2.2.1 Sơ lược phầm mềm quản lý logistics tại công ty Nhựa Long Thành Hiện tại hệ thống số liệu cũng như qui trình logistics của Nhựa Long Thành Hiện tại hệ thống số liệu cũng như qui trình logistics của Nhựa Long Thành được sử dụng trên nhiều phần mềm như :
( Nguồn :Công ty Nhựa Long Thành )
AccNet ERP là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp có khả năng thu thập, xử lý đến quản lý các lĩnh vực then chốt của doanh nghiệp như tài chính, bán hàng, mua hàng, kho…và kết nối với khâu sản xuất và hoạch định sản xuất và giúp công ty nâng cao năng lực quản lý tài chính, kinh doanh và phần mềm có thể :
+ Cung cấp thơng tin tài chính doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời.
+ Giảm thiểu thời gian xử lý chứng từ, tận dụng tối đa nguồn nhân lực cho cơng tác quản trị tài chính kế tốn.
+ Phân quyền rõ ràng, tăng tính chính xác và kiểm sốt nội bộ, phát hiện gian lận và thất thoát tài sản.
+ Tăng cường kiểm sốt chi phí, tìm ra ngun nhân lãi lỗ, phát hiện các chiều hướng biến động chi phí, xác định lĩnh vực cần tiết giảm chi phí.
+ Hỗ trợ việc huy động vốn được dễ dàng nhờ thơng tin tài chính minh bạch rõ ràng từ số liệu tổng hợp đến chi tiết; giúp làm dự tốn và lập kế hoạch tài chính.
+ Giúp tạo báo cáo thuế nhanh chóng, chính xác, đúng quy định. + Giá trị đem lại cao hơn với chi phí thấp hơn.
+Phù hợp với quy định của hệ thống kế toán Việt Nam (VAS), cập nhật theo các văn bản mới nhất của Bộ Tài Chính.
+ Đa tiền tệ: Cho phép hạch tốn kế tốn, quản lý quỹ và cơng nợ theo nhiều loại tiền tệ khác nhau.
+Đa cấp, đa chi nhánh: Tổng hợp số liệu từ nhiều chi nhánh, công ty con, từ dữ liệu chi tiết đến báo cáo tài chính.
+Đa tác vụ: Người dùng có thể làm việc trên nhiều chức năng cùng lúc.
+ Linh hoạt, dễ sử dụng: Cho phép thiết lập các thông số tùy biến phù hợp với từng hoại hình hoạt động và đặc thù của doanh nghiệp.
+Hệ thống kiểm soát tồn kho nghiêm ngặt: cho phép kiểm soát tồn kho theo nhiều cấp độ: Tổng kho và kho riêng, lô và số seri.
+ Khả năng tích hợp cao: do được thiết kế đồng bộ nên AccNetERP có khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác như: Quản trị nhân sự – tiền lương
(HRP-Payroll); Quản trị tài sản cố định (Fixed Asset), Quản lý bán hàng (SOP, POS)…
+ Hỗ trợ quyết định: AccNetERP cung cấp hàng loạt các báo cáo quản trị giúp Ban Tổng giám đốc đưa ra các quyết định đúng đắn và nhanh chóng.
+ Hệ thống mở, linh hoạt với nhiều hình thức xuất/ nhập dữ liệu giao tiếp dễ dàng với các dữ liệu khác.
+ Cho phép xem số liệu tài chính trên internet thơng qua tùy chọn báo cáo từ xa, báo cáo tài chính trên AccNet có thể xem mọi lúc, mọi nơi.
+ Bảo mật nghiêm ngặt, tổ chức phân quyền sử dụng chặt chẽ đến từng chức năng.
+ Xây dựng trên 100% cơng nghệ của Microsoft nên có khả năng tích hợp cao với các ứng dụng văn phòng khác của Microsoft: Word, Excel, Access, Outlook. [13]
b. Phần mềm Paperless: dùng để lưu trữ các tài liệu, qui trình, quản lý các module
báo cáo, định mức nguyên vật liệu,….
