5. Kết cấu của luận văn
2.1. Giới thiệu về công ty TNHH NamGiao
2.1.5. Cơ cấu tổ chức
22
Hình 2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơng ty TNHH Nam Giao
(Nguồn: phịng Hành chính – Nhân sự - công ty TNHH Nam Giao)
Theo số liệu cập nhật mới nhất vào ngày 30/08/2015 từ phịng Hành chính – Nhân sự của cơng ty, hiện nay nhân sự ở Nam Giao có tổng cộng 23 người:
Giám đốc (1 người):
− Là người có thẩm quyền cao nhất và đại diện pháp luật của công ty.
− Là người có trình độ chun mơn cao nhất, am hiểu về sản phẩm và thị trường nhất.
− Là người đặt ra triết lý kinh doanh, quyết định mục tiêu, phương hướng phát triển của cả công ty.
Phó Giám đốc (1 người):
− Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kế hoạch và kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty.
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG NHẬP KHẨU PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KHO VẬN PHÒNG MAR- KET- ING
23
− Thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc đã được uỷ quyền.
− Trực tiếp quản lý, phân bố và giao nhiệm vụ cho các phịng ban.
− Đại diện cơng ty tham dự các cuộc họp với nhà cung cấp ở nước ngồi.
Phịng kế toán (3 người):
− Lập báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của Nhà nước và của công ty.
− Hỗ trợ các bộ phận khác khi cần thiết.
− Tổ chức quản lý, lưu trữ các tài liệu kế toán, chứng từ, sổ sách liên quan.
− Theo dõi tình hình thanh tốn cơng nợ của khách hàng trong nước, lên kế hoạch thu hồi công nợ với các khoản nợ quá hạn.
− Thanh toán các khoản nợ đến hạn cho nhà cung cấp nước ngồi.
Phịng nhập khẩu (2 người):
− Nhận đơn đặt hàng đại diện thương mại, soạn hợp đồng và gửi cho hai bên (nhà cung cấp nước ngoài và khách hàng trong nước) ký nhận.
− Theo dõi lịch tàu, đảm bảo hàng hóa đến đúng hạn, giải quyết mọi phát sinh trong quá trình khách hàng nhận hàng.
− Thu thập thông tin từ bộ phận kinh doanh và bộ phận marketing, lên kế hoạch nhập hàng và trình cho Phó Giám đốc ký duyệt.
− Phụ trách mọi cơng việc nhập khẩu của cơng ty.
Phịng hành chính-nhân sự (2 người):
− Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh và chiến lược của công ty.
− Theo dõi, giải quyết các chế độ bảo hiểm và quản lý hồ sơ của người lao động trong công ty.
− Giám sát việc chấp hành nội quy công ty.
− Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa các phòng ban.
− Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh.
24
− Xây dựng, duy trì và mở rộng mạng lưới quan hệ với khách hàng.
− Hỗ trợ vấn đề kỹ thuật và chuyên môn cho khách hàng.
− Phối hợp với bộ phận Marketing trong công tác khảo sát thị trường.
− Hỗ trợ kế toán trong việc thu hồi cơng nợ của khách hàng do mình phụ trách.
− Đảm bảo đạt đủ chỉ tiêu doanh số từng tháng, quý, năm do Phó Giám đốc
đặt ra.
− Trợ lý kinh doanh: thực hiện các giấy tờ, thủ tục cho việc bán hàng như xuất hóa đơn, giấy giao hàng, giấy xuất kho,…
Phòng Marketing (2 người):
− Khảo sát thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, hỗ trợ thông tin để bộ phận kinh doanh tìm được khách hàng mới.
− Thực hiện chăm sóc khách hàng, giải quyết các khiếu nại và định kỳ thăm dò ý kiến của khách hàng.
− Thực hiện các công việc liên quan đến quảng bá sản phẩm và cơng ty.
Phịng kho vận (5 người):
− Ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa tại kho, số lượng hàng tồn kho.
− Hỗ trợ phòng Nhập khẩu và phòng Kinh doanh trong việc theo dõi tình hình nhập xuất hàng, số lượng tồn kho để phục vụ công tác nhập khẩu và bán hàng.
− Tổ chức, phân bố các chuyến vận chuyển hàng hóa sao cho hiệu quả nhất.
− Định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng các phương tiện vận chuyển.
− Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ theo quy định của Chính phủ.