Kiểm soát nội bộ trong tổ chức bộ máy kế tốn Số DN Tỷ trọng
Có xây dựng “Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán” 30 75%
Có xây dựng “Bản mơ tả cơng việc” 12 30%
Có sự phân chia trách nhiệm giữa người giữ tài sản (thủ quỹ) và người ghi sổ kế tốn (kế tốn)
36 90%
Có sự phân chia trách nhiệm giữa thủ kho và kế toán 36 90%
Có sự phân chia trách nhiệm giữa người theo dõi công nợ và người thu tiền
24 60%
Có thường xuyên luân chuyển nhân sự 5 12,5%
2.2.4.7 Tổ chức kiểm tra kế tốn
Theo Bảng 2.20 với tỷ lệ 65% DN có thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho thấy cơng tác tổ chức kiểm tra kế tốn vẫn rất được chú trọng. Vì quy mơ DN hoạt động trên địa bàn tương đối nhỏ nên giám đốc có thể quản lý trực tiếp cấp dưới, chỉ có 25% DN bao gồm DN vừa và DN nhỏ có quy mơ tương đối rộng thì có việc kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau giữa các bộ phận.
Hoạt động kiểm tra thường định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý. Đa số DN thực hiện kiểm tra toàn bộ hoạt động của DN nhưng gây tốn kém chi phí. Với tỷ lệ 12,5% DN có mời kiểm tốn hàng năm cho thấy DNNVV không chỉ quan tâm đến hoạt động kiểm tra mà cịn chú trọng đến tính độc lập, khách quan trong cơng tác kiểm tra kế toán. Nhưng số lượng DN quan tâm đến vấn đề này chưa cao.
Bảng 2.20: Các vấn đề liên quan đến tổ chức kiểm tra kế tốn
Hình thức kiểm tra Số DN Tỷ trọng
Kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau giữa các bộ phận 10 25%
Cấp trên kiểm tra cấp dưới 12 30%
Phối hợp cả hai hình thức trên 18 45%
Thời điểm kiểm tra Số DN Tỷ trọng
Hàng tháng 10 25%
Hàng quý 20 50%
Hàng năm 5 12,5%
Chỉ khi nào nghi ngờ có gian lận hoặc sai sót 5 12,5%
Nội dung kiểm tra Số DN Tỷ trọng
Giống nhau ở tất cả các lần kiểm tra 23 57,5%
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp tại từng thời điểm
17 42,5%
Quy mô kiểm tra Số DN Tỷ trọng
Toàn bộ 28 70%
Chọn mẫu 12 30%
Có thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ 26 65%
Hàng năm có mời kiểm tốn 5 12,5%
2.2.4.8 Tổ chức hoạt động phân tích kinh tế trong doanh nghiệp
Theo kết quả Bảng 2.21 cho thấy DNNVV trong mẫu khảo sát có quan tâm đến việc phân tích hoạt động kinh tế, song vẫn có nhiều doanh nghiệp chưa quan tâm đến hoạt động này.
Bảng 2.21: Phân tích hoạt động kinh tế
Phân tích hoạt động kinh tế Số DN Tỷ trọng
Theo Bảng 2.22 cho thấy đa số doanh nghiệp tìm hiểu biến động của thị trường từ các phương tiện truyền thông đại chúng, sách bào, tạp chí và từ bạn hàng, đối tác. Những thơng tin này thường khơng kịp thời và độ chính xác khơng cao nên thực tế các doanh nghiệp khó ứng phó với những biến động mạnh của thị trường.
Bảng 2.22: Tìm hiểu biến động của thị trường
Tìm hiểu biến động của thị trường Số DN Tỷ trọng
Từ các phương tiện truyền thông đại chúng, sách báo, tạp chí, ...
