CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến gỗ
2.2.1. Khảo sát các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại các
trên địa bàn tỉnh Bình Định
2.2.1. Khảo sát các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định nghiệp chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định
2.2.1.1. Mục đích và phương pháp khảo sát
Cả tỉnh Bình Định có khoảng 170 doanh nghiệp chế biến gỗ nên tác giả chọn mẫu đại diện là 40 DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định (Phụ lục 15). Mỗi doanh nghiệp gửi 3 bảng khảo sát: 1 bảng cho Ban lãnh đạo (Tổng giám đốc/Phó tổng giám đốc hoặc Giám Đốc/Phó giám đốc), 1 bảng cho trưởng/phó phịng phụ trách (Phịng Kế tốn/Phịng kinh doanh/Phòng kho vận/Phòng nhân sự/Phòng sản xuất) và 1 bảng cho nhân viên thực hiện (nhân viên kế toán/nhân viên bán hàng/nhân viên Marketing/nhân viên thiết kế/cơng nhân/nhân viên mua hàng).
Mục đích căn cứ theo báo cáo của COSO 1992 để khảo sát hệ thống KSNB tại các DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định qua năm bộ phận: mơi trường
kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng và giám sát nhằm: Tìm hiểu, phân tích và đánh giá hệ thống KSNB để đưa ra những thành tựu và những hạn chế, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của DN.
Sử dụng bảng câu hỏi để khảo sát 40 DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định (Phụ lục 16), các DN khảo sát có loại hình kinh doanh như sau:
Bảng 2.5: Bảng liệt kê loại hình doanh nghệp khảo sát
Loại hình Số lƣợng Qui mô vốn
(Triệu đồng) Số lƣợng lao động 1. DN tư nhân 02 10,000 17,020 50 386 2. Công ty TNHH 27 3,000 41,200 10 700 3. Công ty Cổ phần 09 8,000 90,350 124 844 4. DN có vốn Nhà nước 02 4,000 8,040 72 109 Tổng cộng 40
(Nguồn: Phịng cơng nghiệp – Sở Cơng thương Bình Định)
Bảng câu hỏi bao gồm 105 câu (Phụ lục 16) và được thiết kế dựa trên các tiêu chí đánh giá của năm bộ phận cấu thành hệ thống KSNB của báo cáo COSO 1992 và gửi trực tiếp đến DN trong mẫu khảo sát.
Ngoài ra, tác giả còn sử dụng phương pháp khác như phỏng vấn, quan sát thực tế công việc tại một số DN được khảo sát.
2.2.1.2. Kết quả và đánh giá khảo sát (Phụ lục 16)
I. Mơi trƣờng kiểm sốt
I.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức
Hệ thống KSNB có hữu hiệu hay khơng trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tơn trọng các giá trị đạo đức của người quản lý cấp cao. Theo kết quả khảo sát cho thấy:
- 82.5% (câu 3) các DN đã ý thức được quan điểm này và đã tạo dựng mơi trường văn hóa tổ chức và hoàn thiện những qui định về đạo đức trong đơn vị.
- 92.5% (câu 1) các DN ban hành văn bản quy định về chuẩn mực ứng xử, giá trị đạo đức, các điều lệ, nội quy, quy chế cho từng phòng ban, đạo đức kinh doanh, giá trị cốt lõi, sứ mạng, tầm nhìn,…nên tồn thể nhân viên trong DN đều nắm bắt, tuân thủ nghiêm túc, họ biết đâu là hành vi sai phạm, đâu là hành vi được khuyến khích. Điển hình như Cơng ty Cổ phần kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt, Công ty Cổ phần chế biến gỗ nội thất PISICO, Cơng ty TNHH Trí Tín,..
I.2. Cam kết về năng lực
Qua khảo sát cho thấy, 75 % (câu 1) các DN chế biến gỗ có Cán bộ cơng nhân viên được sắp xếp, bố trí, đề bạt cơng việc đúng theo yêu cầu tuyển dụng và năng lực bản thân, nhân viên có trình độ đại học, cao đẳng được bố trí làm tại phịng ban và bộ phận sản xuất, nhân viên có trình độ trung cấp phổ thơng thường được bố trí tại các tổ sản xuất chế biến. 57.5% (câu 3) DN đánh giá năng lực công nhân mới thông qua đánh giá nhận xét về ý thức, kỹ năng, tay nghề của các tổ trưởng có liên quan.
