CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát được nhà quản lý thiết kế, thực thi nhằm ngăn ngừa và hạn chế những rủi ro có thể xảy ra dẫn đến việc khơng đạt được mục tiêu của cơng ty.
Hoạt động kiểm sốt đối với mỗi đơn vị đều khác nhau do đặc điểm SXKD khác nhau và trong mỗi đơn vị lại có nhiều hoạt động kiểm sốt ở nhiều cấp độ phục vụ cho các yêu cầu quản lý khác nhau. Nhà quản lý phải thiết kế các hoạt động kiểm soát phù hợp với đơn vị mình và trên cơ sở đó, cụ thể hóa thành các quy chế, quy định, ban hành và yêu cầu những đối tượng liên quan phải tuân thủ, thực thi để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các quy chế và hoạt động kiểm sốt có thể khơng giống
nhau ở mọi đơn vị hay giữa các phòng ban trong một đơn vị, tuy nhiên việc thiết kế các hoạt động kiểm soát ở mọi đơn vị đều phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản.
Ba nguyên tắc về hoạt động kiểm soát:
- Đơn vị phải lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được. (Nguyên tắc 10)
- Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt chung với cơng nghệ hiện đại để hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu. (Nguyên tắc 11)
- Đơn vị tổ chức triển khai hoạt động kiểm sốt thơng qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động cụ thể. (Nguyên tắc 12)
Khi lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt thì các hành động kiểm sốt phải đạt được những nội dung sau:
- Phân chia trách nhiệm thích hợp: Khi phân chia khơng cho phép một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện tồn bộ quy trình nghiệp vụ mà phải phân chia cho nhiều bộ phận tham gia.
- Phê chuẩn đúng đắn, đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê chuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.
- Kiểm soát chứng từ: Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ thơng tin của chứng từ…
- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sử dụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin. Kiểm kê đúng giá trị của tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó.
Các thủ tục kiểm sốt là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuật nghiệp vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý. Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong q trình thực hiện các mục tiêu của DN. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau gữa các đơn vị và các
nghiệp vụ. Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 03 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây:
Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Nguyên tắc này đảm bảo công việc được thực hiện trên cơ sở chuyên mơn hóa. Cơng việc phải được phân cơng cho nhiều bộ phận, nhiều cá nhân thực hiện và đi đôi với trách nhiệm, mỗi một cá nhân chịu trách nhiệm trong cơng việc, có thể kiểm tra chéo lẫn nhau để đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy và hạn chế tối đa việc xảy ra các sai phạm.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc này đảm bảo sự độc lập và trách nhiệm trong nhiệm vụ được giao với mục tiêu phòng ngừa xảy ra các sai phạm, hay lạm dụng chức vụ quyền hạn để mưu cầu lợi ích cá nhân. Trong các trường hợp sau nguyên tắc này cần được áp dụng:
- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó.
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ. - Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
Đây là nguyên tắc mà cấp trên sẽ ủy quyền lại một phần trách nhiệm cho cấp dưới. Việc ủy quyền giúp trách nhiệm trong công việc sẽ không tập trung hết vào một người và giảm tải được khối lượng công việc cho người ủy quyền. Việc phê chuẩn phải được thực hiện đúng thẩm quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ, thực hiện đúng theo quy định của DN. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
Phê chuẩn cụ thể là trường hợp người quản lý sẽ xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ khơng đưa ra các chính sách chung.
Thơng tin truyền thơng trong KSNB đóng vai trị rất quan trọng. Thông tin là việc truyền tải các dữ liệu giữa các nhà quản lý tới các bộ phận và giữa các bộ phận với nhau. Dữ liệu, thông tin được truyền tải đúng, hiểu đúng sẽ giúp cho các bộ phận có thể tiếp nhận, xử lý cơng việc nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức. Kênh thông tin theo chiều từ trên xuống đảm bảo các mục tiêu, chiến lược, kỳ vọng và thủ tục/chính sách của DN được truyền đến các cấp quản lý thấp hơn và nhân sự liên quan đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Cùng với đó thơng tin từ dưới lên giúp cho nhà quản trị có thể bất cứ thời gian nào, vị trí nào cũng có thể truy xuất quản lý được DN của mình. Cuối cùng thơng tin liên lạc giữa các phịng ban, bộ phận chia sẽ thơng tin và phối hợp hoạt động hiệu quả. KSNB trở nên hiệu quả khi các thông tin liên lạc đều đảm bảo mọi đối tượng tiếp nhận hiểu thấu đáo và tuân thủ đầy đủ các chính sách, quy định và thủ tục liên quan đến hoạt động, nhiệm vụ và trách nhiệm của họ.
