CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
4.1. Đánh giá kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo
4.1.1. Môi trường kiểm soát
- Về ưu điểm:
Tính chính trực và giá trị đạo đức: Tại Cơng ty Bảo Ngọc tính chính trực và giá trị đạo đức không được ban hành bằng văn bản như những doanh nghiệp lớn nhưng được thể hiện thông qua tiếp xúc hàng ngày giữa các bộ phận, giữa ban lãnh đạo với nhân viên cũng khá hiệu quả. Nhà quản lý có sự quan tâm nhất định đến KSNB, cũng đã có những quan điểm tiến bộ với một hệ thống các chính sách, thủ tục kiểm sốt trong doanh nghiệp tương đối phù hợp với tình hình phát triển của nền kinh tế Việt Nam và của Công ty.
Về cơ cấu tổ chức: hiện nay Công ty Bảo Ngọc đang tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, cơ cấu này có ưu điểm là khá gọn nhẹ và linh hoạt, điểm này hồn tồn phù hợp với đặc điểm, quy mơ của doanh nghiệp nhỏ và vừa. Các phịng ban được phân cơng chi tiết rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng giải quyết các công việc phát sinh. Các cán bộ công nhân viên được sắp xếp cơng việc phù hợp với trình độ, năng lực cá nhân là tiền đề hồn thành cơng việc và phát huy được tính sáng tạo trong cơng việc đảm bảo năng suất lao động.
Về chính sách nhân sự: Cơng ty cũng đã ban hành các chính sách cụ thể bằng văn bản như chính sách về tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật… Có sự đánh giá cơng khai cơng bằng về năng lực của từng công nhân trong bộ phận sản xuất. Được chi trả chế độ lương thưởng kết hợp cả lương sản phẩm và lương thời gian để theo dõi chặt chẽ cả thời gian làm việc và năng suất lao động của bộ phận sản xuất. Quy trình tuyển dụng cơng khai, minh bạch, đúng người đúng việc giúp cho hoạt động sản xuất có được nguồn nhân lực phù hợp nhất, đạt năng suất lao động cao nhất.
- Về tính chính trực và giá trị đạo đức: Cơng ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc chưa thực hiện việc xây dựng mơ hình văn hóa DN, chưa tạo được nét đặc trưng riêng có của DN mình.
- Cơ cấu tổ chức trong phần lớn Công ty chưa hợp lý: Về cơ cấu tổ chức vẫn còn nhiều điểm chưa hợp lý: hầu như vai trị của Ban kiểm sốt đang cịn khá mờ nhạt, chưa thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ của Ban, chưa có tính răng đe cao trong HĐSX, khơng có nhân viên phụ trách kiểm sốt lập định mức, bộ phận kế tốn quản trị.
- Cơng tác đào tạo chưa được Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc quan tâm đầy đủ làm cho chất lượng của đội ngũ lao động chưa đủ để đáp ứng cho nhu cầu trong thời kỳ hội nhập. Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc chưa thực hiện việc phân tích cơng việc, điều này cũng làm giảm đi tính hữu hiệu của KSNB.
- Các quy định về cách thức, trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ, mối quan hệ hợp tác giữa các phòng ban và nhân viên chưa được nghiên cứu, ban hành và tổ chức thực hiện.
- Chính sách nhân sự trong Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc bộc lộ nhiều bất cập, thể hiện ở hàng loạt vấn đề mà DN đang phải đối mặt như chất lượng lao động không đảm bảo yêu cầu, số lượng công nhân có tay nghề đang bị thiếu hụt, lực lượng lao động thường xuyên biến động. Thực tế này đang gây nhiều khó khăn, khiến Cơng ty khó đạt được các mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn.
- Công tác kế hoạch: Công tác kế hoạch của một số đơn vị cịn mang tính hình thức do xây dựng trên cơ sở số liệu ước tính. Do đó khi đánh giá việc thực hiện kế hoạch thường không đạt kế hoạch do đơn vị không lường trước được các khả năng xảy ra. Điều đó gây ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện kế hoạch của tồn Cơng ty.
4.1.2. Đánh giá rủi ro
Về nhận diện rủi ro
Tại xưởng của Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc các nhà quản lý cũng rất quan tâm đến công tác đánh giá rủi ro tại đơn vị, thực hiện các bước đánh giá rủi ro khi cần thiết.
Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ tác động của rủi ro đến HĐSX Công ty thực hiện đánh giá rủi ro đã xác định được các mục tiêu, nhận diện, phân loại và dự đốn khá chính xác những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra và đưa ra các biện pháp hạn chế rủi ro đó.
Cơng ty ln dự phịng những rủi ro có thể xảy ra để kịp thời ứng phó với rủi ro đó, đồng thời thơng qua nhiều chu kỳ hoạt động kinh doanh khác nhau, bộ phận KSNB lập bảng đánh giá mức độ tác động của từng rủi ro đến kết quả sản xuất trong kỳ để có sự so sánh, điều chỉnh và đưa ra phương án xử lý phù hợp
- Về hạn chế:
Về nhận diện rủi ro: Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc có tâm lý chủ quan, chưa coi trọng nhận diện rủi ro trong HĐSX. Vì vậy, DN cịn thiếu quan tâm hoặc coi nhẹ việc thiết kế, xây dựng các thủ tục kiểm sốt thích hợp nhằm hạn chế rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị. Bộ máy kiểm soát chưa được thiết kế đầy đủ, nên khó đánh giá, giám sát chất lượng hoạt động.
Về đánh giá rủi ro và xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro:
Công ty Bảo Ngọc đánh giá rủi ro chủ yếu là rủi ro trước mắt, rủi ro ngắn hạn; chưa quan tâm đến sự phát triển của DN trong dài hạn. Do trình độ năng lực của cán bộ phụ trách công tác đánh giá rủi ro, nên trong một số trường hợp rủi ro mới được dừng ở bước nhận diện và đánh giá chứ chưa nêu ra được giải pháp khắc phục cũng như biện pháp giảm tối đa thiệt hại do rủi ro gây ra. Việc đánh giá rủi ro tại Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc chủ yếu là dựa vào kinh nghiệm mà chưa tham khảo ý kiến của các chuyên gia cũng như sử dụng những phương pháp tích cực khác.
4.1.3. Hoạt động kiểm sốt
- Về ưu điểm:
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc đã thực thi việc thiết kế và vận hành hệ thống chính sách, các thủ tục kiểm sốt cơ bản như: kiểm sốt tài chính, kiểm sốt q trình mua hàng – thanh tốn, kiểm sốt q trình sản xuất, kiểm sốt chất lượng, kiểm sốt q trình bán hàng – thu tiền,…và đã thu được những thành công đáng kể trong việc hạn chế được những tác động tiêu cực có ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Về hạn chế:
Tuy nhiên, thủ tục kiểm sốt mang nặng tính thụ động, phần lớn các thủ tục kiểm sốt thực hiện trong Cơng ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc hiện nay là nhằm đáp ứng u cầu thơng tin từ phía khách hàng mà chưa xuất phát từ yêu cầu quản lý nội tại.
- Các thủ tục kiểm soát chưa được quan tâm thiết kế đầy đủ: Trong Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc quy mô nhỏ và vừa đã và đang xuất hiện nhiều “lỗ hổng” trong kiểm sốt có thể tạo rủi ro, gây ra thiệt hại cho DN bất cứ lúc nào. Những rủi ro dễ nhận thấy nhất trong kiểm soát tài sản, trong thanh toán với khách hàng, trong kiểm sốt q trình mua hàng…
- Các nguyên tắc thiết kế thủ tục kiểm soát chưa được áp dụng hợp lý: Những nguyên tắc cơ bản này bao gồm phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn. Phần lớn Cơng ty chưa xây dựng quy chế tài chính chặt chẽ, vì vậy việc áp dụng các ngun tắc này trong kiểm sốt tài chính chỉ thể hiện mờ nhạt ở những văn bản chung như điều lệ hoạt động của cơng ty.
- Các quy trình KSNB mà Cơng ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc đang áp dụng đều còn khá chung chung. Ban lãnh đạo lại thường vì cái tình đưa ra các hình thức xử lý nhẹ trong trường hợp vi phạm nên không đủ sức răn đe nhân viên thực hiện theo đúng quy trình kiểm sốt đã được duyệt.
