2.3. KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KIỂM
2.3.1.3. Phƣơng pháp khảo sát
Việc khảo sát đƣợc thực hiện thông qua bảng câu hỏi đƣợc thiết kế lại từ những câu hỏi của INTOSAI đánh giá trên 5 bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ. Bảng câu hỏi đƣợc gửi cho 18 CBCC thuộc 06 phòng ban của Sở và thu về 18 phiếu hợp lệ.
2.3.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ cơng tác kiểm sốt chi ngân sách tại Sở Tài chính Phú n
2.3.2.1. Mơi trƣờng kiểm sốt
- Khảo sát “Tính chính trị và giá trị đạo đức”: Hoạt động trong lĩnh vực hành chính, quản lý cơng tác tài chính, vấn đề đạo đức đƣợc Sở đặt lên hàng đầu. Sở luôn chú trọng đến các giá trị đạo đức nghề nghiệp và các nguyên tắc ứng xử nhằm hƣớng CBCC có thái độ cƣ xử đúng mực, văn hóa, văn minh; tuyệt đối khơng có thái độ hách dịch, vịi vĩnh trong q trình giải quyết cơng việc. Việc đảm bảo giờ ngấc làm việc, không uống rƣợu, bia vào buổi trƣa đang đƣợc thực hiện nghiêm túc tại Sở; đặc biệt từ ngày Chỉ thị 23-CT/TU của Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy Phú Yên ban hành nhằm chấn chỉnh tác phong, nâng cao phẩm chất đạo đức, lề lối làm việc của cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức.
Ban Giám đốc và tồn thể CBCC có lối sống lành mạnh, trong sáng, có tinh thần tƣơng thân tƣơng ái thể hiện rõ trong các hoạt động cộng đồng: tham gia phòng trào văn nghệ; hiến máu tình nguyện; đóng góp chƣơng trình “Góp đá xây Trƣờng Sa”; tham gia cuộc vận động của Bộ Tài chính xây dựng Nghĩa trang Trƣờng Sơn của ngành tài chính; đóng góp các quỹ xã hội: Xóa đói giảm nghèo, Đền ơn đáp nghĩa, Nạn nhân chất độc màu da cam, Trẻ em khuyết tật, Khuyến học, xây nhà tình thƣơng cho các đối tƣợng chính sách, chăm sóc Bà mẹ Việt Nam anh hùng….
Tuy nhiên, thực tế đang tồn tại tại Sở là những quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức đƣợc thực hiện theo các quy định của Luật Cán bộ công chức, các chỉ thị của Đảng, UBND tỉnh đƣợc triển khai chung chung, chƣa cụ thể hóa thành nội quy hay quy định cụ thể triển khai cho toàn thể CBCC, mọi đánh giá về tính chính trị và giá trị đạo đức mang tính định tính là nhiều.
- Khảo sát về “Ban giám đốc”: Các thành viên Ban Giám đốc nhận thức đƣợc vai trị của kiểm sốt nội bộ cần thiết với việc kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị, đặc biệt cơng tác kiểm sốt chi ngân sách. Cơ quan áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, các phịng ban thực hiện cơng việc theo các quy trình đã ban hành, tuy nhiên có một số cơng việc đặc thù chƣa xây dựng quy trình đƣợc. Ban Giám đốc tổ chức thƣờng xuyên các cuộc họp giao ban với lãnh đạo các phòng, ban và nội dung các cuộc họp đƣợc Thông báo bằng văn bản
gửi đến tất cả các phòng, ban và trên trang thơng tin điện tử của Sở. Ngồi ra, khi cần thiết Ban Giám đốc có các cuộc họp hội ý để xử lý các công việc cụ thể.
Ban Giám đốc luôn lắng nghe, tôn trọng ý kiến tham mƣu của các phòng ban, tạo đƣợc mối quan hệ tốt đẹp với tồn thể CBCC trong Sở, tạo mơi trƣờng làm việc dân chủ, thoải mái, tích cực, lành mạnh. Các hoạt động của cơ quan, đều có đại diện Ban giám đốc tham gia và có ý kiến chỉ đạo các hoạt động. Tuy nhiên, do áp lức công việc, do phải thực hiện ý kiến chỉ đạo từ cấp trên, trong một số trƣờng hợp khẩn cấp công tác tham mƣu xử lý công việc không thực hiện theo đúng quy trình mà thực hiện theo sự chỉ đạo, vai trị của kiểm sốt nội bộ bị giảm tác dụng.
