2.1. Khái quát (giới thiệu) công ty
2.1.2. Hoạt động kinh doanh của công ty
Bắt đầu hoạt động tại Việt Nam kể từ tháng Mười năm 2001, công ty MSC Việt Nam là công ty liên doanh giữa MSC và Viconship. Tàu đầu tiên của MSC trên vùng biển Việt Nam vào tháng 3 năm 2003 và kể từ đó hàng tuần MSC đều có các tàu nhận hàng chuyển tải tại Singapore và Hong Kong tùy thuộc vào các điểm đến liên quan.
MSC (Mediterranean Shipping Company S.A) Với trụ sở chính đặt tại Geneva, Thụy Sĩ, được thành lập vào năm 1970, đã nhanh chóng phát triển từ một hãng tàu biển tư nhân, nhà điều hành tàu nhỏ thông thường và đã trở thành hãng tàu lớn thứ 2 trên thế giới. Trong những năm gần đây đội tàu hàng hải của MSC đã mở rộng đáng kể để củng cố vị thế lớn thứ 2 thế giới của mình từ năm 2003 về cả sản lượng hàng hóa vận chuyển cũng như số lượng tàu container được khai thác. Sự tăng trưởng ngoạn mục này đạt được do có sự thống nhất nội lực thơng qua những cấu trúc đồng nhất, mạnh mẽ mà không mua lại hoặc sáp nhập để làm cho công ty trở thành một trong những hãng tàu lớn, và độc lập như ngày hôm nay!
MSC Việt Nam là một phần của hoạt động MSC Đông Nam Á liên quan đến 5 quốc gia bao gồm Việt Nam, Indonesia, Thái Lan, Malaysia và Singapore với văn phòng khu vực được đặt tại Singapore và trên hết là MSC Geneva.
MSC Việt Nam cung cấp dịch vụ đại lý vận chuyển container chuyên tuyến, là đại diện duy nhất để khai thác và phát triển thị trường vận chuyển tại Việt Nam trong chuỗi hệ thống toàn cầu của hãng tàu MSC. Là một phần không thể tách rời với việc khai thác, nâng cấp năng suất tàu các dịch vụ, và với giải pháp chú trọng về chất lượng vận chuyển là mục tiêu xuyên suốt trong toàn bộ hệ thống tổ chức của MSC. Cũng như mục tiêu của cơng ty mẹ, mục tiêu chính của cơng ty MSC Việt Nam là củng cố vị thế của mình & tiếp tục tìm mọi cơ hội có thể dẫn đầu trong ngành vận chuyển đường biển trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng!
Các chính sách về chất lượng của MSC để tối đa hóa sự hài lịng của khách hàng bằng cách cung cấp các dịch vụ đại lý tàu biển chuyên nghiệp và hiệu quả, MSC cũng liên tục cải thiện, nâng cao bản thân - bao gồm cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, năng lực công việc, hiệu suất và khả năng dịch vụ, tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng áp dụng, MSC hiện đang áp dụng ISO9001: 2008 hệ thống quản lý chất lượng - Yêu cầu được áp dụng trong MSC Việt Nam là để đáp ứng thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
Đồng thời từ việc tổ chức hệ thống hoạt động hiệu quả nhằm giảm thiểu tối đa chi phí, có giá cước hợp lý, cạnh tranh nhất trong hệ thống hãng tàu vận tải đường biển hiện nay.
Công ty hoạt động theo giấy phép đầu tư số 569/GP-HCM DO Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Hồ Chí Minh cấp ngày 8 tháng 12 năm 2003 và được điều chỉnh ngày 7 tháng 3 năm 2005, và ngày 26 tháng 6 năm 2006. Giấy phép đầu tư có giá trị trong 25 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư đầu tiên.
Tổng số vốn đầu tư và vốn pháp định của công ty theo quy định trong giấy phép đầu tư và theo định nghĩa luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam lần lượt là 600.000 Đô la Mỹ và 200.000 Đô la Mỹ
Văn phịng chính tại TPHCM của MSC tọa lạc tại số 152 đường Nguyễn Lương Bằng, P Tân Phú, Quận 7, TPHCM, diện tích khoảng 400 m2.
