STT Yếu tố chủ yếu Tầm quan
trọng Phân loại Tính điểm 1 O1: Vị trí 0,08 3 0,24 2 O2: Chi phí rẻ 0,07 4 0,28 3 O3: Nền kinh tế ổn định 0,06 3 0,18
4 O4: Cơng nghệ thơng tin truyền thơng
phát triển 0,11 4 0,44
5 O5: Nhà cung cấp bảo hộ chính sách độc
quyền 0,15 4 0,60
6 O6: Nhu cầu thị trường 0,15 3 0,45
7 T1: Đối thủ cạnh tranh 0,19 2 0,38
8 T2: Thị trường cĩ độ nhạy về giá cao 0,11 2 0,22
9 T3 : Giai đoạn của chu kỳ kinh 0,08 3 0,24
Tổng số điểm 1,00 28 3,03
Nhận xét
Qua phân tích ma trận các yếu tố bên ngồi EFE, tổng số điểm là 3.03 cho thấy DN
đang cĩ phản ứng tốt với các cơ hội và nguy cơ bên ngồi.
Các điểm phân loại trên 3 cho thấy DN đã tận dụng tốt các cơ hội: chi phí rẻ, cơng
nghệ thơng tin truyền thơng phát triển, nhà cung cấp bảo hộ chính sách độc quyền. Đối phĩ tốt với các nguy cơ : Giai đoạn của chu kỳ kinh tế. Phản ứng của DN đang kém với nguy cơ về đối thủ cạnh tranh, thị trường cĩ độ nhạy về giá cao. DN phải tận dụng các điểm mạnh trong nội bộ và tận dụng tốt các cơ hội bên ngồi để nâng cao lợi thế cạnh tranh.
Tĩm tắt chương 2
Chương hai giới thiệu về sản phẩm cơ khí cầm tay TOPTUL và cơng ty cổ phần kỹ thuật thiết bị Việt Mỹ về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu hoạt động, tình hình hoạt của cơng ty từ năm
2010 đến tháng 6/2013. Nội dung chương đi sâu vào phân tích thực trạng hoạt động phân
phối, các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phân phối sản phẩm cơ khí cầm tay TOPTUL tại VIMET.
Từ phân tích các yếu tố ảnh hưởng bên trong, tác giả rút ra những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp, cùng các chuyên gia xây dựng ma trận đánh giá các yếu tố bên trong IFE, ma trận đánh giá các yếu tố bên ngồi EFE.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI SẢN PHẨM
CƠ KHÍ CẦM TAY TOPTUL
3. 1 Mục tiêu của Cơng ty (Vimet) và mục tiêu phân phối sản phẩm cơ khí cầm tay TOPTUL
3.1.1 Cơ sở để xác định mục tiêu
Nhận định thị trường:
Nền kinh tế đang bị ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008 kéo dài đến lên đến mức đỉnh điểm, sức mua giảm sút mạnh, nhiều nhà máy, xí nghiệp, cơng ty đĩng
cửa, ngưng hoạt động hoặc hoạt động cầm chừng.
Năm 2014 Các biện pháp hỗ trợ kinh tế của chính phủ giúp nền kinh tế dần dần phục hồi, nhu cầu thị trường tăng nhanh trong giai đoạn này. Mỗi năm, thị trường trong nước tiêu tốn hàng tỷ USD nhập máy mĩc, thiết bị về để xây dựng các cơng trình, phát triển các
ngành cơng nghiệp.
Sẽ cĩ nhiều đối thủ mới xuất hiện và phát triển ở thị trường Việt Nam, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, những sản phẩm cĩ giá thấp, chất lượng hợp lý, mạng lưới phân phối rộng, kênh phân phối sản phẩm nhanh chĩng thuận tiện, dịch vụ chăm sĩc tận tình sẽ chiếm
ưu thế hơn.
Ý thức con người, trình độ dân trí, trình độ chun mơn kỹ thuật được nâng cao, đồng thời sự phát triển mạnh của CNTT tạo cơ hội nhiều hơn cho những sản phẩm chất
lượng, uy tín, giá cả cạnh tranh, hệ thống mua bán, phân phối nhanh chĩng tiện lợi.
Xu hướng hội nhập, tồn cầu hĩa và khoa học kỹ thuật phát triển cùng nhau tác
động, khiến cho các mơ hình kinh tế, chính trị và xã hội buộc phải thay đổi và thế giới trở
nên phẳng hơn bao giờ hết khi sự tiếp xúc giữa các cá nhân trở nên dễ dàng và chặt chẽ hơn trước.
Các quyết định mua sắm máy mĩc thiết bị cơng cụ dụng cụ sẽ được cân nhắc kỹ hơn, những hàng đúng xuất xứ từ các nước thuộc nhĩm G7 sẽ khĩ tiêu thụ hơn do giá cao, một phần được thay thế bằng những hàng giá thấp hơn xuất xứ từ các nước đang phát triển ở Châu Âu và một số nước Châu Á, như Đài Loan, Malaysia, Trung Quốc.
Tầm nhìn của cơng ty
Phấn đấu trở thành một đối tác tốt, nhà cung cấp máy mĩc thiết bị đáng tin cậy tại thị trường Việt Nam trong ngành cơng nghiệp ơ tơ, xe máy, các xưởng dịch vụ sửa chữa, cơng ty nhà máy xí nghiệp cơng nghiệp và khách hàng tại Việt Nam, thơng qua việc cung cấp các dịch vụ chất lượng cao với những kiến thức chuyên sâu về sản phẩm, tích hợp hệ thống, lắp
đặt, vận hành, chạy thử và các dịch vụ hậu mãi khác. Sứ mệnh của cơng ty
Nỗ lực hết mình để cung cấp cho khách hàng các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao và chuyên nghiệp, nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Xây dựng từ sự tận tâm, nhiệt huyết của tập thể cán bộ, nhân viên, kỹ thuật viên chất lượng cao, cung cấp cho khách hàng các giải pháp tối ưu để giải quyết các vấn đề, cĩ đạo đức kinh doanh, thực hiện đúng các cam
kết và quan trọng hơn cả là sự quan tâm chăm sĩc chu đáo đến từng khách hàng.
3.1.2 Xác định mục tiêu đến năm 2020
3.1.2.1 Mục tiêu của cơng ty
Doanh thu tồn bộ cơng ty : tăng trưởng 25% mỗi năm Lợi nhuận : tăng trưởng 20 % mỗi năm
Phát triển thêm các loại sản phẩm máy mĩc thiết bị sửa chữa bảo dưỡng, để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng nhiều ngành cơng nghiệp khác nhau.
Củng cố bộ máy nhân sự, nâng cao cơng tác đào tạo nghiệp vụ chuyên mơn, xây dựng đội ngũ nhân sự lành nghề, cán bộ kỹ thuật giỏi.
Đầu tư nghiên cứu sản phẩm, mục tiêu đầu tư xây dựng kho bãi riêng và nhà máy lắp
ráp một số sản phẩm đơn giản trong năm năm tới.
Ứng dụng cĩ hiệu quả của tiến bộ khoa học CNTT truyền thơng để nâng cao hiệu
quả hoạt động kinh doanh. Hồn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001-2000 trong tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Thị phần: chiếm 15% thị phần về sản phẩm cơ khí cầm tay tại thị trường Đơng Nam Bộ vào năm 2020.
Doanh thu TOPTUL: tăng trưởng 30% mỗi năm
Mục tiêu phát triển bền vững, giữ vững vị trí độc quyền nhập khẩu phân phối TOPTUL tồn thị trường Việt Nam.
Khơng ngừng hồn thiện hoạt động phân phối, quản lý tiêu thụ sản phẩm, quy trình phân phối chuyên nghiệp, hiệu quả, gia tăng tốc độ luân chuyển hàng hĩa, giảm chi phí hoạt
động. Tập trung nâng cao lợi thế cạnh tranh bằng cách nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm
chi phí, gia tăng dịch vụ khách hàng, gia tăng sự hài lịng.
Từng bước đưa thương hiệu TOPTUL đến gần hơn với khách hàng. Xây dựng, phát triển hệ thống đại lý phân phối sản phẩm TOPTUL, mở rộng mạng lưới phân phối ở các
tỉnh thành, tìm kiếm thêm các thành viên mới tham gia vào hệ thống phân phối để đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ qua các đại lý, cửa hàng của cơng ty ở các thành phố lớn, cĩ chọn lọc gần các khu cơng nghiệp, khu chế xuất, thị trường dầu khí …
3. 2 Một số giải pháp hồn thiện hoạt động phân phối
Dựa vào thực trạng hoạt động phân phối đã phân tích ở chương 2, sử dụng kỹ thuật phân tích SWOT nhằm liên kết các điểm mạnh, điểm yếu bên trong của doanh nghiệp với những cơ hội, nguy cơ bên ngồi tạo cơ sở cho việc hình thành các giải pháp.
