3.2.1.3 Phƣơng thức sử dụng màn hình chờ, màn hình nghỉ của máy tính (Screen Saver)
Yếu tố công nghệ là một trong những năng lực cốt lõi của FE Credit cùng với đội ngũ nhân viên It hùng mạnh với hơn 148 nhân viên. Do đó, việc sử dụng màn hình chờ, màn hình nghỉ của máy tính (Screen saver) để tuyên truyền, thông báo thông tin là chuyện dễ dàng và cũng khơng mất nhiều chi phí của cơng ty. Phương thức này cũng tương tự như phương thức trên vì nó dễ dàng đánh vào tri giác và thị giác của toàn thể nhân viên.
Phương thức này nên được liên kết với các phương thức đã nêu trên để mang lại hiệu quả cao nhất.
3.2.1.4 Phƣơng thức tổ chức cuộc họp
Đây là phương thức cuối cùng được đề xuất để đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền. Đồng thời, đây cũng là phương thức đóng góp phần lớn trong sự kết hợp giữa nhiều phương thức lại với nhau. Phòng nhân sự cần tổ chức một cuộc họp để phổ biến các thông tin liên quan của hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
- Thời gian họp: phải diễn ra trước khi hoạt động đánh giá bắt đầu.
- Thành phần tham gia: cấp quản lý của các phòng ban và phòng nhân sự
- Nội dung họp: phải nêu bật được ý nghĩa, mục tiêu của hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên và cũng vạch ra được những nhiệm vụ cần phải hoàn thành, cùng với việc lưu ý những mốc thời gian quan trọng của hoạt động đánh giá. Qua đó, phịng nhân sự cũng nên nhận định lại tầm quan trọng của hoạt động đánh giá vì nhận định đúng thì việc triển khai thực hiện mới đi đúng hướng để mang lại hiệu quả cho hoạt động này. Cụ thể:
+ Cần phải nêu chi tiết được những hậu quả do kết quả đánh giá không chính xác, khơng cơng bằng mang lại.
+ Thực hiện giải đáp thắc mắc cho nhân viên tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động đánh giá.
+ Khuyến khích nhân viên tham gia xây dựng và đưa ra ý kiến đối với các tiêu chí đánh giá.
+ Khẳng định vai trò của nhân viên quan trọng như thế nào đối với hoạt động đánh giá. Vì mục tiêu của hoạt động đánh giá nói cho cùng chính là hướng đến nhân viên.
Do số lượng nhân viên lớn nên phòng nhân sự chỉ nên tổ chức họp đối với cấp quản lý của tất cả các phòng ban. Sau đó, phịng nhân sự phân cơng nhiệm vụ yêu cầu cấp quản lý của tất cả các phòng ban phổ biến lại cho nhân viên và phải lên
trọng nhất đó là tồn thể nhân viên biết được thông tin liên quan đến hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
Tính khả thi của đề xuất:
Thông qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền và thông báo về hoạt động đánh giá thì 10/10 các chuyên gia đều đồng ý với đề xuất này.
- Khả năng thực hiện: dễ thực hiện với chi phí thực hiện khơng q tốn kém. Đây được xem là bước đầu tiên góp phần giúp cho hoạt động đánh giá đạt được hiệu quả như mong đợi.
- Thời gian thực hiện: Đề xuất này nên được thực hiện vào khoảng thời gian trước khi hoạt động đánh giá diễn ra ít nhất là 2 tuần để đảm bảo hoạt động tuyên truyền mang lại kết quả.