Bên cạnh đó, hàng năm DN tổ chức cuộc thi nâng cao tay nghề để đánh giá xếp bậc tay nghề cho cơng nhân nhằm mục đích tăng năng suất lao động hoặc đánh giá công tác đào tạo do các đơn vị bên ngồi thực hiện. Vì vậy mà nhân viên trong DN đã có những điều chỉnh, góp ý kịp thời góp phần hồn thành cơng việc tốt hơn.
I.3. Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
HĐQT, Ban kiểm sốt có vai trị quan trọng khi thực hiện các mục tiêu của hệ thống KSNB. Qua bảng câu hỏi trên cho thấy, Đa số (80%, câu 3) thành viên HĐQT/ Thành viên góp vốn và ban kiểm sốt tại các DN qua tìm hiểu đều là người trong DN, am tường hoạt động gỗ, có kinh nghiệm quản lý với số năm công tác từ 7 năm trở lên như Công ty cổ phần thương mại sản xuất Duyên Hải II, Công ty Cổ phần kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt, Công ty Cổ phần chế biến gỗ nội thất PISICO, Công ty TNHH Trí Tín,.... HĐQT sẽ đánh giá các hoạt động của DN, đưa ra các mục tiêu hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính, chiến lược phát triển cùng với các kế hoạch giám sát thực hiện để đạt được những mục tiêu đặt ra. Các văn bản trong cuộc họp định kỳ HĐQT đều được ghi đầy đủ nội dung và đúng thời gian. Hơn nữa,
82.5 % (câu 1) HĐQT của các DN đều tiến hành họp thường xuyên, luôn phối hợp với nhà quản lý giải quyết các khó khăn nảy sinh và thực hiện nhiệm vụ của mình và biên bản của cuộc họp được lập kịp thời. Ngoài ra, đa số DN khảo sát (85% - câu 6) còn tiến hành các cuộc họp bất thường của HĐQT để quyết định công việc cấp thiết vượt khỏi tầm quyết định của nhà quản lý điều hành.
Thành viên Ban Kiểm soát là người trong DN nên mức độ độc lập của Ban Kiểm sốt với HĐQT và Ban Giám đốc khơng cao (42.5%, câu 7) như Công ty Cổ phần Phước Hưng, Công ty Cổ phần Quốc Thắng,... Mặc dầu, Ban Kiểm soát ở hầu hết các DN khảo sát đều có thể tiếp cận với các tài liệu khi có nhu cầu kiểm sốt (85%, câu 8) nhưng chỉ có một nửa các DN mà ban kiểm sốt có thể kiểm tra đánh giá hoạt động của HĐQT, Ban Giám đốc (50%, câu 9) như Công ty cổ phần thương mại sản xuất Duyên Hải II, Công ty Cổ phần kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt, Công ty Cổ phần chế biến gỗ nội thất PISICO, ...
I.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Với hơn 7 năm công tác cùng với sự am hiểu ngành nghề, hoạt động kinh doanh và kinh nghiệm quản lý mà các nhà quản lý, điều hành đã gắn bó lâu dài cùng với sự phát triển lớn mạnh của DN. Vì vậy, biến động nhân sự ở các vị trí quản lý cấp cao như chủ tịch HĐQT, Ban Giám đốc,… thường ít xảy ra (17.5 %, câu 6) cho thấy sự ổn định trong phong cách quản lý, điều hành DN như DNTN Hồng Long, Cơng ty TNHH Ánh Vy, Công ty Cổ phần Quốc Thắng,... Bên cạnh đó, các nhà quản lý DN đã gương mẫu trong việc chấp hành quy định của đơn vị và pháp luật của Nhà nước cũng như các khái niệm, ngun tắc, chính sách kế tốn (82.5%, câu 8). Nhờ đó tạo được ảnh hưởng tốt đến toàn thể nhân viên, là tấm gương tốt giúp nhân viên noi theo.
Qua kết quả khảo sát, 87.5% (câu 1) nhà quản lý nghiên cứu cẩn thận các rủi ro kinh doanh trước khi đưa ra quyết định kinh doanh, không mạo hiểm mà luôn suy xét cân đối giữa chi phí và lợi ích.
Thêm vào đó, chủ DN thường chọn phương pháp kế tốn, ước tính kế tốn sao cho lập BCTC có lợi nhất và cấp dưới phải thi hành, còn nhiều trường hợp thiếu
minh bạch trong hoạt động (45%, câu 7) như công ty TNHH Đức Hải, DNTN Hải Sơn, công ty TNHH Đại Việt, công ty TNHH Thiên Nam,...Và đặc biệt là các nhà quản lý bị sức ép rất lớn do tác động của nền kinh tế suy thối. Hơn nữa, do tình hình kinh tế ngày càng khó khăn nên các DN thường muốn có lợi nhuận nhiều và nghĩa vụ nộp thuế là ít nhất nên khơng minh bạch thông tin trên BCTC.
