CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến gỗ
2.2.2. Khảo sát hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với một số chu trình chủ yếu tạ
doanh nghiệp chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định
Mục đích khảo sát
Mục đích khảo sát thực tế nhằm tìm hiểu thực trạng về một số chu trình KSNB trong hệ thống KSNB của các DN sản xuất, chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Và ghi nhận lại những ưu và nhược điểm của một số chu trình KSNB mà DN đang áp dụng. Từ đó tìm ra các giải pháp để hồn thiện các chu trình này.
Phương pháp khảo sát
Việc khảo sát được thực hiện thơng qua hình thức điều tra bằng bảng câu hỏi liên quan đến 3 chu trình: Chi phí (18 câu), Sản xuất ( 21 câu), Doanh thu (22 câu)
(Phụ lục 16) kết hợp với quan sát hoạt động, phỏng vấn người quản lý, kiểm tra tài
liệu. Bảng câu hỏi để đánh giá hệ thống KSNB được gửi trực tiếp đến những người có chức vụ và thâm niên cơng tác tại các đối tượng khảo sát. Mỗi DN gồm 3 phiếu khảo sát như sau:
- 1 bảng cho Ban lãnh đạo (Tổng giám đốc/Phó tổng giám đốc hoặc Giám
Đốc/Phó giám đốc).
- 1 bảng 1 bảng cho trưởng/phó phịng phụ trách (Chu trình chi phí: Phịng
mua hàng và kho vận; Chu trình sản xuất: Phịng sản xuất; Chu trình doanh thu: Phòng kinh doanh)
- 1 bảng cho nhân viên có liên quan (Chu trình chi phí: Nhân viên mua
hàng/Kế toán nguyên vật liệu/nhân viên kiểm hàng/Kế tốn nợ phải trả; Chu trình sản xuất: nhân viên thiết kế/công nhân sản xuất/ nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS)/ Kế toán giá thành; Chu trình doanh thu: Nhân viên bán hàng/nhân viên Marketing/Kế tốn cơng nợ)
Thu thập các câu hỏi khảo sát, những thơng tin trong q trình phỏng vấn và quan sát thực tế. Tiến hành tổng hợp những thơng tin cần thiết, phân tích thơng tin, đánh giá thự trạng, đưa ra kết luận, thiết lập các chu trình KSNB chung áp dụng cho các DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định.
2.2.2.2. Kết quả và đánh giá khảo sát (Phụ lục 16)
Qua kết quả khảo sát, cho thấy:
- Chỉ có 47.5 % (câu 5) DN mua hàng có lập đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng và được xét duyệt đầy đủ bởi lãnh đạo.
- Chỉ có 47.5 % (câu 4) DN được khảo sát phân chia trách nhiệm tách biệt giữa các chức năng: mua hàng và xét duyệt mua hàng, xét chọn nhà cung cấp và đặt hàng, bảo quản và ghi sổ kế tốn như cơng ty Cổ phần Hồnh Anh Gia Lai, cơng ty cổ phần kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt, Cơng ty TNHH Trí Tín,...
- 100% (câu 16) DN quan tâm đến nguồn gốc xuất xứ của gỗ nhập khẩu.
- Rất nhiều các DN được khảo sát (57.5%, câu 7) chưa tiến hành đánh giá, so sánh nhà cung cấp để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất để được hưởng nhiều ưu đãi như: chiết khấu thanh tốn, giá bán ưu đãi…. Việc khơng quan tâm lựa chọn nhà cung cấp sẽ gây cho DN những tổn thất khác như chất lượng NVL khơng phù hợp với đơn đặt hàng có thể dẫn đến sản xuất sẽ khó khăn, NVL khơng đáp ứng kịp nhu cầu sản xuất, giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, … Tuy nhiên, các khoản mua hàng có hưởng chiết khấu và được ghi nhận đầy đủ
- Đa số các DN (82.5%, câu 8) chưa hốn đổi vị trí nhân viên mua hàng để tránh một nhân viên có quan hệ thân quen với nhà cung cấp.
- 70% DN (câu 11) chưa đưa ra qui định phạt khi nhà cung cấp giao hàng trễ. - 71.67% DN (câu 14) không tiến hành đối chiếu công nợ thường xuyên nên bảng đối chiếu công nợ không phù hợp với số dư trên sổ sách. Điều đó chứng tỏ sổ sách khơng được ghi nhận chính xác, kịp thời hoặc thơng tin mua hàng bị thất lạc, … như DNTN Hải Sơn, Công ty TNHH Thanh Hịa,...
II. Chu trình sản xuất
Qua bảng khảo sát, đa số các DN đều cho rằng:
- 67.5% (câu 4) DN chế biến gỗ tỉnh Bình Định đều quyết định tăng cường sản xuất sản phẩm nội thất thay cho ngoại thất như công ty Cổ phần Hoành Anh Gia Lai, công ty cổ phần kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt, PISICO, Cơng ty TNHH Trí Tín,..
- 67.5% (câu 2) DN cho rằng thị trường của sản phẩm nội thất vơ cùng rộng lớn, có nhiều dịng sản phẩm đa dạng, phong phú, đáp ứng nhu cầu, thị hiếu hàng ngày
của người tiêu dùng tồn cầu; giúp đa dạng hóa thị trường, có thêm thời gian thích ứng các tiêu chuẩn môi trường và luật pháp như Đạo luật Lacey của Hoa Kỳ, FLEGT của EU.
