- Kiểm tra báo cáo cơng nợ từ nhà cung cấp, so sánh với thực tế hàng mua, giải quyết các chênh lệch giữa hàng thực tế và hĩa đơn.
- Hàng tuần lên lịch thanh tốn cho từng NCU dựa trên kế hoạch mua hàng và hàng hĩa đến hạn thanh tốn.
- Chuyển thơng tin cho phịng tài vụ, cho kế tốn trưởng để cân đối với lượng tiền, loại tiền cĩ thể huy động sao cho hợp lí nhất.
- Khi cĩ nhiều yêu cầu thanh tốn bằng nhiều hình thức, Cán bộ kiểm sốt thanh tốn sẽ ưu tiên thanh tốn theo thứ tự:
x Hàng nhập cho dự án cần trả tiền trước cho NCU
x Các khoản tiền quá hạn thanh tốn.
x Quá hạn mức tín dụng
x Các khoản tiền đến hạn thanh tốn
x Các khoản tiền chưa đến hạn thanh tốn nhưng cần thanh tốn trên cơ sở phối hợp với phịng kế tốn xem xét về thuận lợi của dịng tiền, tỉ giá thanh tốn.
- Lập bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác cho việc thanh tốn và chuyển cho phịng kế tốn.
- Thơng báo cho NCU và bên liên quan về nội dung thanh tốn.
- Định kỳ kiểm tra tình hình hạn mức tín dụng với NCU, phối hợp với TTKD và ban tài chính để điều chỉnh, gia hạn hạn mức tín dụng nếu cần thiết.
2.3.2 Các tiêu chuẩn chất lượng
2.3.2.1 Việc đặt hàng
- Các đơn hàng được đặt chính xác, đầy đủ và kịp thời theo cam kết thời gian với từng loại hàng.
- Đảm bảo cam kết thời gian thực hiện các khâu cơng việc liên quan đến đặt hàng.
- Thơng tin đặt hàng được cập nhật chính xác, đầy đủ và kịp thời trong các hồ sơ theo dõi và cho các bên liên quan khi cần thiết.
- Các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng & cơng việc đặt hàng được giải quyết hợp lý, triệt để.
- Phản hồi tốt từ các cán bộ và bộ phận cĩ liên quan trong cơng việc.
2.3.2.2 Logistics
- Hàng hĩa được vận chuyển đúng phương thức, đúng tuyến đường, đúng cam kết với chi phí hợp lý.
- Đảm bảo cam kết thời gian thực hiện các khâu cơng việc liên quan đến vận tải quốc tế;
- Thơng tin hàng hĩa được cập nhật chính xác, đầy đủ và kịp thời trong các hồ sơ theo dõi và cho các bên liên quan khi cần thiết;
- Các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hĩa được giải quyết hợp lý và triệt để;
- Cước phí vận tải quốc tế được thanh tốn đầy đủ, chính xác và đúng hạn - Phản hồi tốt từ các cán bộ và bộ phận cĩ liên quan trong cơng việc