- Quản lý đơn hàng nội:
x Nhận đơn hàng nội từ các TTKD, kiểm tra thơng tin đơn hàng theo quy định của Cơng ty.
x Tất cả các đơn hàng đều cần cĩ phê duyệt cho phép đặt hàng của phịng phân tích kinh doanh trước khi tiến hành đặt hàng.
- Đặt hàng với NCU:
x Cập nhật thơng tin vào các hồ sơ theo dõi liên quan
x Lên hợp đồng ngoại, nhập thơng tin đơn hàng lên hệ thống quản lý nội bộ Oracle.
x Chuẩn bị hồ sơ hợp qui sản phẩm và xin giấy phép nhập khẩu chuyên ngành nếu cĩ.
x Theo dõi NCU giao hàng, giục NCU giao hàng theo thời gian cam kết
x Cung cấp thơng tin đặt hàng cho các bên liên quan
x Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đặt hàng, xử lý nhầm hàng, thiếu hàng, sản phẩm khơng phù hợp…
- Hỗ trợ, cung cấp thơng tin cho các bên liên quan:
x Cập nhật thơng tin hàng hĩa vào các hồ sơ theo dõi liên quan và cung cấp thơng tin cho bộ phận khi cần;
x Hỗ trợ các TTKD về quy trình đặt hàng, chính sách của NCU liên quan đến mua hàng;
x Hỗ trợ thơng tin và chứng từ liên quan đến tham vấn giá, báo cáo, khiếu nại ... với các nhĩm liên quan.
- Xử lý khiếu nại:
x Tiếp nhận và phối hợp với cán bộ Logistics giải quyết các vấn đề về hàng hĩa cĩ liên quan đến khâu đặt hàng
x Phối hợp với cán bộ Logistic và phịng xuất nhập khẩu- XNK trong các vụ việc phát sinh khiếu nại với bảo hiểm, các vụ việc hàng hĩa bị hải quan tham vấn giá…
2.3.1.2 Nhân viên Logistics
- Gom hàng và chỉ định vận chuyển:
x Tham gia đánh giá NCU vận chuyển, lựa chọn nhà vận chuyển hàng năm
x Gom hàng tại kho của NCU hoặc kho của nhà vận chuyển.
x Chỉ định vận chuyển hàng hĩa theo phương thức được yêu cầu với lượng hàng hợp lý hoặc theo dõi chuyến hàng đi đường theo thơng tin từ nhà cung cấp (tùy thuộc điều kiện cơ sở giao hàng)
- Thu thập chứng từ và chứng nhận xuất xứ (C/O), gom hàng và gửi thơng tin hàng hĩa:
x Thu thập đầy đủ bộ chứng từ hàng hĩa, gom hàng trên hệ thống Oracle;
x Gửi thơng tin lơ hàng và bộ chứng từ hàng hĩa cho phịng XNK để xin giấy phép nhập khẩu và chuẩn bị thủ tục thơng quan
x Thu thập và theo dõi C/O cho lơ hàng, kiểm tra C/O chính xác cho từng lơ hàng cụ thể
x Tập hợp chứng từ và thực hiện thanh tốn cước phí vận tải quốc tế
- Theo dõi tiến trình giao nhận hàng hĩa:
x Phối hợp với trung tâm giao nhận xuất nhập khẩu theo dõi tiến độ giao nhận hàng hĩa tại cửa khẩu, đảm bảo đúng thời gian cam kết với từng loại hàng hĩa.
x Thu thập bộ chứng từ thơng quan, chuyển cho bộ phận kế tốn để nhập hàng hĩa cho các TTKD.
- Hỗ trợ, cung cấp thơng tin cho các bên liên quan:
x Cập nhật thơng tin hàng hĩa vào hồ sơ theo dõi liên quan.
x Cập nhật tiến độ hàng hĩa thường xuyên và định kỳ cho kinh doanh.
x Hỗ trợ thơng tin và chứng từ liên quan đến tham vấn giá, báo cáo, khiếu nại… với các nhĩm liên quan.
x Hỗ trợ các TTKD về chứng từ hàng hĩa, thơng tin về thuế, cước vận tải, thủ tục hải quan...
- Xử lý khiếu nại:
x Tiếp nhận và phối hợp với cán bộ đặt hàng để giải quyết các vấn đề về hàng hĩa cĩ liên quan đến các khâu gom hàng, vận tải quốc tế, giao nhận hàng, vận chuyển hàng hĩa về kho và chứng từ;
x Phối hợp với bộ phận XNK trong các vụ việc phát sinh khiếu nại với bảo hiểm, các vụ việc hàng hĩa bị hải quan tham vấn giá…