( Nguồn :Công ty Long Thành )
c. Phần mềm mua hàng (Purchase Order) : dùng để phát hành PO mua hàng ,
( Nguồn :Công ty Long Thành )
d. Phần mềm Quản lý nhân sự tiền lương: dùng để quản lý về nhân sự như :
điểm danh, nghỉ phép, tính lương,….
( Nguồn :Công ty Long Thành )
e. Phần mềm hỗ trợ kế toán: dùng để theo dõi đơn hàng, hợp đồng, tồn kho
Hiện tại các nghiệp vụ logistics, số liệu của công ty không tập trung ở một phần mềm mà các nằm trên nhiều phần mềm khác nhau.
2.2.2 Qui trình quản lý logistics tại cơng ty
2.2.2.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý kho hàng Mục đích đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu được việc quản lý kho, giảm tối đa quá trình mất mát trong quá trình xuất nhập kho. Đảm bảo tính thống nhất trong tồn hệ thống.
Sơ đồ 2.3 Qui trình tổng quát quản lý kho
( Nguồn : hoạt động thực tế tại công ty )
Hiện nay Công ty đang chạy theo hai chương trình quản lý là: Paperless và Accnet và đang trong quá trình triển khai phần mềm ERP.
a. Quản lý mã : Khi phát bắt đầu tạo
( Nguồn : hoạt động thực tế tại công ty ) Mô tả chi tiết:
STT
BƯỚC
THỰC HIỆN PHÒNG BAN NỘI DUNG
1
Yêu cầu cấp mã mới hoặc sửa tên mã đã có P.Kinh doanh,Kế hoạch,mua hàng,Xuất nhập khẩu
Khi có một nhu cầu hoặc một nghiệp vụ phát sinh sẽ vào hệ thống Paperless vào module tạo mới để lập yêu cầu tạo mới hoặc sữa tên mã cũ .Yêu cầu này sẽ được chuyển đến bước
kế tiếp.
Đính kèm tài liệu chứng minh: Hợp đồng ,báo giá ,Giấy phép kinh doanh,….
2
Kiểm tra tính hợp hệ của yêu cầu theo đúng qui định tạo mã của cơng ty.
Phịng QA/QC hoặc - P.Kế toán
Tùy vào hoạt động nghiệp vụ liên quan đến mã vật tư hay mã nhà cung cấp mới thì hệ thống sẽ chuyển đến phòng QA/QC hoặc phịng kế tốn kiểm tra tính hợp lệ ,hợp lý của mã cần tạo tên.Sau đó yêu cầu này sẽ được chuyển đến bước kế tiếp.
3
Kiểm tra sự tồn tại của mã mới
trong hệ thống
Accnet
Phòng IT
Dựa vào yêu cầu tạo mới hay cập nhật mã cũ thì cán bộ phịng IT sẽ kiểm tra trong hệ thống: Đối với yêu cầu tạo mã mới : nếu trong hệ thống khơng tồn tại thì tiếp tục chuyển sang bước 4 ,nếu mã này đã có trong hệ thống thì trả về bước 1. Sau đó yêu cầu này sẽ được chuyển trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
4 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Dựa vào yêu của các phòng ban thì Ban Tổng Giám đốc sẽ phê duyệt cho hệ thống chạy. Sau đó phê duyệt này sẽ được chuyển đến phòng IT cập nhật vào hệ thống.
5 Cập nhật dữ
liệu vào hệ thống Phòng IT
Dựa vào yêu cầu tạo mới hay cập nhật mã cũ thì cán bộ phịng IT sẽ cập nhật vào hệ thống và đóng hành động này .Sau khi hồn thành việc cập nhật thì hệ thống sẽ tự động gửi mail thông báo cho người yêu cầu được biết.
