7. Kết cấu của luận văn
1.4 Các nguyên tắc của Basel về quản lý rủi ro vận hành trong ngân hàng.
rủi ro vận hành của ngân hàng như một loại hình rủi ro riêng biệt mà phải được quản lý, và nó phải phê duyệt và định kỳ xem xét lại hoạt động quản lý rủi ro của ngân hàng. Khuôn khổ nên cung cấp một định nghĩa toàn diện về rủi ro vận hành c và dựa trên các nguyên tắc về việc làm thế nào rủi ro vận hành là được xác định, đánh giá, giám sát, và kiểm soát/ giảm nhẹ.
N guyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải đảm bảo rằng khuôn khổ quản lý rủi ro vận hành của ngân là đối tượng của kiểm toán nội bộ hiệu quả và toàn diện thực hiện bở các các nhân viên độc lập, được đào tạo một cách thích hợp và có thNm quyền. Chức năng kiểm tốn nội bộ khơng phải chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc quản lý rủi ro vận hành.
N guyên tắc 3: Quản lý cấp cao cần phải có trách nhiệm thực hiện khn khổ quản lý rủi ro vận hành với sự chấp thuận của ban giám đốc. Các khuôn khổ cần được thực hiện xuyên suốt trong toàn bộ tổ chức ngân hàng, và tất cả các cấp độ nhân viên cần hiểu trách nhiệm của mình đối với việc quản lý rủi ro vận hành. Quản lý cấp cao cũng cần phải có trách nhiệm phát triển chính sách, quy trình và thủ tục quản lý rủi ro vận hành trong tất cả các sản phNm, hoạt động, quy trình và hệ thống của ngân hàng.
N guyên tắc 4: Các ngân hàng cần xác định và đánh giá rủi ro vận hành vốn có trong tất cả các các sản phNm, hoạt động, quy trình và hệ thống. Các ngân hàng cũng phải đảm bảo rằng trước khi sản phNm mới, các hoạt động, quy trình và hệ thống được giới thiệu hoặc thực hiện, các rủi ro vận hành vốn có của chúng đã được thực hiện thủ tục đánh giá đầy đủ.
N guyên tắc 5: Các ngân hàng nên thường xuyên thực hiện việc theo dõi hồ sơ rủi ro vận hành và các nguyên nhân quan trọng dẫ đến thiệt hại. Cần có báo cáo thường xuyên các thông tin cần thiết để quản lý cấp cao và ban giám đốc chủ động hỗ trợ quản lý rủi ro vận hành.
N gun tắc 6: Các ngân hàng cần có chính sách, quy trình và thủ tục để kiểm sốt hoặc giảm thiểu rủi ro vận hành. N gân hàng nên định kỳ đánh giá lại tính khả thi của việc hạn chế rủi ro và kiểm soát chiến lược định kỳ và nên điều chỉnh hồ sơ rủi ro vận hành phù hợp cho sử dụng các chiến lược thích hợp.
N guyên tắc 7: Các ngân hàng cần phải có trích lập dự phịng và kế hoạch kinh doanh liên tục để đảm bảo khả năng hoạt động cơ bản và giảm thiểu thiệt hại trong trường hợp gián đoạn kinh doanh nghiêm trọng.
N guyên tắc 8: Thanh tra giám sát ngân hàng phải yêu cầu tất cả các ngân hàng, bất kể quy mơ, có một khn khổ hiệu quả để xác định, đánh giá, theo dõi và kiểm soát hay giảm thiểu rủi ro vận hành như là một phần của hoạt động quản lý rủi ro tổng thể.
N guyên tắc 9: Họat động giám sát cần tiến hành, trực tiếp hoặc gián tiếp, thường xuyên đánh giá độc lập các chính sách, thủ tục của ngân hàng và thực tiễn liên quan đến rủi ro vận hành. Hoạt động giám sát phải đảm bảo có cơ chế báo cáo thích hợp cho phép được biết về sự phát triển tại các ngân hàng.
N guyên tắc 10: Các ngân hàng nên thực hiện đầy đủ việc công bố công khai để cho phép các thành viên thị trường có thể đánh giá cách tiếp cận quản lý rủi ro vận hành.
