2.1. Khái quát (giới thiệu) công ty
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh
Công Ty Liên doanh Việt Nam là công ty liên doanh được thành lập tại Việt Nam với hoạt động chính là cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường bộ, đường biển, nội thủy và đường hàng không; các dịch vụ vận tải đường bộ và lưu kho hàng hóa, đại lý mơi giới vận tải hàng hải; các thủ tục cấp giấy phép hải quan và các dịch vụ vận tải hàng hóa khác.
2.1.2.3. Cơng tác tổ chức tài chính, kế toán
Để thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sao cho phù hợp với cơng việc hạch tốn, với đặc trưng sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo phát huy đầy đủ, chính xác dữ liệu, kịp thời các số liệu cần thiết cho quản lý, nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn. Vì vậy cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn chung của tồn bộ hệ thống MSC để theo dõi và thực hiện chủ yếu trên máy tính theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Nhân sự phịng kế tốn gồm có: Đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp theo là trợ
lý kế tốn, bộ phận quản lý chi phí (kế tốn ngoại), kế tốn thuế, phụ trách chi nhánh phía bắc, bộ phận kế tốn ngân hàng và bộ phận xuất hóa đơn.
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy kế tốn Cơng Ty MSC Việt Nam.
Nguồn: Tài liệu tại công ty MSC Việt Nam
Kế toán trưởng:
Tổ chức bộ máy kế tốn phù hợp với đặc điểm, quy mơ hoạt động của công ty. Hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra sao cho phù hợp với luật pháp và chế độ kế toán hiện hành. Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan quản lý Nhà nước về mọi số liệu trong báo cáo tài chính, về tính chính xác, trung thực và đầy đủ.
Kiểm tra ký duyệt các chứng từ sổ sách, báo cáo quyết toán hằng năm. Tổ chức thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn thống nhất.
Kế toán ngoại:
Theo dõi, cập nhật giá cước, phí lưu cont…các khoản phải thu, phải trả hàng tháng đối với hãng tàu mẹ, lập báo cáo hoa hồng được hưởng hàng tháng, gởi chứng từ cần thiết và giấy báo nợ cho hãng tàu mẹ, đảm bảo chính xác kịp thời gởi giấy báo nợ để hàng tàu mẹ thanh toán tiền cho MSC Việt Nam.
Kế toán trưởng
Phụ trách hệ thống phần mềm
Kế toán ngoại Trợ lý kế toán trưởng
Kế toán thuế Chi nhánh miền Bắc
Kế toán ngân hàng Bộ phận xuất hóa đơn Nhóm kế tốn phía Bắc
Trợ lý kế toán trưởng:
Phụ trách 2 bộ phận kế tốn ngân hàng và bộ phận xuất hóa đơn, hỗ trợ quản lý tiền mặt, thu cước và các khoản thu khác từ các khách hàng tại văn phòng truy cập theo hệ thống mạng của MSC Việt Nam.
• Theo dõi và đảm bảo thu, thanh toán và chuyển tiền được ghi vào hệ thống thích hợp một cách kịp thời và chính xác.
• Cập nhật nhanh chóng các khoản phải trả và thanh tốn trước vào hệ thống kế tốn
• Định kỳ đối chiếu các tài khoản ngân hàng, MSC Geneva Tài khoản vãng lai • Xem xét và cải thiện kiểm sốt tài chính, kế tốn / thủ tục.
• Tiên phong thực hiện quản lý của MSC rủi ro tín dụng Việt Nam với các khoản thanh toán khách nợ nổi bật / quá hạn.
• Cung cấp kịp thời thơng báo / cập nhật để quản lý về quá hạn khách nợ thanh tốn.
• Quản lý tín dụng của khách hàng.
Cập nhật và duy trì đăng ký tài sản cố định.
Kịp thời lập hố đơn của cơ quan phụ có quan liên quan về các chi phí phát sinh.
• Hòa hợp các cân đối với các đại lý tương ứng phụ định kỳ.
Kế toán thuế:
Đối chiếu hợp tác với các bộ phận khác trong phịng kế tốn để đảm bảo báo cáo thuế chính xác, đúng hạn, đồng thời cập nhật các thơng tư, chính xác mới về thuế liên quan đến hoạt động của công ty.
Theo dõi hỗ trợ cho các văn phịng đại diện phía Bắc hoạt động theo u cầu mơ hình như văn phịng tại TPHCM đang thực hiện. Cập nhật thơng tin cước tàu thu được từ văn phịng phía Bắc vào hệ thống, theo dõi công nợ, khấu hao tài sản…
Phụ trách hệ thống phần mềm:
Đảm bảo hệ thống phần mềm kế toán được hoạt động, các bộ phận thao tác đúng. Liên hệ trực tiếp với công ty cung ứng phần mềm tại Ấn Độ khi phần mềm phát sinh vấn đề.
HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN:
Cơng ty sử dụng hình thức tổ chức kế tốn tập trung. Hình thức này đảm bảo việc lưu chuyển chứng từ ở các bộ phận lên phịng kế tốn một cách nhanh chóng, kịp thời. Tất cả các cơng việc kế tốn đều được thực hiện ở phịng kế tốn.
HÌNH THỨC SỔ KẾ TỐN:
Hình thức kế tốn cơng ty chọn: hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này có ưu điểm đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, khơng phải thường xun lên sổ kế tốn hàng ngày, phù hợp với quy mô công ty và thuận tiện cho việc vi tính hóa cơng tác kế tốn.
PHƯƠNG PHÁP KẾ TỐN
Kỳ kế tốn: Năm
Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: đồng Việt Nam.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản cố định hữu hình, phù hợp các quy định hiện hành của bộ tài chính.
Các khoản mục tài sản và cơng nợ có gốc bằng các đơn vị tiền khác với VNĐ được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá hối đoái của ngày kết thúc niên độ kế toán. Các giao dịch bằng các đơn vị tiền tệ khác VNĐ phát sinh trong năm được qui đổi theo tỷ giá hối đoái xấp xỉ tỷ giá hối đoái qui định vào ngày giao dịch.
Báo cáo tài chính:
1. Bảng cân đối kế tốn.
2. Kết quả hoạt động kinh doanh. 3. Lưu chuyển tiền tệ.
4. Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo nội bộ:
- Báo cáo số liệu thu /chi hộ hàng tháng. - BÁo cáo chi tiết thu, chi hàng tháng. - Báo cáo thu /chi tiền mặt.
- Báo cáo tăng giảm tài sản cố định và trích khấu hao.
Nhận xét:
Công ty MSC Việt Nam là cơng ty có quy trình quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO, do đó MSC Việt Nam có một cơ cấu tổ chức và phân quyền tốt.
Tuy nhiên hệ thống báo cáo đánh giá thành quả hoạt động của công ty hiện chỉ tập trung vào các chỉ tiêu tài chính tồn bộ mà chưa thực sự thể hiện là một công cụ định hướng hoạt động cho các bộ phận hướng về các mục tiêu chung của cơng ty, chưa phản ánh rõ từng khía cạnh như tài chính, khách hàng, chu trình kinh doanh nội bộ cũng như khía cạnh nhân viên, hệ thống thơng tin và thủ tục tổ chức thực hiện.
2.2.1. Yếu tố tài chính
Về nguồn thu:Cơng ty MSC có 2 nguồn thu chính:
Hoa hồng đại lý do hãng tàu mẹ trả dựa trên giá cước tàu của từng chuyến,
hoa hồng được hưởng là 1.5%/cước biển, các khoản thu hộ khác cho hãng tàu mẹ như tiền lưu container, phí sữa chữa container cũng được hưởng hoa hồng là 1%. Đây là nguồn thu chính dùng để chi trả cho các hoạt động của MSC Việt Nam, nguồn thu này phụ thuộc vào tổng số tiền cước biển mà MSC Việt Nam thu được, vì vậy nếu đội ngũ nhân viên sale, marketing làm việc tốt sẽ tăng nguồn thu.
Phí chứng từ là khoản phí MSC Việt Nam được thu và hưởng tồn bộ, khơng phải trả lại cho hãng tàu mẹ ở nước ngoài, đây cũng là một khoản thu lớn và nó cũng phụ thuộc vào sản lượng hàng xuất và nhập của MSC Việt Nam.
Về các khoản chi: Sau giá vốn hàng bán, nguồn chi lớn thứ 2 là chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong các nội dung chi thì khoản chi lương nhân cơng và lao động chiếm từ 54% đến 61% chi phí thường xuyên (xem bảng 2.2). Mức thu nhập bình quân của CBCNV công ty từ mức trung bình đến cao so với thị trường lao động hiện nay. Tổng số lao động của công ty thống kê vào tháng 8 năm 2010 là 98 người, bao gồm 79 người tại văn phịng Hồ Chí Minh và 19 người tại Hà Nội và Hải Phòng chủ yếu là lao động Việt Nam và lao động nước ngoài là 4 người do MSC Singapore cử sang để làm việc tại Việt Nam. Trong năm 2010 thống kê mức lương cơ bản trung bình của người Việt Nam xấp xỉ vnd 7.143.047 / tháng, người nước ngoài xấp xỉ vnd 59.375.000/ tháng.
