CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3. Kiểm sốt nội bộ đối với một số chu trình chủ yếu trong doanh nghiệp sản
1.3.1. Chu trình chi phí
Chu trình chi phí hay một số sách cịn gọi là chu trình chi tiêu (expenditure cycle) là chu trình liên quan tới các hoạt động mua hàng và thanh tốn với nhà cung cấp. Nó bao gồm một chuỗi hoạt động chính là nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm nhà cung cấp; nhận và bảo quản hàng mua; ghi nhận cơng nợ phải trả và thanh tốn cho nhà cung cấp về hàng mua (Bộ môn Hệ thống thông tin kế tốn, 2012).
Chu trình chi phí giao tiếp với đối tượng bên ngồi là các bộ phận chức năng hoặc các hệ thống liên quan sau:
- Hệ thống kiểm sốt hàng tồn kho, chu trình doanh thu, chu trình sản xuất và các bộ phận khác trong DN xác định các yêu cầu bổ sung hàng và nhận các hàng yêu cầu khi mua về. Vì vậy, các nơi này giao tiếp với chu trình chi phí thơng qua các thơng tin yêu cầu về hàng hóa, nguyên vật liệu (NVL) hoặc các tài sản liên quan khác và thông tin về việc nhận hàng mua về.
- Nhà cung cấp nhận các yêu cầu mua hàng từ DN, cung cấp hàng theo đặt hàng và nhận tiền thanh tốn. Do vậy, nhà cung cấp và chu trình chi phí giao tiếp với nhau qua thơng tin đặt hàng và thanh toán tiền.
- Hệ thống sổ cái và lập báo cáo nhận các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh tốn từ chu trình chi phí, ghi chép xử lý chúng.
Các hoạt động này được mơ tả khái qt trên sơ đồ dịng dữ liệu cấp tổng quát (context diagram) qua hình 1.1: Sơ đồ dịng dữ liệu tổng qt chu trình chi phí (Phụ
lục 05).
Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình chi phí gồm bốn hoạt động cơ bản: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ các bộ phận hay hệ thống có nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và đặt hàng; (2) Nhận hàng từ nhà cung cấp; (3) Ghi nhận nợ phải trả ; (4) Thanh toán với nhà cung cấp. Các hoạt động này tạo ra các quan hệ thơng tin ln chuyển trong chu trình và với các đối tượng bên ngồi hệ thống. Hình 1.2 mơ tả sơ đồ dịng dữ liệu cấp 0 chu trình chi phí (Phụ lục 05).
1.3.1.1. Đặt hàng với nhà cung cấp
Đây là hoạt động đầu tiên của chu trình chi phí. Hoạt động này bao gồm:
Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận hay chu trình liên quan. Nhu cầu mua hàng được xác định từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phận sử dụng trực tiếp các hàng hay dịch vụ này. Đó là những nhu cầu liên quan tới NVL với đơn vị sản xuất, hàng hóa với đơn vị thương mại hoặc là các văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ hay tài sản cố định (TSCĐ) cho tất cả các loại hình DN. Nếu là các nhu cầu liên quan tới văn phòng phẩm hay TSCĐ, nghĩa là nhu cầu mua phát sinh không thường xun và tương đối ít, thì thơng thường nhu cầu được đề xuất từ các bộ phận hoặc phòng ban sử dụng trực tiếp. Nếu nhu cầu liên quan tới NVL hoặc hàng hóa, các loại được kiểm soát chặt chẽ qua hệ thống kho hàng, thì nhu cầu này thường bắt đầu từ hệ thống kiểm soát kho hàng.
Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng trong kho và phương pháp quản lý tính tốn hàng dự trữ cũng như đặt hàng. Các phương pháp quản lý tính tốn hàng dự trữ và đặt hàng phổ biến như phương pháp xác định lượng đặt hàng kinh tế nhất (economic order quantity- EOQ), phương pháp lập kế hoạch yêu cầu NVL (materials requirements planning – MRP), phương pháp hàng tồn kho tức thời JIT (just –in-time inventory system).
Trong các DN quy mô lớn và kiểm soát kho hàng chặt chẽ, hệ thống kiểm sốt kho hàng thường được tin học hóa, và các yêu cầu hàng được lập hoặc thông báo tự động trên cơ sở các dữ liệu lưu trữ về hàng trong kho, và chương trình xác định hàng dự trữ tối thiểu cũng như thời điểm cần bổ sung hàng dự trữ.
Trong các DN chưa có hệ thống kiểm soát kho hàng tự động, thì nhân viên quản lý kho dựa vào các ghi chép hàng tồn kho và định mức dự trữ sẽ xác định và lập các chứng từ yêu cầu hàng.
Các nhu cầu này cần được kiểm tra lại nhằm khẳng định các nhu cầu này là phù hợp và tổng hợp các nhu cầu.
b. Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và đặt hàng
Căn cứ yêu cầu mua hàng gửi từ các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng kiểm tra, xét duyệt nhu cầu này và tổng hợp các nhu cầu được xét duyệt, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và lập các thủ tục đặt hàng với nhà cung cấp.
