CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3. Kiểm sốt nội bộ đối với một số chu trình chủ yếu trong doanh nghiệp sản
1.3.2. Chu trình sản xuất
Chu trình sản xuất là tập hợp theo một trình tự các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lí liên quan đến q trình sản xuất các sản phẩm (Bộ môn Hệ thống
thơng tin kế tốn, 2012).
Với các đặc điểm và chức năng nêu trên, chu trình sản xuất sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng hoặc hệ thống bên ngồi sau đây:
- Chu trình doanh thu: Là nơi tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, tổ chức
xử lí và có thể chuyển các yêu cầu của khách hàng cho chu trình sản xuất để đáp ứng các đơn đặt hàng. Chu trình doanh thu cũng có thể cung cấp các thơng tin dự báo về tình hình tiêu thụ phục vụ cho việc lập kế hoạch sản xuất của chu trình sản xuất.
- Chu trình chi phí: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, chu trình sản xuất sẽ cung
cấp cho chu trình chi phí các u cầu về NVL và các chi phí khác phục vụ cho q trình sản xuất.
- Chu trình nhân sự: Chu trình sản xuất cung cấp các thông tin về nhu cầu
nhân sự phục vụ cho quá trình sản xuất.
Nội dung các hoạt động thực hiện trong chu trình sản xuất sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lí, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thơng tin liên quan đến chu trình sản xuất - qua Hình 1.7: Sơ đồ dịng dữ liệu khái qt chu trình sản xuất (Phụ lục 07).
Quá trình sản xuất, chuyển hóa các yếu tố ban đầu vào thành các sản phẩm hoàn thành sẽ trải qua bốn hoạt động chính: Thiết kế sản phẩm, Lập kế hoạch sản xuất, Tiến hành sản xuất, Tập hợp chi phí tính giá thành.
Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi theo đặc điểm quá trình sản xuất, đặc điểm sản phẩm của từng DN.
Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những chức năng riêng, sẽ có các dịng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó. Từ đó tạo ra các dịng thơng tin thể hiện chức năng của từng hoạt động khác bên trong và bên ngồi chu trình - qua Hình 1.8: Các hoạt động của chu trình sản xuất (Phụ lục 07).
1.3.2.1. Thiết kế sản phẩm
- Hoạt động đầu tiên của quá trình sản xuất là thiết kế sản phẩm. Hoạt động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm, đơn hàng … từ chu trình doanh thu để thiết kế, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Dòng dữ liệu đi vào hoạt động này là yêu cầu về sản xuất sản phẩm, đơn
hàng từ chu trình doanh thu hoặc các quản lý hàng tồn kho. Trên cơ sở dòng dữ liệu này, hoạt động thiết kế sản phẩm sẽ thực hiện các nội dung sau:
(1.1) Thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Thông tin về thiết kế sản phẩm có thể lưu trữ trên bản thiết kế sản phẩm hoặc cơ sở dữ liệu về mơ hình sản phẩm trong phần mềm.
(1.2) Xác định kết cấu NVL của một sản phẩm hoàn thành, bao gồm NVL nào, số lượng bao nhiêu,…
(1.3) Liệt kê các bước để sản xuất sản phẩm, xác định nhu cầu về nhân cơng, máy móc thiết bị phục vụ cho từng bước sản xuất ra sản phẩm hoàn thành.
- Dịng thơng tin tạo ra từ hoạt động thiết kế sản phẩm sẽ cung cấp cho hệ
thống định mức về NVL, nhân cơng và máy móc để sản xuất ra một sản phẩm hồn thành. Đây là thơng tin cần thiết phục vụ cho việc lập kế hoạch sản xuất và tính giá thành sau này – chi tiết ở Hình 1.9: Thiết kế sản phẩm (Phụ lục 07).
1.3.2.2. Lập kế hoạch sản xuất
Chức năng của hoạt động này là lập kế hoạch sản xuất sản phẩm nhằm đáp ứng đủ các nhu cầu hiện tại của các đơn đặt hàng, cũng như những nhu cầu về sản phẩm được dự báo nhằm hạn chế trường hợp thiếu hụt thành phẩm cung cấp theo yêu cầu.
Cơ sở để thực hiện việc lập kế hoạch sản xuất là thông tin về các đơn đặt hàng hiện tại của khách hàng và dự báo về tình hình tiêu thụ trong thời gian sắp tới được chuyển đến từ chu trình doanh thu và kết cấu của sản phẩm từ hoạt động thiết kế. Trên cơ sở đó, hoạt động này thực hiện các nội dung sau:
(2.1) Hoạch định sản xuất: Xác định số lượng từng loại sản phẩm được sản xuất trong giai đoạn lập kế hoạch. Giai đoạn lập kế hoạch sẽ được chia thành các thời kì sản xuất và xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất tại các thời kỳ.
