3.3.1.2 Cơ chế vận hành chuỗi cung ứng
Mơ hình chuỗi cung ứng mới với mục tiêu giảm thời gian vận chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến các trung tâm của Nguyễn Kim và đến tay khách hàng. Qua đó giảm thời gian tồn kho, tăng tốc độ lưu chuyển hàng hóa, giảm được chi phí vận hành và quản lý, tạo điều kiện giảm giá thành sản phẩm, tăng khuyến mãi và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Đạt được mục tiêu trên nhờ sức mạnh của hệ thống thông tin xuyên suốt, cập nhật đầy đủ, chính xác mọi thơng tin trong chuỗi cung ứng, và sự hỗ trợ tín dụng từ hệ thống tài chính để thuận tiện cho khách hàng thanh tốn, hỗ trợ mua trả góp, giảm lượng tiền mặt phải thanh toán với nhà cung cấp.
Điểm thay đổi cơ bản của chuỗi cung ứng mới là được xây dựng trên nền tảng hệ thống thông tin xuyên suốt, qua tất cả các khâu từ nhà máy sản xuất, nhà cung cấp, nhà kho trung tâm, trung tâm điều hành, các cửa hàng bán lẻ và khách hàng. Hệ thống thơng tin chặt chẽ, nhanh chóng sẽ giúp cung cấp thơng tin đầy đủ, mới nhất về hoạt động của toàn bộ chuỗi cung ứng của Nguyễn Kim. Trên nền tảng hệ thống thông tin mạnh mẽ, sẽ giúp Nguyễn Kim giảm các bước trung gian trong khâu đặt hàng bằng cách gửi yêu cầu đặt hàng thêm ở các trung tâm, bỏ qua khâu trung gian đại lý bán hàng, theo dõi hàng hóa khi vận chuyển và lưu kho tốt hơn, cũng như đáp ứng nhanh và chăm sóc hậu mãi khách hàng tốt.
Các trung tâm thương mại vẫn là bộ phận kinh doanh chủ yếu. Tại đây, khách hàng sẽ được nhân viên bán hàng tư vấn để lựa chọn sản phẩm phù hợp nhu cầu và đặt hàng. Nhân viên bán hàng sẽ ghi nhận thông tin đơn hàng, hồn tất q trình thanh tốn và chuyển cho bộ phận giao hàng. Nếu hàng hóa đơn giản có thể lấy hàng từ kho và giao cho khách hàng. Với những đơn hàng lớn hoặc ở vị trí xa, đơn hàng sẽ được mã hóa và chuyển đến trung tâm phân phối ở vị trí gần khách hàng nhất. Trung tâm sẽ phân tích đơn hàng và thực hiện việc chuyển hàng.
Hoạt động mua hàng thì có nhiều thay đổi phức tạp hơn. Đơn hàng sẽ bắt đầu từ việc theo dõi điểm bán hàng ở các trung tâm mua sắm và cập nhật thông tin đến nhà sản xuất không cần qua các bước trung gian (là trung tâm phân phối, đại lý bán hàng). Các trung tâm phân phối khơng chỉ đặt hàng theo nhu cầu mà cịn dự trên kế hoạch dự đốn để nhập những lơ hàng lớn từ nhà sản xuất, sau đó phân loại và đóng gói chuyển đến các trung tâm mua sắm hoặc đến các khách hàng.
3.3.2 Hoàn thiện các nội dung hoạt động chuỗi cung ứng tại Nguyễn Kim
Trên cơ sở mơ hình chuỗi cung ứng đề xuất, và để khắc phục những hạn chế trong các hoạt động chuỗi cung ứng tại Nguyễn Kim, nghiên cứu đề xuất một số những giải pháp nhằm hồn thiện nội dung 6 hoạt động chính trong chuỗi cung ứng tại công ty, theo thứ tự mức độ quan trọng và ưu tiên thực hiện trước.
