3.2.1 Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ
Thông tin kế tốn mà nhóm doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ cung cấp tập trung vào tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính và tình hình kinh doanh để phục vụ cho chủ doanh nghiệp, cơ quan thuế, ngân hàng và các tổ chức tín dụng có liên quan. Thông tin nội bộ để phục vụ cho mục tiêu quản trị chỉ dừng lại ở một số nội dung rất cơ bản và đơn giản, do kinh nghiệm quản lý cũng như chưa nhận thức được tầm quan trọng của thơng tin kế tốn quản trị của các chủ doanh nghiệp và quy mơ hoạt động cịn khá nhỏ nên mức độ thơng tin kế tốn quản trị cung cấp chỉ để phục vụ cho yêu cầu hoạch định và ra quyết định trong ngắn hạn.
3.2.1.1 Giải pháp về chứng từ
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán được quy định khá đầy đủ theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Các doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý để xây dựng một hệ thống chứng từ phù hợp cho mình. Tuyệt đối tuân thủ các quy định về chứng từ kế tốn, khơng phê duyệt lên các chứng từ trắng, đánh số trước liên tục lên các liên chứng từ.
3.2.1.2 Giải pháp về hệ thống tài khoản
Doanh nghiệp cần thiết lập danh mục hệ thống tài khoản kế tốn cho mình căn cứ vào hệ thống tài khoản đã ban hành thống nhất áp dụng cho doanh nghiệp trên cơ sở phù hợp với đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin quản lý. Như tài khoản phản ánh tiền có 3 tài khoản thì doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ chỉ cần sử dụng tài khoản 111 và tài khoản 112. Tài khoản phản ánh nợ phải thu có 4 tài khoản thì chỉ cần sử dụng tài khoản 131, 133 và 138 ... Việc tập hợp chi phí tập hợp ở tài khoản 154 chưa phân loại thành các khoản mục cụ thể do đó để thực hiện KTQT cần phân tích tài khoản 154 thành các khoản mục chi phí: chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC. Sau đó tiến hành tổng hợp để tính giá thành theo sơ đồ sau:
Yếu tố chi phí 154 NVLTT 154 tổng hợp chi phí
154 NCTT 155
Z sp 154 SXC biến đổi
Sơ đồ 3.1
Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ có đối tượng quản lý chi tiết với số lượng ít và ít biến động như hàng hóa, nhà cung cấp ... sẽ mở thêm các tài khoản cấp con để theo dõi chi tiết thông qua việc xây dựng hệ thống mã hóa các tài khoản kế toán. Việc xây dựng mã hóa các tài khoản doanh nghiệp cần phải xác định
phương pháp mã hóa phù hợp, đảm bảo tính thống nhất và gợi nhớ, dễ hiểu cho quá trình thực hiện cơng tác kế tốn.
Tuy nhiên khi thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết và mã hóa các tài khoản cần phải xem xét mức độ ứng dụng công nghệ thơng tin vào trong cơng tác kế tốn của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp nhỏ đã áp dụng phần mềm kế tốn hay excel thì việc theo dõi chi tiết thơng qua mã hóa sẽ dễ dàng hơn, sẽ tận dụng được tối đa ưu thế của việc ứng dụng công nghệ thơng tin để có thể đáp ứng tối ưu nhu cầu cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu của quản lý. Đối với các doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ thực hiện cơng tác kế tốn bằng thủ cơng thì khơng nên theo dõi q chi tiết trên tài khoản vì sẽ tạo ra khó khăn và nhằm lẫn khi ghi nhận và xử lý thông tin.
3.2.1.3 Giải pháp về hệ thống sổ kế tốn
Hình thức kế tốn Nhật ký – sổ cái được phần lớn doanh nghiệp siêu nhỏ áp dụng do sử dụng ít tài khoản và khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, phù hợp cho người làm kế tốn bằng thủ cơng. Tuy nhiên để thích ứng với tình hình hiện nay thì tất cả doanh nghiệp còn lại nên sử dụng hình thức kế tốn nhật ký chung do có nhiều thuận lợi trong xử lý thơng tin bằng thủ công hoặc bằng máy tính với các phần mềm kế tốn thích ứng.
Sổ kế tốn bao gồm sổ tổng hợp và các sổ chi tiết. Các sổ kế toán tổng hợp được quy định tùy theo hình thức kế tốn nhưng không cần quy định quá cụ thể về mẫu sổ mà nên đưa ra những kết cấu cơ bản phải có và dựa vào đó từng doanh nghiệp có thể gia cơng thêm để phù hợp với yêu cầu ghi nhận thơng tin. Riêng các sổ kế tốn chi tiết chỉ cần nêu danh mục các sổ cần mở để gợi ý cho doanh nghiệp trong quá trình mở sổ ghi chép.
3.2.1.4 Giải pháp về báo cáo kế toán
Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ cần lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dưới dạng tóm lược (mẫu B01b-DN và B02b-DN được ban hành theo Quyết định 15 được sửa đổi bổ sung cho đến thời điểm hiện hành)
Đối với doanh nghiệp nhỏ cần lập các báo cáo dưới dạng tóm tắt như: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài
chính đồng thời khuyến khích những doanh nghiệp có điều kiện lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo mẫu được ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
Báo cáo KTQT chưa được chú trọng với loại hình doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, với quy mô doanh nghiệp này báo cáo KTQT khá đơn giản như lập các báo cáo về chi phí sản xuất, phân tích biến động chi phí và các dự tốn cơ bản như dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán hàng tồn kho,... (xem phụ lục 3)
3.2.1.5 Giải pháp về tổ chức bộ máy kế toán
Tuyển dụng 1 đến 2 nhân viên kế tốn có trình độ trung cấp hoặc cao đẳng có tính chun nghiệp và dài hạn là có thể đảm nhận tốt cơng việc. Doanh nghiệp siêu nhỏ có thể thuê người làm kế tốn có chứng chỉ hành nghề hoặc thơng qua các công ty cung cấp dịch vụ kế toán.
3.2.1.6 Giải pháp về trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Đối với các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ căn cứ vào khối lượng thông tin xử lý của hệ thống kế tốn khơng nhiều, trình độ nhân viên kế tốn cịn hạn chế, thường sử dụng các phần mềm trong MS Office như bảng tính Excel, Access là một giải pháp tiết kiệm và hiệu quả nhất.
3.2.2 Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn dành cho doanh nghiệp vừa 3.2.2.1 Giải pháp về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành làm căn cứ để ghi sổ kế toán (hoặc nhập liệu) nên phải quy định chặt chẽ các loại chứng từ phải lập, các yếu tố cấu tạo nên chứng từ, các đối tượng chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của chứng từ, thời điểm lập, nơi lập, người lập và trình tự luân chuyển chứng từ, việc lưu trữ và bảo quản chứng từ, việc sử dụng chứng từ đã đưa vào lưu trữ và thanh lý chứng từ khi hết hạn lưu trữ. Riêng với các chứng từ điện tử cần phải quy định chặt chẽ việc mã hóa dữ liệu, truyền dữ liệu, lưu trữ và bảo mật dữ liệu, khai thác và sử dụng dữ liệu và chữ ký điện tử của những người có liên quan.
Để nâng cao tính tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp cũng như để phù hợp với đặc điểm kinh doanh thì các loại chứng từ kế tốn khơng cần thiết phải quy định mẫu thống nhất, bắt buộc, cần mở rộng phạm vi chứng từ sử dụng chứng từ hướng dẫn và chứng từ nội bộ để phù hợp với yêu cầu thu thập và xử lý thông tin tại doanh nghiệp miễn sao chứng từ kế toán chứa đựng đầy đủ các yếu tố cơ bản để tạo nên tính hợp lệ cho chứng từ. Ngồi ra doanh nghiệp cịn cần phải thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết phục vụ cho KTQT mà chế độ kế toán nhà nước chưa quy định, như: Bảng tính phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,...
3.2.2.2 Giải pháp về hệ thống tài khoản
Việc thiết kế hệ thống tài khoản áp dụng cho KTTC và KTQT bên cạnh việc dựa trên nền tảng là hệ thống tài khoản được quy định thống nhất còn dựa vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu và mục tiêu quản lý cụ thể của doanh nghiệp.
Đối tượng chủ yếu mà KTQT tập trung thu thập, xử lý và cung cấp thông tin bao gồm các loại chi phí và doanh thu và báo cáo KTQT cũng tập trung chủ yếu cho các đối tượng này nên trọng tâm của việc thiết kế hệ thống tài khoản được hướng vào các loại tài khoản phản ánh chi phí, doanh thu và thu nhập. Bên cạnh đó, hệ thống tài khoản phải được thiết kế hướng vào các trung tâm trách nhiệm để cung cấp các thơng tin cần thiết, hữu ích cho việc đánh giá trách nhiệm quản lý và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với các tài khoản chi phí thì nên khuyến khích các doanh nghiệp vừa sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 6 để phục vụ cho yêu cầu kiểm sốt và phân tích chi phí trong KTQT. Đối với doanh nghiệp vừa ngồi việc tính giá thành sản phẩm theo mơ hình chi phí thực tế cịn có thể sử dung mơ hình kết hợp giữa thực tế và dự tốn.
Sơ đồ hạch tốn như sau:
Yếu tố chi phí 621 154 tổng hợp chi phí
622 155
Z sp 627 CPSXC biến đổi dự toán
Sơ đồ 3.2
Việc thiết kế tài khoản cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Kết hợp mã số của từng trung tâm trách nhiệm với từng tài khoản phản ánh chi phí, doanh thu.
+ Chi tiết tài khoản theo chi phí thực tế, chi phí dự tốn.
+ Phân loại và mã hóa tài khoản chi phí theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động để thực hiện việc kiểm sốt, phân tích và dự báo.
Ngồi ra việc thiết kế các tài khoản cho trước cần phải đáp ứng yêu cầu ứng dụng tin học vào kế tốn nhằm có thể kết xuất số liệu cho việc lập các báo cáo KTQT và BCTC.
Tùy theo khả năng và mục tiêu cung cấp thông tin mà xây dựng mã tài khoản chi tiết như sau:
+ Đối với doanh nghiệp chỉ có u cầu phân tích chi phí cho việc thiết lập các báo cáo để phục vụ cho việc ra quyết định thì bên cạnh số tài khoản được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, có thể thêm ký tự B hoặc Đ để phân biệt biến phí và định phí.
+ Đối với doanh nghiệp, bên cạnh việc phân biệt biến phí, định phí cịn thực hiện các phân tích biến động chi phí theo định mức (hoặc dự tốn) thì thêm các ký số tương ứng để phân biệt định mức (hoặc dự toán), thực tế và chênh lệch.
- Ký số “0”: phản ánh thơng tin định mức (hoặc dự tốn)
+ Đối với doanh nghiệp kế toán trách nhiệm chủ yếu để đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm chi phí thì thêm các ký tự để phân biệt từng trung tâm trách nhiệm, như:
- “00”: trung tâm chi phí
- “10”: trung tâm doanh thu
- “20”: trung tâm lợi nhuận
- “40”: trung tâm đầu tư
Bảng 3.1: Doanh nghiệp có thể thiết kế tài khoản như sau
Số hiệu tài khoản
Mã số theo
trung tâm Tên tài khoản
621 621B.1.00 Chi phí NVLTT thực tế của trung tâm chi phí
621B.1.1.00 Chi phí NVLTT thực tế của sản phẩm 1
621B.1.2.00 Chi phí NVLTT thực tế của sản phẩm 2
622 622B.1.00 Chi phí NCTT thực tế của trung tâm chi phí
622B.1.1.00 Chi phí NCTT thực tế của sản phẩm 1
622B.1.1.00 Chi phí NCTT thực tế của sản phẩm 2
627 627B.0.00 Biến phí SXC dự tốn của trung tâm chi phí
627B.0.1.00 Biến phí SXC dự tốn của sản phẩm 1
627B.0.2.00 Biến phí SXC dự tốn của sản phẩm 2
627Đ.0.00 Định phí SXC dự tốn của trung tâm chi phí
627Đ.0.1.00 Định phí SXC dự tốn của sản phẩm 1
627Đ.0.2.00 Định phí SXC dự tốn của sản phẩm 2
627B.1.00 Biến phí SXC thực tế của trung tâm chi phí
627B.1.1.00 Biến phí SXC thực tế của sản phẩm 1
627B.1.2.00 Biến phí SXC thực tế của sản phẩm 2
627Đ.1.00 Định phí SXC thực tế của trung tâm chi phí
627Đ.1.1.00 Định phí SXC thực tế của sản phẩm 1
511 511.0.10 Doanh thu định mức của trung tâm doanh thu
511.1.10 Doanh thu thực tế của trung tâm doanh thu
... ... ...
Hạch tốn kế tốn chi phí thực tế kết hợp với chi phí dự tốn như sau:
1. Tập hợp chi phí NVLTT, chi phí NCTT của sản phẩm 1 thực tế phát sinh
Nợ TK 621B.1.1.00 Có TK 152... Nợ TK 622B.1.1.00 Có TK 334...
2. Kết chuyển chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm 1
Nợ TK 154
Có TK 621B.1.1.00 Có TK 622B.1.1.00 Có TK 627B.0.1.00 Có TK 627Đ.0.1.00
3. Ghi giá vốn hàng bán cho sản phẩm 1
Nợ TK 632 Có TK 154, 155 4. Tập hợp chi phí SXC thực tế cho sản phẩm 1 Nợ TK 627B.1.1.00 Nợ TK 627Đ.1.1.00 Có TK 111, 152, ...
5. Tại thời điểm lập BCTC, kế toán xử lý chênh lệch giữa chi phí thực tế với chi phí dự tốn của sản phẩm 1
+ Nếu CPSXC thực tế > CPSXC dự tốn (biến động xấu ghi tăng chi phí và giảm lợi nhuận)
Nợ TK 152, 154, 155, 632, ... Nợ TK 627B.0.1.00, 627Đ.0.1.00
Có TK 627B.1.1.00, 627Đ.1.1.00
+ Nếu CPSXC thực tế < CPSXC dự tốn (biến động tốt ghi giảm chi phí và tăng lợi nhuận)
Nợ TK 627B.1.1.00, 627Đ.1.1.00
Có TK 627B.0.1.00, 627Đ.0.1.00 Có TK 152, 154, 155, 632, ...
Quy trình tập hợp chi phí và tính giá thành cho sản phẩm 2 tương tư đối với sản phẩm 1
3.2.2.3 Giải pháp về hệ thống sổ kế toán
Thiết kế hệ thống sổ kế tốn trước hết phụ thuộc vào hình thức kế tốn mà doanh nghiệp lựa chọn. Hiện nay hình thức Nhật ký chung được xem là có nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với các hình thức kế tốn khác. Nó giúp cho cơng tác phân công lao động một cách dễ dàng, hạn chế việc ghi chép trùng lắp, tổ chức ghi chép tiết kiệm được nguồn nhân lực và vật lực, đồng thời cũng thuận lợi hơn rất nhiều trong điều kiện doanh nghiệp thực hiện kế tốn bằng thủ cơng, excel hay bằng phần mềm.
Bên cạnh các sổ được sử dụng đồng thời với KTTC, doanh nghiệp cũng tự thiết kế các mẫu sổ theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý để phục vụ cho việc xử lý thông tin theo mục tiêu cung cấp số liệu để lập các báo cáo KTQT có liên quan.
Cần phải quy định chặt chẽ việc mở sổ, ghi sổ, sửa sổ và khóa sổ. Có quy định rõ ràng người chịu trách nhiệm pháp lý về sổ kế toán khi mở, khi sử dụng và khi lưu trữ, bảo quản, kể cả các sổ kế tốn được thực hiện bằng máy tính.
3.2.2.4 Giải pháp về báo cáo kế toán
Các doanh nghiệp vừa cần lập đầy đủ các BCTC theo quy định và được lập theo mẫu quy định cho doanh nghiệp trong chế độ kế toán được ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC đã được sửa đổi bổ sung cho đến thời điểm hiện hành gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài chính.
Bên cạnh đó, báo cáo KTQT cần lập đầy đủ trên các mặt dựa vào khả năng có thể thực hiện được. Cần chú ý đến những báo cáo cung cấp thông tin để ra các quyết định dài hạn khi hoạch định các chiến lược dài hạn như dự án đầu tư mở rộng, đổi mới công nghệ, tái cấu trúc doanh nghiệp, ... Đồng thời dựa vào đặc điểm phân cấp tiến hành lập các báo cáo đánh giá trách nhiệm liên quan đến các trung tâm sản