2.2.2. Tình hình kiểm sốt chi ngân sách
2.2.2.2.2. Kiểm soát trong việc thực hiện dự toán
Các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp khối tỉnh
Căn cứ dự tốn đƣợc cấp có thẩm quyền giao, đơn vị sử dụng ngân sách lập thủ tục phân rã dự tốn gửi Sở Tài chính thẩm định.
Sở Tài chính thẩm định dự tốn và thơng báo kết quả thẩm định đến các đơn vị sử dụng ngân sách và gửi KBNN tỉnh để kiểm soát, thanh tốn; đồng thời Sở Tài chính nhập phân bổ dự tốn của đơn vị vào chƣơng trình TABMIS.
Căn cứ dự tốn đã đƣợc Sở Tài chính thẩm định, đơn vị sử dụng ngân sách lập thủ tục rút dự toán tại KBNN tỉnh để thanh toán các khoản chi theo dự toán.
Hàng quý, đơn vị sử dụng ngân sách lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự tốn cấp 1 (nếu có), đơn vị dự toán cấp 1 tổng hợp báo cáo tài chính quý gửi Sở Tài chính.
Sở Tài chính tiếp nhận báo cáo tài chính của các đơn vị dự tốn cấp 1 xem xét, kiểm tra tính chấp hành theo dự tốn và định mức, chế độ của đơn vị sử dụng ngân sách, theo dõi và có ý kiến đối với đơn vị sử dụng ngân sách trong trƣờng hợp có vi phạm hoặc sai sót trong cơng tác tài chính.
Đối với các đơn vị sử dụng ngân sách không thƣờng xuyên (không sử dụng NSNN hàng năm, chỉ xem xét hỗ trợ từng lần phát sinh) thì căn cứ dự toán đƣợc cấp thẩm quyền quyết định và kế hoạch chi tiết sử dụng kinh phí do đơn vị đề nghị, Sở Tài chính thẩm định, ra thơng báo và nhập phân bổ dự toán vào TABMIS để thực hiện, đơn vị quyết tốn kinh phí ngân sách khi kết thúc nhiệm vụ mà khơng báo cáo định kỳ hàng quý.
Bổ sung ngân sách cấp huyện
Căn cứ dự tốn đƣợc giao, hàng q Phịng Quản lý Ngân sách thực hiện cấp bổ sung ngân sách cho các huyện để thực hiện dự toán trong năm. Hàng tháng, Phịng Tài chính - Kế hoạch các huyện gửi Báo cáo thực hiện thu, chi ngân sách huyện để Phòng Quản lý ngân sách theo dõi tình hình thực hiện dự tốn của các huyện, chỉ đạo kịp thời công tác điều hành ngân sách.
Kiểm soát thực hiện dự toán
Các phòng chuyên quản của các khối chịu trách nhiệm thẩm định và ra thông báo kết quả thẩm định đối với dự tốn của các đơn vị thuộc khối mình quản lý; đồng thời lập phiên bản dữ liệu phân bổ dự toán vào TABMIS gửi Phòng Quản lý ngân sách thực hiện phân bổ dự toán C0 → C1 và chuyển kết quả phân bổ để các phòng chuyên quản thực hiện phân bổ C1→ C4 trên TABMIS.
Các phòng chuyên quản chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra báo cáo tài chính hàng quý của các đơn vị sử dụng ngân sách; trong trƣờng hợp phát hiện vi phạm, sai sót của các đơn vị tham mƣu Ban Giám đốc có văn bản gửi đơn vị và báo cáo UBND tỉnh (trƣờng hợp cần thiết) và KBNN đề nghị tạm dừng thanh toán.
2.2.2.2.3. Kiểm sốt cơng tác quyết tốn ngân sách Các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp khối tỉnh
Đơn vị sử dụng ngân sách lập báo cáo quyết toán ngân sách của đơn vị mình gửi đơn vị dự toán cấp trên để tổng hợp. Đơn vị dự toán cấp 1 tổng hợp báo cáo quyết toán của các đơn vị trực thuộc (đơn vị dự toán cấp trên xét duyệt quyết toán đơn vị dự tốn cấp dƣới) gửi Sở Tài chính thẩm định.