( Nguồn : hoạt động thực tế tại công ty ) Chi tiết :
STT
BƯỚC
THỰC HIỆN PHÒNG BAN NỘI DUNG
1 Lập phiếu yêu
cầu mua hàng
Bộ phận có nhu cầu
Khi bộ phận nào có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng trình Ban Tổng Giám đốc xin mua.Sau khi được phê duyệt sẽ chuyển phiếu yêu cầu sang phòng mua hàng. 2 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Ban Tổng Giám đốc sẽ dựa vào nhu cầu thực tế của bộ phận đó đồng ý cho mua vật tư theo yêu cầu. 3 Nhận phiếu yêu cầu và lập PO đặt hàng Phòng mua hàng
Dựa vào Phiếu yêu cầu đã được phê duyệt phịng mua hàng sẽ trình duyệt giá, lập PO mua hàng theo qui định.
4 Kiểm tra hàng hóa và nhận hàng Phịng QA/QC- phòng mua hàng
Phòng QA/QC dựa vào các tiêu chuẩn kiểm tra sẽ kiểm tra vật tư theo PO cùng với nhân viên phòng mua hàng, thủ kho. Sau đó phịng mua hàng sẽ lập biên nhận mua hàng trong hệ thống trình BTGĐ phê duyệt. 5 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Dựa vào xác nhận của các phịng ban thì BTGĐ sẽ xác nhận đồng ý cho nhập kho và xác nhận cơng nợ trong hệ thống.
c/ Qui trình xuất kho bán hàng :
Chi tiết
STT
BƯỚC THỰC HIỆN
PHÒNG
BAN NỘI DUNG
1 Lên đơn hàng Phòng kinh
doanh
- Phòng kinh doanh lập đơn hàng trên hệ thống Accnet và lập phiếu thơng tin đơn hàng. Sau đó chuyển đơn hàng sang phịng kế tốn xác nhận.
- Sau khi phịng kế tốn xác nhận sẽ đơn hàng sẽ chuyển đến Ban Tổng Giám đốc, phịng kinh doanh sẽ trực tiếp trình duyệt.
Sau đó phịng kinh doanh chuyển Đơn hàng đã được phê duyệt sang phòng Điều vận yêu cầu giao hàng. 2 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc Ban Tổng Giám đốc sẽ duyệt đơn hàng và phiếu xuất kho. 3 Nhận đơn hàng và lên kế hoạch giao hàng theo yêu cầu phòng kinh doanh Điều vận
Dựa vào Đơn hàng đã được duyệt, phòng Điều vận sẽ lên kế hoạch giao hàng.Và chuyển thơng tin chính xác đến bộ phận kho. 4 Kiểm tra hàng hóa và xuất kho Phịng QA/QC- kho thành phẩm -tổ bảo vệ Thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho theo đơn hàng . Phòng QA/QC dựa vào các tiêu chuẩn kiểm tra sẽ kiểm soát chất lượng, số lượng của
đơn hàng, cùng sự xác nhận của bảo vệ trên phiếu xuất kho, sau đó trình lên Ban Tổng Giám đốc phê duyệt .
5 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Dựa vào xác nhận của các phịng ban thì BTGĐ sẽ xác nhận đồng ý cho xuất kho và xác nhận công nợ trong hệ thống.
2.2.2.2 Áp dụng 5S vào việc quản lý kho
5S NGHĨA YÊU CẦU
S1 Sàng lọc Phân loại những thứ cần thiết và
không cần thiết ,loại bỏ những thứ không cần thiết
S2 Sắp xếp Sắp xếp đúng vật ,đúng chỗ,và có
đánh số ký hiệu.Dễ tìm ,dễ thấy
S3 Sạch sẽ Giữ gìn nơi làm việc,thiết bị ,dụng cụ
ln sạch sẽ
S4 Săn sóc Duy trì 3S (sàng lọc ,sắp xếp,sạch sẽ )
S5 Sẵn sàng Rèn luyện việc tuân thủ 3S một
cách tự giác và tự nguyện.
