1.6 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công
1.6.1 Quy trình thực hiện đánh giá
Theo Longenecker (1997) cho rằng hoạt động đánh giá đạt hiệu quả sẽ giúp cho tổ chức xác định ba yếu tố quan trọng: các tiêu chuẩn thực hiện công việc, năng lực cốt lõi, và truyền đạt cho nhân viên về các tiêu chuẩn, năng lực lõi. So sánh kết quả thực hiện công việc của nhân viên từ hoạt động đánh giá đóng vai trị rất quan trọng đối với các tổ chức trong việc đưa ra những quyết định cải tiến, cải thiện trong tương lai. Hoạt động đánh giá cần phải được tiến hành thực hiện ít nhất là hai lần một năm. Như vậy, hoạt động đánh giá mới mang lại hiệu quả tốt nhất.
Ngồi cơng tác giám sát, việc đánh giá các hoạt động hàng năm cũng giúp cho việc xác định năng lực của từng nhân viên xem họ có phù hợp với sự phát triển tổ chức; cũng như xác định kết quả trong việc thực hiện tất cả nhiệm vụ và trách nhiệm mà họ được giao. Đồng thời, hoạt động đánh giá cũng giúp cho các tổ chức xác định được nhu cầu đào tạo của người lao động trong việc hoạch định, lên kế hoạch công việc tương lai (Longenecker, 1997).
Bên cạnh đó, thơng qua hoạt động đánh giá thì các tổ chức có cơ sở để điều chỉnh hoặc tạo ra các loại mơi trường làm việc phù hợp với mục đích là tối ưu hóa được kết quả làm việc của nhân viên. Ngoài ra, các mục tiêu cá nhân cần phải được xây dựng sao cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức, hướng dẫn cho nhân viên cần phải nỗ lực như thế nào để góp phần vào việc phát triển tổ chức. Boice và Kleiner (1997) đã chỉ ra rằng các mục tiêu của tổ chức phải được xác định trước khi bắt tay vào thực hiện. Có như vậy thì mới mang lại hiệu quả cho hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên sau này. Mục tiêu của các phòng ban và cá nhân phải được xây dựng phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Tất cả các nhân viên tham gia vào quá trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc cần phải tham gia trong suốt quá trình.
Theo Bertone và cộng sự (1998) tất cả người lao động cần phải được phổ biến để đảm bảo họ hiểu được mục tiêu tổ chức, những gì mà tổ chức mong đợi từ họ và những gì họ sẽ mong đợi khi mà họ đạt được mục tiêu thực hiện cơng việc
vào q trình đánh giá đều phải được trải qua đào tạo (Goff và Longenecker, 1990). Họ cần được đào tạo về quy trình quản lý, cũng như thúc đẩy và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Hoạt động đánh giá này không nên được xem như là một giải pháp ''sửa chữa nhanh chóng'' đơn giản. Các cá nhân tham gia nên nhìn thấy bối cảnh rộng hơn của quản lý hiệu quả (Boice và Kleiner, 1997).
Theo Evans (1991) đã lưu ý rằng những người tham gia vào quá trình đánh giá phải được đào tạo về các khía cạnh khác nhau có thể kể đến như là kỹ năng giám sát, giải quyết xung đột, huấn luyện và tư vấn, thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc, kết nối hệ thống thanh toán, và làm thế nào để cung cấp, trao đổi phản hồi của nhân viên. Việc đào tạo trang bị cho họ chuyên môn và kiến thức cần thiết trong việc đưa ra các quyết định trong quá trình thực hiện đánh giá. Theo Boice và Kleiner (1997), cần phải loại bỏ bộ nhớ có chọn lọc bởi các thành viên tham gia. Điều này được loại bỏ bằng cách thực hiện các đánh giá trên cơ sở thường xuyên và liên tục. Chu kỳ đánh giá nên được thực hiện 2 tháng một lần hoặc hàng quý.
Hoạt động đánh giá cũng nên có các phần thưởng dành cho các cá nhân (Townley, 1999). Nó được giả định rằng các phần thưởng làm tăng hiệu quả công việc. Đề án này đã được sử dụng trong cả khu vực công và tư nhân (Armstrong và Brown, 2005). Liên kết nhân viên với phần thưởng sẽ động viên nhân viên và cam kết họ vào q trình đánh giá. Nó cũng giúp cho các nhân viên thấy rằng việc hoàn thành các mục tiêu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến họ (Prowse và Prowse, 2009). Để có một hệ thống hiệu quả, nhân viên có thể kháng cáo chống lại một đánh giá mà họ cảm thấy là khơng chính xác. Các kháng cáo chống lại bất kỳ đánh giá nào được xem là phân biệt đối xử. Các khiếu nại bảo vệ nhân viên khỏi việc đánh giá không cơng bằng. Nó cũng bảo vệ các tổ chức khỏi các khoản chi phí tiềm ẩn và đảm bảo rằng người đánh giá sẽ không thiên vị trong các đánh giá của họ, vì sự đánh giá của họ cũng được xem xét bởi những người khác trong tổ chức (Murphy và Cleveland, 1995; Caruth và Humphreys, 2008).