Sở Tài chính nhận báo cáo quyết toán của các đơn vị dự toán cấp 1 (kể cả các đơn vị dự toán cấp 1 đồng thời là đơn vị dự toán cấp 3) và tổ chức thẩm định quyết toán của các đơn vị. Sở Tài chính tiến hành xem xét, đánh giá về các khoản chi ngân sách đã thực hiện, đối chiếu với mục tiêu, nhiệm vụ, dự toán đƣợc giao, tiêu chuẩn, định mức, chế độ nhà nƣớc quy định; kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán; việc chấp hành các quy định về chế độ kế toán. Thủ tục xét duyệt hoặc thẩm định quyết toán đƣợc lập thành biên bản và trên cơ sở biên bản sẽ ban hành Thông báo kết quả xét duyệt hoặc thẩm định quyết toán gửi đơn vị.
Trên cơ sở kết quả xét duyệt và thẩm định quyết tốn, Sở Tài chính tổng hợp quyết tốn chi ngân sách của các đơn vị thuộc cấp tỉnh quản lý vào báo cáo quyết toán ngân sách địa phƣơng.
Quyết tốn ngân sách huyện
Phịng Tài chính - Kế hoạch xét duyệt hoặc thẩm định quyết toán của các đơn vị trên địa bàn, tổng hợp quyết toán ngân sách địa phƣơng tham mƣu UBND huyện báo cáo Sở Tài chính.
Sở Tài chính tổ chức thẩm định quyết tốn ngân sách huyện, ban hành thông báo kết quả thẩm định, đồng thời tổng hợp vào quyết toán ngân sách địa phƣơng.
Đối với các nhiệm vụ chi đã có dự tốn ngân sách chƣa thực hiện hết trong năm phải lập thủ tục chuyển nguồn sang năm sau thực hiện.
Kiểm soát quyết toán ngân sách
Phịng Tài chính – Hành chính sự nghiệp xét duyệt, thẩm định và ra thông báo kết quả xét duyệt, thẩm định quyết toán các khoản chi thƣờng xuyên, chi vốn sự
nghiệp của các đơn vị cấp tỉnh; tổng hợp quyết tốn các đơn vị gửi Phịng Quản lý Ngân sách tổng hợp; chịu trách nhiệm chuyển nguồn vốn sự nghiệp năm nay chƣa sử dụng hết đƣợc phép chuyển năm sau.
Phòng Đầu tƣ xét duyệt, thẩm định quyết toán các khoản chi đầu tƣ và đề nghị chuyển nguồn vốn đầu tƣ năm nay chƣa sử dụng hết đƣợc phép chuyển năm sau.
Phòng Quản lý Ngân sách thẩm định và ra thơng báo quyết tốn ngân sách huyện; tổng hợp báo cáo quyết toán ngân sách toàn tỉnh; tổng hợp các nhiệm vụ chuyển nguồn tất cả các nguồn vốn chƣa sử dụng hết đƣợc phép chuyển năm sau.
2.2.2.2.4. Kiểm sốt chi qua cơng tác thanh tra của Thanh tra Sở
Tháng 12 hàng năm, Thanh tra Sở lập Kế hoạch thanh tra cơng tác tài chính năm sau trình Ban Giám đốc xem xét, ban hành. Thanh tra Sở luân phiên thanh tra ngân sách 09 huyện, thị xã, thành phố của tỉnh; các đơn vị hành chính, sự nghiệp khối tỉnh; thanh tra các cơng trình XDCB; các cuộc thanh tra chuyên đề. Thực hiện thanh tra theo Luật Thanh tra, tránh trùng lắp với Kiểm toán nhà nƣớc, Thanh tra Chính phủ, Thanh tra tỉnh.