Truyền thông là các thông điệp được đơn vị cung cấp ra quá trình trao đổi thơng tin, tương tác thơng tin với nhau tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức của mọi người nhất là nhân viên, và khách hàng của mình. Truyền thơng có sức mạnh vơ cùng lớn, nó lan tỏa trong cộng đồng rất nhanh chóng. Ta cũng thấy rằng chính nhờ truyền thơng mà con người được gắn kết với nhau, tất cả mọi người trên thế giới thông qua zalo, facebook, tivi, báo chí,… có thể gắn kết với nhau và tạo ra một vòng kết nối bền chặt và sâu rộng.
Một hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của DN hoạt động hiệu quả cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm. Thơng tin và truyền thơng cần chắt lọc, nếu thơng tin truyền thơng sai lệch có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng cho hoạt động của công ty.
Ba nguyên tắc về thông tin và truyền thông gồm:
- Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thơng tin thích hợp, có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác của KSNB. (Nguyên tắc 13)
- Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết, bao gồm cả mục tiêu và trách nhiệm đối với KSNB, nhằm hỗ trợ cho chức năng kiểm soát. (Nguyên tắc 14)
- Đơn vị cần truyền đạt cho các đối tượng bên ngoài đơn vị về các vấn đề ảnh hưởng đến KSNB. (Nguyên tắc 15)
2.2.5. Giám sát
Giám sát là hoạt động kiểm tra, đánh giá các kiểm soát bao gồm việc xem xét liệu các kiểm sốt này có đang hoạt động hiệu quả, hữu hiệu, kịp thời không và tiến hành khắc phục khi cần. Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm sốt một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết. Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian. Hai hình thức giám sát thường sử dụng là: Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
- Giám sát thường xuyên: là việc kiểm tra, xem xét các báo cáo hoạt động hoặc các buổi họp báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh để kịp thời phát hiện các biến động bất thường hoặc thông qua việc tiếp nhận ý kiến phản hồi các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp,…
- Giám sát định kỳ: được thực hiện thơng qua các cuộc kiểm tốn định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện. Hoặc cũng chính là do Ban lãnh đạo Công ty thực hiện định kỳ.
Hai nguyên tắc về giám sát là:
- Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những thành phần nào của KSNB có hiện hữu và đang hoạt động. (Nguyên tắc 16)
- Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của KSNB một cách kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và HĐQT để có những biện pháp khắc phục. (Nguyên tắc 17)
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 của luận văn đã hệ thống và cụ thể hóa được những vấn đề lý luận cơ bản về quá trình lịch sử hình thành phát triển và các nhân tố ảnh hưởng đến KSNB, đồng thời phân tích các yếu tố cấu thành nên KSNB cũng được tổng hợp, phân tích và khái qt hóa nhằm làm rõ bản chất, vai trị của KSNB trong các DN.
Tác giả dựa vào những nội dung nghiên cứu chương 2 để phân tích thực trạng KSNB tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc trong chương 3 và từ đó nhận xét, đánh giá ưu nhược điểm KSNB, các tồn đọng của KSNB tại Công ty trong chương tiếp theo.
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SẢN XUẤT BẢO NGỌC
3.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc
3.1.1. Giới thiệu về Công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc tiền thân là Doanh nghiệp tư nhân bánh cao cấp Bảo Ngọc được thành lập năm 1986, sau nhiều năm hoạt động và thay đổi Bảo Ngọc đã được cổ phần hóa thành Cơng ty cổ phần theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0105950129 với vốn điều lệ: 50.000.000.000 VNĐ (Năm mươi tỷ đồng)
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc Tên tiếng anh: Bao Ngoc Investment Production Corporation Tên gọi tắt: Bao Ngoc Corp
Logo:
Nhãn hiệu đã được Công ty đăng ký và bảo hộ tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bản quyền số 6100/ĐKHĐSH do Cục sở hữu trí tuệ cấp ngày 14/12/2012.
Địa chỉ: Tịa nhà Bảo Ngọc, Lơ A2 CN8 Cụm Công Nghiệp Từ Liêm, phường Phương Canh, quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội
Điện thoại: 024 3780 5022 Fax: 024 3780 5024 Email: admin@banhbaongoc.vn
Website: https://banhbaongoc.vn/ Mã chứng khoán: BNA
3.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Bà Bảo Ngọc là người đầu tiên đặt nền móng cho sự thành cơng của Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc ngày nay. Cửa hàng bánh Bảo Ngọc được bà Bảo Ngọc thành lập vào năm 1986 tại phố Trần Bình Trọng, phường Hai Bà Trưng, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Khi bắt đầu tuy gặp nhiều khó khăn, thách thức nhưng dưới sự điều hành lãnh đạo của bà Bảo Ngọc, cửa hàng bánh Bảo Ngọc đã từng bước khẳng định được vị thế của mình trên thị trường Hà Nội.
Đến năm 1987-1988, cửa hàng bánh Bảo Ngọc dời địa chỉ tới số 250 Hàng Bơng, quận Hồn Kiếm, Hà Nội sau đó chuyển đổi từ tiệm bánh sang cơ sở sản xuất bánh ngọt Bảo Ngọc tại số 82 Lý Thường Kiệt, Hai Bà Trưng, Hà Nội năm 1989. Ban đầu chỉ là một xưởng sản xuất bánh quy mô nhỏ và một cửa hàng bánh tại 96 Hai Bà Trưng, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, Bảo Ngọc đã dần phát triển hệ thống tiêu thụ của mình thơng qua hệ thống các cửa hàng chất lượng cao và các đại lý phân phối trên khắp thành phố Hà Nội.
