2.2. Thực trạng chuỗi cung ứng giấy tái chế tại công ty TNHH MTV Maruben
2.2.2. Thiết kế nghiên cứu
Luận văn sử dụng nghiên cứu định tính cụ thể là kỹ thuật phỏng vấn bằng cách gửi bảng câu hỏi điều tra đến 7 nhân viên kinh doanh có kinh nghiệm hiện đang cơng tác tại cơng ty trong đó có nhân viên kinh doanh mảng giấy tái chế. Mục đích của phỏng vấn giúp giảm tính chủ quan trong việc lựa chọn mơ hình nghiên cứu đồng thời khám phá ra những yếu tố then chốt cần phải chú ý nhằm hoàn thiện chuỗi cung ứng giấy tái chế trong tương lai theo mơ hình SCOR tác giả đề xuất tại mục 1.2.2 cũng như có được những yếu tố đề xuất khác (xem phụ lục 1)
Kết quả phỏng vấn sau khi tổng hợp cả 7 ngườiđều đồng ý loại bỏ yếu tố sản xuất ra khỏi mơ hình SCOR đồng thời khẳng định cả bốn yếu tố cịn lại đều quan trọng cần phải hồn thiện. Bên cạnh đó, yếu tố dịch vụ khách hàng được yêu cầu bổ sung thêm vào mơ hình nghiên cứu chuỗi cung ứng giấy tái chế của công ty với đặc trưng là công ty thương mại và kết quả này được dùng làm cơ sở xây dựng bảng câu hỏi điều tra khách hàng.
Thu thập dữ liệu : Bảng câu hỏi điều tra được xây dựng trên cơ sở kết quả
phỏng vấn. 24 câu hỏi được thiết kế cho 5 yếu tố và được yêu cầu cho điểm theo thang đo Likert từ 1 – 5 với 1 là tuyệt đối không đồng ý và 5 là tuyệt đối đồng ý.
Đối tượng điều tra: tất cả các doanh nghiệp có mua và sử dụng giấy tái chế do
công ty Marubeni Việt Nam cung cấp trong giai đoạn 2011 – 2013. Đồng thời, để nâng cao chất lượng câu trả lời, bảng câu hỏi được gửi đến các nhân viên mua hàng của từng công ty.
Cơ sở thiết kế bảng câu hỏi điều tra khách hàng : Câu hỏi điều tra được xây
dựng dựa vào kết quả phỏng vấn nhân viên kinh doanh cụ thể là khảo sát về thực trạng của 5 yếu tố
Lập kế hoạch
Để đánh giá thực trạng hoạt động này, tác giả tiến hành khảo sát 2 khía cạnh chính là khả năng đáp ứng các đơn hàng thường xuyên và đơn hàng gấp đột xuất nhằm khám phá về khả năng dự báo của doanh nghiệp.
Tìm nguồn cung cấp
Tìm nguồn cung cấp theo mơ hình SCOR bao gồm 2 hoạt động chính là mua hàng và tín dụng khoản phải thu. Trong đó thực trạng hoạt động mua hàng sẽ được đánh giá dự vào thời gian xác nhận đơn hàng (nếu thời gian ngắn cho thấy sự sẵn có trong nguồn hàng cung cấp cao), giá chào bán và mặt hàng chào bán (các chỉ số này được đa phần khách hàng đồng tình cho thấy hoạt động mua hàng khá hiệu quả). Còn riêng về tín dụng khoản phải thu thì tác giả tìm hiểu về sự linh động trong phương thức thanh toán.
Phân phối
Hoạt động phân phối được đo lường thông qua 2 chỉ tiêu là hoạt động quản lý đơn hàng và hoạt động phân phối. Trong hoạt động quản lý đơn hàng thì tác giả điều tra về sự kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng trong việc thông báo thời gian giao nhận, tính chính xác của bộ chứng từ. Với hoạt động phân phối thì tác giả xem xét về khả năng giao hàng theo 3 đúng : đúng chất lượng, đúng thời gian và đúng tiến độ. Ngồi ra, do có bên vận tải thứ 3 tham gia nên tác giả cũng khảo sát về sự chuyên nghiệp trong giao nhận, phương thức vận chuyển và khả năng bảo quản trong vận chuyển.
