2.2. Thực trạng về hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán theo Chuẩn mực
2.2.3.1. Những kết quả đạt được
Sau gần hai năm vận dụng Chuẩn mực kiểm soát chất lượng số 1 vào việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm sốt chất lượng, Cơng ty đã đạt được những kết quả nhất định trong từng yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát chất lượng của Công ty như sau:
Về trách nhiệm của Ban Giám đốc đối với chất lượng trong Công ty
Công ty đã quy định cụ thể và thực hiện tốt các tiêu chuẩn, điều kiện đối với người được phân cơng điều hành hệ thống kiểm sốt chất lượng. Công ty cũng phân công và thực hiện theo sự phân công trách nhiệm của Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát chất lượng. Ban Giám đốc đều là những người có kinh nghiệm quản lý và năng lực chuyên môn cần thiết trong lĩnh vực kiểm tốn. Ngồi ra, khách hàng cũng được cung cấp thông tin về người có thẩm quyền cao nhất giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ do Cơng ty cung cấp cũng như đánh giá cao trình độ chuyên môn và năng lực quản lý của người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc giải quyết những vấn đề này.
Về chuẩn mực và các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan
Hầu hết nhân viên của Cơng ty có ký xác nhận bằng văn bản về việc tuân thủ chuẩn mực và quy định về đạo đức liên quan đến tính độc lập. Cơng ty cũng tn thủ tốt quy định không cung cấp thơng tin, giới thiệu sai sự thật về trình độ, kinh nghiệm và phóng đại khả năng cung cấp dịch vụ của mình trong các tài liệu chào hàng hay trên trang thông tin điện tử giới thiệu về Cơng ty.
Về chấp nhận, duy trì quan hệ khách hàng và các hợp đồng dịch vụ cụ thể
Các hợp đồng dịch vụ đều được ký kết theo đúng quy trình và phù hợp với quy định của pháp luật. Công ty cũng thực hiện nghiêm túc việc mở sổ theo dõi hợp đồng dịch vụ đã ký kết và thực hiện đầy đủ việc ký kết hợp đồng với nội dung phù hợp theo quy định của Luật kiểm toán độc lập được ban hành năm 2011 và chuẩn mực kiểm toán số 210 về hợp đồng dịch vụ kiểm tốn.
Về nguồn nhân lực
Cơng ty đã ký kết hợp đồng lao động đầy đủ và hồn tất nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Đồng thời, Công ty cũng thực hiện chấm công và bổ sung báo cáo tăng/giảm kiểm tốn viên đăng ký hành nghề với Bộ Tài chính.
Về thực hiện hợp đồng dịch vụ
Các tài liệu hướng dẫn do Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam biên soạn đều được Cơng ty vận dụng trong q trình cung cấp dịch vụ kiểm tốn cho khách hàng. Bên cạnh đó, việc lưu trữ và bảo quản báo cáo kiểm toán cũng được Công ty thực hiện tốt qua các năm.
Về giám sát
Thành viên tham gia công tác giám sát hệ thống kiểm soát chất lượng của Cơng ty có đủ kinh nghiệm và năng lực chuyên môn để đảm nhận công việc này.
2.2.3.2. Những khiếm khuyết còn tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được như được nêu trên, hệ thống kiểm soát chất lượng của Cơng ty vẫn cịn tồn tại một số khiếm khuyết trong từng yếu tố của hệ thống, cụ thể:
Kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của Cơng ty trong những năm gần đây diễn biến theo chiều hướng tiêu cực. Với áp lực về tài chính như trên khiến Ban Giám đốc ít quan tâm đến hệ thống kiểm soát chất lượng của Cơng ty. Vấn đề tài chính khơng tốt cũng khiến Cơng ty khơng tuân thủ tốt chuẩn mực và các quy định về đạo đức nghề nghiệp liên quan đến tính độc lập trong hệ thống kiểm sốt chất lượng. Cơng ty buộc chấp nhận thực hiện kiểm toán cho những khách hàng với mức phí thấp để duy trì hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Các chính sách liên quan đến đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cũng không được Công ty thực hiện tốt do thiếu kinh phí hỗ trợ.
