2.2.2.5 .Hoạt động marketing và bán hàng
2.2.2.7. Công tác quản trị và điều hành sản xuất
Mục này sẽ tập trung phân tích về cơng tác quản trị tại công ty TNHH SX – TM –
DV Hồng Hưng theo các nội dung: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra nhằm mô tả năng lực quản trị của công ty.
Công tác hoạch định: Công ty chú trọng xây dựng kế hoạch trong ngắn hạn-thời
gian 1 năm. Mặt tích cực là đã tập trung đánh giá phân tích kết quả sản xuất kinh doanh và các số liệu của năm trước làm cơ sở xây dựng kế hoạch cho năm sau. Nhiệm vụ kế
hoạch được xây dựng chi tiết cho các phòng, ban, các đơn vị thành viên nhằm thống
nhất nhận thức và hành động. Mặt tiêu cực là do thiếu một chiến lược dài hạn, công ty rất dễ bị tổn thương trong điều kiện các yếu tố môi trường thay đổi. Vì thiếu quan tâm đến cơng tác hoạch định trong thời gian dài hạn nên từ trước đến nay, công ty cũng chưa từng xây dựng các chiến lược phát triển cho trung hạn, dài hạn. Công tác dự báo cũng chưa được chú trọng đúng mức.
Cơng tác tổ chức: Tính đến thời điểm hiện tại (2011), cơng ty có số lao động bình
qn là 60 nhân viên. Theo tính chất lao động, gồm có 36 lao động trực tiếp sản xuất, 24 lao động gián tiếp. Trong đó:
Trình độ cao đẳng, trung học: 14 nhân viên
Công nhân kỹ thuật, lao động đã qua đào tạo: 36 nhân viên.
Nhân viên mùa vụ: sử dụng khi vào vụ cá, bảo trì nhà xưởng …
Hình thức hợp tác lao động giữa doanh nghiệp và người lao động là hợp đồng lao động (ngoại từ 02 người là đại diện phần vốn sở hữu). Tình hình lao động nhìn chung ít biến động. Chất lượng nguồn nhân lực theo đánh giá là trung bình, cơng ty cần phải có kế hoạch đào tạo, huấn luyện để nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho các phịng ban.
Cơng tác điều khiển: Điểm nổi bật là hiện tại, công ty đang xây dựng Hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và HACCP. Với hệ thống các thủ tục quy trình và các hướng dẫn công việc bao trùm lên các lĩnh vực hoạt động như: Sản
xuất, cung ứng vật tư, tiêu thụ sản phẩm, kiểm soát chất lượng, nghiên cứu phát triển,
kỹ thuật cơng nghệ, lao động tiền lương, hành chính quản trị…công tác quản lý hoạt động của công ty đã đi vào nề nếp và bắt đầu phát huy hiệu quả. Công tác điều hành sản xuất do Giám Đốc căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng năm, các đơn đặt hàng đã được ký kết, giao nhiệm vụ cho các thành viên thực hiện.
Công tác kiểm tra: Đo lường việc thực hiện các hoạt động trong quá trình sản
xuất kinh doanh, so sánh với những dữ liệu đã được hoạch định từ trước. nếu có sai
lệch đáng kể thì phải xác định nguyên nhân và tìm cách khắc phục.
Việc công ty đang áp dụng vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và HACCP tự thân đã bao hàm công tác kiểm tra, kiểm sốt tồn bộ hệ thống. Về mặt này, cơng ty đã có những cố gắng và thành cơng nhất định trong việc đảm bảo các mục tiêu đề ra, sớm nhận ra các sai lệch nảy sinh trong quá trình thực hiện và tiến hành điều chỉnh. Tuy nhiên, việc phân tích các ngun nhân gây ra sai lệch đó không phải lúc nào cũng được thực hiện thấu đáo.
Hạn chế trong công tác kiểm tra: Công tác quản lý chất lượng sản phẩm thiếu tính khoa học, coi nhẹ quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, nặng về kiểm tra thành phẩm cuối cùng dẫn tới tỉ lệ sản phẩm phải sữa chữa, hư hỏng cao. Cơng tác bảo trì, bảo dưỡng thiết bị máy móc ít được quan tâm.