(Basel, 2003)
1.5 Ứng dụng Mơ hình hệ thống hoạt động để xây dựng mơ hình nghiên cứu Mọi hoạt động kinh tế là một dịch vụ và hệ thống dịch vụ là một hệ thống hoạt động thực hiện cung cấp các dịch vụ cho khách hàng. Một hệ thống hoạt động là hệ thống mà trong đó con người tham gia và/ hoặc máy móc thiết bị thực hiện
cơng việc sử dụng thông tin, kỹ thuật và những nguồn lực khác để sản xuất ra các sản phNm hoặc dịch vụ cho cả khách hàng nội bộ hay bên ngồi
Mơ hình một hệ thống hoạt động xác định 9 yếu tố (khách hàng, sản phNm/ dịch vụ, quy trình và hoạt động, người tham gia, thơng tin, kỹ thuật, môi trường, chiến lược và cơ sở hạ tầng). Đây cũng là những yếu tố của một hệ thống dịch vụ (Alter, 2012)
SẢ PHẨM VÀ DNCH VỤ KHÁCH
HÀG
GƯỜI THAM GIA THƠG TI
QUY TRÌH VÀ HOẠT ĐỘG KỸ THUẬT CƠ SỞ HẠ TẦG MÔ I T RƯ Ờ G CH IẾ LƯ ỢC
Hình 1.1. Mơ hình Hệ thống hoạt động (Alter, 2012)
Tiếp theo ta thấy rằng huy động tiền gửi là một dịch vụ tài chính của ngân hàng (Rose and Hudgins, 2008), do đó dịch vụ HĐTG là một hệ thống hoạt động. Các yếu tố cấu thành dịch vụ ngân hàng cũng phù hợp với 9 yếu tố cấu thành của một mơ hình hoạt động
Luận văn tiếp tục thực hiện suy diễn, RRVH trong HĐTG là RRVH từ các yếu tố của hệ thống dịch vụ ngân hàng HĐTG và giảm thiểu RRVH trong HĐTG là
việc kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng (làm gia tăng) RRVH từ các yếu tố cấu thành dịch vụ ngân hàng HĐTG.
N ếu các nhân tố tạo thành công là các nhân tố mà sự hiện diện của nó tăng khả năng thành cơng thì nhân tố gây rủi ro gây ra điều ngược lại – khả năng không thành công (Alter and Sherer, 2004). Mơ hình hệ thống hoạt động đã được Alter ứng dụng để xác định các nhân tố gây rủi ro. Kết hợp các suy diễn trên, luận văn đi vào nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng RRVH sản phNm dịch vụ HĐTG thông qua ứng dụng Mơ hình Hệ thống hoạt động. Trước hết, nhận diện các nguyên nhân khiến hệ thống dịch HĐTG gặp tổn thất, sự cố. Dựa vào các nguyên nhân này để xác định thành phần nhân tố ảnh hưởng RRVH trong HĐTG.
1.4.1 Các yếu tố của Mơ hình Hệ thống dịch vụ dựa trên Mơ hình hệ thống hoạt động hoạt động
Theo Alter (2012), Mơ hình hệ thống dịch vụ dựa trên Mơ hình hệ thống hoạt động bao gồm 9 yếu tố như sau:
1. Khách hàng: Là người nhận sản phNm và dịch vụ do hệ thống dịch vụ cung cấp . Khái niệm khách hàng còn được mở rộng khơng chỉ là khách hàng thực sự mà cịn là những người tham gia trong hệ thống.
2. Sản phm/ dịch vụ: Là các sản phNm hiện vật/ dịch vụ được tạp ra bởi hệ thống dịch vụ.
3. Quy trình và hoạt động: là một những hoạt động được thiết lập thành qui trình gồm các bước nối tiếp nhau.
4. gười tham gia: là những người thực hiện các hoạt động trong hệ thống dịch vụ, bao gồm người có sử dụng và khơng có sử dụng đến công nghệ thông tin.
5. Thông tin: hệ thống dịch vụ sử dụng và/ hoặc tạo ra các thông tin, bao gồm cơ sở dữ liệu, tài liệu, hiểu biết được chia sẻ, …
6. Kỹ thuật: Là những công cụ được sử dụng bởi người tham gia hệ thống (chẳng hạn như máy tính, máy in, máy đếm tiền v.v..) và những phần mềm/ cấu hình phần cứng để thực hiện các hoạt động tự động.
7. Môi trường: bao gồm văn hóa tổ chức, chính sách và quy định, các vấn đề về cạnh tranh, lịch sử hoạt động và phát triển kỹ thuật, luật pháp,v.v… mà hệ thống dịch vụ hoạt động trong đó.
8. Cơ sở hạ tầng: bao gồm con người, thông tin và nguồn lực kỹ thuật được sử dụng bởi hệ thống dịch vụ.
9. Chiến lược: là sự phân chia các nguồn lực để đạt được các mục đích, bao gồm chiến lược doanh nghiệp, chiến lược tổ chức, và chiến lược hệ thống dịch vụ. Trong đó chiến lược hệ thống dịch vụ hỗ trợ cho chiến lược doanh nghiệp, chiến lược tổ chức.
