Bảng 3 .3 Mẫu đánh giá năng lực
Bảng 3.5 Hỗ trợ đội ngũ cấp trên trực tiếp quản lý phòng
STT Tên Công Việc
Công cụ quản lý Mục tiêu thực hiện Ngƣời/ Bộ phận liên quan Ghi chú
- Ban giám đốc xem xét lại và bổ sung ý kiến đóng góp điều chỉnh cho bộ tiêu chí quản lý cơng việc của phịng.
- Bộ phận kiểm soát nội bộ định kỳ sẽ kiểm tra kết quả thực hiện việc quản lý này của các trưởng phịng/phó phịng.
- Bộ phận kiểm soát nội bộ báo cáo kết quả đạt được với Ban Giám đốc. Sau đó Ban Giám đốc và trưởng phịng/phó phịng cùng đưa ra cải tiến cho bộ tiêu chí quản lý cơng việc, cải tiến cơng việc hoặc giải quyết các khó khăn trong q trình triển khai
3.2.2.2. Quan tâm lắng nghe ý kiến của nhân viên
Để thể hiện sự quan tâm, tìm hiểu và lắng nghe ý kiến của nhân viên thì người trưởng phịng/phó phịng nên thực hiện:
- Thường xuyên nói chuyện với mọi người trong phịng dưới hình thức thân mật và họp nội bộ để nghe họ nói.
- Tham khảo ý kiến, nghe một số người thuộc phịng khác mà người đó thường hay nói chuyện với cấp dưới của mình để cập nhật thêm thông tin.
- Tổ chức các buổi giao lưu giữa mọi người trong phòng.
- Trong các cuộc họp nên đặt ra những câu hỏi mở để nhân viên được nói và cho quan điểm của họ trong vấn đề đó.
- Khơng có thái độ gắt gỏng với nhân viên, mà cần phải tôn trọng nhân viên. Trong trường hợp nhân viên khơng hồn thành công việc hoặc không tuân thủ nội quy cơng ty thì nên thể hiện thái độ đối với hành vi chứ không thể hiện với bản chất con người nhân viên.
- Đưa tiêu chí quan tâm, lắng nghe ý kiến của nhân viên vào tiêu chí KPIs của các lãnh đạo phịng.
3.2.2.3. Nhìn nh n và phát huy đi m mạnh của nhân viên
Để có thể nhìn nhận và phát huy được điểm mạnh của nhân viên thì người cấp trên trực tiếp cần:
- Hiểu đặc điểm tính cách của từng người. Có nhiều cách để hiểu tính cách của từng người như thông qua các bài kiểm tra MBTI, DISC.
- Khảo sát điểm mạnh của từng cấp dưới bằng cách trao đổi với chính họ và trao đổi với đồng nghiệp của họ, người thân trong gia đình và bạn bè.
- Dựa trên thế mạnh của từng người thì người cấp trên trực tiếp cần xem xét lại vị trí cơng việc của người đó có phù hợp với thế mạnh chưa? Nếu chưa thì cần phải có những điều chỉnh gì? Tuy nhiên cần lưu ý khi điều chỉnh tính chất cơng việc của người lao động thì cần phải trao đổi trước với nhân viên và cho họ biết mục đích, vì sao lại thay đổi, đồng thời cho họ thời gian để thích nghi với sự thay đổi.
Kết quả dự kiến đạt được khi áp dụng các giải pháp về cấp trên trực tiếp:
- Năng lực của cấp trên trực tiếp sẽ được nâng cao cả về 3 yếu tố: thái độ, kiến thức và kỹ năng. Sự thay đổi này sẽ thể hiện ngay ở năm 2016.
- Cấp trên trực tiếp sẽ ngày càng quan tâm hơn với nhân viên và nhân viên ngày càng gắn bó với cấp trên hơn.
- Phát huy được hết hiệu suất làm việc của người lao động ngồi ra có thể tăng năng suất làm việc hơn 100%.
