3.3. Các giải pháp áp dụng
3.3.2 Cải tiến qui trình quản lý hàng tồn kho
a.Mức tồn kho tối ưu:
Hiện tại qui trình quản lý tồn kho tại Cơng ty Nhựa Long Thành chưa được xem trọng, thường xuyên xảy ra tình trạng nhập dữ liệu nhiều lần gây tốn thời gian, chi phí và nhằm phục vụ cho khách hàng tốt hơn, hiệu quả hơn.Và tác giả đề suất một số biện pháp nhằm cải thiện qui trình quản lý hàng tồn kho với việc sử dụng thêm một số tính năng của phần mềm Accnet hay ERP mà công ty chuẩn bị ứng dụng. Nếu quản lý tốt tồn kho thì cơng ty có thể tiết kiệm nhiều chi phí liên quan
đến chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, chi phí mua hàng và chi phí thiếu hàng,…Nên rất cần thiết áp dụng ngay việc kiểm sốt mức tồn an tồn dựa trên mơ hình lượng đặt hàng tối ưu:
Sơ đồ 3.2 Mơ hình đặt hàng dự trữ mức tồn kho bình quân [7] ; [8] Điểm đặt hàng = Nhu cầu hàng ngày x Thời gian chờ hàng
Trong đó :
+ Nhu cầu hàng ngày = nhu cầu năm / số ngày làm việc trong năm
+Thời gian chờ hàng là thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng đến khi nhận được hàng.
Ví dụ: Tính điểm đặt hàng tối ưu cho mặt hàng nhựa HDPE 2208J với nhu cầu hàng ngày là 100 tấn/ năm và thời gian đặt hàng là 30 ngày .
Sơ đồ 3.3 Phương trình tổng chi phí tồn kho [7] , [8] D: Nhu cầu hàng năm;
S: Chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng; H: Chi phí lưu kho cho 1 đơn vị hàng hoá
Q: Lượng hàng đặt mua trong 1 đơn đặt hàng Cđh : Chi phí đặt hàng hàng năm;
Clk : Chi phí lưu kho hàng năm TC: Tổng chi phí tồn kho. Q*: Lượng đặt hàng tối ưu.
T: Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng. ROP: Điểm đặt hàng lại
d: Nhu cầu hàng ngày. L: Thời gian chờ hàng.
Do đó lượng đặt hàng tối ưu được áp dụng theo công thức :
Sơ đồ 3.4 Phương trình sản lượng đặt hàng tối ưu [6] , [7]
Như vậy ta có thể áp dụng cơng thức: Tổng chi phí tồn kho tối ưu :
Ví dụ : Tính điểm đặt hàng tối ưu cho mặt hàng nhựa HDPE 2208J với nhu cầu hàng ngày là 1000 tấn/ năm và thời gian đặt hàng là 30 ngày ,thời gian làm việc là 250 ngày /năm và với chi phí lưu kho của Hạt nhựa HDPE 2208J là : 0.4 triệu VND /năm ,chi phí đặt hàng là : 5,5 triệu ,qui mơ đơn hàng là 400 tấn .
TC1 = 5,5 x1000 /400 + 0.4 x 400/2 = 93.75 triệu đồng Cũng qui mơ này khi áp dụng mơ hình tối ưu :
Q* = √ (2 x 5,5 x 1000 )/0.4 = 166 tấn
Tổng chi phí mới là : =5,5 x1000 /166 + 0.4 x 166/2 = 66.33 triệu đồng Như vậy công ty tiết kiệm hàng năm được: 27.42 triệu
Điểm đặt hàng lại là : = 1000 x 30 / 250 = 120 tấn
Như vậy, khi số lượng hàng còn lại trong kho là 120 tấn thì cơng ty phải tiến hành đặt hàng, trong khoảng 30 ngày chờ hàng về thì cơng ty sử dụng lượng tồn kho cịn lại.
b.Áp dụng “ Just in time” để giảm tồn kho
Ngày nay mơ hình này đã phổ biến rộng rãi trên toàn thế giới. Tuy nhiên, để áp dụng thành công như Toyota ở Việt Nam thì có thể rất lâu mới có thể đạt được. Cơng ty đã áp dụng 5S được xem như một tiền đề cho việc áp dụng mơ hình JIT để giảm tồn kho.