I.5. Cơ cấu tổ chức
Qua khảo sát cho thấy, 92.5% (câu 1) các DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định đều có sơ đồ cơ cấu tổ chức gắn với trách nhiệm, quyền hạn của từng phòng ban, bộ phận như: phòng tổ chức - hành chính, phịng kế tốn, phịng kinh doanh-kỹ thuật, phòng KCS, bộ phận sản xuất,… giúp cho các bộ phận, nhân viên thực hiện nhiệm vụ và chuyên mơn của mình như Cơng ty cổ phần thương mại sản xuất Duyên Hải II, Công ty Cổ phần kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt, Công ty Cổ phần chế biến gỗ nội thất PISICO, Công ty TNHH TM Hà Thanh,...
- Phần lớn quyền hạn và trách nhiệm giữa các phòng ban và mối quan hệ chưa được phân chia rõ ràng bằng văn bản, điều này dễ dẫn đến rủi ro các nhân viên không nhớ hết nhiệm vụ của mình. Khi có xung đột xảy ra, DN khó có thể xử lý thỏa đáng (70%, câu 4) như công ty TNHH Đức Hải, DNTN Hải Sơn, công ty TNHH Đại Việt, công ty TNHH Thiên Nam,...
- Định kỳ, các DN chưa đánh giá lại cơ cấu tổ chức để điều chỉnh kịp thời phù hợp với hình thức quản lý tại DN (60 %, câu 5).
I.6. Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Qua kết quả khảo sát cho thấy:
- 90% (câu 2) DN: Nguyên tắc ủy quyền được đảm bảo nghiêm ngặt nên đảm bảo giải quyết công việc hiệu quả và tránh được rủi ro.
- Một số DN (37.5% - câu 4) chưa có bảng mơ tả cơng việc chi tiết cho từng vị trí vì vậy nhân viên chưa thấy được tầm quan trọng trách nhiệm của mình trong hệ thống KSNB.
- 37.5% (câu 1) các DN gỗ, tình trạng nhân viên kiêm nhiệm rất nhiều vì vậy chất lượng công việc không đảm bảo, không thể kiểm tra chéo và kiểm soát lẫn
nhau dễ xảy ra gian lận và thiệt hại cho DN. Chẳng hạn như kiểm tra chéo giữa phòng kế tốn và phịng kinh doanh về doanh thu bán hàng, thủ kho đối chiếu với kế tốn số liệu trên sổ sách… như cơng ty TNHH Đức Hải, DNTN Hải Sơn, công ty TNHH Đại Việt, công ty TNHH Thiên Nam,...
- Nhà quản lý với mục đích giảm chi phí nên tình trạng kiêm nhiệm của nhân viên trong các DN còn nhiều và kiến thức quản lý của ban lãnh đạo cịn yếu kém.
I.7. Chính sách nhân sự
Qua khảo sát cho thấy 60% (câu 1) các DN khi có nhu cầu tuyển dụng các vị trí quản lý đều ban hành văn bản với đầy đủ các tiêu chuẩn tương ứng của từng đối tượng, vị trí cần tuyển dụng như: trình độ chun mơn, anh văn, tin học… và đi đơi với các hình thức tuyển dụng như: phỏng vấn, thực hành… Cịn đối với cơng nhân sản xuất thì quá trình tuyển dụng lại rất sơ sài và yêu cầu rất đơn giản. Và đa số DN chế biến gỗ xuất khẩu ở tỉnh Bình Định có hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính thời vụ. Vì vậy khi vào mùa cao điểm với mức tăng đột biến từ đơn đặt hàng của khách hàng nước ngoài, DN sẽ tiến hành tuyển dụng thêm nhân viên ngoài lực lượng lao động hiện hữu để đáp ứng khối lượng cơng việc tăng. Ngồi ra DN còn tiến hành tổ chức nhân viên tăng ca để có thể hoàn thành đơn đặt hàng đúng thời hạn. Khi đó, các nhà quản lý điều hành DN cũng thường xuyên gặp gỡ trực tiếp trao đổi để khích lệ động viên cơng nhân viên hăng hái làm việc hoàn thành nhiệm vụ (92.5%, câu 7).
- 95% (câu 6) các DN khơng có phần mềm quản lý nhân sự.
- 57.5% (câu 5) các DN không thông báo tuyển dụng rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng nhưng thông thường khi tuyển cơng nhân sản xuất thì có thơng báo tại DN như công ty TNHH Đức Hải, DNTN Hải Sơn, công ty TNHH Đại Việt, công ty TNHH Thiên Nam,...