Bảng 2.2: Chi phí kinh doanh theo yếu tố.
(Nguồn:Báo cáo kiểm tốn của cơng ty TNHH MSC Việt Nam)
2008 2009 2010
Chi phí quản lý doanh nghiệp 8.589.039 10.935.970 14.488.022
Tỷ lệ 60.29% 54.86% 60.53%
Về mục tiêu phương diện tài chính: Cơng ty chỉ đặt ra mục tiêu tăng
doanh thu, tăng lợi nhuận và tăng thu nhập cho CBCNV và tăng cường cơ sở vật chất phục vụ sản xuất kinh doanh. Tuy có mục tiêu nhưng Cơng ty chưa đưa ra các thước đo phù hợp để đánh giá thành quả và cũng không gắn mục tiêu này với chiến lược phát triển của công ty.
Hiện nay công ty đã áp dụng hệ thống ISO9001: 2008 hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống này quy định các chuẩn thực hiện của tất cả các phòng ban, tuy nhiên các hoạt động xảy ra theo từng phòng ban chức năng chứ chưa liên kết được hiệu quả chung của tồn cơng ty.
Các mục tiêu chiến lược của nhà quản trị cấp cao không được truyền đạt và thông suốt đến các quản trị cấp trung và nhân viên làm cho các quản lý cấp trung, cũng như nhân viên khơng biết mình làm việc như thế nào thì đóng góp cho thành cơng của công ty. Mục tiêu chung của công ty chỉ dừng lại ở nhà quản trị cấp cao, do đó việc đơi khi đi lệch mục tiêu là điều không tránh khỏi.
Ban quản trị chỉ quan tâm đến thành quả về tài chính, đó là làm thế nào để gia tăng lợi nhuận của cơng ty. Do đó giám đốc chỉ quan tâm đến báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo từng tháng/năm. Việc phân tích này được phân tích theo cách riêng của họ.
Vì đã đặt mục tiêu là dẫn đầu chi phí là chiến lược mà doanh nghiệp đạt được chi phí thấp hơn so với các đối thủ cạnh tranh thông qua việc gia tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực hiện các biện pháp hữu hiệu để quản lý chi phí do đó sẽ sử dụng thước đo sự thay đổi về lợi nhuận do năng suất và do tăng trưởng.
(Nguồn:Báo cáo kiểm tốn của cơng ty TNHH MSC Việt Nam) 2009 (VND 000) 2010 (VND 000) Chênh lệch (VND 000) Tổng doanh thu 39.463.323 56.888.393 44.15%, 17.425.070 Giá vốn hàng bán (11.726.932) (22.176.098) 89,1%, (10.449.166) Lợi nhuận gộp 27.736.391 34.712.295 25,15%, 6.975.904
Doanh thu hoạt động tài chính 1.602.918 5.876.606 266,62%, 4.273.688 Chi phí tài chính (120.173) (5.709.732) (5.589.559) Chi phí quản lý doanh nghiệp (10.935.970) (14.488.022) 32,48%, (3.552.052)
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
18.283.166 20.391.147 11,53%,
2.107.981
Bảng 2.4 Bảng dự toán của năm 2010
2009 2010 Chênh lệch %
Tổng doanh thu 39.463.323 45.382.821 15%
Lợi nhuận gộp 27.736.391 31.896.850 15%
Doanh thu hoạt động tài chính 1.602.918 1.843.356 15% Chi phí tài chính (120.173) (138.199) 15% Chi phí quản lý doanh nghiệp (10.935.970) (12.576.366) 15%
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
18.283.166 21.025.641 15%
Ước tính của nhà quản trị đầu năm 2010 đặt lợi nhuận năm 2010 tăng hơn 15% so với năm 2009, thực tế doanh thu tăng 44,15%, nhưng do chi phí tăng cao như giá vốn tăng 89,1%, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 32,48% nên cuối cùng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chỉ tăng có 11,53% chưa đạt mục tiêu kế hoạch.
Để xác định công ty đã đạt chiến lược “dẫn đầu về chi phí” hay khơng ta cần tính tốn và đo lường kết quả tài chính. Sự thay đổi lợi nhuận hoạt động do
năng suất phải là con số cao nhất so với sự thay đổi lợi nhuận hoạt động do
tăng trưởng và thay đổi lợi nhuận hoạt động do giá. Thực tế hiện nay tại công ty MSC Việt Nam chưa thống kê đầy đủ số liệu để có thể tính tốn các chỉ số bên trên. Vì vậy chưa thể khẳng định thực trạng hiện tại MSC Việt Nam có đi theo đúng chiến lược của mình hay khơng.