Theo Kế hoạch Thanh tra đã đƣợc phê duyệt, Thanh tra Sở sẽ tiến hành các cuộc thanh tra tại các huyện, đơn vị. Qua công tác thanh tra, nhắc nhở, chấn chỉnh cơng tác kế tốn, tài chính tại các đơn vị; xuất tốn các trƣờng hợp quyết tốn sai. Quy trình thanh tra thực hiện đúng Luật Thanh tra: ra Quyết định thành lập Đoàn Thanh tra, tổ chức thanh tra, lập biên bản thanh tra, kết luận thanh tra. Tùy đặc điểm của đơn vị đƣợc thanh tra, Đoàn Thanh tra tiến hành khảo sát trƣớc thanh tra, lập kế hoạch cho cuộc thanh tra, đề nghị đơn vị đƣợc thanh tra báo cáo các nội dung cần quan tâm. Khi tiến hành thanh tra, Trƣởng Đồn Thanh tra phân cơng nhiệm vụ cụ thể của từng thanh viên Đoàn, chịu trách nhiệm thanh tra và báo cáo kết quả thanh tra phần việc đã đƣợc phân công. Hết thời hạn thanh tra tại đơn vị, các thành viên Đoàn Thanh tra sẽ tập hợp chứng cứ, tài liệu đầy đủ để làm cơ sở cho việc báo cáo kết quả thanh tra cho Trƣởng Đoàn thanh tra. Trên cơ sở các báo cáo của các thành viên, Trƣởng Đoàn Thanh tra sẽ tổng hợp và họp Đoàn thống nhất các nội dung, các vấn đề cần xử lý, tổng hợp lại làm Báo cáo kết quả thanh tra của Đồn; trình ban Giám đốc xem xét, có ý kiến chỉ đạo, sau đó ban hành Kết luận thanh tra. Các vấn
đề phát sinh (nếu có) trong q trình thanh tra, Đồn Thanh tra đều mời phòng chuyên quản của Sở Tài chính phụ trách đơn vị để theo dõi, có ý kiến tham gia và rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý.
Nhìn chung, cơng tác thanh tra chuyên ngành của Sở Tài chính Phú Yên tổ chức thƣờng xuyên và thực hiện đúng chức năng chấn chỉnh, phịng ngừa trong cơng tác quản lý tài chính của các đơn vị sử dụng ngân sách.
Ngồi ra, Thanh tra Sở cịn tiến hành thanh tra theo chỉ đạo của UBND tỉnh; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo Luật Khiếu nại, tố cáo.
2.3. KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHI NGÂN SÁCH TẠI SỞ TÀI CHÍNH PHÚ N KIỂM SỐT CHI NGÂN SÁCH TẠI SỞ TÀI CHÍNH PHÚ YÊN
2.3.1. Khái quát về quá trình khảo sát 2.3.1.1. Mục đích khảo sát
Mục đích khảo sát là tìm hiểu, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ cơng tác kiểm sốt chi ngân sách tại Sở Tài chính Phú n theo Hướng dẫn về
kiểm sốt nội bộ của INTOSAI năm 1992 và cập nhật năm 2001, từ đó đƣa ra các
giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
2.3.1.2. Đối tƣợng khảo sát
Việc khảo sát đƣợc thực hiện tại Sở tài chính Phú Yên. Bảng khảo sát đƣợc gửi cho một số CBCC (lãnh đạo phịng, chun viên) thuộc các phịng ban có liên quan đến cơng tác kiểm sốt chi ngân sách: Phịng Quản lý Ngân sách, phịng Tài chính – Hành chính sự nghiệp, phịng Đầu tƣ, phịng Tài chính doanh nghiệp, Văn phịng Sở, Thanh tra Sở.