3.2.1 Hình thành giải pháp qua phân tích SWOT SWOT SWOT O O1 – Vị trí. O2 – Chi phí rẻ. O3 – Nền kinh tế ổn định O4 - CNTT truyền thơng phát triển O5 – Nhà cung cấp bảo hộ chính sách độc quyền O6 – Nhu cầu thị trường
T
T1 - Đối thủ cạnh tranh T2 - Thị trường cĩ độ nhạy cảm về giá cao
T3 – Giai đoạn của chu kỳ kinh tế S S1 - Chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt. S2 - Xử lý đơn hàng nhanh. S3 - Uy tín và vị trí trên thị trường. S4 – Sản phẩn đáp ứng được yêu cầu của đối
tượng khách hàng rộng S5- Quản lý vận chuyển S6 – Hoạt động marketing truyền thơng Kết hợp SO S1, S2, S3, S4 + O4 Giải pháp ứng dụng CNTT, HTTT S1, S2, S3, S4, + O1, O6 Giải pháp về máy mĩc thiết bị, phương tiện hỗ trợ
Kết hợp ST
S2, S3, S4, + T1,T2,T3
Hồn thiện quy trình hoạt động
W
W1 – Quản lý xuất, nhập, tồn kho
W2 – Bố trí sắp xếp hàng trong kho
W3 - Mạng lưới phân phối, chính sách đại lý W4 - Nhân sự W5 - Giá W6 - Phương pháp tính lượng tồn kho Kết hợp WO W4, + O2, O1,O6 Giải pháp về nhân sự W1, W2+ O2, O3, O4, O6
Giải pháp về máy mĩc thiết bị, phương tiện hỗ trợ
Kết hợp WT
W1, W2, W4+T1
Giải pháp trung tâm phân phối
W1, W2, +T1
Giải pháp về kho bãi
3.2.2 Lựa chọn các giải pháp
Quản lý hoạt động phân phối hiệu quả là cơng cụ hữu hiệu tạo sức cầu, nâng cao lợi thế cạnh tranh. Nhiều doanh nghiệp cĩ thể thu hút thêm khách hàng nhờ đưa ra được những dịch vụ tốt hơn, giá cả thấp hơn nhờ việc cải tiến quy trình, giảm chi phí hoạt động phân phối.
Để phát triển bền vững, đạt mục tiêu lâu dài đến năm 2020, cũng như những mục
tiêu cụ thể trong hiện tại, qua phân tích thực trạng và các kết hợp từ ma trận SWOT, tác giả
đề xuất các giải pháp cho hoạt động phân phối sau:
3.2.2.1 Giải pháp ứng dụng cơng nghệ thơng tin, hệ thống thơng tin (S1, S2, S3, S4,O4)
Mục tiêu cần đạt được
Cần thiết phải ghi chép đầy đủ nhanh chĩng về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng, giao hàng, sự chính xác của lượng hàng nhập xuất, lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí thơng tin thơng suốt. Cơ sở dữ liệu đầy đủ cùng những báo cáo thống kê, phân tích bán hàng giúp cán bộ và nhân viên ra quyết định một cách nhanh chĩng và chính xác. Đáp ứng yêu cầu của khách hàng nhiều nhất cĩ thể, gia tăng giá trị cho khách hàng và nâng cao lợi thế cạnh tranh.
DN nên mua phần mềm quản lý bán hàng: nhiều chức năng theo yêu cầu của DN, cĩ thể yêu cầu viết thêm để xử lý những cơng việc cần thiết:
Hình 3.1 Mơ hình chức năng cơ bản yêu cầu của phần mềm quản lý
Tồn bộ dữ liệu về việc báo giá, mua hàng, bán hàng, cơng nợ, thanh tốn, phát sinh liên đến hoạt động bán hàng của DN đều phải được ghi nhận trên phần mềm quản lý. Việc này giúp cho các phịng ban tiếp cận thơng tin một cách nhanh chĩng, chính xác, tạo điều kiện cho HTTT thơng suốt trong DN.
Báo cáo phân tích doanh thu bán hàng của từng nhân viên, khu vực, ngành nghề để cĩ những quyết định về chính sách khuyến khích nhân viên, quyết định bán hàng và chính sách kinh doanh cho từng ngành nghề, từng vùng.
Báo cáo những mặt hàng khơng đủ số lượng tồn kho, báo cáo mặt hàng bán chạy, mặt hàng cĩ doanh số lớn, lợi nhuận nhiều, lượng tiêu thụ bình quân của từng mặt hàng.
Đây là cơ sở phân tích cho những quyết định thiết lập mức tồn kho chuẩn để tái đặt hàng bổ
sung. TRUNG TÂM QUẢN LÝ (Dữ liệu) Phân quyền
Quản lý nhân viên
Quản lý đặt hàng Quản lý kho
Kiểm sốt hoạt động qua Internet, điện thoại, máy tính
Quản lý mua hàng theo định mức tồn, lịch sử bán hàng Xuất / nhập dữ liệu từ file excel
Quản lý bán hàng Quản lý bảo hành Quản lý giao hàng Chính sách giá Quản lý cơng nợ Báo cáo
Những mặt hàng chậm luân chuyển cần cĩ chính sách thúc đẩy bán hàng, nhằm thu hồi vốn đầu tư cho những sản phẩm khác cĩ tốc độ luân chuyển và lợi nhuận cao.