1.4.2 hận diện các nhân tố ảnh hưởng đến RRVH trong HĐTG
Hệ thống hoạt động gồm 4 giai đoạn cơ bản là phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành duy trì sử dụng hệ thống dựa trên kế hoạch phát triển hệ thống của đơn vị. Việc ứng dụng mơ hình hệ thống hoạt động có thể cho tồn bộ q trình phát triển của một hệ thống, hoặc một giai đoạn của quá trình này (như giao đoạn phát triển, giai đoạn thực hiện,….), phạm vi của luận văn tập trung ứng dụng mơ hình hoạt động trong giai đoạn vận hành và duy trì của hệ thống, tức là quá trình bắt đầu cung cấp dịch vụ đến khách hàng.(Alter, 2002).
Trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng có các bên tham gia liên quan như sau :
− Khách hàng: người có nhu cầu về dịch vụ HĐTG
− Giao dịch viên: người thực hiện tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, tư vấn và thực hiện giao dịch với khách hàng
− Kiểm soát viên/ Lãnh đạo bộ phận kế toán giao dịch mà sau đây gọi tắt là người kiểm soát: người tham gia vào quá trình thực hiện giao dịch, nhận các
thông tin từ giao dịch viên để thực hiện kiểm tra, kiểm soát các chứng từ liên quan đến từ giao dịch tiền gửi của khách hàng sao cho phù hợp quy định của Pháp luật và nội bộ ngân hàng.
− N hân viên ngân quỹ: người tham gia quá trình giao dịch với khách hàng, thực hiện việc thu chi tiền mặt (nếu có) với khách hàng.
− Lãnh đạo đơn vị: hỗ trợ các hoạt động của các thành viên trong đơn vị, giải quyết các mâu thuẫn, vấn đề phát sinh của nhân viên.
− Kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm tra sau.
Sau đây là phân tích các thành phần của Hệ thống dịch vụ HĐTG trong giai đoạn vận hành và các nhân tố ảnh hưởng RRVH trong HĐTG – các nhân tố có thể khiến hệ thống khơng thành cơng.
Quy trình và hoạt động: là quy trình xử lý gồm: tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, tư vấn cho khách hàng, kiểm tra các giấy tờ khách hàng phải xuất trình theo quy định, truy vấn thông tin và nhận diện khách hàng, hướng dẫn khách hàng thực hiện các bước giao dịch, nhập liệu vào hệ thống, kiểm soát chứng từ, xét duyệt thực hiện giao dịch trên hệ thống, thu chi tiền (nếu có), in chứng từ, giao chứng từ cho khách hàng, lưu trữ thơng tin chứng từ. Kiểm tốn nội bộ thực hiện kiểm tra sau.
Theo lý thuyết RRVH, tổn thất xuất phát do có trục trặc trong xử lý giao dịch hay quản lý quy trình. Luận văn lựa chọn “Quy trình xử lý” là nhân tố có ảnh hưởng đến RRVH trong HĐTG. N hân tố này được đo lường đánh giá qua:
(1) Quy trình nghiệp vụ có những điểm chưa chặt chẽ, cụ thể, có kẽ hở tại điều kiện cho kẻ xấu trục lợi, gây tổn thất;
(2) Quy trình nghiệp vụ khơng phù hợp thực tế gây khó khăn cho cán bộ nhân viên tác nghiệp;
(3) Quy trình nghiệp vụ khơng rõ ràng, khó hiểu dễ gây nhầm lẫn cho cán bộ nhân viên trong quá trình tác nghiệp;
(4) Quy trình xử lý chưa đúng văn phản pháp luật hiện hành.
N gười tham gia: gồm giao dịch viên thực hiện hoạt động tư vấn và giao dịch với khách hàng; kiểm sốt viên nhận thơng tin từ giao dịch viên để kiểm tra kiểm soát từng giao dịch tiền gửi với khách hàng; nhân viên ngân quỹ thực hiện thu, chi tiền mặt (nếu có) với khách hàng; lãnh đạo đơn vị; kiểm toán nội bộ.
Giao dịch viên: là người trực tiếp thực hiện bán dịch vụ cho khách hàng, nhập dữ liệu vào hệ thống. Vì vậy sự hiểu biết nghiệp vụ, đặc biệt phải nắm rõ các sản phNm tiền gửi, kỹ năng thao tác, kỹ năng giao tiếp và sự tuân thủ theo các quy trình ảnh hưởng cốt lõi đến HĐTG.
N gười kiểm soát: đưa ra các xét duyệt hoạt động khơng chỉ trên giấy tờ mà cịn trên hệ thống ngân hàng lõi để đảm bảo tiến độ theo quy trình hoạt động N hân viên ngân quỹ: thực hiện thu chi tiền mặt với khách hàng, hướng dẫn khách hàng thực hiện các mẫu biếu liên quan thu chi tiền mặt. Vì vậy, kỹ nưng nghiệp vụ, khả năng giao tiếp, trung thực và sự tuân thủ quy trình là cực kỳ quan trọng.
Lãnh đạo đơn vị: hỗ trợ các hoạt động của các thành viên.