Ban Giám đốc thƣờng xuyên có sự thay đổi nhân sự là một khó khăn lớn của Sở trong thời gian vừa qua. Theo Quyết định 1594/QĐ-UBND của UBND tỉnh Phú Yên, Sở Tài chính có Giám đốc và khơng quá 03 Phó giám đốc giúp việc. Tuy nhiên, Ban Giám đốc ln có sự thay đổi và chỉ từ 01 đến 02 Phó giám đốc Sở, từ tháng 08/2012 – 08/2013 Sở chỉ có 01 Phó giám đốc; việc điều động, luân chuyển các thành viên Ban Giám đốc không thực hiện cùng thời điểm, việc phân công phụ trách các phòng, ban của Ban Giám đốc thay đổi liên tục vì vậy phong cách lãnh đạo chƣa có sự ổn định.
- Khảo sát về “Đội ngũ cán bộ cơng chức”: Sở Tài chính Phú n hiện nay có 60 CBCC, 04 biên chế Hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP. Tỷ lệ CBCC làm cơng tác chun mơn có trình độ đại học là 100%, hiện có 02 CBCC đang học cao học.
Do yếu tố lịch sử, có 60% CBCC của Sở có trình độ đại học là đƣợc cơ quan tạo điều kiện nâng cao trình độ từ trung cấp lên đại học (các lớp đại học tại chức của Trƣờng Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh mở tại Phú Yên) từ năm 1996 – 2002. CBCC từ năm 2000 đến nay yêu cầu tuyển dụng về chuyên môn là cử nhân kinh tế, hệ chính quy, khơng phân biệt chuyên ngành đào tạo và một số kỹ sƣ xây dựng. Vì vậy, nhiều CBCC tốt nghiệp các chuyên ngành quản trị kinh doanh, thƣơng mại, thống kê… rất khó khăn trong việc làm các cơng tác: kế tốn tổng hợp ngân sách, kế toán thu chi ngân sách, quản lý đơn vị hành chính, sự nghiệp, vốn đầu tƣ, quản lý tài sản công, thẩm định giá.... Nhiều vị trí cơng tác khơng có nhân sự kế thừa nhƣ kế toán tổng hợp ngân sách, kế toán thu, chi ngân sách…, trong khi yêu cầu công việc
ngày càng cao, báo cáo theo yêu cầu của Bộ Tài chính, Tỉnh ủy, UBND tỉnh ngày càng nhiều, thì biên chế đƣợc giao chỉ đủ bố trí làm việc khơng có lực lƣợng dự bị tạo nguồn. Nhiều CBCC có năng lực chuyên môn, thời gian công tác lâu, tuy nhiên do các vấn đề về lịch sử không cơ cấu vào quy hoạch lãnh đạo, điều này phần nào cản trở sự phấn đấu của bản thân CBCC. Từ năm 2014 – 2018 CBCC quản lý cấp trƣởng phòng sẽ về hƣu, lực lƣợng cán bộ thay thế đã đƣợc quy hoạch, nhƣng đội ngũ chuyên viên để đảm nhận cơng tác thì chƣa thực sự vững vàng.
Là cơ quan chuyên môn, đội ngũ CBCC của Sở phải đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng về cơng tác quản lý tài chính thực sự giỏi thì mới quản lý đƣợc các đơn vị sử dụng ngân sách, điều hành ngân sách trong tình hình kinh tế xã hội đang thời kỳ khủng hoảng, tuy nhiên chất lƣợng đội ngũ CBCC đang là một trở ngại lớn của Sở. Ban Giám đốc đã nhận ra tình trạng này, nên năm 2013 Sở đã quy định tiêu chuẩn cụ thể về chuyên ngành đạo tạo khi tuyển dụng CBCC, tuy nhiên số lƣợng tuyển năm 2013 chỉ 02 CBCC, và số biên chế của Sở sẽ ổn định trong các năm tiếp theo. Vì vậy, cơng tác bồi dƣỡng nghiệp vụ kiểm sốt chi phải đƣợc Sở quan tâm đầu tƣ.
Việc học tập nâng cao trình độ của CBCC cũng có một số khó khăn. Theo quy định của UBND tỉnh CBCC muốn đƣợc học sau đại học phải có thời gian công tác trên 5 năm, phải là chiến sỹ thi đua cấp tỉnh và nhiều điều kiện khác. Một CBCC để đạt chiến sỹ thi đua cấp tỉnh thì khơng thể công tác dƣới 10 năm, mà sau 10 năm thì việc tiếp tục học tập sẽ gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là việc học ngoại ngữ do cơng tác tại cơ quan khơng có điều kiện để trau dồi. Thu nhập của CBCC chủ yếu dựa vào lƣơng, rất ít ngƣời đủ điều kiện tự học tập. Sở hiện có 02 CBCC học sau đại học, trong đó 01 CBCC học tại Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh đƣợc cơ quan hỗ trợ thời gian, học phí, tàu xe đi lại; cịn 01 CBCC tự học cao học tại Đại học Nha Trang.