Cơ cấu tổ chức của cơng ty gồm:
• Tổng giám đốc • Bộ phận sale, marketing • Bộ phận Customer service-quan hệ khách hàng • Bộ phận chứng từ hàng xuất, nhập • Phịng Operation • Phịng Logistics
• Phịng Kế Tốn
• Phịng đảm bảo chất lượng
• Phịng IT –cơng nghệ thơng tin
• Phịng nhân sự và hành chánh.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức tại công ty MSC Việt Nam
Mr Boris Tổng giám đốc MSC VN Ms Hilary Phụ trách hàng đông lạnh Mr Kelvin Phụ trách tuyến Châu Âu Mr Daniel Phụ trách tuyến Châu Á Rupesh Giám đốc thương mại Phòng sales/ Marketing Phòng dịch vụ khách hàng Chi Nhánh Hà Nội Phòng Xuất Phòng nhân sự và hành chánh MS Hồng
Hàng nhập Quản lý giáMs Nancy Mr Trường Trưởng phòng Operation Mr Hoang Trưởng phòng Logistics Ms Hanh Kế tốn trưởng Ms Nga Trưởng phịng chất lượng Mr David Bộ phận cơng nghệ thông tin Mr Abrar Trưởng đại diện tại hà nội Ms Thu Hằng Trưởng Phịng Mr Yen Trưởng phịng Ms Jessica Trưởng phịng
Nguồn: Tài liệu tại cơng ty MSC Việt Nam
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TỪNG PHÒNG BAN
Tổng giám đốcchịu trách nhiệm về việc lên kế hoạch, điều hành và quản lý hoạt động của MSC Việt Nam, hạch định chiến lược và định hướng sắp xếp bộ máy hoạt động, liên hệ chịu trách nhiệm trực tiếp với MSC Geneva
• Tổng giám đốc cũng chịu trách nhiệm về mặt nhân sự và hành chánh.
• Đảm bảo những quy trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì.
• Báo cáo với hội đồng quản trị về hiệu suất của hệ thống hoạt động và về mọi nhu cầu cải tiến.
• Tổng giám đốc cũng chịu trách nhiệm phê duyệt cuối cùng của tất cả các Chính sách chất lượng, Sổ tay chất lượng và quy trình điều hành của cơng ty.
Phịng sale và marketing:
• Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, bao gồm cả phân tích thị trường.
• Xem xét lại khả năng của MSC Việt Nam trước khi chấp nhận đơn đặt hàng hoặc trước khi ký hợp đồng.
• Cung cấp giá cước vận chuyển cho khách hang và đảm bảo tính chính xác về giá cước cũng như các phí chứng từ có liên quan.
• Thông báo cho các bộ phận khác trong MSC về nhu cầu của khách hàng để đảm bảo tính chính xác và kịp thời cho khách hàng.
• Quảng bá, xúc tiến dịch vụ, hoạt động của MSC tại Việt Nam.
• Phúc đáp trả lời các yêu cầu của khách hàng và cung cấp giải pháp cho khách hàng nếu có thể.
• Lập báo cáo về tình hình kinh doanh cho ban giám đốc MSC Việt Nam, MSC GVA và MSC Singapore.
Phịng dịch vụ khách hàng:
• Có nhiệm vụ lên lịch tàu, gởi lịch tàu này cho những bên có liên quan.
• Nhận và xác nhận booking với hãng tàu
• Kiểm tra lại năng suất khả năng của Msc Việt Nam trước khi nhận yêu cầu từ khách hàng.
• Cộng tác với bộ phận Operation để làm sao cho conts hàng được xếp lên tàu theo yêu cầu của khách hàng.
• Trà lời các câu hỏi và yêu cầu của khách hàng và đưa ra cách giải quyết hợp lý trong trường hợp phát sinh vấn đề.
• Lập dự tốn về lượng hàng hóa và báo cáo với MSC Singapore và MSC GVA.
• Quản lý, sắp xếp tận dụng chỗ trống trên tàu trong hệ thống liên kết.
• Xử lý các yêu cầu khác từ khách hàng và từ những đại lý khác ở các nước và văn phịng chính.
Phịng chứng từ hàng xuất:
• Chuẩn bị chứng từ hàng xuất cho các chủ hàng ra bên ngồi và đại lý chính (MSC GVA và MSC VN).
• Phát hành vận đơn và xử lý các yêu cầu tài liệu khác về hoạt động đối ngoại.
• Xử lý và trả lời thắc mắc của khách hàng, hãng tàu chính và các đại lý đối tác về các vấn đề tài liệu.
• Hỗ trợ tài liệu cho các bộ phận khác trong MSC/ đại lý và khách hàng.
