, Nhận yêu cầu đơn đặt hàng sản xuất từ Phòng kinh doanh
Mỗi ngày, sáng trước 9 giờ phía Phịng kinh doanh sẽ gửi yêu cầu cho các đơn hàng đã được đặt hàng và có các thông tin cần thiết và dựa vào kế hoạch của Cơng ty sẽ để làm căn cứ tính tốn nguồn lực và xây dựng kế hoạch sản xuất.
Hình 2.12 Lệnh sản xuất đối với sản phẩm In màu
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
Bước 4, Từ việc tính tốn năng lực sản xuất và đơn đặt hàng, xây dựng các kế hoạch đặt hàng, kế hoạch thiết bị, kế hoạch nhân sự.
Từ các kế hoạch tháng đã được thông qua và thống nhất với Bộ phận trực tiếp sản xuất, bộ phận Quản lý sản xuất thiết kế lại kế hoạch sản xuất chi tiết vào mỗi thứ 3 và thứ 6 hàng tuần cho từng bộ phận theo từng ca, kế hoạch màu, kế hoạch
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý
xuất hàng, các bộ phận từ đó theo dõi được tiến độ từng đơn hàng. Các bảng sản xuất hàng ngày này sẽ đưa ra các mã sản phẩm đủ trong từ 2-3 ngày sản xuất. Sau đó sẽ cập nhật các đơn hàng mới và các đơn hàng cần gấp để điều chỉnh linh hoạt và cân đối với ngày giao hàng.
Do đặc điểm về khách hàng, thị trường của nhà máy thì sản phẩm của nhà máy chủ yếu là đáp ứng nhu cầu của khách hàng sản xuất theo đơn đặt hàng. Vì vậy, đối với phương án sản xuất nhà máy ln có kế hoạch sản xuất linh hoạt với 5% hàng dự trữ và tiến dần tới việc khơng có tồn kho thành phẩm, kế hoạch sản xuất cho đơn hàng cụ thể không dựa vào hàng tồn kho. Do yêu cầu thực tế khách quan, nhà máy luôn phải xây dựng, điều chỉnh kế hoạch tác nghiệp sản xuất cho từng tháng, tuần hoặc thậm chí từng ngày và nhà máy áp dụng chế độ tăng ca, làm thêm giờ và thuê ngoài để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Hình 2.13 Kế hoạch sản xuất bộ phận In các máy
(Nguồn: Phòng Quản lý sản xuất Trần Nguyễn Hà)
Hiện tại, do nguồn lực và Phòng Quản lý sản xuất mới thành lập nên còn non yếu và bổ sung, nguồn lực phòng còn thiếu, bước đầu giải quyết được vấn đề thắt cổ chai quan trọng ở khu vực In, tiếp tục thu thập và tính tốn để tiếp theo sẽ lập được kế hoạch các khu vực sau đó để hồn thiện hệ thống kế hoạch và đánh giá.