Bên cạnh các chương trình hành động trên thì cơng ty cũng nên nghiên cứu và thực hiện một số giải pháp về tuyển dụng, phân chia công việc, áp dụng ứng dụng công nghệ vào công việc như:
- Tuyển dụng: Ln có sẵn danh sách ứng viên phù hợp để sẵn sàng gọi mời
phỏng vấn, bắt đầu làm việc khi cần. Ký hợp tác với trường đại học/nơi đào tạo chuyên về bảo hiểm, ví dụ Bộ mô Bảo hiểm của trường Đại học Kinh tế hoặc trường Ginet để có nhân sự kế thừa.
- Phân chia cơng việc: Phân chia cơng việc thành từng nhóm Giản đơn, phức
tạp, cơng việc hành chính giấy tờ để sắp xếp nhân sự phù hợp. Cụ thể các cơng việc đơn giản, liên quan đến hành chính giấy tờ có thể giao cho sinh viên làm việc bán thời gian thực hiện vừa giúp giảm chi phí, vừa đào tạo nhân sự kế thừa sau này, giảm tình trạng quá tải trong công việc (vì theo đánh giá cơng việc đơn giản này chiếm đến 50% thời gian làm việc)
- Nghiên cứu cách ứng dụng công nghệ vào các công việc giản đơn. Ví dụ là
in thẻ xe máy/xe ơ tơ thay vì là ghi tay như hiện nay, kết nối dữ liệu từ hệ thống của đối tác vào hệ thống của PTI Sài Gịn thay vì nhập tay vào hệ thống của PTI.
- Hạn chế việc luân chuyển cơng việc của nhân viên: trong trường hợp cần
có sự thay đổi về công việc thì cơng ty cần trao đổi với nhân viên trước để nhân viên hiểu rõ lý do và phải cho nhân viên thấy được sự luân chuyển này là với mục đích giúp đỡ nhân viên chứ khơng phải thuộc hình thức đì hay hình thức xử phạt trong cơng việc.
3.3. Tóm tắt chƣơng 3
Nội dung chính trong chương này t p trung đề xuất các giải pháp cụ th , khả thi đ khắc phục các vấn đề tồn tại, yếu é à người lao động tại PTI ài n đánh giá thấp về sự gắn kết tại c ng ty Đ gia t ng sự gắn kết tại cơng ty thì cơng ty cần thực hiện đồng thời 2 nhóm giải pháp ch nh đ là nhóm giải pháp về lương thưởng và phúc lợi, nhóm giải pháp về cấp trên trực tiếp. Tuy nhiên công ty cần t p trung cao độ và quyết liệt, thực hiện ngay đối với nhóm giải pháp về lương thưởng và phúc lợi.
KẾT LUẬN
Với phương châm gia tăng sự gắn kết của người lao động với cơng ty PTI Sài Gịn, giảm thiểu lực lương lao động nghỉ việc tại đơn vị đồng thời nâng cao năng suất làm việc tại công ty. Tác giả kỳ vọng việc triển khai đồng thời các giải pháp trên sẽ gia tăng:
- Mức độ gắn kết của người lao động với công ty tăng lên.
- Số lượng nhân sự nghỉ việc tại PTI Sài Gòn trong thời gian tiếp theo giảm. - Sự hài lòng và động lực làm việc của người lao động tăng lên trong vòng 3- 6 tháng.
- Hiệu quả làm việc của người lao động tăng lên với số liệu KPIs hàng quý đạt 90% ở 95% người lao động tại PTI Sài Gòn.
Mặc dù vậy đề tài còn một số hạn chế: do hạn chế về thời gian và không gian, nghiên cứu chỉ thực hiện được ở nội bộ PTI Sài Gịn do đó số lượng mẫu khảo sát chưa nhiều, mơ hình có thể chưa mang tính đại diện cao.Vì vậy các nghiên cứu tiếp theo cần khảo sát ở phạm vi rộng hơn ở các đơn vị PTI khác trong hệ thống, từ đó vận dụng mơ hình về cho PTI Sài Gịn như vậy việc khảo sát sẽ chính xác hơn.
