Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ các chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập các báo cáo tài chính và quản trị cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như từng q trình hoạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau trong đó có những loại sổ được mở theo quy định chung của nhà nước và có những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp cần phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý, tính chất của quy trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng kế toán của doanh nghiệp.
Theo hướng dẫn của nhà nước thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống sổ kế toán theo 1 trong 4 mơ hình khác nhau (gọi là hình thức kế tốn).
Hình thức kế tốn: Nhật ký – Sổ cái Hình thức kế tốn: Nhật ký chung Hình thức kế tốn: Chứng từ ghi sổ Hình thức kế tốn: Nhật ký – Chứng từ
Việc sử dụng hình thức kế tốn nào là do doanh nghiệp tự quyết định dựa trên những căn cứ đã nêu trên và phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. Tuy nhiên trong các hình thức kế tốn trên thì hình thức kế tốn Nhật ký chung có ưu điểm là rất dễ áp dụng, vận dụng phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp và rất dễ dàng trong ứng dụng tin học vào kế toán (hầu hết các phần mềm kế toán được thiết lập theo hình thức kế tốn này).
Một điểm cần lưu ý là trong thực tế ứng dụng, hầu như các doanh nghiệp thường vận dụng hỗn hợp các hình thức kế tốn nhằm tận dụng ưu điểm của từng hình thức kế tốn trong xử lý thơng tin.
Các hình thức kế tốn trên có thể được thực hiện bằng phương pháp thủ cơng hoặc được thực hiện trên máy tính. Tuy nhiên khi sử dụng máy tính để xử lý thơng
tin thì khơng tạo ra một hình thức kế tốn mới mà chỉ làm thay đổi cách thức xử lý thơng qua máy tính và phần mềm ứng dụng. Tuy nhiên theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC thì giữa 4 hình thức kế tốn nêu trên, cịn đưa ra hình thức kế tốn trên máy vi tính.