Đề xuất định kỳ phân tích lượng tiêu thụ và xu hướng thị trường để điều chỉnh lượng
tồn kho dự báo dưới mức chuẩn cần tái đặt hàng. Cơng thức tính lượng tồn kho dưới mức cần tái đặt hàng Q cho từng sản phẩm trên file excel một năm một lần theo cơng thức chung thiết lập vào tháng 1 hàng năm.
QDB= ( QTB x R ) x T
QDB: Lượng tồn kho dự báo cần tái đặt hàng
QTB : Lượng tiêu thụ trung bình 1 ngày của năm trước
R : chỉ tiêu tăng trưởng doanh thu năm hiện tại so với năm trước T : thời gian đặt hàng, trung bình hiện tại là 45 ngày
QTU = MAX ( QDB, roundup( QDB /MOQ,0)*MOQ)
QTU : Lượng đặt hàng tối ưu cho từng đơn hàng
MOQ (Minimum quality order): số lượng đặt hàng tối thiểu của một mặt hàng quy định bởi nhà máy cho từng sản phẩm.
MAX: hàm chọn lựa giá trị lớn nhất trong các giá trị đưa ra Roundup : hàm làm trịn lên
Trung bình một tháng đặt hàng 2 lần, dựa trên những hàng báo dưới mức tồn và đơn hàng mới của khách. Mỗi lần đặt hàng nên đặt đầy container, 90% đặt lần 1, 10% cịn lại để dự trù đặt thêm hàng cho những đơn hàng khách cần gấp đặt thêm lần 2, như vậy mỗi lần
chuyển hàng từ nước ngồi về sẽ đầy một container để tiết kiệm thêm chi phí.
- Sử dụng phần mềm gửi, nhận fax trên máy tính để lưu lại tồn bộ fax đến, fax đi trên máy tính khi cần thiết mới in ra, giảm bớt chi phí giấy mực in, tránh việc thất thốt dữ liệu.
- Xây dựng văn hĩa giao tiếp, sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ và các mạng chat thơng dụng như skype, yahoo, hệ thống mail để trao đổi cơng việc và truyền dữ liệu, tạo mơi trường làm việc văn minh chuyên nghiệp.
- Ghi chép, thống kê thơng tin về thị trường, thơng tin liên hệ khách hàng, lịch sử mua hàng của từng khách hàng, nhĩm đối tượng khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ… tạo cơ sở cho việc thương thảo các điều kiện của hợp đồng về thời gian giao hàng, điều kiện thanh tốn, điều kiện giao hàng, lựa chọn phương thức dịch vụ vận chuyển.
- Phát triển hệ thống bán lẻ qua trang web www.thegioidungcu.vn, www.toptul.vn. Thơng tin đăng tải phải cĩ đầy đủ thơng số kỹ thuật, hình ảnh, giá của sản phẩm, phương thức thanh tốn qua thẻ ATM, qua chuyển khoản, danh sách các đại lý để khách hàng cĩ thể liên hệ đại lý gần nhất mua hàng.
Trang web cĩ số điện thoại đường dây nĩng hỗ trợ khách hàng khi cần thiết, cĩ hỗ trợ online qua các mạng chat thơng dụng để cĩ thể tư vấn online cho khách hàng. Như vậy khi khơng ở văn phịng, khơng ngồi trên máy tính NVKD vẫn cĩ thể hướng dẫn, tư vấn cho khách vào trang web xem giá, chọn hàng phù hợp.
Trang bị số điện thoại di động cho đội ngũ kinh doanh, chăm sĩc khách hàng, hộ trợ kỹ thuật với những số điện thoại số đẹp, gần giống nhau dễ nhớ, giúp doanh nghiệp quản lý và ổn định liên hệ cho khách hàng, nâng cao niềm tin và uy tín của DN.
- Mua từ một số khĩa về hàng hĩa của DN trên những trang tìm kiếm phổ biến như google giúp khách hàng tìm đến sản phẩm của DN nhanh hơn.
- Đăng quảng cáo bán sản phẩm trên các trang web bán hàng phổ biến, các trang
web chuyên dụng, các trang mạng thơng dụng nhiều người sử dụng như facebook…
Kết quả dự kiến khi thực hiện giải pháp
HTTT đầy đủ giúp lập các báo cáo nhanh chĩng rõ ràng và chính xác, ra quyết định các hoạt động phân phối hợp lý, hạn chế tối đa chi phí lưu kho và thiệt hại do thiếu hàng.
Tiết kiệm tối đa sức lao động của con người, tiết kiệm chi phí nhân cơng, nâng cao hiệu quả quản lý.
Gia tăng tiện ích, tạo giá trị gia tăng cho khách hàng, gia tăng lợi thế cạnh tranh của DN.
Mục tiêu cần đạt được:
Yếu tố con người là yếu tơ quan trọng quyết định trong mọi hoạt động kinh doanh