36 90%
Thơng tin từ bạn hàng và đối tác 14 35%
Các cách khác 0 0
Kết quả từ Bảng 2.23 cho thấy về việc phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp thông thường là so sánh số liệu kỳ thực hiện so với số liệu kỳ kế hoạch, giữa kỳ này với kỳ trước; thơng tin về chi phí nguồn lực đã sử dụng và kết quả đạt được từ việc sử dụng nguồn lực đó; thơng tin về nhu cầu thị trường, thơng tin về đối thủ cạnh tranh, thơng tin về sự hài lịng của khách hàng đối với sản phẩm. Thơng tin phân tích được sử dụng phục vụ cho cả nhà quản lý và công nhân viên, điều này thuận tiện cho việc phổ biến và triển khai kế hoạch được kịp thời.
Bảng 2.23: Các vấn đề liên quan đến thơng tin phân tích
Thơng tin doanh nghiệp cần Số DN Tỷ trọng
Thông tin về chênh lệch giữa thực hiện so với kế hoạch hoặc so với thực hiện trước đây
18 45%
Thông tin về chi phí các nguồn lực đã sử dụng và kết quả đạt được từ việc sử dụng nguồn lực đó
13 32,5%
Thơng tin phản ánh khả năng sinh lời chung của tồn bộ doanh nghiệp như: thơng tin về nhu cầu thị trường, thông tin về đối thủ cạnh tranh, thơng tin về sự hài lịng của khách hàng đối với sản phẩm.
25 62,5%
Mục tiêu của doanh nghiệp khi sử dụng thông tin Số DN Tỷ trọng
Cải tiến hoạt động để đạt kết quả tốt hơn 22 60%
Phân bổ các nguồn lực (nhân lực, vật lực) nhằm đạt kết quả cao nhất
6 15%
Định hướng các quyết định phát triển lâu dài của doanh nghiệp
11 27,5%
Đối tượng sử dụng thông tin từ hoạt động phân tích Số DN Tỷ trọng
Cơng nhân viên 10 25%
Nhà quản lý 4 10%
Cả hai 18 45%
2.2.4.9 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Về vấn đề trang bị cơ sở vật chất theo Bảng 2.24 cho thấy 100% doanh nghiệp trong mẫu khảo sát đều trang bị máy tính phục vụ cho cơng tác kế tốn. Nhìn chung các doanh nghiệp đã có chú trọng đến việc sử dụng phần mềm kế toán, tuy nhiên phần lớn là các phần mềm thương mại, đơn giản mua sẵn bên ngoài.
Bảng 2.24: Các vấn đề trang bị cơ sở vật chất
Trang bị cơ sở vật chất Số DN Tỷ trọng
Có trang bị máy vi tính cho cơng tác kế tốn 40 100%
Có sử dụng phần mềm kế tốn 26 65%
Phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng là do Số DN Tỷ trọng
Mua sẵn 19 47,5% Thuê viết 7 17,5% Tự viết 0 0 Giá của phần mềm Số DN Tỷ trọng Dưới 5 triệu đồng 19 47,5% Từ 5 triệu đến 20 triệu 7 17,5% Trên 20 triệu 0 0
Theo kết quả khảo sát Bảng 2.25 cho thấy kiểm soát nội bộ đối với phần mềm kế toán chưa được thực hiện tốt, theo thực tế có một số ít doanh nghiệp có thực hiện phân quyền truy cập, khi thay đổi nhân viên thì có thay đổi mật khẩu truy cập. Điều này sẽ khơng đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu.
Bảng 2.25: Kiểm soát nội bộ đối với phần mềm kế toán
Kiểm soát nội bộ đối với phần mềm kế tốn Số DN Tỷ trọng
Có thực hiện phân quyền truy cập phần mềm kế toán 16 40%
Có thay đổi mật khẩu truy cập khi thay đổi nhân viên kế toán
18 45%
Việc vi phạm nguyên tắc bảo mật có được ghi nhận và điều tra tức thời bởi người có thẩm quyền
22 60%
Có thực hiện đánh giá hiệu quả của việc sử dụng phần mềm
10 25%
Với mức độ ứng dụng công nghệ thơng tin vào trong kế tốn thì theo kết quả khảo sát Bảng 2.26 cho thấy phần mềm mang lại lợi ích trong việc xử lý và cung cấp thông tin kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên chỉ có 50% doanh nghiệp hài lòng với phần mềm đang sử dụng nhưng vẫn khơng có nhu cầu thay đổi phần mềm, nguyên nhân xuất phát là do doanh nghiệp còn lo ngại về vấn đề tốn kém chi phí và do tâm lý ngại làm quen với cái mới.