Thu hồi và dịch vụ khách hàng
Trong 2 hoạt động này tác giả chú trọng khảo sát về thời gian tiếp nhận và xử lý mọi khiếu nại của khách hàng. Đặc biệt quan tâm đến thiện chí tiếp nhận mọi khiếu nại của doanh nghiệp và sự sẵn lòng trong tư vấn dịch vụ khách hàng.
Cách thức điều tra : gửi bảng điều tra đến nhân viên mua hàng tại 17 doanh
nghiệp với 24 câu hỏi cụ thể : 2 câu hỏi về hoạt động kế hoạch, 4 câu hỏi về hoạt động tìm nguồn cung cấp, 11 câu hỏi về phân phối (4 câu hỏi về hoạt động quản lý đơn hàng và 7 câu hỏi về hoạt động phân phối), 3 câu hỏi về hoạt động thu hồi và 4 câu hỏi về dịch vụ khách hàng. Từng mục hỏi được yêu cầu đánh giá theo thang đo Likert, dữ liệu thu thập và được xử lý bằng phần mềm Excel tìm giá trị trung bình và độ lệch chuẩn cho từng biến quan sát (sử dụng mô tả thống kê). Kết quả khảo sát được tổng hợp và trình bày ở phụ lục 3.
2.2.3. Thực trạng chuỗi cung ứng giấy tái chế của công ty TNHH MTV Marubeni Việt Nam giai đoạn 2011 – 2013
Dựa vào phân tích lý thuyết mơ hình SCOR ở chương 1 cùng với kết quả phỏng vấn các nhân viên kinh doanh có kinh nghiệm tại Marubeni Việt Nam, chương 2 tiếp tục đi sâu tìm hiểu, đánh giá thực trạng chuỗi cung ứng giấy tái chế của công ty TNHH MTV Marubeni Việt Nam theo 4 yếu tố chính: lập kế hoạch, tìm nguồn cung cấp, phân phối, thu hồivà một yếu tố bổ sung là dịch vụ khách hàng.
Hình 2.4: Sơ đồ tiến trình hoạt động chuỗi cung ứng giấy tái chế của công ty Marubeni Việt Nam theo mơ hình SCOR
“Nguồn: Tác giả Tự tổng hợp”
Chuỗi cung ứng giấy tái chế hiện tại của Marubeni Việt Nam là chuỗi cung ứng kéo (Pull Supply Chain) với quy trình bắt đầu từ lập kế hoạch thu mua, tìm nguồn cung cấpphù hợp, phân phối, thu hồi (nếu có). Với quy trình này, sau khi chính thức nhận được thư hỏi hàng từ phía các khách hàng, Marubeni Việt Nam sẽ tiến hành bước tiếp theo là tìm nguồn cung cấp phù hợp nhất với từng yêu cầu cụ thể và chỉ chính thức đặt hàng với nhà cung cấp sau khi có xác nhận hợp đồng mua
Cung cấp Phân phối Phân phối Cung ứng Phân phối Cung ứng Sản xuất Phân phối Cung ứng Kế hoạch thu gom Kế hoạch mua
hang
Kế hoạch tiêu thụ
Thu hồi Dịch vụ
Khách hàng
Thu hồi Thu hồi Thu hồi Thu hồi
Marubeni Việt Nam Công ty kinh doanh thương mại & Nhà máy giấy nội địa Việt Nam Tập đoàn Marubeni
& Công ty Kokusai
Mizuho Việt Nam
Nippon Express Danatrans
hàng từ các khách hàng. Khi hoàn thành xong các thủ tục hải quan, thì giao thẳng đến khách hàng mà không qua lưu kho của công ty bằng dịch vụ vận chuyển.