- Ngồi ra tác giả nhận thấy hướng phát triển tương lai của đề tài là có thể đi sâu nghiên cứu và phân tích ở các chính sách lương cho công ty hoặc đi sâu vào phân tích từng nhóm yếu tố ảnh hưởng đến sự gắn kết của người lao động tại PTI Sài Gịn để có thể hồn thiện hơn giải pháp mà tác giả đã đưa ra.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Danh mục tài liệu tiếng Việt
1. Dale Carnegie & Associates, 2012. Những Yếu Tố Gắn Kết Đội gũ à Tầm
Quan Trọng Của Chúng [pdf] địa chỉ: < http://engagement.vn/nhung-yeu-to-
gan-ket-doi-ngu-va-tam-quan-trong-cua-chung/> [30 tháng 05 năm 2014] 2. Hồ Huy Tựu, Phạm Hồng Liêm, 2012. Sự gắn bó của nhân viên đối với cơng
ty du lịch Khánh Hịa. Tạp chí Phát tri n kinh tế, số 264.
3. Hoàng Trọng – Chu Nguyễn Mộng Ngọc, 2008. Phân tích dữ liệu nghiên
cứu với SPSS. Hà Nội: NXB Hồng Đức.
4. Nguyễn Hữu Lam, 1996. Hành vi tổ chức. Hà Nội: NXB LĐ-XH.
5. Nguyễn Thanh Hội, 2013. Bài giảng môn Quản trị nguồn nhân lực. Tp.Hồ Chí Minh: Khoa QTKD – Trường Đại học Kinh tế Tp.HCM.
Danh mục tài liệu tiếng Anh
1. Anonymous, 2009. Employee engagement in Hong Kong. ProQuest Central, Pg.20-25.
2. Doughlas R, Gibson, Richard L, Harter, Lynn M, 03/2004.The psychological
conditions of meaningfulness, safety and availability and the engamenent of human spirit at work. ProQuest Central.
3. Gordon Tinline and Kim Crowe, 2010. Improving employee engagement and
wellbeing in an NHS trust. STRATEGIC HR REVIEW, VOL. 9 NO. 2 2010,
Pg.24
4. Ivan Robertson, 2009. Full engagement: the integration of employee engagement and psychological well-being. ProQuest Central.
5. Jessica Xu & Helena Cooper Thomas, 2010. How can leaders achieve high employee engagement? Journal of vocational Behavior.
6. Matthew Wulff, 2011. Call Center Management: the Case for Employee Engagement. The College of St.Scholastica.
7. McBain & Richard, 2007. The practice of engagement.Strategic HR Review; Sep/Oct 2007; 6, 6; ProQuest Central, pg. 16.
8. Osman M. Karatepe. JOB RESOURCES, WORK ENGAGEMENT, AND HOTEL EMPLOYEE OUTCOMES: A TIME-LAGGED ANALYSIS.
Economic Research - Ekonomska Istrazivanja Vol. 25(3) Page:645.
9. Ross Tartell, July/August 2012. Employee Engagement - Why Care?
<www.trainingmag.com> [Accessed 25 May 2014]
10. Susan Abraham, 2012. Job Satisfaction as an Antecedent to Employee Engagement. ProQuest Central
11. Urmila Jagadeeswari Itam & Dr Sapna Singh, 2012. Key Dimensions of Employee Engagement A Study on Hyderabad Organized Retailing. Vol. 1.
12. Yvone G.Thompso, 2009. Enhancing employee engagement. ProQuest
PHỤ LỤC 1
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT
Xin chào Anh/Chị,
Tôi hiện đang là sinh viên cao học khóa 22 chuyên ngành Quản trị kinh doanh thuộc trường Đại học Kinh tế Tp.Hồ Chí Minh. Hiện nay tôi đang tiến hành một nghiên cứu về “Giải pháp nhằm tăng sự gắn kết của ngƣời lao động tại Công ty
Bảo hiểm Bƣu điện Sài Gòn”. Anh/chị vui lòng dành chút thời gian điền thông tin
vào các câu hỏi dưới đây. Xin lưu ý rằng khơng có câu trả lời nào của Anh/chị là đúng hay sai mà tất cả đều có giá trị cho nghiên cứu này.