2.3.1.3. Phƣơng pháp khảo sát
Việc khảo sát đƣợc thực hiện thông qua bảng câu hỏi đƣợc thiết kế lại từ những câu hỏi của INTOSAI đánh giá trên 5 bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ. Bảng câu hỏi đƣợc gửi cho 18 CBCC thuộc 06 phòng ban của Sở và thu về 18 phiếu hợp lệ.
2.3.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ cơng tác kiểm sốt chi ngân sách tại Sở Tài chính Phú n
2.3.2.1. Mơi trƣờng kiểm sốt
- Khảo sát “Tính chính trị và giá trị đạo đức”: Hoạt động trong lĩnh vực hành chính, quản lý cơng tác tài chính, vấn đề đạo đức đƣợc Sở đặt lên hàng đầu. Sở luôn chú trọng đến các giá trị đạo đức nghề nghiệp và các nguyên tắc ứng xử nhằm hƣớng CBCC có thái độ cƣ xử đúng mực, văn hóa, văn minh; tuyệt đối khơng có thái độ hách dịch, vịi vĩnh trong q trình giải quyết cơng việc. Việc đảm bảo giờ ngấc làm việc, không uống rƣợu, bia vào buổi trƣa đang đƣợc thực hiện nghiêm túc tại Sở; đặc biệt từ ngày Chỉ thị 23-CT/TU của Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy Phú Yên ban hành nhằm chấn chỉnh tác phong, nâng cao phẩm chất đạo đức, lề lối làm việc của cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức.
Ban Giám đốc và tồn thể CBCC có lối sống lành mạnh, trong sáng, có tinh thần tƣơng thân tƣơng ái thể hiện rõ trong các hoạt động cộng đồng: tham gia phòng trào văn nghệ; hiến máu tình nguyện; đóng góp chƣơng trình “Góp đá xây Trƣờng Sa”; tham gia cuộc vận động của Bộ Tài chính xây dựng Nghĩa trang Trƣờng Sơn của ngành tài chính; đóng góp các quỹ xã hội: Xóa đói giảm nghèo, Đền ơn đáp nghĩa, Nạn nhân chất độc màu da cam, Trẻ em khuyết tật, Khuyến học, xây nhà tình thƣơng cho các đối tƣợng chính sách, chăm sóc Bà mẹ Việt Nam anh hùng….
Tuy nhiên, thực tế đang tồn tại tại Sở là những quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức đƣợc thực hiện theo các quy định của Luật Cán bộ công chức, các chỉ thị của Đảng, UBND tỉnh đƣợc triển khai chung chung, chƣa cụ thể hóa thành nội quy hay quy định cụ thể triển khai cho toàn thể CBCC, mọi đánh giá về tính chính trị và giá trị đạo đức mang tính định tính là nhiều.
- Khảo sát về “Ban giám đốc”: Các thành viên Ban Giám đốc nhận thức đƣợc vai trị của kiểm sốt nội bộ cần thiết với việc kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị, đặc biệt cơng tác kiểm sốt chi ngân sách. Cơ quan áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, các phịng ban thực hiện cơng việc theo các quy trình đã ban hành, tuy nhiên có một số cơng việc đặc thù chƣa xây dựng quy trình đƣợc. Ban Giám đốc tổ chức thƣờng xuyên các cuộc họp giao ban với lãnh đạo các phịng, ban và nội dung các cuộc họp đƣợc Thơng báo bằng văn bản
gửi đến tất cả các phòng, ban và trên trang thơng tin điện tử của Sở. Ngồi ra, khi cần thiết Ban Giám đốc có các cuộc họp hội ý để xử lý các công việc cụ thể.
Ban Giám đốc luôn lắng nghe, tôn trọng ý kiến tham mƣu của các phòng ban, tạo đƣợc mối quan hệ tốt đẹp với tồn thể CBCC trong Sở, tạo mơi trƣờng làm việc dân chủ, thoải mái, tích cực, lành mạnh. Các hoạt động của cơ quan, đều có đại diện Ban giám đốc tham gia và có ý kiến chỉ đạo các hoạt động. Tuy nhiên, do áp lức công việc, do phải thực hiện ý kiến chỉ đạo từ cấp trên, trong một số trƣờng hợp khẩn cấp công tác tham mƣu xử lý công việc không thực hiện theo đúng quy trình mà thực hiện theo sự chỉ đạo, vai trị của kiểm sốt nội bộ bị giảm tác dụng.