2.2.2.8. Hoạt động nghiên cứu phát triển của doanh nghiệp:
Bắt đầu từ khi thành lập vào đầu năm 2009, Công Ty TNHH SX-TM-DV Hồng Hưng đã cho tiến hành nghiên cứu một loại các sản phẩm mới mang tính chất đột phá và sẽ là các sản phẩm nồng cốt trong tương lai của Cơng Ty:
Dịng sản phẩm cao đạm từ 50N-60N: dự kiến sẽ hoàn tất trong năm 2011
và bắt đầu xâm nhập thị trường vào đầu năm 2012, quy trình sản xuất đã hồn tất đến giai đoạn cuối (xử lý ổn định sản phẩm).
Dịng sản phẩm nước mắm ngắn ngày theo cơng nghệ Nhật Bản: đang tiến
hành nghiên cứu cùng với bộ môn thực phẩm của trường Đại Học Bách Khoa TPHCM.
Dòng sản phẩm chế biến từ cá cơm: cá cơm kho đóng hộp và cá cơm sấy
khô. Đây là hai dòng sản phẩm mang đến lợi nhuận rất cao cho doanh nghiệp. Dự kiến khi tung ra thị trường, hai dòng sản phẩm này sẽ mang đến lợi nhuận từ 45-50% trên giá bán.
Bên cạnh đó, cơng ty đang đầu tư và đào tạo 5 nhân viên kỹ thuật để tiến
hành nghiên cứu các sản phẩm mới trong lĩnh vực nước mắm và các lĩnh vực liên quan thông qua khoa công nghệ hóa & thực phẩm, trường Đại Học Bách Khoa TPHCM.
2.2.2.9. Văn hóa tổ chức của doanh nghiệp:
Ban Giám Đốc, lãnh đạo của công ty TNHH SX – TM – DV Hồng Hưng chủ trương xây dựng nền văn hóa bình đẳng, cạnh tranh lành mạnh trong nội bộ công ty cũng như với các đối thủ bên ngoài.
Thống nhất trên nguyên tắc xây dựng văn hóa doanh nghiệp chính là yếu tố cốt lõi của sự thành công, công ty TNHH SX – TM – DV Hồng Hưng đã tiến hành xây dựng và từng bước định hình văn hóa cho doanh nghiệp của mình.
Đề cập đến vấn đề định hướng phát triển văn hóa doanh nghiệp, thách thức lớn nhất đối với quản lý khơng phải là vấn đề tài chính hay cơng nghệ mà là vấn đề phát
triển nguồn nhân lực, trong đó trọng tâm là giải quyết các vấn đề như thiếu tinh thần
sự đổi mới từ bên trong và những hệ quả như doanh nghiệp khơng có khả năng thích ứng với sự biến động của môi trường kinh doanh, bầu khơng khí làm việc thiếu dân chủ, hoạt động của doanh nghiệp thiếu sự ổn định và nhất quán...Để giải quyết những
vấn đề trên, doanh nghiệp khẳng định: “Văn hóa doanh nghiệp sẽ đóng vai trị then
chốt trong việc giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu” và đưa ra 3 vấn đề cơ bản trong văn hóa doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Đó là: doanh nghiệp phải tạo dựng thói quen và tư duy chiến lược; các giá trị văn hóa giúp cho các doanh nghiệp tạo dựng một khả năng thích ứng tốt với những thay đổi của môi trường kinh doanh và ưu tiên phát triển nguồn nhân lực con người, đồng thời thực hiện việc chia sẻ quyền hạn và trách nhiệm xuống các cấp quản lý thấp nhất trong tổ chức.
“Hệ thống giá trị cốt lõi là động lực chủ yếu thúc đẩy mọi người làm việc, hạt nhân liên kết mọi người trong doanh nghiệp với nhau, liên kết doanh nghiệp với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp, liên kết doanh nghiệp với xã hội nói chung”.
Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau. Cấp dễ thấy nhất đó là thực thể hữu hình như những đồ vật: báo cáo, sản phẩm, bàn ghế, phim... hoặc cơng nghệ: máy móc, thiết bị, nhà xưởng... hoặc ngôn ngữ: chuyện cười, truyền thuyết, khẩu hiệu... hoặc các chuẩn mực hành vi: nghi thức, lễ nghi, liên hoan... hoặc các nguyên tắc, hệ thống, thủ tục, chương trình...
Cấp thứ hai đó là các giá trị được thể hiện, Giá trị xác định những gì mình nghĩ là phải làm, nó xác định định những gì mình cho là đúng hay sai. Giá trị được phân chia làm 2 loại. Loại thứ nhất là các giá trị tồn tại sẵn ngay trong doanh nghiệp một cách khách quan và hình thành tự phát. Loại thứ hai là các giá trị mà lãnh đạo mong muốn doanh nghiệp mình có và phải xây dựng từng bước
Cấp thứ ba là các ngầm định nền tảng. Đó là các niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và xúc cảm được coi là đương nhiên ăn sâu trong tiềm thức mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Các ngầm định nền tảng này là nền tảng cho các giá trị và hành động của mỗi thành viên.
Mục đích của cơng ty TNHH SX – TM – DV trong q trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp:
Văn hóa doanh nghiệp quyết định sự trường tồn của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp trường tồn vượt xa cuộc đời của những người sáng lập. Nhiều người cho rằng văn hoá doanh nghiệp là một tài sản của doanh nghiệp. Cụ thể hơn, văn hoá doanh nghiệp giúp ta: giảm xung đột; điều phối và kiểm soát; tạo động lực làm việc; tạo lợi thế cạnh tranh...
Giảm xung đột
Văn hoá doanh nghiệp là keo gắn kết các thành viên của doanh nghiệp. Nó giúp các thành viên thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn và định hướng hành động. Khi ta phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau thì văn hố chính là yếu tố giúp mọi người hồ nhập và thống nhất.
Điều phối và kiểm soát
Văn hoá doanh nghiệp điều phối và kiểm soát hành vi cá nhân bằng các câu chuyện, truyền thuyết; các chuẩn mực, thủ tục, quy trình, quy tắc... Khi phải ra một quyết định phức tạp, văn hoá doanh nghiệp giúp ta thu hẹp phạm vi các lựa chọn phải xem xét.
Tạo động lực làm việc
Văn hoá doanh nghiệp giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng và bản chất cơng việc mình làm. Văn hố doanh nghiệp cịn tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và một môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh. Văn hoá doanh nghiệp phù hợp giúp nhân viên có cảm giác mình làm cơng việc có ý nghĩa hãnh diện vì là một thành viên của doanh nghiệp. Điều này càng có ý nghĩa khi tình trạng “chảy máu chất xám” đang phổ biến. Lương và thu nhập chỉ là một phần của động lực làm việc. Khi thu nhập đạt đến một mức nào đó, người ta sẵn sàng đánh đổi chọn mức thu nhập thấp hơn để được làm việc ở một môi trường hịa đồng, thoải mái, được đồng nghiệp tơn trọng.
Lợi thế cạnh tranh
Tổng hợp các yếu tố gắn kết, điều phối, kiểm soát, tạo động lực... làm tăng hiệu quả hoạt động và tạo sự khác biệt trên thị trường. Hiệu quả và sự khác biệt sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt trên thị trường.
2.2.2.10. Ma đánh giá các yếu tố bên trong (IFE):
Các yếu tố nội bộ và mức độ quan trọng của chúng:
Một tập hợp gồm 16 yếu tố bên trong được cho là có tác động đến kết quả SXKD của công ty TNHH SX – TM – DV Hồng Hưng (danh sách các biến c), các yếu này được cấu trúc thành các biến quan sát (Scale items) nhằm xem xét mức độ quan trọng của chúng đến công ty. Thang đo được sử dụng là thang đo khoảng 5 bậc (Interval Scale) nhằm phát biểu đánh giá của các chuyên gia về mức độ quan trọng của các yếu tố. Căn cứ vào kết quả tổng hợp ý kiến của các chuyên gia, danh mục các yếu tố bên trong có tác động đến kết quả SXKD, điểm mức độ quan trọng được tính tốn dựa trên cơ sở điểm mức độ trung bình (mean) của các yếu tố.