(2.2) Xét duyệt sản xuất: Lập chứng từ xét duyệt cho phép tiến hành sản xuất một số lượng xác định của từng loại sản phẩm, xác định các yêu cầu cần phải thực hiện, nơi lưu trữ các sản phẩm hoàn thành trong một kỳ sản xuất.
(2.3) Xác định nhu cầu NVL xuất cho sản xuất: Trên cơ sở lệnh sản xuất được lập và kết cấu NVL của từng sản phẩm để xác định nhu cầu về NVL cần thiết cho hoạt động sản xuất. NVL sẽ được xuất ra hoặc mua về và chuyển giao đến bộ phận sản xuất.
Dịng thơng tin tạo ra từ hoạt động này sẽ cho phép hoạt động sản xuất được thực hiện và xác định các nguồn lực cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất. Xem Hình 1.10: Lập kế hoạch sản xuất (Phụ lục 07).
1.3.2.3. Thực hiện sản xuất
Trên cơ sở kế hoạch sản xuất từng thời kì, hoạt động sản xuất được xét duyệt và NVL được cung cấp để thực hiện sản xuất sản phẩm. Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung chính sau:
- Tổ chức sản xuất theo quy trình, thiết kế của sản phẩm
- Sử dụng nguồn lực: Phản ánh, ghi nhận tình hình sử dụng NVL thực tế, thời
gian nhân công thực hiện, các máy móc, thiết bị sử dụng cho q trình sản xuất.
- Hoàn thành sản xuất: Phản ánh số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, các
sản phẩm cịn dở dang và phế liệu (nếu có) của kỳ sản xuất.
Dịng thơng tin tạo ra từ hoạt động này sẽ phản ánh tình hình thực tế sản xuất, số lượng sản phẩm hồn thành, sản phẩm dở dang và tình hình thực tế sử dụng
nguồn lực (NVL, sức lao động, máy móc,..) trong sản xuất. Xem Hình 1.11: Thực hiện sản xuất (Phụ lục 07).
1.3.2.4. Tính giá thành sản xuất
- Trên cơ sở yêu cầu sản xuất sản phẩm từ kế hoạch sản xuất, căn cứ vào dòng
thơng tin từ q trình sản xuất phản ánh tình hình sử dụng thực tế NVL, nhân cơng và máy móc thiết bị để tiến hành phân loại chi phí, tập hợp chi phí và tổng hợp tính giá thành cho sản phẩm hoàn thành.
- Hoạt động này sẽ được thực hiện các nội dung sau:
(4.1) Phân loại, tập hợp từng loại chi phí của q trình sản xuất (4.2) Tổng hợp chi phí sản xuất
(4.3) Đánh giá sản phẩm dở dang chưa hoàn thành (4.4) Tính giá thành sản phẩm.
- Dịng thơng tin này sẽ cung cấp cho q trình ghi sổ kế tốn để xử lý thành
các thơng tin kế tốn của q trình sản xuất, cung cấp cho hoạt động thiết kế sản phẩm về tình hình chi phí thực tế sản xuất nhằm thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong thiết kế của sản phẩm. Dịng thơng tin tạo ra cũng sẽ cung cấp cho chu trình doanh thu về các sản phẩm hoàn thành theo yêu cầu – chi tiết ở Hình 1.12: Tính giá thành sản phẩm (Phụ lục 07).
Hoạt động kiểm sốt trong chu trình sản xuất (Phụ lục 08)
Trong tổ chức hệ thống thông tin kế tốn một nội dung cũng cần quan tâm đó là tổ chức hoạt động kiểm sốt trong chu trình sản xuất với các mục tiêu kiểm soát như sau:
- Tất cả hoạt động sản xuất được xét duyệt đúng đắn.
- Tất cả sản phẩm dở dang và TSCĐ được bảo quản an toàn.
- Tất cả nghiệp vụ trong chu trình sản xuất được xét duyệt và hợp lệ đều được
ghi chép.
- Tất cả nghiệp vụ trong chu trình sản xuất đều được ghi chép chính xác. - Các dữ liệu được ghi chép chính xác cần được duy trì và bảo vệ khỏi sự mất
- Các hoạt động trong chu trình sản xuất được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả.