Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức cơng tác kế tốn ở doanh nghiệp, bởi suy cho cùng thì chất lượng của cơng tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý của các nhân viên trong bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn cho các đối tượng khác nhau. Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: xác định số lượng nhân viên cần phải có; u cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và phân cơng nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa bộ phận kế tốn với các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch cơng tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch ... Nói chung, để tổ chức bộ máy kế tốn cần căn cứ vào quy mơ của doanh nghiệp, trình độ nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm về tổ chức sản xuất, quản lý và điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn ở doanh nghiệp được định hướng theo các hình thức sau:
- Tổ chức kế tốn tập trung là mơ hình tổ chức có đặc điểm: tồn bộ cơng việc
xử lý thông tin trong tồn doanh nghiệp được thực hiện tập trung ở phịng kế tốn, cịn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phịng kế tốn xử lý và tổng hợp thông tin (gọi chung là đơn vị báo sổ).
Mơ hình tổ chức kế tốn tập trung có ưu điểm là cơng việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy. Tuy nhiên những ưu điểm này chỉ có thể phát huy được trong điều kiện doanh nghiệp có tổ chức sản xuất và quản lý mang tính tập trung, cơ sở vật chất – kỹ thuật phục vụ cho việc xử lý thông tin được trang bị hiện đại, đầy đủ, đồng bộ.
- Tổ chức kế tốn phân tán là mơ hình tổ chức có đặc điểm: cơng việc kế tốn
bộ những nội dung phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình (cũng có thể có những bộ phận chỉ thực hiện việc thu thập chứng từ ban đầu). Phịng kế tốn của doanh nghiệp chỉ thực hiện những cơng việc kế tốn đối với những nội dung phát sinh liên quan đến toàn doanh nghiệp (và cho những bộ phận chưa có điều kiện thực hiện cơng việc kế tốn), kết hợp với báo cáo kế toán do các đơn vị trực thuộc gửi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp theo quy định.
Mơ hình tổ chức kế tốn phân tán có ưu điểm là đáp ứng được yêu cầu về thông tin phục vụ cho quản lý nội bộ ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc nhưng nếu khơng khéo tổ chức thì bộ máy kế toán sẽ trở nên cồng kềnh, tốn kém và chồng chéo trong công việc chuyên mơn. Mơ hình này áp dụng phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mơ lớn mà đặc điểm tổ chức và quản lý trải trên một địa bàn rộng, phân tán theo nhiều địa phương, vùng, lãnh thổ và hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh vực.
- Tổ chức kế tốn vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết
hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phịng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác. Phịng kế tốn trung tâm thực hiện kế tốn các nghiệp vụ kinh tế liên quan tồn doanh nghiệp và các bộ phận khác khơng tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế tốn gửi đến, lập báo cáo chung tồn đơn vị. Các bộ phận kế tốn ở các bộ phận khác thực hiện cơng tác kế tốn tương đối hồn chỉnh các nghiệp vụ kế tốn phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân cơng của phịng kế tốn trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế tốn về phịng kế tốn trung tâm.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có quy mơ lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân cơng đó.
Cơ cấu của bộ máy kế tốn: bộ máy kế tốn ở doanh nghiệp thu nhận thơng tin ban đầu và xử lý thông tin theo định hướng vừa tạo lập được thơng tin kế tốn tài
chính, vừa tạo lập thơng tin kế tốn quản trị. Việc xác lập cơ cấu của bộ máy kế toán cần căn cứ vào định hướng này để phân công nhằm đạt được mục tiêu tạo lập và cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng. Thông thường, cơ cấu tổ chức bộ máy bao gồm các bộ phận thực hiện các phần hành:
- Bộ phận kế toán lao động tiền lương
- Bộ phận kế tốn TSCĐ, cơng cụ, vật liệu
- Bộ phận kế tốn CPSX và tính giá thành sản phẩm (kiêm nhiệm các nội dung
khác thuộc về KTQT)
- Bộ phận kế toán thanh toán
- Bộ phận kế tốn thành phẩm, hàng hóa và tiêu thụ
- Bộ phận kế toán tổng hợp
- Bộ phận kế tốn XDCB (nếu có khối lượng XDCB lớn)
- Các nhân viên kế toán ở các phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất
- Ngồi ra nếu cơng tác tài chính chưa được tổ chức riêng thì cơ cấu thành một
bộ phận nằm trong bộ máy kế toán thống kê của doanh nghiệp để thực hiện các chức năng tài chính doanh nghiệp như lập kế hoạch tài chính, tổ chức huy động và sử dụng vốn, tổ chức thanh tốn cơng nợ,...
Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp được đặt dưới sự lãnh đạo và điều khiển của người phụ trách kế toán ở doanh nghiệp, có chức vụ là kế tốn trưởng.
Tuy nhiên cũng cần lưu ý việc tổ chức bộ máy kế tốn ngồi việc phụ thuộc vào quy mơ của doanh nghiệp cịn phụ thuộc hình thức sở hữu của doanh nghiệp nên có thể có những doanh nghiệp chỉ có một hoặc hai, ba nhân viên kế toán và khơng đặt ra chức vụ kế tốn trưởng và cũng có những doanh nghiệp chỉ thuê người làm kế tốn chứ khơng tuyển người làm kế tốn. Song dù tổ chức bộ máy dưới hình thức nào đi nữa thì vấn đề trình độ nghề nghiệp và đạo đức nghề nghiệp của người làm kế toán cũng là nhân tố quyết định đến chất lượng của thơng tin kế tốn, đặc biệt là người phụ trách kế toán của doanh nghiệp.