- 85% (câu 8) DN cho rằng nguồn cung cấp nguyên liệu đa dạng như các loại gỗ rừng trồng hoặc gỗ vườn tại địa phương (keo, tràm, bạch đàn, xoan,...) hoặc các loại ván MDF, Okal sản xuất trong nước, tận dụng gỗ phế thải từ quá trình sản xuất đồ gỗ ngoài trời, nhằm giảm áp lực nguồn gỗ cứng tự nhiên địi hỏi có chứng nhận hiện nay,... đáp ứng các hành vi bảo hộ thương mại tinh vi và quan tâm yếu tố môi trường bền vững ngày càng cao khi bán sản phẩm đến các thị trường lớn như Hoa Kỳ và EU.
- 92.5% (câu 1 & 2) các DN đều có kế hoạch sản xuất và lập lệnh sản xuất dựa trên kế hoạch sản xuất và được xét duyệt đầy đủ.
- 100 % (câu 6) DN có sản phẩm hồn thành được qua quy trình kiểm tra chất lượng rất chặt chẽ vì đây là các phẩm xuất khẩu chủ yếu vào các thị trường khó tính như Mỹ và EU.
- 100 % DN (câu 4) đều có kế tốn tính giá thành, và tập hợp giá thành theo đơn đặt hàng.
III. Chu trình doanh thu
Để bán hàng, các DN cung cấp các sản phẩm gỗ nội thất và ngoại thất cần quảng bá thương hiệu sản phẩm đến khách hàng. Khi khách hàng có đầy đủ thơng tin về DN, họ sẽ đến và đưa ra yêu cầu về sản phẩm: mẫu mã, nguyên liệu sản xuất, độ bóng, màu sơn, chất liệu sơn, độ bền của vật liệu. Và khi xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản, Mỹ, EU,… Hàng hóa được xuất khẩu theo nhiều giá khác nhau như FOB, CIF… với phương thức thanh toán qua ngân hàng.
Theo kết quả khảo sát, cho thấy:
- 100% (câu 1) các DN sản xuất gỗ khi khách hàng có nhu cầu mua hàng đều có đơn đặt hàng và được DN liên hệ với khách hàng xác minh lại đơn hàng đầy đủ.
- 100% (câu 10) các DN khi khách hàng mua chịu có số dư nợ vượt mức cho phép thì bộ phận xét duyệt trình lên lãnh đạo xét duyệt.
- Khi bán hàng xuất khẩu, 85% (câu 17) DN nghiên cứu kỹ thị trường, văn hóa kinh doanh tập quán tiêu dùng của khách hàng như cơng ty Cổ phần Hồnh Anh Gia Lai, công ty cổ phần kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt, PISICO, Công ty TNHH Như Ý,..
- 62.5% (câu 4) các DN chưa ban hành chính sách bán chịu và chưa có hệ thống kiểm tra tín dụng của khách hàng, điều này gây ra rủi ro trong việc thu hồi nợ và khả năng quay vòng vốn chậm.
- 45% (câu 13) DN được khảo sát vẫn để nhân viên kiêm nhiệm các chức năng như ghi chép công nợ, thu tiền, xét duyệt và bán hàng như DNTN Hải Sơn, Công ty TNHH Trường Sơn, Công ty Cổ phần Quốc Thắng,...
- 60% (câu 8) các DN chưa lập bảng phân tích số dư nợ theo tuổi nợ để phát hiện những biến động hay những thay đổi bất thường giúp DN ngăn chặn những sai phạm và điều chỉnh chính sách bán chịu cho phù hợp.
- Chỉ có 40% (câu 8) DN định kỳ gửi báo cáo số dư nợ phải thu và đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng nên dễ dẫn đến sai sót và gian lận.
- 65% (câu 9)DN khơng lập dự phịng nợ phải thu khó địi và đưa ra chính sách xóa sổ nợ phải thu khó địi.
- Trong thanh tốn xuất khẩu, đa số các DN (65%, câu 18) chưa đa dạng các phương thức thanh toán để giảm thiểu rủi ro.
- Khi xuất khẩu sản phẩm gỗ, 82.5 % DN (câu 19) còn gặp khó khăn trong việc chứng nhân nguồn gốc xuất xứ nguyên liệu gỗ là hợp pháp. DN phải có chứng chỉ FSC chứng nhận nguồn gốc gỗ.
- Trình độ nhân viên có giới hạn nên việc đàm phán ký kết hợp đồng còn yếu nên dễ dẫn đến rủi ro trong bán hàng và thanh toán. Trình độ ngoại ngữ của nhân viên kinh doanh cịn hạn chế nên việc soạn thảo hợp đồng cịn gặp khó khăn. Theo điều tra chỉ có 65% (câu 14) DN trả lời trình độ ngoai ngữ của nhân viên kinh doanh có đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng nước ngồi như Cơng ty CPTMSX Duyên Hải II, Công ty cổ phần gỗ kỹ nghệ Tiến Đạt,...
- Hoạt động bán hàng và tiếp thị còn yếu, đội ngũ nhân viên Marketing còn thiếu kinh nghiệm và chưa tương xứng. Chỉ có 47.5% (câu 15) có hoạt động
Marketing được đẩy mạnh như thất như công ty Cổ phần Hồnh Anh Gia Lai, cơng ty cổ phần kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt, PISICO, Công ty TNHH Phước Hưng,...