3.2.2 Xây dựng phịng quản lý và kiểm sốt hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên
Hoạt động đánh giá tại FE Credit hiện đang được phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý. Thế nhưng, sự quản lý từ phòng nhân sự lại lỏng lẻo, làm nảy sinh nhiều vấn đề chưa được nhìn nhận cũng như chưa đưa ra hướng xử lý thích hợp. Ví dụ như, các tiêu chí đánh giá được phòng nhân sự xây dựng và đưa thẳng vào áp dụng, mặc dù, phòng nhân sự là bộ phận quản lý hoạt động đánh giá nhưng lại khơng có bất cứ hoạt động nào nhằm thông qua ý kiến, hoặc thống nhất ý kiến với các cấp quản lý của các phịng ban về các tiêu chí này xem có thực sự phù hợp với tình hình thực tế hay không, đã cụ thể hay chưa? Do vậy, nếu có một tiêu chí đánh giá nào đang gặp vấn đề cũng ảnh hưởng đến việc thực hiện hoạt động đánh giá nói chung và ảnh hưởng đến cả kết quả đánh giá nói riêng. Như vậy, rõ ràng FE Credit đang thiếu một bộ phận, phịng ban để thực hiện tất cả các cơng việc cịn thiếu sót nêu trên, làm cầu nối giữa bộ phận nhân sự và tât cae các phịng ban.
Chính vì vậy, đề xuất được tác giả đưa ra để giải quyết vấn đề này là FE Credit cần xây dựng một phòng ban chuyên trách về quản lý và kiểm soát hoạt động
đánh giá- tạm gọi là phòng quản lý KPI. Công việc đầu tiên trước khi muốn xây dựng phịng ban quản lý KPI chính là cần phải lên được một kế hoạch rõ ràng, cụ thể, phù hợp với tình hình hoạt động của FE Credit. Những thông tin cần được đặc biệt lưu ý khi lập kế hoạch xây dựng phòng cụ thể như sau:
- Tính cấp thiết: Cần nêu bật được những lý do quan trọng dẫn đến quyết định
xây dựng phịng quản lý KPI.
- Mục đích: Mục đích của việc thành lập phịng quản lý KPI.
- Kê hoạch nhân sự: cần tuyển dụng gấp 5 nhân sự: 1 vị trí trưởng phịng và 4
nhân viên để mau chóng đưa phịng quản lý KPI vào luồng hoạt động.
- Yêu cầu tuyển dụng:
+ Độ tuổi từ 24 -30, tốt nghiệp đại học trở lên.
+ Phải có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên đối với vị trí nhân viên và từ 5 năm
trở lên đối với vị trí trưởng phịng trong việc xây dựng và quản lý hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
+ Ưu tiên tuyển dụng đối với những ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các cơng ty kinh doanh trong lĩnh vực tài chính, tín dụng.
+ Khả năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn.
- Nội dung cơng việc: Phịng quản lý KPI phụ trách tất cả các công việc liên
quan đến hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, cụ thể như sau:
+ Chịu trách nhiệm lên kế hoạch và xây dựng khung thời gian cụ thể cho hoạt động đánh giá, đảm bảo hoạt động đánh giá diễn ra đúng thời gian quy định.
+ Phịng quản lý KPI có trách nhiệm phải thông báo cũng như cập nhật kịp thời đối với tất cả những thông tin liên quan đến hoạt động đánh giá cho toàn thể nhân viên cũng như cấp quản lý.
+ Tập họp và kiểm tra các tiêu chí đánh giá do cấp quản lý của mỗi phòng ban xây dựng, thực hiện kiểm tra và rà sốt xem các tiêu chí đánh giá đã thực sự phù hợp hay chưa? có cần điều chỉnh hay khơng?
+ Bên cạnh đó, phịng quản lý KPI có trách nhiệm nhắc nhở, cũng như tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ so với thời gian dự kiến của một số phịng ban. Từ đó phịng quản lý KPI mới kịp thời đưa ra phương án hỗ trợ. + Sau cùng, phòng quản lý KPI là nơi tập hợp và lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến hoạt động đánh giá. Sử dụng các thông tin này để làm cơ sở nhằm hồn thiện quy trình cho các kỳ đánh giá tiếp theo.
Tính khả thi của đề xuất:
Đề xuất xây dựng phịng quản lý và kiểm sốt hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhận được sự đồng tình của 09/10 chuyên giá thơng qua hình thức phỏng vấn chun gia.
- Khả năng thực hiện: về chi phí thực hiện sẽ có phát sinh vì chi phí này được sử dụng trong việc tuyển dụng 5 nhân sự cho phòng quản lý KPI. Chi phí này vẫn chấp nhận được.
- Thời gian thực hiện: phòng quản lý KPI cần được xây dựng và đưa vào hoạt động sớm nhất có thể nhằm giúp cho hoạt động đánh giá đạt được những mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả nhất tốt nhất là khoảng tháng 12 để các nhân sự thuộc phịng ban này có thời gian làm quen và nắm bắt thông tin trước khi một kỳ đánh giá mới bắt đầu.
3.2.3 Phân tích cơng việc và hồn thiện bản mơ tả cơng việc
Phân tích cơng việc:
Như đã xác định ở trên thì đây là một trong những vấn đề mà FE Credit cần phải quan tâm và có giải pháp để cải thiện ngay. Vì đây là nguồn gốc của hoạt động đánh giá. Nếu thực hiện tốt ở bước phân tích cơng việc thì cũng đồng nghĩa với việc bản mơ tả cơng việc rõ ràng, chi tiết và từ đó, các tiêu chí đánh giá cũng sẽ đáp ứng SMART, phù hợp với thực tế.
Để giải quyết dứt điểm tình trạng trên nhằm xác định các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện cơng việc chính xác và đưa ra các tiêu chí hợp lý thì việc quan
trọng đầu tiên cần phải xem xét là phải phân tích cơng việc và hồn thiện bản mô tả công việc.
Việc phân tích cơng việc cần phải đáp ứng các thơng tin bên dưới, lưu ý tất cà thông tin đều phải được thu thập dựa trên tình hình thực tế, cụ thể như sau:
- Để thực hiện cơng việc thì u cầu đối với nhân viên ra sao, các thơng tin về: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kiến thức và hiểu biết chuyên môn, và kể cả thông tin về đặc điểm cá nhân.
- Phương pháp thực hiện công việc và việc thực hiện công việc mất bao nhiêu thời gian.
- Thực hiện công việc bằng phương thức hoặc công cụ nào
- Điều kiện thực hiện công việc: môi trường làm việc, thời gian làm việc, chế độ lương bổng...
- Các tiêu chuẩn mẫu như là quy định về thời gian thực hiện công việc, số lượng và chất lượng của công việc. Cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên là thông qua các tiêu chuẩn mẫu.
Việc thu thập thơng tin có sự tham gia của cấp quản lý và của phòng quản lý KPI (theo đề xuất 3.2.2) thông qua 3 phương pháp được đề xuất: phương pháp quan sát, phương pháp nhật ký công việc và phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp quan sát: cấp quản lý của phòng ban và phòng quản lý KPI thực hiện quan sát và ghi nhận lại quá trình thực hiện cơng việc của nhân viên.
- Phương pháp nhật ký công việc: yêu cầu nhân viên thực hiện một báo cáo ghi lại tất cả các công việc thực hiện trong suốt một kỳ đánh giá.
- Phương pháp phỏng vấn: phòng quản lý KPI tiến hành phỏng vấn cấp quản lý và phỏng vấn nhóm nhân viên để nắm bắt các thơng tin về công việc. Trước khi đưa những thông tin vừa mới thu thập vào bản mô tả cơng việc, cấp quản lý của phịng ban và phịng quản lý KPI nên cùng nhau rà soát xem những
thơng tin nào phù hợp thì được giữ lại, những thơng tin nào phải loại bỏ hoặc những thông tin nào cần được bổ sung.
Hồn thiện bản mơ tả cơng việc:
Nhìn chung, FE Credit đã có bản mơ tả cơng việc cho từng vị trí chức danh. Thế nhưng đối với các vị trí chức danh giống nhau thì bản mơ tả công việc cũng giống nhau chứ khơng có sự phân biệt rõ ràng, cụ thể cho từng các cá nhân khác nhau. Sự giống nhau thể hiện ở đây hiểu đơn giản là những cơng việc chính của họ vì chúng tương đương nhau nhưng bên cạnh đó, mỗi cá nhân đều được phân công, giao thêm những nhiệm vụ khác. Bản mô tả công việc là do các cấp quản lý xây dựng dựa trên kinh nghiệm của cá nhân và như vậy thì rõ ràng là bản mơ tả cơng việc mang tính chủ quan cao.
Để khắc phục và hoàn thiện bản mơ tả cơng việc thì FE Credit nên làm tốt khâu phân tích cơng việc. Thơng qua phân tích cơng việc, cấp quản lý và phòng quản lý KPI sẽ nhận được chi tiết tất cả các thông tin liên quan đến tất cả công việc mà một nhân viên đang thực hiện, từ đó, cấp quản lý có cơ sở để xây dựng, hồn thiện bản mô tả công việc phù hợp với thực tế và đồng thời, cũng đo lường được khoảng thời gian phân bổ cho từng công việc. Và cũng từ đây đưa ra được các tiêu chí đánh giá phù hợp cho từng vị trí cơng việc nói chung và cho từng cá nhân nói riêng.
Dựa trên mẫu biểu về bản mô tả công việc, tác giả đã xây dựng một bản mô tả công việc để làm ví dụ điển hình cho một vị trí kế tốn thanh tốn tại Phịng Thanh Toán trực thuộc Khối Vận Hành (Xem chi tiết ở Phụ lục 12)
Mục đích:
- Thực hiện giải ngân cho đại lý đảm bảo đầy đủ, đúng thời điểm không được để chậm trễ cho đối tác của FE Credit và của VPBANK
- Theo dõi và giám sát các đại lý thuộc đối tượng tạm ứng trước của FE Credit và của VPBANK
chính xác trên cả 2 hệ thống của FE Credit và của VPBANK
- Theo dõi, đối chiếu số dư các tài khoản chi tiết được giao của FE Credit và của VPBANK
- Hàng tháng, lập báo cáo chi tiết số dư đối với các tài khoản được giao cho cấp trên - Hàng tháng lập báo cáo về hạn mức tạm ứng mới cho các đối tác được ứng trước riêng của FE Credit và của VPBANK
- Đối chiếu và thực hiện thanh tốn phí đối với các đối tác chi hộ
- Cung cấp số liệu giải ngân cho các phòng ban có liên quan theo chỉ thị của cấp trên - Trả lời email từ các đối tác và các phòng ban liên quan đến các vấn đề về giải ngân - Chịu trách nhiệm hủy hợp đồng vay cho khách hàng của FE Credit và của
VPBANK
- Chấm và lưu trữ riêng chứng từ kế toán của FE Credit và của VPBANK - Và một số công việc khác được giao bởi cấp trên
Tính khả thi của đề xuất:
Thông qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất thực hiện phân tích cơng việc và hồn thiện bản mô tả cơng việc thì có 07/10 các chuyên gia đồng ý với đề xuất này.
- Khả năng thực hiện: đối với đề xuất này khả năng được thực hiện cao vì đây là hoạt động quan trọng mang lại lợi ích cho việc hồn thiện hoạt động đánh giá.
- Thời gian thực hiện: Sau khi hoàn thành việc thu thập thơng tin thì cần có thời gian để sắp xếp và sàng lọc thơng tin. Do đó, đề xuất này nên được thực hiện trong thời gian 2 tuần. Để thực hiện đề xuất này trong khoảng thời gian đề xuất thì cũng cần có sự đồng thuận hợp tác các các nhân viên và cấp quản lý của các phòng ban.
3.2.4 Xây dựng các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên viên
FE Credit cần phải chuyển nhiệm vụ xây dựng các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên sang cho cấp quản lý nhưng vẫn phải có sự thống nhất ý kiến, kiểm tra đối sốt với phịng quản lý KPI - phụ trách hoạt động đánh giá. Trước khi đến với việc xây dựng các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của nhân viên thì cấp quản lý và phòng nhân sự cần phải nhận định lại tầm quan trọng của việc xây dựng tiêu chí này. Nếu tiêu chí đánh giá khơng phù hợp, không cụ thể, không đo lường được thì kết quả đánh giá khơng mang lại bất kỳ ý nghĩa nào cả, cũng không thể dựa vào kết quả đó để thực hiện các chính sách động viên khuyến khích cho nhân viên, đồng thời cũng không giúp cho nhân viên nhận ra những điểm cần hoàn thiện, cũng như những điểm cần tiếp tục phát huy vì lúc này