+ Giảm lượng tồn kho ở tất cả các khâu cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm: một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được khơng gian và tiết kiệm chi phí do khơng phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm cịn tồn đọng trong kho. Lợi ích thứ hai thì khó thấy hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT, đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong q trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao. Phương pháp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó người ta càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh
+ Giảm nhu cầu về mặt bằng: đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lơ hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng. Kích thước lơ hàng nhỏ sẽ tạo ra một số lợi ích cho hệ thống JIT hoạt động một cách có hiệu
so với lơ hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi.Lơ hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc.Dễ kiểm tra chất lượng lơ hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi phí sửa lại lơ hàng sẽ thấp hơn lơ hàng có kích thước lớn.
Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt bằng của các phân xưởng thường được bố trí theo nhu cầu xử lý gia cơng. Hệ thống JIT thường sử dụng bố trí mặt bằng dựa trên nhu cầu sản phẩm. Thiết bị được sắp xếp để điều khiển những dịng sản phẩm giống nhau, có nhu cầu lắp ráp hay xử lý giống nhau. Để tránh việc di chuyển một khối lượng chi tiết lớn trong khu vực thì người ta đưa những lơ nhỏ chi tiết từ trung tâm làm việc này đến trung tâm làm việc kế tiếp, như vậy thời gian chờ đợi và lượng sản phẩm dở dang sẽ được giảm đến mức tối thiểu. Mặt khác, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu sẽ giảm đáng kể và không gian cho đầu ra cũng giảm.
+ Dòng sản xuất nhịp nhàng và ít gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn: người
ta mong muốn công nhân có thể điều chỉnh và sửa chữa nhỏ cũng như thực hiện việc lắp đặt.Trong hệ thống JIT người ta đẩy mạnh đơn giản hóa việc lắp đặt, làm thuận lợi cho người vận hành, và dòng sản xuất được nhịp nhàng. Trong hệ thống JIT, cơng nhân khơng chun mơn hóa mà được huấn luyện để thực hiện nhiều thao tác, do vậy họ có thể giúp những cơng nhân khơng theo kịp tiến độ. Do đó dịng sản phẩm sẽ được luân chuyển liên tục giảm tồn kho trên dây chuyền.
+Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp: hầu hết hệ
thống JIT mở rộng về phía người bán, người bán được yêu cầu giao hàng hóa có chất lượng cao, các lô hàng nhỏ và thời điểm giao hàng tương đối chính xác. Theo truyền thống, người mua đóng vai trị kiểm tra chất lượng và số lượng hàng mang đến, và khi hàng hóa kém phẩm chất thì trả cho người bán để sản xuất lại. Trong hệ thống JIT, hàng hóa kém phẩm chất sẽ đình trệ sự liên tục của dịng cơng việc. Hàng tồn kho gần như nằm tại kho nhà cung cấp. Ngoài ra việc kiểm tra chất lượng hàng hóa đưa đến được xem là khơng hiệu quả vì nó khơng được tính vào giá trị sản phẩm. Do đó việc đảm bảo chất lượng được chuyển sang người bán. Người mua sẽ làm việc với người bán để giúp họ đạt được chất lượng hàng hóa mong muốn. Mục tiêu cơ bản của người mua là có thể cơng nhận người bán như một nhà sản xuất hàng hóa chất lương cao, do vậy khơng cần có sự kiểm tra của người mua.
Tóm lại, JIT là hệ thống sản xuất được sử dụng chủ yếu trong sản xuất lặp lại, trong đó sản phẩm ln chuyển qua hệ thống được hồn thành đúng lịch trình và có rất ít tồn kho. Các lợi ích của JIT đã lơi cuốn sự chú ý của các nhà sản xuất từ vài thập niên trở lại đây, và việc áp dụng hệ thống JIT trong các doanh nghiệp nước ta là biện pháp không thể thiếu được nhằm tăng khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện nay.