2.2.2. Yếu tố khách hàng
Theo AXS-Alphaliner, đến tháng 1 năm 2010, đội tàu container thế giới có khoảng 4.700 tàu với tổng năng lực khoảng 13 triệu TEU. Trong đó, 100 hãng
tàu hàng đầu (Top 100 operated fleets) có tổng số tàu đang sở hữu, thuê, và đóng mới là 4.400 tàu với sức chở gần 12,5 triệu TEU, tức là chiếm tới 96.1% năng lực đội tàu container toàn thế giới. Thứ hạng và số liệu cụ thể được tóm tắt trong bảng dưới đây (trich dẫn 3 hãng tàu đứng đầu). Theo http://www.container- transportation.com/hang-tau-container.html.
Bảng 2.5 Xếp hạng các hãng tàu trên thế giới
TT Hãng tàu Tổng số TEU Tàu 1 APM-MAERSK 2,052,270 540 2 MSC 1,498,296 390 3 CMA CGM Group 1,034,255 356
MSC là hãng tàu lớn thứ hai trên toàn thế giới, thị phần khách hàng của MSC là lớn. Sản lượng hàng nhiều nên nhân viên ln phải làm việc ngồi giờ, đặc biệt là bộ phận chứng từ, vì vậy việc phục vụ khách hàng chưa được tốt, khách hàng rất khó khăn trong việc liên hệ với nhân viên cơng ty khi có trục trặc về hàng hóa, vì cơng việc căng thẳng nên thái độ phục vụ của nhân viên đối với khách hàng khơng được tốt, điều này được khách hàng góp ý nhiều lần tại văn phịng và thơng qua sổ góp ý để tại quầy tiếp tân.
Công ty chưa thống kê số lần khách hàng quay trở lại doanh nghiệp để đặt hàng cho những lần sau, lãnh đạo công ty chỉ chú ý vào doanh thu hàng tháng/ quý/ năm có tăng hay khơng chứ chưa có phân tích sâu vào yếu tố khách hàng.
Lãnh đạo cơng ty là người nước ngồi nên khó giao tiếp với khách hàng khi họ đến công ty liên hệ khi gặp trục trặc, ý kiến của khách hàng sẽ được diễn giải theo ý của người phiên dịch (thường là nhân viên ở bộ phận có liên quan), vì vậy lãnh đạo sẽ khơng nắm được chất lượng dịch vụ của mình đang nằm ở đâu,
khách hàng có hài lịng với dịch vụ của công ty mình hay khơng? Chưa có những thước đo hợp lý phù hợp với chiến lược của công ty.
Công ty hiện đang áp dụng ISO 9001:2008 hệ thống quản lý chất lượng, qui định cụ thể nhiệm vụ, qui trình hoạt động của từng bộ phận trong cơng ty, tuy nhiên nhân viên chỉ cố gắng làm đúng, khơng bị sai sót mỗi khai có kiểm tra, chứ khơng biết mục tiêu của cơng ty là gì và khơng có ý thức tự phấn đấu trong cơng việc. Mỗi năm cơng ty có gởi thư lấy ý kiến khách hàng theo qui định của ISO. Tuy nhiên kết quả đơi khi chỉ là hình thức, chưa phản ánh đúng thực tế về mục tiêu khách hàng.
2.2.3. Yếu tố hoạt động kinh doanh nội bộ :
Sales: Khi nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng, bộ phận sales luôn phải đối chiếu kiểm tra các yếu tố chi phí từ bộ phận CS cho các mức giá nội địa và đại lý đối với các chi phí bên ngồi quốc gia. Đồng thời khi ra quyết định ngồi phạm vi trách nhiệm thì ln phải trao đổi với tổng giám đốc để có trả lời các yêu cầu khách hàng.
Bộ phận Customer services (CS): là trung tâm điều phối sau khi khách hàng đã có thỏa thuận về giá với Sales trong nước hoặc nước ngoài. Bộ phận CS kiểm tra các bộ phận Logistics về container, với operation về việc điều phối cảng xếp hàng và khả năng chuyên chở của tàu nhằm trả lời sớm nhất cho khách hàng khi khách hàng có gởi yêu cầu vận chuyển, hoặc có u cầu thay đổi ….
Phịng chứng từ sẽ kiểm tra với bộ phận CS và Operation để phát hành chứng từ copy cho khách hàng, kiểm tra với bộ phận kế toán trước khi giao