Phịng Operation
• Liên lạc với Cảng vụ điều hành thiết bị đầu cuối /, MSC Văn phòng khu vực Viễn Đông và chủ tàu MSC để sắp xếp các thủ tục cảng trước, và sau khi tàu đến và đi.
• Liên lạc với Cảng vụ điều hành thiết bị đầu cuối /, MSC Văn phịng khu vực Viễn Đơng và chủ tàu MSC để xử lý tồn bộ q trình phối hợp container xếp, bốc dỡ hoạt động.
• Báo cáo các hoạt động cho văn phịng chính (MSC GVA và MSC SIN).
• Xử lý / hỗ trợ các hoạt động tàu thuyền, thủ tục xuất nhập cảnh cho thuỷ thủ trên tàu MSC và các yêu cầu hoạt động khác từ văn phịng chính hoặc đại lý ở nước ngồi.
• Phối hợp với yêu cầu của chính quyền với các bên liên quan và Hiệp hội phân loại tàu.
• Nguồn và chỉ định thầu đối với tất cả các dịch vụ hàng hải liên quan và bổ nhiệm khảo sát các vấn đề tàu.
• Chịu trách nhiệm về nguồn nhân lực và quản lý chức năng, nếu có u cầu của GM.
Phịng Logistics:
• Theo dõi việc vận chuyển và lưu kho của các thiết bị (container) tại kho / thiết bị đầu cuối để đảm bảo đủ trang thiết bị có sẵn để khách hàng đóng gói container tại Việt Nam.
• Theo dõi thời gian quay vòng của thiết bị để đảm bảo trang thiết bị chủ yếu là sử dụng một cách hiệu quả tại Việt Nam.
• Theo dõi, cập nhật container đông lạnh di chuyển và phối hợp cung cấp phụ tùng đông lạnh nếu cần.
• Thiết bị bảo dưỡng và sửa chữa tại Việt Nam.
• Cung cấp trang thiết bị cần thiết báo cáo của Việt Nam để văn phịng chính (MSC GVA và MSC SIN).
• Chịu trách nhiệm cho một số các nguồn nhân lực và quản lý chức năng, theo u cầu của văn phịng chính GM.
Phịng kế tốn tài chính:
• Tổ chức, chỉ đạo, thực hiện thống nhất cơng tác kế tốn theo đúng chế độ kế toán Việt Nam ban hành và đúng quy định nhà nước. Tổng hợp, lập bảng báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính báo cáo cho Giám đốc và các cơ quan nhà nước (Thuế, phòng thống kê, sở kế hoạch và đầu tư…). Tổ chức nghiệp vụ quản lý vật tư, tài sản, nguồn vốn…trong công ty, theo dõi khoản phải thu, phải trả, thanh toán.
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh
Công Ty Liên doanh Việt Nam là công ty liên doanh được thành lập tại Việt Nam với hoạt động chính là cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường bộ, đường biển, nội thủy và đường hàng không; các dịch vụ vận tải đường bộ và lưu kho hàng hóa, đại lý mơi giới vận tải hàng hải; các thủ tục cấp giấy phép hải quan và các dịch vụ vận tải hàng hóa khác.
2.1.2.3. Cơng tác tổ chức tài chính, kế tốn
Để thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sao cho phù hợp với cơng việc hạch tốn, với đặc trưng sản xuất kinh doanh của cơng ty, đảm bảo phát huy đầy đủ, chính xác dữ liệu, kịp thời các số liệu cần thiết cho quản lý, nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn. Vì vậy cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn chung của toàn bộ hệ thống MSC để theo dõi và thực hiện chủ yếu trên máy tính theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Nhân sự phịng kế tốn gồm có: Đứng đầu là kế tốn trưởng, tiếp theo là trợ
lý kế tốn, bộ phận quản lý chi phí (kế tốn ngoại), kế tốn thuế, phụ trách chi nhánh phía bắc, bộ phận kế tốn ngân hàng và bộ phận xuất hóa đơn.
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy kế tốn Cơng Ty MSC Việt Nam.
Nguồn: Tài liệu tại cơng ty MSC Việt Nam
Kế tốn trưởng:
Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty. Hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra sao cho phù hợp với luật pháp và chế độ kế toán hiện hành. Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan quản lý Nhà nước về mọi số liệu trong báo cáo tài chính, về tính chính xác, trung thực và đầy đủ.