Năm 1994, cửa hàng bánh Bảo Ngọc chuyển đổi thành Doanh nghiệp tư nhân Bánh cao cấp Bảo Ngọc, mở rộng nhà máy về khu công nghiệp Từ Liêm, Hà Nội và đầu tư máy móc, dây truyền cơng nghệ của Đài Loan để đáp ứng nhu của thị trường cả mặt chất lượng và sản lượng.
Tháng 7 năm 2012 thành lập Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc Akito với thương hiệu bánh Bảo Ngọc và hoạt động dưới tên này đến tháng 02 năm 2017 Công ty tiếp tục đổi tên Công ty thành Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc.
Năm 2017 Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc tiếp tục chuyển nhà máy về Cụm Công nghiệp Di Trạch với quy mô hơn 4.000 m2
Ngày 24 tháng 05 năm 2018, Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc đã được Ủy ban chứng khốn Nhà nước chấp thuận trở thành cơng ty đại chúng theo công văn số 3284/UBCK-GSĐC.
Ngày 25/01/2019, Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc đã được Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam cấp Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán số 06/2019/GCNCP – VSD với số lượng chứng khoán đăng ký là 8.000.000 cổ phiếu và mã chứng khoán: BNA
Bảo Ngọc từng bước phát triển từng bước vững chắc, quy mô sản xuất của DN ngày càng mở rộng. Từ một xưởng sản xuất bánh nhỏ hẹp, giờ đây Bảo Ngọc đã có các xưởng bánh tươi lớn, nhà máy sơ chế hạt điều với công nghệ sản xuất hiện đại, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng trong nước và xuất khẩu.
Hiện nay, văn phịng chính của DN nằm tại Tịa nhà Bảo Ngọc, Lô A2 CN8 Cụm Công Nghiệp Từ Liêm, phường Phương Canh, quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội cùng với hệ thống kênh phân phối rộng khắp 42 tỉnh thành trong cả nước bao gồm Hà Nội, TP.HCM, cá tỉnh miền Bắc, miền Đông và Tây Ngun. Cụ thể, trong năm 2019 có 28 tỉnh phía Bắc và 14 tỉnh phía Nam với 13.200 điểm bán hàng trực tiếp, trong đó tại Hà Nội có 1.500 điểm bán thuộc hệ thống chuỗi các siêu thị, 9.200 điểm bán qua hệ thống cửa hàng tạp hóa.
Năm 2019, tại Tp.HCM, công ty phát triển gấp đôi kênh bán hàng qua siêu thị và tăng gần gấp 3 lần điểm bán qua kênh tạp hóa và sự thức thời với xu hướng của người tiêu dùng đó là sự ra đời của app Bảo Ngọc giúp người tiêu dùng dễ dàng cập nhật tin tức mới nhất, mua hàng ngay trên smartphone.
Công ty Cổ phần Đầu tư sản xuất Bảo Ngọc là một trong những DN có bề dầy lịch sử trong ngành sản xuất bánh kẹo. Với hơn 30 năm xây dựng và phát triển, Bảo Ngọc luôn kế thừa và phát triển để giữ được nét đặc trưng cho riêng mình và khơng ngừng sáng tạo - ứng dụng công nghệ tiên tiến tạo nên những sản phẩm đa dạng, chất lượng nhất cung cấp cho khách hàng.
Hiện nay, Bảo Ngọc đã có trên 50 sản phẩm khác nhau, đa dạng về hương, vị, mẫu mã.
Từ các loại bánh công nghiệp như: Kissu các loại, siêu mềm, Quy bơ với vị thơm, ngọt thanh, giòn tan…. Đến bánh tươi truyển thống: Sandwich, Sanwich nho, khoai môn, Phi cốm, dừa vừng, sừng hưu, cuộn kem, paket, bông lan, bánh sinh nhật, Gato… mềm, mịn thơm ngon.
Bên cạnh đó, vào mỗi dịp trung thu Bảo Ngọc cũng ra mắt khách hàng nhiều dòng bánh nướng, bánh dẻo truyền thống với những hương vị cổ truyền, mang đậm chất hương vị đặc trưng của Hà Nội.
Ngoài việc đảm bảo khẩu vị người tiêu dùng, Bảo Ngọc luôn đề cao yếu tố “Chất lượng và đảm bảo vệ sinh an tồn thực phẩm" xun suốt q trình sản xuất. Thương hiệu đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn của Nhật Bản để sản xuất các sản phẩm bánh cao cấp. Quy trình sản xuất được kiểm soát nghiêm ngặt từ nguyên liệu, chất lượng cơng đoạn đến thành phẩm trước khi đóng gói.