Sở đang ở giai đoạn chuyển tiếp, đội ngũ CBCC những ngày đầu thành lập Sở đang dần về hƣu, lực lƣợng CBCC trẻ, đầy nhiệt huyết đang tiếp bƣớc. Yêu cầu về quản lý đòi hỏi ngƣời cán bộ quản lý phải ngày càng hoàn thiện, nắm bắt những phát sinh mới trong công tác quản lý chi ngân sách, nếu không sẽ dẫn đến buông lỏng quản lý, sẽ dẫn đến những hậu quả khó lƣờng, điều đó đặt ra cho Sở phải giải quyết bài toán nâng cao năng lực đội ngũ CBCC.
- Khảo sát về “Cơ cấu tổ chức”: Bộ máy tổ chức quản lý của Sở theo mơ hình trực tuyến chức năng. Đây đƣợc xem là mơ hình tổ chức thích hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị vì cơng tác quản lý đƣợc chun mơn hóa cao và có sự quy định rõ ràng trong việc báo cáo giữa các phòng, ban với Ban Giám đốc.
Đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và trƣớc pháp luật về tồn bộ hoạt động của Sở, phụ trách phịng Quản lý Ngân sách, Đầu tƣ và công tác cán bộ.
01 Phó Giám đốc phụ trách phịng Tài chính – hành chính sự nghiệp, tài chính doanh nghiệp, Thanh tra.
01 Phó Giám đốc phụ trách phịng Quản lý Cơng sản – Vật giá, Tin học – Thống kê, Văn phòng.
CBCC làm việc theo sự phân cơng của Trƣởng phịng, lãnh đạo các phịng, ban báo cáo, làm việc trực tiếp với Phó Giám đốc phụ trách phịng, Phó Giám đốc báo cáo với Giám đốc cơng việc do mình phụ trách. Cơ cấu tổ chức không bị vƣớng mắc, chồng chéo, quy định rõ ràng trong vấn đề giải quyết công việc, báo cáo với Ban Giám đốc.
Cơ quan có sự phân chia các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt ở từng bộ phận, phịng ban. Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho các phòng, ban dựa trên chức năng, quyền hạn của từng bộ phận. Các phòng, ban trên cơ sở nhiệm vụ của mình thực hiện công việc đƣợc giao và chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám đốc về các cơng việc mình tham mƣu giải quyết; việc giám sát, kiểm tra giữa các phịng, ban là khó thực hiện.
Nhìn chung, bộ máy tổ chức quản lý của Sở đã đạt đƣợc những yêu cầu cơ bản trong việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các phòng, ban.
Hệ thống các chính sách nhân sự đƣợc thiết lập ở Sở tƣơng đối đầy đủ trong tất cả các khâu từ tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, khen thƣởng và chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Về chính sách tuyển dụng: Mục tiêu tuyển dụng của Sở là xây dựng nguồn
ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Các yêu cầu tuyển dụng đƣợc thực hiện theo Luật Cán bộ Cơng chức.
Về chính sách đào tạo: Cơ quan ln tạo điều kiện về thời gian, kinh phí…
để khuyến khích CBCC tham gia các lớp bồi dƣỡng, tập huấn, trau dồi kỹ năng nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của cơng tác quản lý. Việc học tập nâng cao trình độ, học sau đại học thực hiện theo quy định chung của tỉnh, và hiện tại cịn ít CBCC đáp ứng đƣợc các yêu cầu này.
Về chính sách bổ nhiệm: Việc bổ nhiệm CBCC vào các chức danh lãnh đạo
của Sở phải thực hiện đúng quy trình, có quy hoạch. CBCC đƣợc bổ nhiệm phải hội đủ các điều kiện về chính trị, trình độ chun mơn, năng lực, đạo đức lối sống lành mạnh. Một số trƣờng hợp CBCC có trình độ chun mơn, có năng lực nhƣng có một số vấn đề về lịch sử chính trị cũng đƣợc Sở quan tâm xin ý kiến Sở Nội vụ, UBND tỉnh để bổ nhiệm lãnh đạo cấp phịng, phụ trách chun mơn. Chính sách bổ nhiệm nhìn chung khá tốt, tạo động lực để CBCC phấn đấu trở thành cán bộ quản lý có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt góp phần làm mơi trƣờng kiểm sốt tốt hơn.