Hướng dẫn trả lời: Vui lòng đánh dấu “X” vào ô trả lời hay thể hiện mức độ
đồng ý của Anh/chị. Rất mong Anh/chị đọc từng câu và trả lời trung thực với suy nghĩ của mình theo thang điểm từ 1 đến 5 (1: hồn tồn khơng đồng ý, 5: hồn tồn đồng ý).
Tiêu chí Mức độ
Cấp trên trực tiếp của tơi là người có năng lực 1 2 3 4 5 Tôi được độc lập trong việc giải quyết công việc và chịu trách
nhiệm trong kết quả công việc
1 2 3 4 5
Khối lượng công việc hiện tại phù hợp với tôi 1 2 3 4 5 Chính sách thăng tiến trong cơng ty công bằng và hợp lý 1 2 3 4 5 Tôi nhận được sự chỉ đạo, hỗ trợ và hướng dẫn từ cấp trên một
cách cụ thể và rõ ràng
1 2 3 4 5
Chính sách lương thưởng của công ty rõ ràng và công bằng 1 2 3 4 5 Cấp trên của tơi biết nhìn nhận, khai thác và phát huy những
điểm mạnh của tôi
1 2 3 4 5
Công việc hiện tại giúp tôi phát huy năng lực bản thân 1 2 3 4 5 Lãnh đạo công ty tôi luôn khen thưởng và ghi nhận đóng góp
của nhân viên làm được việc trước nhiều người
1 2 3 4 5
Chương trình chăm sóc nhân viên của cơng ty có tính kích thích cao
Tơi hiểu rõ tầm nhìn và mục tiêu của cơng ty thơng qua lãnh đạo công ty.
1 2 3 4 5
Các quy trình và các thủ tục hành chính rất chuyên nghiệp và hợp lý
1 2 3 4 5
Tôi nhận được sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp khác rất nhiều 1 2 3 4 5 Tôi cảm thấy mức lương thưởng hiện tại xứng đáng với đóng
góp của tơi
1 2 3 4 5
Đồng nghiệp của tơi có năng lực 1 2 3 4 5
Đồng nghiệp của tơi thân thiện, hịa đồng 1 2 3 4 5 Địa điểm làm việc mang lại cho tơi cảm giác an tồn 1 2 3 4 5 Đồng nghiệp biết nhìn nhận những điểm tốt và tích cực của tơi 1 2 3 4 5 Truyền thơng nội bộ của cơng ty góp phần xây dựng sự gắn kết
trong công ty
1 2 3 4 5 Tôi biết rõ các tiêu chuẩn của công việc trước khi thực hiện
như: mục tiêu, chỉ tiêu công việc trước khi thực hiện
1 2 3 4 5 Tôi biết trách nhiệm thực sự của tôi đối với công việc tôi đang
làm
1 2 3 4 5 Cấp trên trực tiếp quan tâm tìm hiểu và lắng nghe ý kiến của
nhân viên
1 2 3 4 5 Công việc hiện tại phù hợp với năng lực của tôi 1 2 3 4 5 Lãnh đạo công ty tôi rất tận tâm và nhiệt huyết với công việc 1 2 3 4 5 Tơi cảm thấy mình làm đúng vị trí mình u thích? 1 2 3 4 5
Cấp trên trực tiếp tin tưởng tôi 1 2 3 4 5
Cơng ty có các chương trình đào tạo theo u cầu cơng việc 1 2 3 4 5 Văn hóa ứng xử của cơng ty là chuẩn mực và thân thiện 1 2 3 4 5
Thời gian đào tạo hợp lý 1 2 3 4 5
Chính sách đào tạo của cơng ty giúp tơi phát triển năng lực bản thân
1 2 3 4 5 Cấp trên trực tiếp đối xử công bằng đối với mọi người trong
phòng
1 2 3 4 5 Công ty đưa ra lộ trình cơng danh của từng nhân viên phù hợp
với mục tiêu của tôi.
1 2 3 4 5 Tôi cảm thấy an tâm công tác và cống hiến tại công ty 1 2 3 4 5 Công ty cung cấp nguồn lực thiết yếu để tôi thực hiện cơng việc
của mình (Ví dụ như: chi phí, thời gian, con người hỗ trợ, trang thiết bị, dụng cụ văn phòng và những yếu tố cần thiết khác để
hồn thành cơng việc hiệu quả)
Thu nhập ở Công ty đảm bảo cuộc sống cá nhân của tôi 1 2 3 4 5 Chính sách tiền lương của cơng ty có sự kích thích cao đối với
tơi
1 2 3 4 5 Lãnh đạo khuyến khích tơi đưa ra ý kiến cho những quyết định
quan trọng và liên quan đến công việc của tôi
1 2 3 4 5 Chế độ phúc lợi của công ty thể hiện sự quan tâm của công ty
đến nhân viên
1 2 3 4 5 Cấp trên của tôi luôn ghi nhận những thành tựu của tôi với tổ
chức
1 2 3 4 5 Hệ thống đánh giá cơng việc của cơng ty gắn kết với chính sách
lương thưởng hiện tại
1 2 3 4 5 Tôi và đồng nghiệp phối hợp làm việc tốt, không mất nhiều thời
gian trong làm việc chung
1 2 3 4 5
Nơi làm việc sạch sẽ, thoáng mát 1 2 3 4 5
Chính sách xử lý kỷ luật của công ty/lãnh đạo khéo léo và tế nhị 1 2 3 4 5 Trang thiết bị làm việc của công ty tiên tiến, hiện đại 1 2 3 4 5 Đồng nghiệp của tôi luôn tận tâm, hồn thành tốt cơng việc 1 2 3 4 5 Tôi cảm thấy mình phù hợp với văn hóa cơng ty 1 2 3 4 5 Chính sách thăng tiến và phát triển của công ty ln khuyến
khích tơi nỗ lực hồn thành tốt cơng việc
1 2 3 4 5 Tơi được hỗ trợ kinh phí hợp lý khi tham gia các khóa học 1 2 3 4 5 Cơng ty có định hướng phát triển rõ ràng 1 2 3 4 5 Đồng nghiệp của tôi là người đáng tin cậy 1 2 3 4 5
Nhìn chung anh/chị cảm thấy các chính sách gắn kết của công ty ln thúc đẩy anh/chị hồn thành tốt cơng việc
1 2 3 4 5
Thông tin cá nhân:
Câu 1: Anh chị hiện đang đảm nhiệm chức vụ nào?
Nhân viên Quản lý
Câu 2: Xin vui lịng cho biết giới tính của anh/chị?
Câu 3: Xin vui lòng cho biết thu nhập của anh/chị? Dưới 4 triệu Từ 4 triệu đến 6 triệu Từ 6 triệu đến 8 triệu Từ 8 triệu đến 10 triệu Trên 10 triệu
Câu 4: Độ tuổi của anh/chị? Dưới 25 tuổi
Từ 25 đến 30 tuổi Từ 31 đến 40 tuổi Từ 41 đến 50 tuổi Trên 50 tuổi
Câu 5: Anh/chị thuộc phòng ban nào Phịng Kế tốn
Phịng Tổng hợp Phòng Kinh doanh Phòng giám định Phòng nghiệp vụ
Câu 6: Thâm niên công tác của anh/chị tại công ty Dưới 3 năm
Từ 3 năm đến dưới 5 năm Trên 5 năm
PHỤ LỤC 2
ĐÁNH GIÁ ĐỘ TIN CẬY THANG ĐO BẰNG CRONBACH ALPHA Thang đo mối quan hệ với cấp trên trực tiếp
Reliability Statistics
Cronbach's Alpha N of Items
.746 7 Item-Total Statistics Scale Mean if Item Deleted Scale Variance if Item Deleted Corrected Item-Total Correlation