Sơ đồ 2.5 Hình ảnh thực hiện 5S tại công ty Nhựa Long Thành
( Nguồn : Báo cáo việc thực hiện 5S của khối văn phòng tại kho của showroom năm 2011–Người thực hiện : tác giả )
2.2.3 Các nhà cung cấp đầu vào của sản xuất
Đối với Nhựa Long Thành thì hạt nhựa là một trong những nguyên liệu chính quyết định chất lượng sản phẩm nên sẽ đại diện cho phần lớn các nhà cung cấp của công ty.
Hiện tại lượng nguyên liệu chính là hạt nhựa đều được cung cấp từ các nhà cung cấp nhập khẩu.Vì vậy cơng ty rất cần một giải pháp nhằm cân đối giữa đảm bảo nhu cầu tồn kho cho sản xuất và giảm ảnh hưởng tối đa của việc biến đổi tăng giá nhựa.
Số lượng hạt nhựa sử dụng qua các năm:
Sơ đồ 2.6 Sản lượng nhựa công ty sử dụng qua các năm 2009-2012
( Nguồn : Số liệu thống kê của phòng cung ứng của Nhựa Long Thành)
Nhu cầu sử dụng đang có xu hướng tăng theo sự phát triển doanh thu của công ty qua các năm. Do vậy rất cần thiết cho việc đánh giá các nhà cung cấp nhằm đảm bảo nguồn nguyên liệu kịp thời cho sản xuất, cũng như giảm tối đa ảnh hưởng của biến động giá cả thị trường.
Sơ đồ 2.7 Biểu đồ loại hình các nhà cung cấp hạt nhựa nhập khẩu
( Nguồn : Tác giả tổng hợp từ danh sách nhà cung cấp của phòng xuất nhập khẩu –cập nhật đến tháng 08 năm 2012 )
Công ty nhập khẩu trực tiếp từ những tập đoàn lớn chiếm 61%, tất cả 100% nhà máy này đều đạt tiêu chuẩn cao nhất trên thị trường quốc tế là những công ty đứng đầu về ngành nhựa. Sản phẩm đã được kiểm soát 100 % theo tiêu chuẩn qui định chặt chẽ của hệ thống kiểm tra chất lượng và 31% được nhập thông qua các công ty thương mại cũng rất mạnh về hỗ trợ dịch vụ cho khách hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu cho các đơn hàng là trong vòng 15 -30 ngày. Đơn cử như nhà cung cấp Sabic thì tập đồn này có khoảng 7.000 cơng nhân , 15 nhà máy trên khắp các Châu Lục. Có khả năng cung cấp hơn 11 triệu tấn cho thị trường thế giới.
( Nguồn : tổng hợp theo kết quả đánh giá các nhà cung cấp theo phụ lục 4 )
Sơ đồ 2.8 Biểu đồ tăng trưởng sản lượng nhựa của nhà cung cấp Sabic
(Nguồn: Báo cáo Hội thảo định kỳ của Tập đoàn Sabic năm 2012 tổ chức ngày 14/09/2012 )
Bên cạnh đó là các nhà cung cấp đứng đầu thế giới như Exxon Mobil, Petronas , PTT Polymer , Basell Asia , …
Ý kiến của nhà cung cấp đa phần góp ý cho Long Thành là: gửi kế hoạch nhu cầu trong 6 tháng để cho bên nhà cung cấp có thể lên kế hoạch sản xuất tồn kho đáp ứng kịp thời cho Long Thành cho những dự án lớn.
Tuy nhiên do thị trường hạt nhựa biến động liên tục nên cơng ty cần có những chính sách phù hợp để hạn chế tối đa các tác động đến hoạt động kinh doanh do biến động giá hạt nhựa.
2.2.4. Khách hàng đầu ra của công ty
Công ty Nhựa Long Thành là một trong những công ty hàng đầu ở Việt Nam về nhựa công nghiệp, đặc biệt là các sản phẩm nhựa công nghiệp kỹ thuật cao như : Pallet nhựa, két bia, nước giải khát, container các loại, thùng rác công cộng, vỏ tivi, vỏ vi tính, phụ kiện nhựa cho xe máy, quạt máy, tủ lạnh,…
Bao bì chai, can nhựa các loại từ 20ml đến 30 lít: sử dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau như chai sữa tươi, chai đựng thuốc, chai nước trái cây, chai dầu gội, chai và can đựng hoá chất, dầu nhờn bằng nhựa HDPE, PP.