2.2.3.1. Lập kế hoạch (Plan)
Lập kế hoạch chuỗi cung ứng là việc phối hợp các nguồn lực để tối ưu hóa việc phân phối các sản phẩm, dịch vụ, thơng tin từ nhà cung cấp đến khách hàng và là sự cân đối bền vững giữa cung và cầu. Lập kế hoạch chuỗi cung ứng giấy tái chế bao gồm việc đưa các kế hoạch bán hàng, thu mua và tài chính vào một kế hoạch tổng thể nhằm đảm bảo sự vận hành đồng bộ xuyên suốt chuỗi cung ứng.
Thông tin cho việc lập kế hoạch chuỗi cung ứng giấy tái chế trong giai đoạn 2011 – 2013 của công ty Marubeni Việt Nam được thu thập từ cả hai nguồn: qua dữ liệu thống kê, dự báo tăng trưởng cho thị trường giấy tái chế tại Việt Nam và qua chia sẻ về nhu cầu tiêu thụ của khách hàng.
Ngoài ra, Marubeni Việt Nam vẫn chưa theo đuổi chiến lược tồn kho nên việc lập kế hoạch mua hàng vẫn không được chú trọng. Khi nhận được đơn hàng từ khách hàng thì đội ngũ mua hàng mới tìm nhà cung cấp phù hợp và tiến hàng giao nhận hàng không thông qua tồn kho của doanh nghiệp. Do vậy, kế hoạch thu mua, kế hoạch tài chính hồn tồn phụ thuộc vào độ chính xác của kế hoạch bán hàng nên cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan để có dự báo tốt nhất.
Hình 2.5: Quy trình lập kế hoạch chuỗi cung ứng giấy tái chế hiện tại
“Nguồn: Tài liệu quy trình của Marubeni Việt Nam”
Kế hoạch bán hàng Kỳ vọng tăng trưởng thị trường
Dự báo nhu cầu của năm trước
Sản lượng thực tế của năm trước Dự báo của các nhà chun mơn trên báo chí Chia sẻ của khách hàng hiện tại
Bảng 2.3: Đánh giá hoàn thành kế hoạch kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 Đơn vị tính: Ngàn tấn Mặt hàng 2013 2012 2011 Thực hiện Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch (%) Thực hiện Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch (%) Thực hiện Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch (%) JOCC 16,26 97,00 14,97 98,50 14,28 97,60 JONP 4,06 96,20 4,18 107,88 3,81 99,12 SOP 6,32 96,63 6,48 86,03 6,85 133,33
“Nguồn: Báo cáo của phòng kinh doanh tổng hợp”
Số liệu thống kê trong bảng 2.3 về tỷ lệ hoàn thành kế hoạch trong 3 năm qua cho thấy kết quả khả quan về công tác lập kế hoạch chuỗi cung ứng với tỷ lệ hoàn thành theo kế hoạch trên 96%.
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát hoạt động lập kế hoạch chuỗi cung ứng
Chỉ tiêu Giá trị
trung bình Độ lệch chuẩn
1 Công ty đáp ứng tốt các đơn hàng gấp và đột xuất 2,47 0,72
2 Công ty đáp ứng tốt các đơn hàng thường xuyên 4,06 0,75
“Nguồn: Tổng hợp và xử lý dữ liệu điều tra của tác giả”
Kết quả khảo sát khách hàng trong bảng 2.4 cho thấy khách hàng hiện tại đánh giá tốt về công tác lập kế hoạch thông qua đồng ý với chỉ tiêu đáp ứng các đơn hàng thường xuyên (giá trị trung bình đạt 4,06). Tuy nhiên, khách hàng vẫn chưa hài lòng về khả năng đáp ứng các đơn hàng gấp và đột xuất với giá trị trung bình trong đánh giá chỉ đạt 2,47. Giá trị độ lệch chuẩn trong các câu trả lời khoảng 0,7 thể hiện sự đồng đều trong các ý kiến phản hồi.
Đánh giá chung về thực trạng hoạt động lập kế hoạch chuỗi cung ứng
Ưu điểm: Quy trình lập kế hoạch chuỗi cung ứng đơn giản và nguồn thông tin
phục vụ cho dự báo khá tin cậy và kết hợp từ cả hai nguồn thông tin (thị trường và chia sẻ của khách hàng). Nhờ vậy, nhân viên kinh doanh có thể nhanh chóng lập được kế hoạch bán hàng khá chính xác, đồng thời giúp cơng ty luôn chủ động về nguồn tài chính đảm bảo cho việc thanh tốn đúng hạn các khoản phải trả, duy trì mối quan hệ tốt với hai nhà cung cấp chiến lược.
Nhược điểm: Việc lập kế hoạch dựa vào sản lượng bán được của năm trước và do nhân viên kinh doanh lập nên tính chủ quan cịn khá cao. Cụ thể, năm 2012 sản lượng JONP thực tế đạt 107,88% so với kế hoạch, nhưng đến năm 2013 thì tỷ lệ này chỉ đạt 96,20% (giảm gần 10% so với cùng kỳ năm trước). Ngoài ra, việc xây dựng kế hoạch bán hàng trung và dài hạn chưa được chú trọng nên lãnh đạo cơng ty và trưởng phịng kinh doanh tổng hợp vẫn chưa thống nhất theo đuổi chiến lược tồn kho. Toàn bộ nguồn hàng chỉ được xác nhận với phía nhà cung cấp ngay khi có đơn hàng chính thức từ phía khách hàng, do vậy những đơn hàng gấp và đột xuất hầu như công ty không thể đáp ứng được do chưa thu gom đủ lượng hàng cần thiết và giá chào bán chưa được cạnh tranh với những đối thủ trong ngành.
2.2.3.2. Tìm nguồn cung cấp (Source)
Để thành công và phát triển trong môi trường kinh doanh như hiện nay, các doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu “đáp ứng tối đa nhu cầu đơn hàng khách hàng” và “ưu tiên về chi phí”. Theo đó mọi doanh nghiệp đều chú trọng hơn vào hoạt động tìm nguồn cung cấp bao gồm: tìm nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào (mua hàng) và tìm nguồn cung cấp vốn (tín dụng và khoản phải thu).
Mua hàng
Giấy tái chế nhập về thị trường Việt Nam trong thời gian qua chủ yếu là nguồn giấy Nhật, Hoa Kỳ do tỷ lệ thu hồi giấy sau xử lý của hai nguồn này cao hơn những nguồn khác và Marubeni Việt Nam hiện tại chỉ cung cấp hàng giấy tái chế có xuất xứ Nhật Bản. Trước 2012 thì tồn bộ lượng giấy tái chế nhập về thị trường Việt Nam chỉ do phía cơng ty mẹ là tập đồn Marubeni đảm nhiệm. Tuy nhiên, với mức tăng trưởng mạnh của thị trường giấy tái chế thì Marubeni Việt Nam đã chính thức chọn thêm công ty Giấy & Bột Giấy Kokusai làm nhà cung cấp chiến lược, thông qua những đánh giá tích cực và danh tiếng của cơng ty này tại thị trường Nhật Bản vào năm 2012. Cả hai nhà cung cấp này đều có sản lượng giấy tái chế xuất đi các nước cao nhất theo thống kê của Nhật Bản. Kể từ đó, tỷ lệ đáp ứng nhu cầu khách hàng của Marubeni Việt Nam ngày càng được cải thiện và thị phần của công ty trong lĩnh vực giấy tái chế ngày càng được mở rộng.
Hình 2.6: Quy trình mua hàng hiện tại của Marubeni Việt Nam
“Nguồn: Tài liệu quy trình của cơng ty Marubeni Việt Nam”
Quy trình mua hàng được bắt đầu từ khi nhận được đơn hỏi hàng chính thức của khách hàng do nhân viên bán hàng đưa đến. Nhân viên mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với các yêu cầu cụ thể của khách hàng: về hàng hóa, về giá chào bán và về thời gian giao hàng dự kiến… đề cập trong thư hỏi hàng. Ngay khi chọn được nhà cung cấp phù hợp sẽ tiếp tục qua bước thương lượng để có được giá cả cạnh tranh và sản lượng theo yêu cầu của khách hàng. Đơn đặt hàng sẽ được gửi đến nhà cung cấp ngay khi có xác nhận chính thức từ phía khách hàng về những điều kiện chào bán. Bước tiếp theo các nhân viên vận hành cần liên tục theo dõi đơn hàng để kịp thời thông tin đến các bên liên quan nếu như lịch trình có thay đổi. Ngay khi kết thúc quá trình giao hàng và nhận hàng nhân viên mua hàng đều gửi đến trưởng phòng đánh giá về nhà cung cấp cho đơn hàng vừa kết thúc.
Những tiêu chí đánh giá các nhà cung cấp ngay sau khi kết thúc đơn hàng: khả năng đáp ứng giá và sản lượng kỳ vọng, khả năng giao hàng theo kỳ vọng của khách hàng, phương thức thanh toán, tốc độ phản hồi những thông tin liên quan đến việc nhận hàng và thiện chí tiếp nhận xử lý những phát sinh liên quan chất lượng hàng hóa.
Nhu cầu của khách hàng Lựa chọn nhà cung cấp Thương lượng Đặt hàng
Theo dõi đơn hàng Nhận hàng Giao hàng Đánh giá nhà cung cấp Mặt hàng Giá cả
Thời gian giao hàng kỳ vọng
Tín dụng và khoản phải thu
Tín dụng và khoản phải thu là công việc cần thiết đảm bảo cho nguồn vốn hoạt động của công ty. Tại Marubeni Việt Nam thì tín dụng và khoản phải thu khách hàng được đo lường thơng qua hai chỉ tiêu chính là vịng quay khoản phải thu và tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu thuần.
Bảng 2.5: Tổng hợp doanh thu và các khoản phải thu
Chỉ tiêu 2013 2012 2011
Bộ phận kinh doanh
tổng hợp
Doanh thu thuần (triệu đồng) 68,38 70,49 71,27
Khoản phải thu (triệu đồng) 19,80 20,16 20,31
Vòng quay khoản phải thu 3,42 3,48 3,50
Thời gian thu tiền khách hàng bình
quân (ngày) 106,72 104,88 104,28
Tỷ lệ khoản phải thu (%) 28,95 28,59 28,49
Giấy tái chế
Doanh thu thuần 51,28 52,91 53,25
Khoản phải thu 14,64 15,39 16,51
Vòng quay khoản phải thu 3,41 3,32 3,23
Thời gian thu tiền khách hàng bình
quân (ngày) 107,04 109,94 113,00
Tỷ lệ khoản phải thu 28,55 29,09 31,00
“Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo tài chính của Marubeni Việt Nam”
Mặc dù doanh thu thuần có sụt giảm nhẹ so với năm trước đó tuy nhiên chỉ số vịng quay khoản phải thu tăng dần qua các năm cho thấy việc thanh toán của khách hàng nhanh, đảm bảo nguồn tài chính cho Marubeni Việt Nam trong cơng tác mua hàng và những chi tiêu khác.
Bảng 2.6 : Kết quả khảo sát hoạt động tìm nguồn cung cấp
Chỉ tiêu Giá trị
trung bình Độ lệch chuẩn
3 Thời gian xác nhận đơn hàng ngắn 2,47 0,72
4 Công ty chào bán giá cạnh tranh 2,71 0,59
5 Công ty chào bán nhiều mặt hàng đa dạng 2,65 0,49
6 Hình thức thanh tốn linh động 2,53 0,62
“Nguồn: Tổng hợp và xử lý dữ liệu điều tra của tác giả”
Kết quả khảo sát tổng hợp sau xử lý trong bảng 2.6 cho thấy khơng có sự chênh lệch nhiều trong các câu trả lời. Tuy nhiên ở tất cả các hạng mục hỏi, chỉ số trung bình chỉ hơn 2,5/5 cho thấy cơng tác tìm nguồn cung cấp vẫn chưa được