III. THỰC TRẠNG NÂNG CAO ĐỘNG LỰC CHO NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ĐẦU TƯ
3.2.Sử dụng công cụ hành chính tổ chức
3.2.1. Các công cụ tổ chức
Công ty thường xuyên theo dõi xem xét, bố trí lại bộ máy cho phù hợp với từng giai đoạn và theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Bộ máy tổ chức của khối văn phòng khá đơn giản, theo mô hình chức năng, có sự chuyên môn hóa khá cao ở nhân viên cấp dưới. Người quản lý cấp càng cao thì tầng quản lý càng nhiều do chưa thực hiện tốt cơ chế phân quyền, chưa mạnh dạn ủy quyền và trao quyền cho cấp dưới. Chính điều đó làm cản trở sức sáng tạo, và thời gian tiến trình hoạt động công việc.
Trong cơ cấu tổ chức đơn giản nên thông tin đi nhanh hơn, chí phí quản lý thấp hơn. Nếu căn cứ vào kết quả kinh doanh nhiều năm qua cho thấy lãnh đạo của công ty đều là những người có năng lực nên bộ máy tổ chức vẫn còn phù hợp. Nhưng đơn giản hóa trong bộ máy tổ chức cũng đồng nghĩa với việc có ít vị trí quản lý, cơ hội thăng tiến của nhân viên không có nhiều đó thực sự làm giảm sức hấp dẫn đối với nhân tài. Người lao động mang nặng tư tưởng mình là người làm thuê, dễ làm khó bỏ, kém năng động, tất cả phó mặc cho Ban giám đốc.
Khả năng phối hợp giữa các cá nhân trong cùng một phòng, cùng làm một công việc thì cao nhưng giữa các bộ phận còn chưa tốt có sự cách quãng. Điều đó cũng một phần do sự chuyên môn hóa cao.
3.2.2. Các công cụ hành chính
• Các văn bản, điều lệ, quy chế, quy trình
Đây là những căn cứ để thưởng phạt, quy định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Nó cũng là công cụ mang tính hướng dẫn giúp cho người lao động làm việc khoa học và năng suất, tự đánh giá được những cái làm được và chưa làm được của bản thân để từ đó có những điều chỉnh hành vi, thái độ.
Quy chế làm việc của công ty cũng như của mỗi phòng ban được phổ biến đến từng người ngay từ buổi đầu đến làm việc. Mọi cá nhân trong tổ chức đều phải có trách nhiệm tuân thủ và thi hành một cách đầy đủ và nghiêm túc.
Đối với nhân viên mới công ty có buổi học Oncomer cho từng người, để học về các quy định, quy chế, nội quy công ty, các bái hát, văn háo công ty, giúp nhân viên mới mau chóng hòa nhập cộng đồng.
• Quy định về tuyển dụng:
Người lao động mới tuyển dụng về công ty đều phải trải qua thời gian học việc, rồi cộng tác viên, rồi thử việc. Sau thời gian thử việc, nếu đạo đức và năng lực chuyên môn phù hợp thì sẽ được ký tiếp hợp đồng lao động 1 năm. Nếu không đạt yêu cầu và không hoàn thành nhiệm vụ thì công ty sẽ chấm dứt hợp đồng lao động.
• Quy định về đào tạo
Căn cứ vào nhu cầu công tác nghiệp vụ chuyên môn, công ty sẽ cử nhân viên đi học. Nhân viên được cử đi học phải báo cáo kết quả học tập về công ty bao gồm điểm thi các môn học và điểm thi tốt nghiệp. Nếu kết quả học tập chỉ đạt trung bình hoặc kém, công ty có thể rút về không cử đi học nữa
• Quy định về nâng lương
Hàng tháng phòng nhân sự thông báo danh sách những người đến kỳ hạn nâng lương cho các phòng. Trưởng phòng và tổ trưởng công đoàn có trách nhiệm họp phòng, đánh giá quá trình làm việc và kết quả lao động của người đến kỳ hạn nâng lương. Sau đó trình phó giám đốc nhân sự xem xét và quyết định. Người được nâng lương đúng kỳ hạn là người có ý thức kỷ luật tốt; thực hiện đúng các nội quy, quy chế; hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Các chế độ trả lương, nâng bậc lương tiến hành theo đúng quy định của nhà nước. Việc tổ chức thi nâng bậc chuyên viên lên chuyên viên chính công ty cũng đã làm được và giải quyết ở nhiều ngành nghề khác nhau.