3.3.2.1 Hệ thống thông tin
Sở hữu một hệ thống thông tin tốt là điều thiết yếu đối với Nguyễn Kim trong việc mở rộng số lượng trung tâm nhanh chóng trên tồn quốc. Hệ thống thơng tin được ví như mạch máu, cung cấp năng lượng là thơng tin để ni dưỡng tồn bộ các bộ phận trong chuỗi cung ứng. Hệ thống thơng tin phải mạnh mẽ, tồn diện, đảm bảo thông tin được cập nhật nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và truy cập dễ dàng trong toàn hệ thống. Nguyễn Kim cần đẩy nhanh việc xây dựng hệ thống thơng tin hồn chỉnh, đáp ứng không chỉ việc hoạch định tài nguyên trong cơng ty mà cịn chia sẻ thông tin với nhà cung cấp, đảm bảo mối liên hệ chặt chẽ, thông suốt với các nhà cung cấp trong và ngồi nước. Bên cạnh đó, hệ thống thơng tin cịn nâng cao việc chăm sóc khách hàng, ghi nhận những góp ý của khách hàng và sửa chữa kịp thời, có những chính sách hỗ trợ và chăm sóc để tăng lịng trung thành của khách hàng đối với Nguyễn Kim. Bên cạnh việc thu thập thơng tin đầy đủ, nhanh chóng từ tất cả bộ phận trong chuỗi cung ứng. Hệ thống thông tin của Nguyễn Kim cần nâng cao việc quản lý và lưu trữ thông tin, đảm bảo thông tin được lưu trữ an tồn, tồn vẹn, có khả năng truy cập nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi. Do đó, cần đầu tư xây dựng trung tâm dữ liệu của tồn cơng ty với những công nghệ hiện đại, tiên tiến như công nghệ ảo hóa, điện tốn đám mây, xử lý song song, hệ điều hành mở… của những nhà cung cấp có tên tuổi trong và ngồi nước như FPT, IBM, HP.
Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng mới, có nhiều thay đổi so với hệ thống cũ. Do đó, địi hỏi thời gian huấn luyện và đào tạo cho tất cả nhân viên làm quen và sử dụng thành thạo hệ thống mới. Việc đưa vào sử dụng hệ thống mới SAP ERP từ tháng 8/2014 cho thấy bước đi táo bạo của công ty trong việc thay thế hệ thống cũ. Thông qua việc sử dụng hệ thống mới, nhân viên sẽ dần quen với những thay đổi của hệ thống trong tương lai, cũng như đưa ra những góp ý cho phù hợp với thực tiễn công việc hàng ngày. Việc huấn luyện đào tạo cần được thực hiện trước tiên với bộ máy quản lý điều hành để có được những nhận xét tốt nhất cho hệ thống mới, sau đó triển khai đến các trưởng bộ phận, bộ phận IT… và cuối cùng là tồn thể nhân viên cơng ty được làm quen với hệ thống mới.
3.3.2.2 Lập kế hoạch
Hệ thống thông tin xuyên suốt giúp trung tâm điều hành thống kê hàng hóa và doanh số bán hàng ở các trung tâm mua sắm suốt đất nước một cách hiệu quả. Thông qua internet, các cấp quản lý điều hành có thể biết được tổng doanh thu bán hàng một ngày đang gia tăng như thế nào, các mặt hàng có tiêu thụ ra sao… Đặc biệt, trên cơ sở thông tin đầy đủ và cập nhật, hệ thống thông tin cần xây dựng những báo cáo chun mn cung cấp cho các phịng ban chun ngành như tổng tồn kho, nhu cầu thị trường, dòng tiền ở các trung tâm, ý kiến khách hàng… Trên cơ sở những báo cáo này, trung tâm điều hành có thể thực hiện quy trình CPFR một cách hiệu quả nhất.
Cơng tác lập kế hoạch có thay đổi lớn là có thêm các thơng tin điểm đặt hàng (POS – point of sale). Do đó, việc lập kế hoạch sẽ gồm có 2 phần là lập kế hoạch cho các điểm đặt hàng và lập kế hoạch đối với nhu cầu dự báo. Việc lập kế hoạch cho các điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc tình hình kinh doanh của từng trung tâm, hệ thống kho bãi, thời gian vận chuyển hàng bổ sung từ các nhà máy (hoặc các trung tâm phân phối). Các giám đốc trung tâm sẽ quyết định điều này dựa trên thơng tin tổng hợp về tình hình của trung tâm và tham khảo các thông tin chung về thị trường, xu hướng công nghệ. Các thông tin về thị trường theo mùa (hoặc các chương trình khuyến mãi) sẽ là yếu tố quan trọng cho việc lập kế hoạch nhập các lô hàng lớn. Các lô hàng lớn, ngun lơ sẽ được tính tốn trước phù hợp với nhu cầu thị trường tương lai. Việc dự báo nhu cầu sẽ khơng chỉ dựa theo cảm tính như trước mà dựa theo số liệu thống kê hàng năm, thông tin về nhu cầu của sản phẩm trên thế giới và ở Việt Nam. Điều này sẽ do lãnh đạo trung tâm điều hành tính tốn quyết định.
Như vậy, cơng tác lập kế hoạch sẽ do lãnh đạo cao cấp và các giám đốc trung tâm quyết định. Vừa đảm bảo tính nhất qn tồn công ty, tận dụng lợi thế mua hàng khối lượng lớn, đồng thời vẫn có thể phản ứnglinh hoạt theo thị hiếu, nhu cầu thị trường tại từng khu vực.