Kiểm tra ký duyệt các chứng từ sổ sách, báo cáo quyết toán hằng năm. Tổ chức thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn thống nhất.
Kế toán ngoại:
Theo dõi, cập nhật giá cước, phí lưu cont…các khoản phải thu, phải trả hàng tháng đối với hãng tàu mẹ, lập báo cáo hoa hồng được hưởng hàng tháng, gởi chứng từ cần thiết và giấy báo nợ cho hãng tàu mẹ, đảm bảo chính xác kịp thời gởi giấy báo nợ để hàng tàu mẹ thanh toán tiền cho MSC Việt Nam.
Kế toán trưởng
Phụ trách hệ thống phần mềm
Kế toán ngoại Trợ lý kế toán trưởng
Kế toán thuế Chi nhánh miền Bắc
Kế tốn ngân hàng Bộ phận xuất hóa đơn Nhóm kế tốn phía Bắc
Trợ lý kế toán trưởng:
Phụ trách 2 bộ phận kế tốn ngân hàng và bộ phận xuất hóa đơn, hỗ trợ quản lý tiền mặt, thu cước và các khoản thu khác từ các khách hàng tại văn phòng truy cập theo hệ thống mạng của MSC Việt Nam.
• Theo dõi và đảm bảo thu, thanh toán và chuyển tiền được ghi vào hệ thống thích hợp một cách kịp thời và chính xác.
• Cập nhật nhanh chóng các khoản phải trả và thanh tốn trước vào hệ thống kế tốn
• Định kỳ đối chiếu các tài khoản ngân hàng, MSC Geneva Tài khoản vãng lai • Xem xét và cải thiện kiểm sốt tài chính, kế tốn / thủ tục.
• Tiên phong thực hiện quản lý của MSC rủi ro tín dụng Việt Nam với các khoản thanh toán khách nợ nổi bật / quá hạn.
• Cung cấp kịp thời thông báo / cập nhật để quản lý về q hạn khách nợ thanh tốn.
• Quản lý tín dụng của khách hàng.
Cập nhật và duy trì đăng ký tài sản cố định.
Kịp thời lập hố đơn của cơ quan phụ có quan liên quan về các chi phí phát sinh.
• Hịa hợp các cân đối với các đại lý tương ứng phụ định kỳ.
Kế toán thuế:
Đối chiếu hợp tác với các bộ phận khác trong phịng kế tốn để đảm bảo báo cáo thuế chính xác, đúng hạn, đồng thời cập nhật các thơng tư, chính xác mới về thuế liên quan đến hoạt động của công ty.
Theo dõi hỗ trợ cho các văn phịng đại diện phía Bắc hoạt động theo u cầu mơ hình như văn phịng tại TPHCM đang thực hiện. Cập nhật thông tin cước tàu thu được từ văn phịng phía Bắc vào hệ thống, theo dõi công nợ, khấu hao tài sản…
Phụ trách hệ thống phần mềm:
Đảm bảo hệ thống phần mềm kế toán được hoạt động, các bộ phận thao tác đúng. Liên hệ trực tiếp với công ty cung ứng phần mềm tại Ấn Độ khi phần mềm phát sinh vấn đề.
HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN:
Cơng ty sử dụng hình thức tổ chức kế tốn tập trung. Hình thức này đảm bảo việc lưu chuyển chứng từ ở các bộ phận lên phòng kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời. Tất cả các cơng việc kế tốn đều được thực hiện ở phịng kế tốn.
HÌNH THỨC SỔ KẾ TỐN:
Hình thức kế tốn cơng ty chọn: hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này có ưu điểm đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, không phải thường xuyên lên sổ kế toán hàng ngày, phù hợp với quy mô công ty và thuận tiện cho việc vi tính hóa cơng tác kế tốn.
PHƯƠNG PHÁP KẾ TỐN
Kỳ kế tốn: Năm
Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản cố định hữu hình, phù hợp các quy định hiện hành của bộ tài chính.
Các khoản mục tài sản và cơng nợ có gốc bằng các đơn vị tiền khác với VNĐ được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá hối đoái của ngày kết thúc niên độ kế toán. Các giao dịch bằng các đơn vị tiền tệ khác VNĐ phát sinh trong năm được qui đổi theo tỷ giá hối đoái xấp xỉ tỷ giá hối đoái qui định vào ngày giao dịch.
Báo cáo tài chính: