2.2. Thực trạng về hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán theo Chuẩn mực
2.2.2.1. Nhân tố bên trong ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán
theo Chuẩn mực kiểm sốt chất lượng số 1 tại Cơng ty
Thứ nhất, về khả năng tài chính của Cơng ty
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty không mấy khả quan trong những năm gần đây (Bảng 2.1; STT: 12; Năm 2013: lỗ 77 triệu đồng và Năm 2012: lỗ 234 triệu đồng) khiến áp lực về doanh số đè nặng lên vai Ban Giám đốc. Các thành viên Ban Giám đốc phải dành nhiều thời gian của mình tập trung phát triển khách hàng hơn là quan tâm đến chất lượng thực hiện hợp đồng dịch vụ của Công ty (Bảng 2.4; STT: 1.11; %: 57,61 và STT: 1.12; %: 56,09). Áp lực gia tăng khách hàng cũng khiến các biện pháp nhằm giảm nguy cơ từ sự quen thuộc cũng như đảm bảo tính độc lập với khách hàng được thực hiện không hiệu quả (Bảng 2.7; STT: 2.8; %: 45,87; STT: 2.9; %: 39,78 và STT: 2.13; %: 43,70).
Ngồi mục đích tăng doanh thu thì mức độ rủi ro kiểm tốn và hiệu quả kinh tế cũng là nguyên nhân khiến Cơng ty cung cấp dịch vụ kiểm tốn cho những khách hàng đang sử dụng đồng thời dịch vụ ghi sổ kế tốn của Cơng ty (Bảng 2.7; STT: 2.11; %: 0,00). Xét về rủi ro kiểm toán, việc kiểm tốn báo cáo tài chính do chính Cơng ty trực tiếp lập cho khách hàng gần như không phát sinh rủi ro kiểm toán trong việc đưa ra ý kiến trên báo cáo kiểm toán. Mặt khác, thời gian thực hiện kiểm toán cho những khách hàng này cũng được Cơng ty rút ngắn lại. Chính vì vậy, hiệu quả kinh tế tính trên mỗi hợp đồng thuộc nhóm này sẽ đạt kết quả cao. Tuy nhiên, xét về tính độc lập trong kiểm tốn thì việc đồng thời cung cấp dịch vụ ghi sổ kế
tốn và dịch vụ kiểm tốn khiến Cơng ty rơi vào tình trạng tự làm tự kiểm. Điều này vi phạm nguyên tắc độc lập trong Luật Kiểm toán độc lập được ban hành năm 2011. Mặc dù Cơng ty đã tăng tính độc lập thơng qua việc bố trí nhân sự khác nhau để thực hiện đồng thời hai dịch vụ kể trên nhưng xét tổng thể về mặt lợi ích thì Cơng ty vẫn phát sinh xung đột.
Theo kết quả từ cuộc trao đổi với Kế toán trưởng của Cơng ty thì chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phát sinh tồn doanh nghiệp liên quan chủ yếu đến chi phí lương cho nhân viên, cơng tác phí và chi phí th văn phịng (Phụ lục 9). Đối với chi phí lương cho nhân viên, dù khơng có khách hàng để nhân viên cung cấp dịch vụ kiểm tốn thì Cơng ty vẫn phải thanh toán đầy đủ lương hàng tháng cho nhân viên. Bởi vậy, để tăng thêm nguồn thu nhằm duy trì hoạt động kinh doanh của mình, Cơng ty đành chấp nhận thực hiện một số hợp đồng kiểm tốn với mức phí thấp so với khung giá phí được Cơng ty quy định (Bảng 2.10; STT: 3.13; %: 49,57 và STT: 3.15; %: 54,35). Điều này khiến Công ty ngày càng lún sâu vào cuộc cạnh tranh về giá phí giữa các cơng ty kiểm tốn hiện nay.
Liên quan đến cơng tác phí cho nhân viên đi cơng tác xa, Công ty không đề ra quy chế cơng tác phí cũng như phân cơng người có trách nhiệm theo dõi, xét duyệt các khoản chi phí phát sinh khi nhân viên thực hiện kiểm toán cho những khách hàng ở xa. Cơng ty cũng khơng thường xun ước tính hay tổng hợp mức chi phí thực tế theo từng hợp đồng để xác định hiệu quả hợp đồng mang lại (Bảng 2.10; STT: 3.14; %: 47,17). Do đó, một số hợp đồng tuy được thực hiện với mức phí cao nhưng chi phí phát sinh nhiều cũng làm cho hiệu quả kinh tế đạt được thấp, thậm chí có hợp đồng thực hiện bị lỗ. Khi đó, những hợp đồng đạt lợi nhuận cao lại phải bù lỗ cho những hợp đồng này khiến tổng kết quả hoạt động kinh doanh tồn Cơng ty trong năm vẫn thua lỗ.
Ngồi ra, chi phí th văn phịng của Cơng ty theo Kế tốn trưởng đánh giá là khá cao. Do tịa nhà được Cơng ty th làm trụ sở đặt tại Quận 3 thuộc trung tâm thành phố nên trung bình hàng tháng, Công ty phải chi số tiền hơn 100.000.000 đồng để thanh toán tiền thuê văn phịng. Tuy nhiên, số lượng nhân viên của Cơng ty
hiện nay ít, đặc thù của hoạt động kiểm toán là nhân viên thường làm việc tại khách hàng. Mặt khác, phòng họp, phòng tiếp khách, phòng làm việc của các thành viên Ban Giám đốc chiếm quá nhiều diện tích trong khi tần suất sử dụng những phịng này lại khơng thường xun. Điều này gây lãng phí cho chi phí th văn phịng của Cơng ty.
Chính bởi những hạn chế như được nêu trên mà luồng tiền hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm trở lại đây không đạt kết quả tốt. Công ty thường xun rơi vào tình trạng thu khơng đủ chi. Điều này gây khó khăn cho Cơng ty trong việc thực hiện các chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Vậy nên yếu tố nguồn nhân lực trong hệ thống kiểm sốt chất lượng hiện nay của Cơng ty qua kết quả khảo sát bị đánh giá thấp (Bảng 2.13; STT: 4; %: 45,18).
Thứ hai, về trình độ chun mơn và ý thức trách nhiệm của nhân viên trong Công ty
Theo số liệu thống kê được Kế tốn trưởng cung cấp thì số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ kiểm tốn của Cơng ty tăng không đáng kể qua các năm (Phụ lục 9; Câu 2; Năm 2012: 46 và Năm 2013: 55). Do đó, nhu cầu tuyển dụng của Công ty không nhiều, số lượng nhân viên mới được Công ty tuyển vào trung bình chỉ từ 3 đến 5 người mỗi năm. Số nhân viên này đều là sinh viên mới ra trường được Cơng ty giữ lại làm nhân viên chính thức sau khi trải qua 3 tháng thực tập tại Cơng ty. Vì vậy, đội ngũ nhân viên của Cơng ty đa phần là trẻ và ít kinh nghiệm thực tiễn. Mặt khác, Cơng ty lại khơng có nhiều chương trình đào tạo bao gồm đào tạo nội bộ và cử hoặc hỗ trợ kinh phí cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo do tổ chức bên ngồi thực hiện. Điều này khiến nhân viên của Cơng ty gặp khó khăn khi thực hiện một cách đầy đủ các thủ tục theo chương trình kiểm tốn được Hội Kiểm tốn viên hành nghề Việt Nam xây dựng sẵn (Bảng 2.16; STT: 5.3; %: 55,00).
Ngồi ra, Cơng ty cũng khơng có quy định cụ thể về khen thưởng, xử phạt hay định kỳ đánh giá mức độ hồn thành cơng việc để xem xét việc thăng tiến cho nhân viên. Điều này khiến ý thức trách nhiệm của nhân viên đối với công việc bị sụt giảm nghiêm trọng. Nhân viên khơng có động lực để thúc đẩy việc trau dồi, phát
triển trình độ chun mơn hay khơng có những áp lực buộc phải hoàn thành tốt trách nhiệm của mình đối với cơng việc. Đặc biệt vào mùa kiểm tốn, khi khối lượng cơng việc nhiều mà thời gian để hồn thành cơng việc lại ít cộng thêm nhân viên khơng có động lực hay áp lực để hồn thành cơng việc khiến ý thức trách nhiệm và năng suất làm việc của nhân viên khơng đạt hiệu quả cao. Từ đó, gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cũng như không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng khi sử dụng dịch vụ kiểm tốn của Cơng ty (Bảng 2.17; STT: 5.6; %: 36,88 và STT: 5.8; %: 17,50).