Bảng 2.26: Mức độ hài lòng của người sử dụng
Mức độ hài lòng của người sử dụng Số DN Tỷ trọng
Phần mềm đang sử dụng có mang lại lợi ích cho cơng tác kế tốn
26 65%
Có hài lịng với phần mềm đang sử dụng 13/26 50%
Lý do không thay đổi phần mềm Số DN Tỷ trọng
Sợ tốn kém chi phí 4/26 15,4%
Do tâm lý ngại thay đổi 2/26 7,7%
2.3 Đánh giá 2.3.1 Ưu điểm 2.3.1 Ưu điểm
Chế độ kế toán áp dụng cho các DNNVV khá đầy đủ và hoàn thiện, đặc biệt là Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 48/2006/QĐ-BTC giúp cho doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc lựa chọn chế độ kế toán phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp mình.
Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách, báo cáo kế toán được quy định trong chế độ kế toán hiện hành khá đầy đủ và chi tiết, phù hợp với các quy định của chuẩn mực kế toán được ban hành và có sự tương thích với chuẩn mực quốc tế về kế toán. Đáp ứng được các yêu cầu cơ bản về thông tin để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp cũng như phục vụ cho việc lập các báo tài chính.
Trình độ nhân viên kế toán ngày càng được nâng cao. Tỷ lệ nhân viên tốt nghiệp đại học làm việc tại các DNNVV nhiều góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.
Phần lớn các doanh nghiệp đều trang bị máy tính phục vụ cho cơng tác kế toán. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn khá khác nhau, nhưng nhìn chung các doanh nghiệp có chú trọng đến việc sử dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn mặc dù chỉ là phần mềm thương mại, đơn giản mua bên ngoài nhằm mang lại hiệu quả cao hơn trong việc xử lý và cung cấp kịp thời các thơng tin kế tốn.
Với vai trị và vị trí quan trọng của DNNVV trong nền kinh tế, Nhà nước đã đưa ra những giải pháp và chính sách khuyến khích DNNVV phát triển, tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận với các nguồn lực, trong đó nguồn lực vốn là hết sức quan trọng thông qua việc ban hành Nghị định 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009 về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa bằng cách đưa ra các kế hoạch, chương trình, chính sách trợ giúp về tài chính, mặt bằng sản xuất, đổi mới, nâng cao năng lực cơng nghệ, trình độ kỹ thuật, xúc tiến mở rộng thị trường ... tạo nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động và phát triển. Bên cạnh đó, sự ra đời
của các tổ chức, hiệp hội doanh nghiệp nhằm tạo cầu nối hợp tác, liên kết, hỗ trợ, trao đổi lẫn nhau giữa các doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với nhà nước, trên địa bàn tỉnh Trà Vinh khơng thể khơng nói đến vai trò của Hiệp hội doanh nghiệp tỉnh Trà Vinh, Câu lạc bộ Nữ doanh nhân Trà Vinh.
Do tình hình kinh tế hiện nay vơ cùng khó khăn, cùng với cả nước tỉnh Trà Vinh cũng khơng ngoại lệ. Vì vậy, khi Chính phủ ban hành Nghị quyết13/2012/NQ- CP ngày 10/5/2012 về “Một số giải pháp tháo gỡ khó khăn cho sản xuất kinh doanh, hỗ trợ thị trường” và Nghị quyết 02/2013/NQ-CP ngày 07/01/2013 về “Một số giải pháp tháo gỡ khó khăn cho sản xuất kinh doanh, hỗ trợ thị trường, giải quyết nợ xấu”, đã được đa số các doanh nghiệp đồng tình, giải quyết được một phần khó khăn cho doanh nghiệp.