Kết quả khảo sát đánh giá các yếu tố nội bộ:
Điểm phân loại của các yếu tố:
Dựa vào kết quả khảo sát các nhân viên thuộc công ty TNHH SX – TM – DV Hồng Hưng với các câu trả lời “Có” hoặc “khơng” sẽ tính tốn được số điểm phân loại: Năng lực của hệ thống quản trị: trong số 21 câu hỏi về hệ thống quản trị, có 12 câu trả lời “Có”, tổng điểm phân loại sẽ là (12/21)*4=2.29.
Quy mô sản xuất của công ty: trong số 21 câu hỏi về quy mơ sản xuất, có 15 câu trả lời “Có”, tổng điểm phân loại sẽ là (15/21)*4=2.86.
Kết quả khảo sát: Tên
biến Các yếu tố nội bộ chủ yếu Mean
Mức độ quan trọng Điểm phân loại Điểm quan trọng
c1 Năng lực của hệ thống quản trị 4.3 0.067 2.29 0.15 c2 Quy mô, năng lực sản xuất kinh
doanh 4.4 0.069 2.86 0.19
c3 Thị phần 3.9 0.061 2.41 0.15
c4 Năng lực marketing và bán hàng 4.2 0.066 2.0 0.13 c5 Lợi thế vị trí, địa điểm kinh
doanh 4.7 0.074 2.82 0.21
c6 Chất lượng sản phẩm 3.2 0.05 3.0 0.15
c7 Năng suất lao động 4.5 0.07 2.12 0.15 c8 Sản phẩm đa dạng, phong phú 3.1 0.049 2.06 0.10
c9 Giá bán sản phẩm 3.7 0.058 3.0 0.17
c10 Quy trình sản xuất hợp lý 4.3 0.067 2.64 0.18 c11 NLĐ được hướng dẫn, đào tạo 4.1 0.064 3.0 0.19 c12 Chế độ tiền lương, khen thưởng 3.8 0.059 2.24 0.13
c13 Tồn kho hợp lý 3.3 0.052 3.43 0.18
c14 Khả năng tài chính 3.6 0.056 2.88 0.16
c15 Hoạt động nghiên cứu & phát
triển 4.6 0.072 2.82 0.20
c16 Xây dựng mơi trường văn hóa 4.2 0.066 3.0 0.20
Tổng cộng 63.9 1.0 2.64
Bảng 2.10. Ma trận đánh giá các yếu tố bên trong IFE của công ty TNHH SX- TM – DV – Hồng Hưng
Hoạt động nghiên cứu và phát triển: kết quả khảo sát về hoạt động nghiên cứu của công ty cho thấy, trong 17 câu hỏi về hoạt động nghiên cứu của cơng ty thì có 12 câu trả lời “Có”, tổng điểm phân loại sẽ là (12/17)*4=2.82.
Kết quả khảo sát về khả năng tài chính của cơng ty, trong 29 câu hỏi về hoạt động tài chính của cơng ty thì có 21 câu trả lời “Có”, tổng điểm phân loại sẽ là: (21/29)*4 =
2.88.
Điểm phân loại của các yếu tố còn lại được thể hiện trong ma trận các yếu tố bên trong (IFE) như bảng .
Với số điểm quan trọng là 2.64 cho thấy cơng ty đang ở vị trí trung bình với chiến lược nội bộ tổng quát. Vị trí địa lý, đất đai thích hợp cho mục đích sản xuất kinh doanh cần phải được khai thác trong tương lai.
Giá bán sản phẩm, quy mô sản xuất & kinh doanh là các yếu tố thích hợp để phát triển chiến lược cho công ty trong tương lai.
Năng lực của hệ thống quản trị, năng lực marketing và bán hàng, năng suất lao động, chế độ tiền lương, khen thưởng là các yếu tố chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển trong tương lai. Do đó, cần tập trung cải thiện, đầu tư thích đáng để nâng cao năng lực các yếu tố này trong tương lai.