Thêm vào đó, ý thức trách nhiệm của nhân viên cũng ảnh hưởng đến việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm tốn của Cơng ty được lưu dưới dạng file cứng. Kho lưu trữ hồ sơ thì nhỏ trong khi số lượng hồ sơ qua các năm tích lũy ngày càng nhiều. Nhân viên sử dụng các file hồ sơ xong lại khơng có ý thức để đúng vị trí ban đầu khiến việc theo dõi và tìm kiếm hồ sơ trở nên khó khăn. Khơng những vậy, một số nhân viên cịn mang hồ sơ gốc về nhà để làm việc. Điều này có thể khiến các bằng chứng kiểm toán bị thất lạc hoặc tính bảo mật thông tin của khách hàng không được đảm bảo (Bảng 2.16; STT: 5.13; %: 44,78).
Thứ ba, về trình độ ứng dụng khoa học - kỹ thuật của Công ty
Trong khi các công ty kiểm toán đang dần sử dụng phần mềm kiểm toán chuyên biệt để hỗ trợ q trình kiểm tốn thì kiểm tốn viên của Cơng ty vẫn sử dụng excel làm công cụ chủ yếu để cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Điều này khiến kiểm toán viên mất nhiều thời gian hơn trong việc thực hiện một số thủ tục như xác lập mức trọng yếu, xác định cỡ mẫu để kiểm tra chứng từ, xác định số lượng thư xác nhận cần gửi ra bên ngồi…Từ đó, nhóm kiểm tốn sẽ thiếu thời gian thực hiện thêm các thủ tục cần thiết khác trong chương trình kiểm tốn nhằm phát hiện tối đa các sai sót cịn tồn tại trên báo cáo tài chính của khách hàng cũng như có nguy cơ phát hành báo cáo kiểm tốn khơng đúng thời hạn đã được thỏa thuận từ trước (Bảng 2.16; STT: 5.3; %: 55,00 và Bảng 2.17; STT: 5.6; %: 36,88).
Mặt khác, hồ sơ kiểm tốn hiện nay được Cơng ty lưu trữ và bảo quản bằng file cứng. Điều này khiến Cơng ty phải tốn thêm diện tích dành cho việc lưu trữ các
hồ sơ này. Không những vậy, với mức độ tiếp cận các tài liệu dưới dạng file cứng dễ dàng hơn file mềm sẽ dẫn đến sự sụt giảm tính bảo mật thơng tin của các bằng chứng phục vụ cuộc kiểm tốn.
Từ đó cho thấy, Cơng ty vẫn chưa thực sự ứng dụng nhiều sự phát triển của khoa học - kỹ thuật vào quá trình cung cấp dịch vụ kiểm tốn tại Cơng ty.
Thứ tư, về cơ cấu tổ chức và quản lý của Cơng ty
Do Cơng ty có quy mơ nhỏ với số lượng nhân viên ít nên cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty khơng được xây dựng thành các phịng ban riêng biệt. Điều này dẫn đến tình trạng cả Ban Giám đốc lẫn nhân viên đều cùng lúc đảm nhận nhiều vai trị và cơng việc khác nhau trong Cơng ty, cụ thể:
Đối với Giám đốc, ngồi cơng việc đối ngoại, phát triển khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động kiểm toán, Giám đốc còn chịu trách nhiệm cao nhất trong hệ thống kiểm sốt chất lượng và thực hiện cơng việc giám sát hệ thống kiểm soát chất lượng này do Công ty không thành lập riêng Ban Kiểm soát. Điều này khiến việc giám sát hệ thống kiểm soát chất lượng trong Công ty được thực hiện không tốt do Giám đốc tập trung vào việc phát triển khách hàng, tăng nguồn doanh thu cho Công ty hơn là quan tâm đến chất lượng thực hiện hợp đồng dịch vụ (Bảng 2.19; STT: 6; %: 27,39).
Đối với nhân viên trong Công ty, một nhân viên ngoài việc cung cấp dịch vụ kiểm tốn cịn tham gia cung cấp các dịch vụ khác theo sự phân công của cấp trên như ghi sổ kế tốn, tư vấn, quyết tốn thuế… do Cơng ty khơng chun mơn hóa các loại dịch vụ thành từng phòng ban riêng biệt. Điều này khiến năng suất làm việc của nhân viên không đạt hiệu quả cao do mức độ tập trung của nhân viên vào từng loại hình dịch vụ được mình cung cấp thấp. Đặc biệt là vào giai đoạn mùa kiểm toán từ tháng 12 đến tháng 3 hàng năm. Đây là thời điểm mà nhân viên không chỉ cung cấp dịch vụ kiểm tốn mà cịn phải hoàn thiện báo cáo tài chính cho khách hàng mình cung cấp dịch vụ kế tốn trong năm để khách hàng kịp nộp báo cáo tài chính cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo Luật định. Từ đó ảnh hưởng đến chất
lượng thực hiện hợp đồng dịch vụ kiểm toán cho khách hàng của Công ty (Bảng 2.16; STT: 5.3; %: 55,00 và Bảng 2.17; STT: 5.6; %: 36,88).
Cuối cùng, về quy mô của Công ty
Việt & Co được tổ chức hoạt động dưới hình thức cơng ty trách nhiệm hữu hạn do các cá nhân có trình độ chun mơn và kinh nghiệm nghề nghiệp quen biết và tin cậy nhau cùng thành lập. Các cá nhân này vừa là thành viên góp vốn vừa là thành viên Ban Giám đốc nên việc quy định trách nhiệm của người chịu trách nhiệm cao nhất với hệ thống kiểm soát chất lượng cũng như quy định về trách nhiệm của Ban Giám đốc chưa được cụ thể trong Công ty (Bảng 2.4; STT: 1.2; %: 57,61 và STT: 1.6; %: 54,35).
Tính đến thời điểm tiến hành cuộc khảo sát vào tháng 6 năm 2014, số lượng kiểm tốn viên có chứng chỉ hành nghề kiểm toán, được phép ký báo cáo kiểm tốn của Cơng ty chỉ có 3 người gồm thành viên Ban Giám đốc và chủ nhiệm kiểm toán. Số kiểm tốn viên cịn lại do chưa đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của Luật Kiểm toán độc lập được ban hành năm 2011 nên mặc dù vẫn tham gia cung cấp dịch vụ kiểm toán nhưng chưa được ký báo cáo kiểm toán. Do số lượng người được phép ký báo cáo kiểm tốn cịn q ít nên Cơng ty không thể luân chuyển thành viên Ban Giám đốc phụ trách hợp đồng dịch vụ và kiểm toán viên ký báo cáo kiểm toán đối với các khách hàng kiểm toán trên 3 năm (Bảng 2.7; STT: 2.10; %: 0,00). Điều này khiến Công ty vi phạm việc tuân thủ chuẩn mực kiểm toán và các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan.
Ngồi ra, so với các cơng ty kiểm tốn có cùng quy mơ thì tốc độ phát triển của Cơng ty nhìn chung cịn khá chậm. Trong hai năm gần đây, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty liên tục bị thua lỗ (Bảng 2.1; STT: 12; Năm 2013: lỗ 77 triệu đồng; Năm 2012: lỗ 234 triệu đồng). Danh tiếng của Công ty cũng chưa được nhiều khách hàng biết đến. Theo Giám đốc Cơng ty nhận định thì khoảng 70% khách hàng sử dụng dịch vụ kiểm tốn của Cơng ty đến từ sự giới thiệu do mối quan hệ quen biết với thành viên Ban Giám đốc hoặc nhân viên trong Công ty (Phụ lục 8; Câu 7). Vì vậy, Cơng ty khó có thể thương lượng với khách hàng một mức
phí theo khung Cơng ty đã quy định nhằm đảm bảo tối đa chất lượng dịch vụ được cung cấp cho khách hàng (Bảng 2.10; STT: 3.13; %: 49,57 và STT: 3.15; %: 54,35).