Về kiểm sốt chi phí sản xuất: hiện nay phần lớn Cơng ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc mới thực hiện kiểm sốt chi phí sản xuất theo hướng phục vụ kế tốn tài chính mà chưa có sự quan tâm đến phục vụ cho kế tốn quản trị.
Về kiểm sốt ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc: cịn nhiều hạn chế về trình độ sử dụng và ứng dụng cơng nghệ thông tin.
4.1.4. Thông tin và truyền thông
- Về ưu điểm:
Về cơ bản hệ thống thơng tin do kế tốn cung cấp trong Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc đã vận dụng theo thông tư 200/2019/TT-BTC một cách linh hoạt, phù hợp và đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ cho công tác quản lý tại đơn vị.
Biểu mẫu chứng từ, sổ sách theo đúng quy định và theo dõi chặt chẽ các chi phí sản xuất phát sinh ở bộ phận sản xuất.
Việc truyền thông của Công ty khá tốt, các hoạt động quảng bá thương hiệu được đầu tư thường xuyên và ổn định.
- Về hạn chế:
Tốc độ phát triển và ứng dụng công nghệ thơng tin tại Cơng ty cịn chậm, chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc đổi mới tồn diện hoạt động Cơng ty trong tiến trình hội nhập với khu vực và thế giới. Sự phát triển công nghệ thông tin của khơng đồng đều, gây khó khăn cho việc hợp tác khai thác các dịch vụ Cơng ty và dẫn đến tình trạng đơi khi phải kết hợp giữa xử lý thủ công và tự động.
Trong hệ thống thông tin các nhà quản lý chủ yếu chỉ mới quan tâm đến hệ thống thơng tin do kế tốn cung cấp. Kênh truyền thơng phản hồi từ cấp dưới lên cấp trên cịn chưa thơng suốt.
Hệ thống thơng tin kế tốn mà cụ thể là hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán chưa được áp dụng đầy đủ và phù hợp để phục vụ cho nhu cầu quản lý DN. Phần mềm kế toán được nâng cấp để cập nhật tuy nhiên mới chỉ thực
hiện được các báo cáo tài chính chứ chưa thực hiện được các báo cáo quản trị.Việc tổ chức mối liên hệ giữa phân hệ thông tin kế tốn với các phân hệ thơng tin khác từ cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, nhân sự… cịn nhiều bất cập dẫn đến sự khơng nhất quán về thông tin cung cấp từ các bộ phận chức năng khác nhau phục vụ cho quản lý.
4.1.5. Hoạt động giám sát
- Về ưu điểm:
Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc đã thực hiện giám sát kiểm soát, bước đầu thiết kế và xây dựng cơ chế giám sát thường xuyên.
Quản đốc phân xưởng là người giám sát HĐSX trực tiếp tại bộ phận sản xuất, ngồi ra phó giám đốc phụ trách sản xuất là người có vai trị giám sát gián tiếp. Bộ phận này đảm bảo chất lượng sản xuất hợp lý và đảm bảo rằng các sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của cơng ty. Họ có quyền và có trách nhiệm quy định sẽ đặt khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm ở chu trình nào, theo phương pháp nào, tiêu chuẩn nào, và dùng phương án gì để kiểm tra sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất.
- Về hạn chế:
Hoạt động giám sát của Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc chưa được thực thi đầy đủ do hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm sốt khi ban hành còn thiếu, chưa đồng bộ.
4.1.6. Những nguyên nhân dẫn những hạn chế, khuyết điểm
- Nguyên nhân bên ngồi
Hiện nay, ngành bánh kẹo Việt Nam có khoảng 30 doanh nghiệp sản xuất quy mô công nghiệp, khoảng 1.000 cơ sở sản xuất nhỏ và một số công ty nhập khẩu từ nước ngoài đang tham gia vào thị trường bánh kẹo. Các doanh nghiệp trong nước có tên tuổi như: Kinh Đô; Bibica, Hải Hà, Tràng An, Hải Châu, BiscaFun, Hanobaco, Vinabico;… ước tính chiếm tới 60 – 65% thị phần;
Các doanh nghiệp nước ngoài như: Kraft (Hoa Kỳ), Meiji (Nhật Bản), Orion – Lotte (Hàn Quốc; KFC; Lotteria…đang xâm nhập mạnh thị trường Việt Nam và đang chiếm hầu hết phân khúc thị trường bánh kẹo cao cấp;
Các cơ sở sản xuất bánh kẹo thủ công tại các làng nghề truyền thống như: La Phù, Dương Liễu, Xuân Đỉnh… với thế mạnh trong việc sản xuất hàng giá rẻ, hàng nhái cũng là đối thủ cạnh tranh đối với cơng ty.