Các đơn vị khác nhau có các thủ tục tiềm kiếm nhà cung cấp và xét duyệt đặt hàng cụ thể khác nhau trước khi gửi cho nhà cung cấp. Về nguyên tắc cơ bản việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp tùy thuộc vào chính sách quản lý cũng như yêu cầu hoạt động của mỗi DN. Tiêu thức chính dùng làm căn cứ cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp là: Giá cả hàng hợp lý, chất lượng hàng tốt theo yêu cầu, giao hàng kịp thời và tính tin cậy của nhà cung cấp. Sau khi tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đơn vị tiến hành hoạt động đặt hàng nhằm xác định các yêu cầu về hàng, về giá cả, giao hàng và vấn đề thanh toán. Nhà cung cấp xem xét đặt hàng và trả lời chấp nhận hay không chấp nhận đặt hàng này (xem phần xét duyệt đặt hàng của khách hàng thuộc chu trình doanh thu). Lúc này bộ phận mua hàng thông báo đặt hàng được chấp thuận cho các bộ phận liên quan như một ủy quyền cho các bộ phận này thực hiện các công việc tiếp theo liên quan đặt mua hàng - qua Hình 1.3: Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lí đặt hàng (Phụ lục 05).
1.3.1.2. Nhận và bảo quản hàng hóa
Tới ngày giao hàng, nhà cung cấp tiến hành giao hàng cho DN theo địa chỉ DN yêu cầu và bộ phận nhận hàng thực hiện việc nhận hàng gồm hai công việc cơ bản là: (1) Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận giao hàng (2) Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng.
Trường hợp hàng nhận phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượng sẽ được chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng trong kho, hoặc giao cho bộ phận sử dụng hàng theo như yêu cầu ban đầu. Trường hợp hàng không đạt các yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng so với đặt hàng, thì bộ phận nhận hàng sẽ từ chối hàng và thông báo hoặc làm việc trực tiếp với nhà cung cấp. Tùy theo thỏa thuận tiếp theo giữa nhà cung cấp và bộ phận nhận hàng, các thủ tục liên quan sẽ được thực hiện. Ví dụ như nhà cung cấp giảm giá bán, điều chỉnh lại hóa đơn về số lượng hoặc giá cả, hoặc nhận lại hàng đã giao nhưng không được chấp nhận.
Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản hàng có nhiệm vụ ghi nhận và thơng báo tất cả thông tin nhận hàng này cho các bộ phận liên quan. Các hoạt động này
tạo dịng thơng tin chi tiết qua Hình 1.4: Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lí nhận và bảo quản hàng (Phụ lục 05).
1.3.1.3. Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi cơng nợ
Quy trình chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ bao gồm (1) Chấp thuận hóa đơn mua hàng và (2) Ghi chép, theo dõi cơng nợ.
Khi nhận được hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra hóa đơn, so sánh đối chiếu các thơng tin trên hóa đơn với các thơng tin về đặt hàng và nhận hàng. Nếu các thơng tin trên hóa đơn phù hợp, đầy đủ và chính xác thì kế tốn phải trả chấp nhận hóa đơn, ghi nhận thông tin về nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp và lưa trữ hồ sơ gồm toàn bộ các chứng từ liên quan tới việc mua hàng, như chứng từ hóa đơn mua hàng, chứng từ ghi thông tin về đặt hàng được chấp nhận và chứng từ ghi nhận thông tin nhận hàng (Phụ lục 05).
1.3.1.4. Hoạt động thanh tốn cho hàng hóa và dịch vụ đã mua
Tới hạn thanh tốn, kế tốn phải trả chuyển tồn bộ hồ sơ mua hàng cùng đề nghị thanh tốn (ví dụ phiếu chi hoặc disbursement voucher) cho Ban Giám đốc xét duyệt thanh toán và chuyển bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán tiền. Một số DN có thể tổ chức cho kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục lập phiếu chi và trình duyệt thanh tốn, rồi sau đó chuyển bộ phận tài vụ chi tiền – qua Qua Hình 1.6: Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lí thanh tốn tiền (Phụ Lục 05).
Hoạt động kiểm sốt trong chu trình chi phí (Phụ lục 06)
Một hệ thống thơng tin kế toán được thiết kế tốt phải đảm bảo đạt được mục tiêu kiểm soát:
- Thu thập và xử lý các dữ liệu hoạt động kinh doanh được xét duyệt đầy đủ,
đúng đắn.
- Các hoạt động được xét duyệt đầy đủ này thực sự xảy ra - Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra được ghi chép đầy đủ
- Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra phải được ghi chép chính xác - An tồn cho tất cả các tài sản, thơng tin.
- Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác để người quản lý kiểm soát các hoạt
động bộ phận chức năng và đảm bảo các hoạt động kinh doanh hiệu quả và hữu hiệu.