Ban Giám đốc thƣờng xuyên có sự thay đổi nhân sự là một khó khăn lớn của Sở trong thời gian vừa qua. Theo Quyết định 1594/QĐ-UBND của UBND tỉnh Phú n, Sở Tài chính có Giám đốc và khơng quá 03 Phó giám đốc giúp việc. Tuy nhiên, Ban Giám đốc ln có sự thay đổi và chỉ từ 01 đến 02 Phó giám đốc Sở, từ tháng 08/2012 – 08/2013 Sở chỉ có 01 Phó giám đốc; việc điều động, luân chuyển các thành viên Ban Giám đốc không thực hiện cùng thời điểm, việc phân cơng phụ trách các phịng, ban của Ban Giám đốc thay đổi liên tục vì vậy phong cách lãnh đạo chƣa có sự ổn định.
- Khảo sát về “Đội ngũ cán bộ công chức”: Sở Tài chính Phú n hiện nay có 60 CBCC, 04 biên chế Hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP. Tỷ lệ CBCC làm cơng tác chun mơn có trình độ đại học là 100%, hiện có 02 CBCC đang học cao học.
Do yếu tố lịch sử, có 60% CBCC của Sở có trình độ đại học là đƣợc cơ quan tạo điều kiện nâng cao trình độ từ trung cấp lên đại học (các lớp đại học tại chức của Trƣờng Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh mở tại Phú Yên) từ năm 1996 – 2002. CBCC từ năm 2000 đến nay yêu cầu tuyển dụng về chuyên môn là cử nhân kinh tế, hệ chính quy, khơng phân biệt chuyên ngành đào tạo và một số kỹ sƣ xây dựng. Vì vậy, nhiều CBCC tốt nghiệp các chuyên ngành quản trị kinh doanh, thƣơng mại, thống kê… rất khó khăn trong việc làm các cơng tác: kế toán tổng hợp ngân sách, kế toán thu chi ngân sách, quản lý đơn vị hành chính, sự nghiệp, vốn đầu tƣ, quản lý tài sản cơng, thẩm định giá.... Nhiều vị trí cơng tác khơng có nhân sự kế thừa nhƣ kế toán tổng hợp ngân sách, kế toán thu, chi ngân sách…, trong khi yêu cầu công việc
ngày càng cao, báo cáo theo yêu cầu của Bộ Tài chính, Tỉnh ủy, UBND tỉnh ngày càng nhiều, thì biên chế đƣợc giao chỉ đủ bố trí làm việc khơng có lực lƣợng dự bị tạo nguồn. Nhiều CBCC có năng lực chuyên môn, thời gian công tác lâu, tuy nhiên do các vấn đề về lịch sử không cơ cấu vào quy hoạch lãnh đạo, điều này phần nào cản trở sự phấn đấu của bản thân CBCC. Từ năm 2014 – 2018 CBCC quản lý cấp trƣởng phòng sẽ về hƣu, lực lƣợng cán bộ thay thế đã đƣợc quy hoạch, nhƣng đội ngũ chuyên viên để đảm nhận công tác thì chƣa thực sự vững vàng.
Là cơ quan chuyên môn, đội ngũ CBCC của Sở phải đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng về cơng tác quản lý tài chính thực sự giỏi thì mới quản lý đƣợc các đơn vị sử dụng ngân sách, điều hành ngân sách trong tình hình kinh tế xã hội đang thời kỳ khủng hoảng, tuy nhiên chất lƣợng đội ngũ CBCC đang là một trở ngại lớn của Sở.