3.3.2.3 Hoạt động mua hàng
Hoạt động mua hàng xuất phát từ thực tế nhu cầu của thị trường và tình hình dự trữ hàng hóa tại các trung tâm. Khi lượng hàng hóa giảm đến “điểm đặt hàng - POS”, các đơn hàng sẽ được gửi trực tiếp đến các nhà sản xuất để cung cấp sản phẩm. Ở Việt Nam chưa có nhiều thương hiệu đặt nhà máy sản xuất, thì những đơn hàng này sẽ gửi đến đại diện cao nhất trên toàn thị trường Việt Nam của sản phẩm.
Để có thể đáp ứng đơn hàng từ các trung tâm nhanh nhất, thông tin của POS cần được chia sẻ với trung tâm phân phối và nhà sản xuất để họ có thể chủ động chuẩn bị kế hoạch sản xuất và vận chuyển đơn hàng. Với các đơn hàng từ các trung tâm phân phối, đây là các đơn hàng nguyên lô lớn, phục vụ cho những đợt khuyến mãi, các lễ hội thể thao (World, Euro, Seagame) hoặc những đơn hàng thiết kế riêng của nhà sản xuất. Do đó, các đơn hàng có khi cần thêm những đặc điểm riêng, cần thêm thời gian để phân loại sản phẩm, đóng gói và thêm thơng tin cần thiết, sẵn sàng cho các khách hàng. Tuy nhiên, việc đóng gói tại các trung tâm phân phối không ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển hàng từ nhà sản xuất đến trung tâm phân phối, đảm bảo số lượng, kịp thời. Hệ thống thông tin tồn diện giúp Nguyễn Kim có thể dữ trữ hàng hóa theo nhu cầu thị trường, đáp ứng đủ nhu cầu bất cứ khi nào khách hàng cần, và giảm được mức dữ trữ hàng hóa tổng thể. Nguyễn Kim có thể kết nối với các nhà cung cấp để chia sẻ thông tin dự trữ tại các trung tâm, xây dựng hệ thống tái đặt hàng sớm để đảm bảo hành hóa được đáp ứng nhanh chóng.
Nhân viên tại các trung tâm phân phối của Nguyễn Kim có thể dễ dàng kiểm tra và cập hình tình hình hàng hóa trong kho chỉ với vài thao tác đơn giản. Sử dụng công nghệ RFID với những thiết bị cầm tay, kết nối vào vào mạng lưới làm việc tần số radio để kiểm tra và cập nhật tình hình dự trữ hàng hóa chính xác nhanh chóng. Thơng tin hàng hóa dự trữ được cập nhật ngay lập tức trên hệ thống thông tin theo từng cấp độ, đảm bảo các trung tâm mua sắm chủ động điều chỉnh việc bán hàng, bộ phận mua hàng có thời gian để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu với chi phí thích hợp cho việc đặt hàng tự động theo POS.
3.3.2.4 Tổ chức bán hàng
Việc tổ chức các trung tâm phân phối với quy mô lớn, chuyên trách việc nhận hàng, phân loại và giao hàng có thể giúp giảm bớt quy mơ các trung tâm mua sắm, từ đó gia tăng số lượng trung tâm mua sắm, đáp ứng tốt hơn nhu cầu mua sắm của khách hàng ở các tỉnh xa. Thực hiện tốt mục tiêu đề ra là chiếm 30% đến 40% thị phần và bao phủ 32/64 tỉnh thành. Các trung tâm mua sắm nhỏ hơn sẽ chủ động trong việc điều chỉnh thiết kế, sắp xếp hàng hóa, hoạt động cho phù hợp với nhu cầu thị hiếu của khách hàng địa phương. Nhân viên ở các trung tâm được giảm thiểu, chỉ tập trung vào công việc tư vấn, kinh doanh và chăm sóc khách hàng tơt hơn.
Hệ thống thơng tin được kết nối chặt chẽ với nhà cung cấp, nhà sản xuất cũng như thông tin thị trường giúp nhân viên kinh doanh có thêm nhiều thơng tin về sản phẩm như xuất xứ, đặc tính nổi bật, đánh giá của thị trường, các sản phẩm cùng loại… cả thông tin về sản phẩm sắp ra mắt để hiểu đúng nhu cầu và tư vấn khách hàng lựa chọn đúng mục tiêu, có sự hài lịng cao nhất. Trong q trình bán hàng, thơng tin hàng hóa vẫn được cập nhật liên tục.
Hiện nay, hoạt động kinh doanh, marketing và chăm sóc khách hàng của website còn yếu kém. Trong thời gian tới, với hệ thống thông tin được xây dựng mới, đầy đủ hơn, liên kết chặt chẽ hơn với tất cả các bộ phận sẽ giúp thương mại điện tử của Nguyễn Kim tăng trưởng mạnh mẽ. Đầu tiên là giải quyết việc hàng hóa trên website khơng được cập nhật mới nhất, gây nhầm lẫn cho khách hàng khi mua hàng. Thứ hai là việc tổ chức lại website theo các hạng mục tốt hơn, cung cấp thông tin rút gọn, theo nhu cầu khách hàng, theo các khu vực địa lý, để khách hàng dễ tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm phù hợp tâm lý khách hàng và bảo hành hàng sản phẩm thuận tiện. Thứ ba là thực hiện tốt việc chăm sóc khách hàng thông qua mạng xã hội. Với sức mạnh của mạng xã hội hiện nay, mọi thơng tin khơng tốt có thể bị lan truyền nhanh chóng và gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của cơng ty, ngược lại sự chăm sóc chu đáo, nhanh chóng sẽ giúp Nguyễn Kim xây dựng hình ảnh đẹp, tạo nền tảng vững chắc cho thương mại điện tử của cơng ty phát triển.
Ngồi ra, Nguyễn Kim cần nghiên cứu triển khai các hình thức bán hàng, marketing mới như marketing, bán hàng qua điện thoại thông minh. Hiện nay, việc sở hữu điện thoại thông minh là chuyện rất phổ biến, thông qua điện thoại mọi người có thể mua hàng hóa, đặt vé, thanh tốn… dễ dàng. Những người mua sắm qua điện thoại cũng thường quyết định nhanh chóng, thường thay đổi sản phẩm theo xu hướng mới… đây là những khách hàng tiềm năng cần khám phá.
3.3.2.5 Hoạt động phân phối
Hoạt động vận chuyển hàng hóa trở nên đa dạng hơn trong chuỗi cung ứng mới: (1) Chuyển hàng từ các trung tâm mua sắm, trung tâm phân phối đến khách hàng, (2) Chuyển hàng từ trung tâm phân phối đến trung tâm mua sắm và (3) Nhận hàng từ kho của nhà sản xuất và chuyển đến các trung tâm phân phối hoặc các trung tâm mua sắm. Với mỗi yêu cầu vận chuyển, cần có chiến lược thực hiện phù hợp.
Lực lượng giao hàng cho công việc này cần nắm rõ phạm vi hoạt động của mình, có kiến thức chun mơn để lắp đặt sản phẩm. Hoạt động vận chuyển hàng hóa từ trung tâm phân phối đến các trung tâm mua sắm thì cần kết hợp thêm những xe tải lớn hơn, để tối ưu khối lượng vận chuyển, nhằm tối ưu chi phí vận chuyển. Công việc giao hàng từ nhà sản xuất đến các trung tâm phân phối là các đơn hàng lớn, sử dụng các container để vận chuyển. Tài xế vận chuyển yêu cầu những người nhiều năm kinh nghiệp. Cơng việc này có thể th ngồi để giảm chi phí.
Hiện nay, trên các xe đã có thể gắn hệ thống định vị. Thông qua hệ thống viễn thông, thông tin của các xe vận chuyển có thể kết nối trực tiếp đến trung tâm điều hành. Từ đó, trung tâm điều hành có thể theo dõi được những đơn hàng lớn, từ các nhà cung cấp nước ngồi thơng qua hệ thống định vị toàn cầu của các hãng vận chuyển, các trung tâm có thể theo dõi hàng hóa từ các trung tâm phân phối đến kho hàng để có kế hoạch lưu kho, bán hàng phù hợp. Các tài xế cũng nhanh chóng nhận được các thơng tin cần thiết, sự hỗ trợ khi gặp sự cố để thực hiện việc giao hàng nhanh chóng, an tồn, bảo đảm.
Tổng thể thông tin hoạt động giao hàng cần phải thông suốt trên mọi khâu, từ nhà sản xuất đến trung tâm phân phối, trung tâm mua sắm và đến khách hàng. Điều này không chỉ giúp các khâu trong chuỗi cung ứng hoạt động nhịp nhàng hiệu quả, mà còn giúp trung tâm điều hành lên kế hoạch logistic để tận dụng tối ưu nguồn lực: xe chở hàng chiều đi và nhận hàng bảo hành chiều về.
3.3.2.6 Dịch vụ khách hàng
Thông tin sản phẩm được tổ chức tốt hơn sẽ giúp khách hàng nhanh chóng chọn lựa được sản phẩm phù hợp. Khách hàng được nhân viên chăm sóc, tư vấn tốt hơn để có thể ra quyết định đúng nhất, hiểu rõ cách sử dụng sản phẩm, từ đó giảm bớt những hỏng hóc do khách hàng chưa hiểu rõ sản phẩm gây ra. Việc tìm kiếm