Bên cạnh đó, giá NVL đầu vào phụ thuộc khá nhiều vào biến động giá thế giới và chiếm 80% trong cơ cấu chi phí sản xuất, điều này khiến biên lợi nhuận của cơng ty dễ bị tác động khi có thay đổi yếu tố đầu vào. Để đảm bảo mức sinh lời, nhiệm vụ đặt ra cho các cơng ty sản xuất bánh kẹo là duy trì và gia tăng thị phần đầu ra, điều này tăng áp lực cạnh tranh trong ngành.
Ngoài ra, mức độ khác biệt giữa các sản phẩm bánh kẹo trong nước khơng cao, khách hàng có thể dễ dàng chuyển đổi nhà cung ứng mà khơng phải chịu nhiều chi phí do các sản phẩm bánh kẹo của các cơng ty có độ phủ rộng khắp cả nước.
Ngành bánh kẹo vẫn tăng trưởng tuy nhiên gia tốc tăng trưởng đang chậm lại, số lượng công ty sản xuất bánh kẹo lớn, điều này khiến mức độ cạnh tranh trong mảng này ngày càng gia tăng.
Ảnh hưởng của dịch Covid khiến các ngành sản xuất bị chậm lại, công nhân viên làm việc giãn cách khiến tiến độ thường chậm hơn so với bình thường. Mặt hàng bánh kẹo khơng phải mặt hàng được tính vào mặt hàng thiết yếu nên chịu ảnh hưởng đáng kể.
Một trong những nguyên nhân khách quan dẫn đến sự hạn chế trong phát triển công nghệ thông tin Công ty là ngành sản xuất bánh kẹo cũng nằm trong phạm vi ảnh hưởng của bối cảnh chung về tình hình ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của Việt Nam hiện nay trong điều kiện mức thu nhập của xã hội còn thấp và đội ngũ kỹ sư trình độ đại học ngành cơng nghệ thơng tin được đào tạo chính quy chưa đáp ứng đủ nhu cầu phát triển của xã hội. Một số nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ bản thân ngành sản xuất bánh kẹo là một số
Công ty nhỏ chưa đủ năng lực tài chính để đầu tư cho việc hiện đại hố cơng nghệ thơng tin của chính mình; chế độ đãi ngộ đối với đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin Công ty chưa cạnh tranh được với một số ngành, lĩnh vực khác nên còn thiếu và yếu về nguồn nhân lực.
- Nguyên nhân bên trong
Thứ nhất, Bộ phận kiểm soát chưa thực hiện đầy đủ các chức năng của mình.
Một số lãnh đạo của Cơng ty chưa thực sự quan tâm đến cơng tác kiểm tra, kiểm sốt. Thông qua việc chưa nghiêm túc xem xét, chỉnh sửa các kiến nghị kiểm tra việc khắc phục các sai sót về thực hiện cơ chế, quy chế, xử lý kỷ luật cán bộ có sai phạm khơng đến nơi đến chốn, thực hiện qua loa đại khái, có nơi có lúc lãnh đạo bảo vệ cán bộ một cách thiếu khách quan như bao che cho cán bộ sai sót trong một số vụ việc, cịn có biểu hiện đề phịng đối với phịng kiểm sốt nội bộ. Do đó, việc kiểm tra kiểm sốt chưa được thừa nhận đúng đắn
Ban giám đốc của Công ty chưa thực sự là đại diện chủ sở hữu, vai trị thực sự trong Cơng ty thuộc về Hội đồng quản trị; Ban kiểm sốt, thì hoạt động chưa hiệu quả...
Phịng ban chưa tổ chức KSNB hồn chỉnh, các thành viên của Cơng ty kiêm nhiệm cơng việc kiểm sốt phịng ban này nên một năm chỉ một vài lần xuống kiểm