2.3.2 Hạn chế
Hiện nay tồn tại song song hai chế độ kế toán doanh nghiệp: chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban đầu được nhận định là phù hợp với nền kinh tế thị trường, phù hợp với thông lệ quốc tế về kế toán, phù hợp với đặc điểm kinh tế và trình độ quản lý doanh nghiệp của DNNVV. Tuy nhiên trong thực tế việc đón nhận chế độ kế tốn này khơng như dự kiến. Việc quy định hai chế độ kế toán đã tạo ra sự chồng chéo khi áp dụng do tiêu chuẩn xác định quy mơ doanh nghiệp khơng rõ ràng, cũng như khơng có sự ràng buộc doanh nghiệp khi lựa chọn chế độ kế toán được áp dụng, điều này cho thấy chế độ kế toán doanh nghiệp thiếu sự linh hoạt cần thiết. Đồng thời cũng gây ra nhiều phức tạp và khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn.
Mặc dù tại các doanh nghiệp nhỏ phát sinh hoạt động với quy mơ cịn hạn chế nên đều sử dụng biểu mẫu chứng từ theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính, nhưng một số chứng từ kế tốn cịn chưa đảm bảo đầy đủ tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đảm bảo đầy đủ chứng từ chứng minh
(phê duyệt lên chứng từ trắng, thiếu chữ ký, nội dung ...) ảnh hưởng đến tiến trình tổng hợp số liệu vào máy và lập báo cáo tài chính.
Hệ thống tài khoản hiện hành chưa có tính linh hoạt cao điều này gây khó khăn khi doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động, cần mở thêm tài khoản để quản lý các đối tượng cần theo dõi chi tiết để phục vụ cho yêu cầu kiểm sốt và cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa xây dựng hệ thống tài khoản chủ yếu để phản ánh các đối tượng kế tốn phục vụ cho kế tốn tài chính chưa thuận lợi cho việc tổ chức hệ thống kế tốn quản trị. Nên tạo điều kiện doanh nghiệp có thể kết hợp thực hiện kế tốn tài chính và kế tốn quản trị trong hệ thống tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC có ít tài khoản cấp 1 hơn (chỉ có 51 tài khoản) so với hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC (có đến 86 tài khoản), khi BTC cắt giảm bớt thì doanh nghiệp phải bổ sung các tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán như tài khoản 154 “chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC được dùng để tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng, chi phí sản xuất chung) đồng thời dùng tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm nhưng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC tài khoản 154 chỉ dùng để tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, việc tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh được thông qua tài khoản trung gian (tài khoản 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, tài khoản 622 “chi phí nhân cơng trưc tiếp”, tài khoản 623 “chi phí sử dụng máy thi cơng”, tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung”). Như vậy nếu doanh nghiệp muốn kiểm sốt chi phí sản xuất thì phải mở chi tiết thêm cho các tài khoản 154 “chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”. Điều này dẫn đến khó khăn cho một số doanh nghiệp hiện nay vẫn đang áp dụng thủ cơng khi thực hành kế tốn.
Hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp hầu hết được xây dựng căn cứ vào quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, thực tế vẫn cịn nhiều doanh nghiệp khơng mở
đầy đủ sổ kế tốn để phản ánh hết đối tượng kế tốn trong đơn vị mình, nhất là các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ. Ngồi ra có những doanh nghiệp không thực hiện nghiêm chỉnh quy định đăng ký sổ sách kế toán với cơ quan quản lý, hoặc sử dụng sổ khơng đánh số trang, đóng dấu giáp lai; việc ghi chép, khóa sổ, sửa chữa sai sót khơng thực hiện đúng quy định khi ghi sổ kế toán ... Những vấn đề nêu trên làm hạn chế việc phát huy tác dụng của sổ sách kế toán như doanh nghiệp không theo dõi được đầy đủ và có hệ thống các đối tượng kế tốn, khơng thực hiện được sự đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Điều này chẳng những gây khó khăn cho việc kiểm tra của các cơ quan quản lý như cơ quan thuế.
Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, công tác kế tốn chỉ mang tính chất đối phó với việc kiểm tra và quyết tốn thuế. Tình trạng hai hệ thống sổ kế toán tồn tại song song xảy ra khá phổ biến. Hệ thống thứ nhất là hệ thống “kế tốn nội bộ” khơng theo quy định nào của pháp luật và chỉ có chủ doanh