Bao bì nơng dược: chai coex nhiều lớp cho thuốc trừ sâu, thuốc diệt cỏ từ 20ml đến 1000ml.
Sản phẩm nhựa gia dụng hay sản phẩm khuyến mãi như : thau, xô, bàn ghế, kệ trưng bày sản phẩm, xô đá, thùng đá, mâm khay các loại, cán bàn chải một hoặc hai màu… bằng nhựa PP, PE, ABS, PS…
Sơ đồ 2.9 Biểu đồ tỷ trọng doanh số các sản phẩm của công ty năm 2012 (
Nguồn : Báo cáo MBO của Công ty Nhựa Long Thành năm 2012 của phòng QMS ) Kết quả đo lường sự thỏa mãn chất lượng dịch vụ của khách hàng của công ty
Hiện tại theo hệ thống dữ liệu Accnet thì Nhựa Long Thành có khoảng 4500 khách hàng. Tôi tiến hành cân nhắc chọn mẫu là 100 khách hàng thường xuyên để tiến hành gửi Bảng Câu hỏi để xin ý kiến đóng góp, với sự hỗ trợ khảo sát qua email của phịng Marketing.Và tơi xin tổng kết kết quả như sau :
a)Tổng hợp kết quả câu 1 đến câu 13 :
Bảng 2.2 Bảng kết quả khảo sát độ thỏa mãn của khách hàng
Câu hỏi
Customers( %)
Products
(%) Order (%) Satisfied (%) Choose(%) Intruduce(%)
a 8 37 8 15 35 42
b 15 18 24 34 11 25
c 27 16 40 22 18 19
d 35 18 17 17 22 10
e 15 12 11 12 14 4
( Nguồn : Kết quả phiếu khảo sát của tác giả theo phụ lục 1)
b) Thể hiện chi tiết trên biểu đồ :
Continue (%) Supports(%) Problems(%) Attitude(%)
Wait phone (%) Change supllier(%) Turnover(%) 25 15 17 14 45 8 5 23 42 41 29 55 54 10 31 34 39 47 0 14 23 14 7 5 7 0 12 34 7 2 1 3 0 12 28
Sơ đồ 2.10 : Biểu đồ kết quả khảo sát cơ cấu sản phẩm ( Nguồn : Kết quả phiếu khảo sát của tác giả theo phụ lục 1 )
Thị phần sản phẩm thế mạnh của công ty là Pallet chiếm 36%, tiếp đó là két bia, sóng nhựa và chai nhựa ,..
Kết quả lý do mà khách hàng chọn sản phẩm của Long Thành :
-Sơ đồ 2.11 Biểu đồ lý do mà khách hàng chọn sản phẩm của Long Thành
( Nguồn : Kết quả phiếu khảo sát của tác giả theo phụ lục 1 )
Lý do mà khách hàng chọn lựa sản phẩm của công ty là chất lượng (35%), tiếp đến là thiết kế, rồi phục vụ và cuối cùng là giá cả.
Kết quả về sự hài lòng về thời gian giao hàng và tồn kho sẵn có cho đơn hàng của khách hàng đối với công ty:
Sơ đồ 2.12 Biểu đồ sự hài lòng về thời gian giao hàng và tồn kho sẵn có cho đơn hàng của khách hàng ( Nguồn: Kết quả phiếu khảo sát của tác giả theo
Vẫn cịn 5% khách hàng khơng có hàng mua, như vậy chứng tỏ cần phải xem lại kế hoạch tồn kho cần phải thay đổi để tốt hơn.
-Sự hài lòng của khách hàng tổng quát về Long Thành và các đánh giá về thái