II. Đánh giá rủi ro
Các DN chế biến gỗ tỉnh Bình Định phải đối phó với hàng loạt rủi ro bên trong và bên ngồi như: Rủi ro về tài chính (lãi suất, tỷ giá hối đối, nguồn tín dụng, khả năng thanh toán…), rủi ro chiến lược (cạnh tranh, thay đổi khách hàng, thay đổi của
ngành, hoạt động nghiên cứu phát triển sản phẩm mới…), rủi ro hoạt động (bộ máy lãnh đạo, vi phạm quy chế quản lý, hệ thống thông tin…), rủi ro nguy hiểm (cháy xưởng, môi trường, nhà cung cấp…)
- Theo khảo sát, 57.5% (câu 3) các DN chưa đánh giá đầy đủ rủi ro từ hoạt động bên ngoài và bên trong. Việc nhận dạng các sự kiện có thể tác động đến việc thực hiện mục tiêu của DN vẫn còn nhiều DN chưa chú trọng. Việc đánh giá rủi ro chủ yếu thông qua các cuộc họp trong công ty.
- Phương pháp quản lý của một số DN chế biến gỗ tại tỉnh Bình Định có phương pháp quản lý cịn lỏng lẻo. Các cơng ty có qui mơ vừa thì quản lý theo kiểu gia đình, cịn những cơng ty lớn hơn thì phân quyền điều hành cho cấp dưới thiếu sự kiểm sốt đầy đủ. Cả hai loại hình quản lý này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những qui chế, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
- 87.5% (câu 2g) các DN quan tâm đến rủi ro của sự thay đổi như dòng sản phẩm mới hay hoạt động mới, sự thay đổi môi trường hoạt động, hệ thống thơng tin …Vì sản phẩm đa số xuất khẩu nên các DN sản xuất sản phẩm phải bắt kịp với nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng như Công ty Cổ phần kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt, Công ty Cổ phần chế biến gỗ nội thất PISICO, Cơng ty TNHH Trí Tín,....
- Phân tích định lượng rủi ro quyết định sự thành cơng của DN, cần phân tích q trình kinh doanh (52.5% - câu 1), nhận dạng các yếu tố chính từ đó thiết lập các biện pháp đối phó thích hợp. Tuy nhiên, vấn đề này các DN thực hiện cịn hạn chế vì thiếu cơng cụ hỗ trợ, chỉ đánh giá theo cảm tính.
- Các DN thường xuyên cập nhật các thông tin về điều kiện kinh doanh, luật pháp, vấn đề khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp; vấn đề này DN rất chú trọng (câu 2).
- Hoạt động của các DN chủ yếu chú trọng vào mục tiêu lợi nhuận ở hiện tại nhiều hơn nên không quan tâm nhiều đến tăng trưởng DN.
Với xu thế hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu nhất là khi nước ta gia nhập vào WTO đã mang lại cho DN Việt Nam cũng như DN ở Bình Định nhiều cơ hội phát triển nhưng cũng gây nên khơng ít những khó khăn trở ngại mới cho kinh doanh. Vì
vậy các DN muốn đứng vững trên thị trường quốc tế phải nắm bắt những thay đổi trong môi trường hoạt động nhất là môi trường pháp lý, linh hoạt trong các hoạt động để phù hợp với các quy định pháp luật tại các thị trường. Qua khảo sát cho thấy từng năm hầu hết các DN chế biến gỗ xuất khẩu ở tỉnh Bình Định đều tiến hành đánh giá rủi ro dựa trên các yếu tố của môi trường hoạt động, như: các yếu tố khách hàng, nhà cung cấp,… môi trường pháp lý, điều kiện tự nhiên và điều kiện chính trị. Do quy mơ vừa và nhỏ, phong cách điều hành mang tính ổn định nên DN chưa xem ảnh hưởng sự biến động nhân sự, vị trí quản lý cũng như ảnh hưởng từ tăng trưởng, tái cấu trúc DN hay thay đổi CNTT. Thông tin để đánh giá rủi ro được thu thập qua nhiều kênh thơng tin từ bên ngồi, bên trong và thông qua các cuộc họp nội bộ DN để từ đó có những hành động kịp thời phù hợp nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu.
III. Hoạt động kiểm soát
Để hạn chế và giảm thiểu các rủi ro đe dọa đến việc thực hiện mục tiêu, DN thực hiện các hoạt động kiểm soát. Qua khảo sát cho thấy 85% (câu 1) nhà quản lý cấp cao tại các DN đều đánh giá phân tích các hoạt động kinh doanh, 100% (câu 5)