Về chính sách đánh giá CBCC: Việc đánh giá năng lực CBCC nhìn chung
mang tính cảm tính, chƣa xây dựng đƣợc quy trình, tiêu chuẩn đánh giá cụ thể. Năng lực CBCC hiện tại của Sở là khơng đồng đều, các phịng ban đều có tình trạng việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn tập trung vào một số CBCC, một số CBCC việc làm không hết. Tuy nhiên khi đánh giá chỉ đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, ngƣời làm nhiều cũng nhƣ ngƣời làm ít, trong khi ngƣời làm nhiều thì sẽ có nhiều sai sót, nhiều vấn đề nảy sinh trong quan hệ làm việc. Nhìn chung, chính sách đánh giá CBCC cịn nhiều hạn chế.
Về chính sách tiền lương, khen thưởng, phúc lợi: Thực hiện chính sách tiền
lƣơng, khen thƣởng, phúc lợi theo quy định của nhà nƣớc. Về tiền lƣơng, mặc dù Sở là cơ quan hành chính đƣợc khốn quỹ lƣơng theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ, nhƣng trong thời gian qua việc thực hiện tiết kiệm để chi thu nhập tăng thêm cho CBCC chƣa đƣợc. Tuy nhiên, Sở cũng quan tâm tổ chức cho phụ nữ, Đoàn Thanh niên tổ chức các chuyến tham quan nghỉ mát nhằm tái tạo sức lao động và tạo điều kiện để giao lƣu, học tập các tỉnh bạn; nhân dịp các ngày lễ Quốc tế thiếu nhi, Tết Trung thu con em CBCC cũng đƣợc tặng quà và khen
thƣởng các cháu có thành tích học tập tốt. Các tiêu chí khen thƣởng chƣa cụ thể, theo quy định về kinh phí giao cho khen thƣởng, tỷ lệ các cấp khen thƣởng áp dụng cho tất cả các phịng ban bình chọn theo tỷ lệ đó, CBCC trong phịng ln phiên đề nghị khen nhƣ một hình thức phân phối thêm thu nhập.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro
Nhận diện và đánh giá rủi ro để đƣa ra các biện pháp đối phó thích hợp là khâu quan trọng giúp đơn vị chủ động trong việc thực hiện kiểm soát chi của đơn vị. Thực tế cho thấy, Sở có quan tâm đến cơng tác nhận diện, đánh giá và đối phó rủi ro thơng qua các hoạt động:
• Thƣờng xuyên cập nhật các thơng tin về văn hóa, chính trị, pháp luật, các quy định về tài chính….
• Ghi nhận các yếu tố thuận lợi và khó khăn ảnh hƣởng đến việc kiểm soát chi ngân sách của đơn vị trong các cuộc họp giao ban, sơ kết, tổng kết cuối năm.
• Thƣờng xuyên tổ chức đánh giá nội bộ ở các phòng, ban để xác định các sự việc không phù hợp liên quan đến việc thực hiện các quy trình, quy định có liên quan, đến tiến độ thực hiện mục tiêu chất lƣợng của Sở.
• Ban hành “Quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa” nhằm tiến hành các hành động khắc phục, phịng ngừa những “hành động khơng phù hợp” xảy ra trong hoạt động của đơn vị.
Tuy nhiên Sở chƣa xây dựng cơ chế để đánh giá, phân tích và đối phó rủi ro đối với cơng tác kiểm sốt chi ngân sách. Khi có rủi ro xảy ra, tùy thuộc vào mức độ rủi ro sẽ tập trung giải quyết rủi ro đó. Các biện pháp đối phó chƣa triệt để, chủ yếu sai đâu khắc phục đến đó, rút kinh nghiệm.
Nhìn chung, cơng tác nhận diện, đánh giá rủi ro của Sở thực hiện ở bình diện tổng thể, phịng ngừa những vấn đề mang tính tồn đơn vị, cơng tác kiểm sốt chi ngân sách chƣa có cơ chế nhận diện, đánh giá rủi ro cụ thể, từ đó dẫn đến việc đối phó rủi ro chƣa chủ động.
Đối với công tác phân công phân nhiệm: Hiện nay, bộ máy tổ chức kiểm soát chi ngân sách liên quan đến 06 phịng, ban của Sở. Phịng Tài chính – Hành chính sự nghiệp phụ trách kinh phí chi thƣờng xuyên, vốn sự nghiệp khối tỉnh; Phòng Đầu tƣ phụ trách vốn đầu tƣ phát triển; Phịng Tài chính doanh nghiệp phụ trách khối doanh nghiệp nhà nƣớc; Phịng Cơng sản – Vật giá phụ trách chi mua sắm, sữa chữa tài sản cơng; Phịng Quản lý ngân sách phụ trách khối huyện và tổng hợp chung.