Từ việc thực hiện khơng tốt các chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực khiến trình độ chun mơn và ý thức trách nhiệm của nhân viên trong công việc không được nâng cao. Điều này dẫn đến năng suất làm việc của nhân viên thấp, việc thực hiện hợp đồng dịch vụ cũng khơng tn thủ đầy đủ các chính sách, thủ tục đã
được quy định. Thêm vào đó, độ bảo mật trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu, hồ sơ kiểm tốn của Cơng ty khơng cao do Công ty thiếu những quy định buộc nhân viên phải nâng cao ý thức trách nhiệm của mình trong việc bảo mật thơng tin, dữ liệu của cuộc kiểm tốn.
Mặt khác, trình độ ứng dụng khoa học - kỹ thuật vào hoạt động kiểm toán của Công ty chưa cao. Công ty vẫn sử dụng excel làm cơng cụ chính để thực hiện kiểm tốn. Điều này khiến Cơng ty mất đi những lợi thế từ việc sử dụng phần mềm kiểm toán mang lại như tiết kiệm thời gian xác định cỡ mẫu, chọn mẫu, kiểm tra chứng từ... Các tài liệu, hồ sơ kiểm tốn vẫn đang được Cơng ty lưu trữ và bảo quản dưới dạng file cứng. Việc này làm cho thông tin, dữ liệu của Công ty giảm mức độ bảo mật một cách đáng kể.
Ngoài ra, cơ cấu tổ chức và quản lý trong Công ty cũng khơng phân chia thành các phịng ban riêng biệt. Cả Ban Giám đốc lẫn nhân viên trong Công ty đều cùng lúc kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Công ty cũng không thành lập một Ban Kiểm soát độc lập. Tất cả những điều này khiến việc thực hiện hợp đồng dịch vụ và hoạt động giám sát trong hệ thống kiểm soát chất lượng của Cơng ty khơng đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh đó, quy mơ Cơng ty nhỏ với ít kiểm tốn viên có chứng chỉ hành nghề kiểm tốn, danh tiếng của Cơng ty cũng chưa được nhiều người biết đến nên Cơng ty gặp khó khăn trong việc ln chuyển người ký báo cáo kiểm toán đối với khách hàng đã được Cơng ty kiểm tốn trên ba năm. Công ty cũng khó thương lượng với khách hàng về mức phí kiểm tốn sao cho phù hợp với khung giá phí được Cơng ty quy định.
Nhà nước, Hiệp hội Morison International và khách hàng sử dụng dịch vụ kiểm tốn của Cơng ty chưa phát huy tốt vai trị giám sát của mình trong hệ thống kiểm soát chất lượng cũng khiến Công ty không phải chịu áp lực buộc phải xây dựng và thực hiện tốt hệ thống kiểm soát chất lượng để đảm bảo chất lượng dịch vụ do mình cung cấp.
Tất cả những khiếm khuyết trong từng yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát chất lượng kể trên khiến kết quả chấm điểm hệ thống kiểm soát chất lượng của các nhóm đối tượng dành cho Cơng ty đạt kết quả thấp.
Bảng 2.22: Kết quả chấm điểm hệ thống kiểm soát chất lƣợng
Điểm
chuẩn Hệ thống kiểm soát chất lƣợng tại Việt & Co đƣợc đánh giá bởi
Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam
Ban Giám đốc và nhân viên của Việt & Co
Khách hàng dùng dịch vụ kiểm toán của Việt & Co
% % %
100,00 45,11 45,11 0,00 52,68 52,68 3,26 55,92 55,92 5,68
(Nguồn: Trích Biên bản kiểm tra hệ thống năm 2013 tại Việt & Co của Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam và kết quả khảo sát trong Phụ lục 6, Phụ lục 7)
Theo khung điểm làm căn cứ xếp loại do Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam thiết kế thì dưới 40,00 điểm là yếu kém; từ 40,00 đến dưới 60,00 điểm là chưa đạt yêu cầu; từ 60,00 đến dưới 80,00 điểm là đạt yêu cầu và từ 80,00 điểm trở lên là tốt (Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam, 2014). Từ kết quả chấm điểm hệ thống kiểm soát chất lượng ở Bảng 2.22 đối chiếu với khung xếp loại của Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam thiết kế thì hệ thống kiểm sốt chất lượng của Công ty hiện nay chưa đạt yêu cầu. Điều này dẫn đến Công ty cần quan tâm hơn nữa đến việc hồn thiện hệ thống kiểm sốt chất lượng của mình trong thời gian tới để tối thiểu Công ty cũng phải xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm tốn của mình đạt yêu cầu so với Chuẩn mực kiểm sốt chất lượng số 1 quy định.
Tóm tắt Chƣơng 2
Chương này tập trung nghiên cứu thực trạng cũng như khám phá những nhân tố ảnh hưởng đến các yếu tố trong hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán theo Chuẩn mực kiểm soát chất lượng số 1 tại Công ty TNHH Việt & Co. Đây là cơ sở để tác giả xây dựng các giải pháp nhằm thực thi hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán theo Chuẩn mực kiểm soát chất lượng số 1 tại Công ty ở chương tiếp theo.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP THỰC THI HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHẤT LƢỢNG KIỂM TOÁN THEO CHUẨN MỰC KIỂM SOÁT CHẤT
LƢỢNG SỐ 1 TẠI CÔNG TY TNHH VIỆT & CO
3.1. Định hƣớng thực thi hệ thống kiểm soát chất lƣợng kiểm toán theo Chuẩn mực kiểm sốt chất lƣợng số 1 tại Cơng ty TNHH Việt & Co
3.1.1. Chiến lƣợc phát triển của Công ty
Chiến lược của Công ty là phát triển Việt & Co trở thành thương hiệu có uy tín trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính. Cơng ty ln mong muốn được giúp hoạt động kinh doanh của khách hàng trở nên hiệu quả, sinh lời và phát triển hơn nhờ vào những đánh giá kinh doanh hợp lý, kết hợp với phương pháp thực hiện sáng tạo từ kỹ năng chuyên nghiệp của mình.
Để thực hiện chiến lược này, Công ty đã cam kết cung cấp cho khách hàng các dịch vụ với chất lượng cao theo phong cách chuyên nghiệp, phù hợp với những tiêu chuẩn nghề nghiệp được quy định. Công ty cũng tôn trọng nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, cố gắng đào tạo nguồn nhân lực có chun mơn và năng lực đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng trên tiến trình phát triển và hội nhập tồn cầu. Ngồi ra, Cơng ty cũng nỗ lực tạo sự khác biệt trong các dịch vụ mình cung cấp bằng cách mang lại nhiều giá trị và xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng. Bên cạnh đó, Cơng ty cũng chú trọng việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào dịch vụ được cung cấp nhằm phấn đấu đem lại lợi ích cao nhất cho khách hàng, nhân viên và xã hội.
3.1.2. Định hƣớng thực thi hệ thống kiểm soát chất lƣợng kiểm toán theo Chuẩn mực kiểm soát chất lƣợng số 1 tại Cơng ty
Hệ thống kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm toán theo Chuẩn mực kiểm soát chất lượng số 1 gồm sáu yếu tố là trách nhiệm của Ban Giám đốc đối với chất lượng trong doanh nghiệp; chuẩn mực và các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan; chấp nhận, duy trì quan hệ khách hàng và các hợp đồng dịch vụ cụ thể; nguồn nhân lực; thực hiện hợp đồng dịch vụ và giám sát. Những yếu tố này đều có
tác động cùng chiều đến cam kết của Cơng ty đối với khách hàng trên tiến trình phát triển Việt & Co trở thành thương hiệu có uy tín trong lĩnh vực kiểm tốn và tư vấn tài chính. Bởi vậy, một hệ thống kiểm sốt chất lượng được xây dựng và vận hành tốt sẽ hỗ trợ Công ty sớm thực hiện thành công các cam kết được Công ty đề ra với khách hàng.
Mặt khác, hệ thống kiểm soát chất lượng của Công ty hiện nay theo Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam, Ban Giám đốc, nhân viên trong Công ty lẫn khách hàng sử dụng dịch vụ kiểm tốn của Cơng ty đều đánh giá chưa đạt yêu cầu theo Chuẩn mực kiểm soát chất lượng số 1 quy định.
Chính vì lẽ đó, trong thời gian tới, Cơng ty nên dành sự quan tâm của mình đến việc đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt chất lượng của Cơng ty hiện nay nhằm tìm ra những khiếm khuyết đang tồn tại bên trong hệ thống. Từ đó, xác định mức độ ưu tiên và phân bổ các nguồn lực phù hợp dựa trên mức độ ưu tiên đó để kịp thời khắc phục những khiếm khuyết đang tồn tại trong hệ thống của Công ty.
3.2. Giải pháp thực thi hệ thống kiểm soát chất lƣợng kiểm toán theo Chuẩn mực kiểm soát chất lƣợng số 1 tại Công ty TNHH Việt và Co
Dựa vào cơ cấu điểm chuẩn của từng yếu tố trong hệ thống kiểm soát chất lượng dưới đây cho thấy nguồn nhân lực và thực hiện hợp đồng dịch vụ là hai yếu tố có ảnh hưởng trọng yếu đến hệ thống kiểm sốt chất lượng của Cơng ty (chiếm 51% tổng điểm hệ thống).
Tuy nhiên, hai yếu tố này lại bị Ban Giám đốc và nhân viên trong Công ty đánh giá thấp (Bảng 2.13; STT: 4; %: 45,18 và Bảng 2.16; STT: 5; %: 51,72). Chính vì vậy, với tiềm lực của Công ty đang bị giới hạn như hiện nay, Cơng ty nên tập trung nguồn lực của mình vào việc khắc phục những nhân tố ảnh hưởng đến các khiếm khuyết liên quan đến hai yếu tố này trước khi khắc phục những hạn chế của các yếu tố còn lại trong hệ thống kiểm sốt chất lượng của Cơng ty.
Dựa vào kết quả khảo sát ở Bảng 2.21 cho thấy yếu tố nguồn nhân lực chịu ảnh hưởng bởi khả năng tài chính của Cơng ty (STT: 1; Tỷ lệ (%): 90,48), yếu tố thực hiện hợp đồng dịch vụ chịu ảnh hưởng bởi trình độ chuyên môn và ý thức trách nhiệm của nhân viên trong Cơng ty (STT: 2; Tỷ lệ (%): 100,00), trình độ ứng dụng khoa học - kỹ thuật của Công ty (STT: 3; Tỷ lệ (%): 100,00) và cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty (STT: 4; Tỷ lệ(%): 80,95).
Do yếu tố nguồn nhân lực có mức điểm chuẩn (26,00 điểm) cao hơn điểm chuẩn của yếu tố thực hiện hợp đồng dịch vụ (25,00 điểm) nhưng tỷ lệ điểm bình quân so với điểm chuẩn của yếu tố nguồn nhân lực thấp hơn yếu tố thực hiện hợp đồng dịch vụ và đang ở dưới mức trung bình (Bảng 2.13; STT: 4; %: 45,18) trong khi yếu tố thực hiện hợp đồng dịch vụ đã đạt mức trung bình (Bảng 2.16; STT: 5; %: 51,72). Mặt khác, yếu tố nguồn nhân lực cũng có tác động cùng chiều đến yếu tố thực hiện hợp đồng dịch vụ nên thứ tự ưu tiên giải quyết các nhân tố ảnh hưởng đến từng yếu tố trong hệ thống kiểm sốt chất lượng của Cơng ty sẽ được tiến hành tuần tự như sau:
3.2.1. Giải pháp nhằm tăng khả năng tài chính của Cơng ty
Lợi nhuận hoạt động kinh doanh của Công ty do nguồn thu từ cung cấp dịch vụ mang lại sau khi trừ đi các khoản chi phí phát sinh trong q trình cung cấp dịch vụ đó. Nếu như nguồn thu của Công ty chịu khá nhiều ảnh hưởng bởi các nhân tố khách quan bên ngoài như sự cạnh tranh về giá phí giữa các cơng ty kiểm tốn trong cùng lĩnh vực, nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng, xu hướng lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ… thì nguồn chi lại phụ thuộc khá nhiều vào mức độ chi tiêu của Công ty. Bởi vậy, vấn đề cần Công ty quan tâm để có thể chủ động trong việc cải
thiện luồng tiền hoạt động kinh doanh của mình trong doanh nghiệp nhằm tăng khả năng tài chính cho Cơng ty là tăng cường kiểm sốt chi phí kết hợp với giảm tối đa những khoản chi không cần thiết phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
Đối với cơng tác phí, sau chi phí lương thì cơng tác phí chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí phát sinh khi thực hiện một hợp đồng dịch vụ cụ thể. Thành viên Ban Giám đốc phụ trách mảng tài chính, nhân sự trong Cơng ty nên xây dựng Quy chế cơng tác phí và phân cơng bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi những khoản phí cơng tác này.
Cơng ty nên giao cho phịng hành chính thực hiện việc mua vé tàu xe, đặt phòng nhà nghỉ khách sạn, chuẩn bị phương tiện đi lại, ăn ở… cho những nhóm kiểm tốn đi cơng tác xa thay vì để nhân viên tự lo liệu như trước đây. Điều này không những giúp Công ty nhận được đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ làm căn cứ xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp mà cịn giúp Cơng ty