Kiểm tốn nội bộ: thực hiện cơng việc soát xét và đánh giá việc tuân thủ quy định trong hoạt động HĐTG.
Ở đây, con người là nội dung chính, các tác nghiệp của người tham gia địi hỏi họ phải có các chun mơn, kỹ năng và hiểu biết các trách nhiệm trong vai trị, vị trí của mình; kết hợp lý thuyết RRVH liên quan các nguồn gây rủi ro về gian lận nội bộ luận văn chọn “N hân sự” là nhân tố có ảnh hưởng đến RRVH trong HĐTG. N hân tố này được đo lường đánh giá qua:
(1) Hành vi lừa đảo, gian lận, trộm cắp, biển thủ, trục lợi cá nhân,…thiệt hại cho ngân hàng;
(2)Hoạt động trái phép (như thực hiện các giao dịch khơng báo cáo, ghi chép sai số liệu có chủ ý,…);
(3) N gười thực hiện các bước giao dịch huy động tiền gửi có năng lực, trình độ nghiệp vụ khơng đáp ứng được yêu cầu công việc;
(4)Tuyển dụng nhân sự không phù hợp;
(5)Không thực hiện đào tạo thường xuyên nhân sự trong quá trình sử dụng, (6)Các chính sách về nhân sự (khen thưởng - kỷ luật, thăng tiến và phát triển nghề nghiệp) không phù hợp;
(7)Lãnh đạo đơn vị không hỗ trợ công việc và quan tâm các vấn đề của nhân viên. Thông tin: là dữ liệu thu thập trong hoạt động dịch vụ HĐTG (sổ tiết kiệm, giấy chuyển khoản, giấy nộp tiền, số dư tiền gửi, mẫu chữ ký, …), cơ sở dữ liệu về chính sách, quy trình, quy định kinh doanh và các dữ liệu khác có liên quan. Các thơng tin này khơng đầy đủ và chính xác gây nhiều rủi ro trong HĐTG. Ví dụ như số dư tiền gửi khách hàng đã rút ra hết nhưng chưa cập nhật hoặc cập nhật sai dẫn đến khách hàng có thể rút tiếp, hoặc số dư tiền tiết kiệm của khách hàng cập nhật sai có thể dẫn đến kiện tụng sau này,… Các khía cạnh gây rủi ro đến thành phần thơng tin là dữ liêu khơng chính xác, kịp thời; dữ liệu khơng phù hợp nhu cầu sử dụng và vấn đề tiếp cận (Alter, 2004) phụ thuộc nhiều vào người tham gia vào vào quy trình huy động tiền gửi cũng như an tồn bảo mật thơng tin (Alter, 2004). Hai nội dung này được đưa thành các mục hỏi trong các nhân tố “N hân sự” và “Công nghệ thông tin”.
Kỹ thuật: Là các công cụ phục vụ giao dịch HĐTG (máy tính để nhập liệu, xét duyệt; máy in để in các chứng từ; máy photo, scan để sao lưu dữ liệu, điện thoại để liên lạc lấy thông tin và báo cáo nhanh khi cần thiết,…) và các chương trình, phần mềm để các người tham gia thực hiện công việc (hệ thống ngân hàng lõi –core banking - để xử lý các giao dịch, tổng hợp và lưu trữ các thông tin; phần mềm cung cấp cơ sở dữ liệu về các chính sách, quy trình, quy định, hướng dẫn, …). Quy trình xử lý hoạt động kinh doanh, xử lý thông tin và kiểm sốt q trình xử lý thơng tin được thực hiện qua hoạt động của hệ thống ngân hàng lõi. N ếu hệ thống này có trục trặc ngay lập tức ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Các nguyên nhân gây rủi ro
đến thành phần kỹ thuật là sự phức tạp, không đáp ứng yêu cầu công việc, lỗi do phần cứng/ phần mềm,… (Alter, 2004). N goài ra, các cơng cụ phục vụ giao dịch có hoạt động nhanh chóng và chính xác hay khơng, vì nếu hệ thống ngân hàng lõi đã thực hiện tốt cơng việc của mình nhưng các công cụ hỗ trợ giao dịch với khách hàng hoạt động kém hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến HĐTG.
Luận văn sử dụng, “Cơng nghệ thơng tin” là nhân tố có ảnh hưởng, được đo lường (đánh giá) qua:
(1) Thiếu các công cụ thiết bị phục vụ giao dịch hoặc các công cụ, thiết bị này không phát huy tác dụng;
(2) An tồn bảo mật thơng tin khơng đáp ứng u cầu an ninh (phân quyền, kiểm soát truy cập, kiểm sốt điều chỉnh dữ liệu,…);
(3)Hệ thống mạng khơng ổn định và phù hợp; (4)Hệ thống ngân hàng lõi 1
không đáp ứng được nhu cầu xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng.