CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
2.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt được hiểu là “tinh thần chung của nhà quản trị”. Mơi trường kiểm sốt là một trong năm bộ phận của kiểm sốt nội bộ, tuy nhiên mơi trường kiểm soát được nhận định là bao gồm 4 yếu tố cịn lại của kiểm sốt nội bộ; bởi lẽ mơi trường kiểm sốt thiết lập nên phong cách kiểm soát và ảnh hưởng đến nhận thức của các thành viên trong tổ chức đó. Mơi trường kiểm sốt là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác của kiểm sốt nội bộ, nếu nền khơng vững chãi dễ dẫn đến khả năng 4 nhân tố cịn lại khơng hiệu lực.
Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp. Nếu các nhà quản lý cho rằng cơng tác kiểm tra, kiểm sốt là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về KSNB sẽ khơng được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị.
Mơi trường kiểm sốt có năm ngun tắc sau:
- Đơn vị thể hiện được cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. (Nguyên tắc 1)
+ Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Quan điểm, nhận thức, hành vi quản trị và tư cách của những nhà Quản lý cấp cao trong đơn vị có tầm ảnh hưởng lớn đến việc thiết kế và vận hành KSNB bởi họ chính là người ra quyết định, chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động trong đơn vị. Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc được thể hiện qua nhiều hoạt động như việc lập và trình bày các loại báo cáo, lựa chọn các nguyên tắc kế toán thận trọng hay khơng khi có nhiều lựa chọn khác nhau về ngun tắc kế tốn, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế tốn và khẩu vị rủi ro của các nhà quản lý trong các hoạt động kinh doanh thường khác nhau. Bên cạnh đó, phong
cách điều hành, thái độ làm việc tạo ra văn hóa của đơn vị, nơi mỗi người tiến hành các hoạt động và thực hiện kiểm soát. Đặc thù của yếu tố này là quan điểm khác nhau của nhà quản lý đơn vị đối với BCTC cũng như đối với rủi ro kinh doanh. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh chính trực, cạnh tranh lành mạnh, có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính đồng thời có biện pháp hạn chế rủi ro kinh doanh. Ngược lại, nếu nhà quản lý có tư tưởng khơng lành mạnh thì rất có thể BCTC ẩn chứa các rủi ro dẫn đến mơi trường kiểm sốt trở nên khó khăn, thủ tục kiểm soát thiết kế lỏng lẻo.
Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp. Nếu các nhà quản lý cho rằng cơng tác kiểm tra, kiểm sốt là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm sốt bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về KSNB sẽ khơng được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị.
+ Yêu cầu tính chính trực và giá trị đạo đức, truyền đạt thông tin
Đây là nhân tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các KSNB.
Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thơng qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình
- HĐQT chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB. (Nguyên tắc 2)
HĐQT có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do HĐQT ban hành. Ngồi ra, HĐQT có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục sốt xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị.
BKS phải được hoạt động độc lập với bộ phận khác thì kết quả hoạt động kiểm soát sẽ hiệu quả, KSNB sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu. Sự độc lập tương đối của từng cá nhân, thành viên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát phải được coi trọng, đảm bảo khơng bị các lợi ích khác chi phối để đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể. BKS sẽ cung cấp các thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị về rủi ro có thể xảy ra trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
BKS có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá, rà sốt, đưa ra ý kiến về tình hình quản lý và điều hành doanh nghiệp. Bộ phận này nên được đảm bảo tốt nhất sự độc lập đối với tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp, có quyền hạn và thực hiện báo cáo, chịu sự quản lý trực tiếp của chủ doanh nghiệp.
- Nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. (Nguyên tắc 3)
Cơ cấu tổ chức trong đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm sốt và chia sẻ thơng tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý được thực hiện thơng suốt mà cịn giúp cho việc kiểm sốt lẫn nhau được duy trì thường xun và chặt chẽ hơn.
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ tạo mơi trường kiểm sốt tốt và đảm bảo hoạt động xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và
đặc điểm hoạt động của đơn vị, đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc điều hành, thực hiện nhiệm vụ
- Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thơng qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. (Nguyên tắc 4)
Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân. Nếu đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp có năng lực, có phẩm chất tốt, đáng tin cậy thì quy trình kiểm sốt sẽ giảm thiểu đi rất nhiều thủ tục, tránh gây phức tạp, mất thời gian và lãng phí nguồn lực. Nhưng nếu năng lực nhân viên yếu kém có thể phải tăng thủ tục lên nhiều mà chưa chắc đạt được hiệu quả cao.
Bên cạnh đó, ngay cả khi các nhân viên có năng lực nhưng những vấn đề phúc lợi chưa được thỏa đáng sẽ gây nên tình trạng tâm lý chán nản làm ảnh hưởng đến công việc và mục tiêu của tổ chức. Chính vì vậy, nhà quản lý cần phải xây dựng những chính sách cụ thể và rõ ràng, thỏa đáng về tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ hay sa thải, khen thưởng và kỷ luật nhân viên để có được đội ngũ nhân sự có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên tính hữu hiệu của KSNB.
- Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. (Nguyên tắc 5)
Cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm đối với các hoạt động; cách thức thiết lập trình tự hệ thống báo cáo và sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp. Ngồi ra, việc phân cơng có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thơng tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau như thế nào và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.