3.2. Giải pháp hoàn thiện chuỗi cung ứng giấy tái chế của công ty TNHH MT
3.2.1. Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch
Hiện tại, dự báo nhu cầu giấy tái chế tại thị trường Việt Nam do nhân viên bán hàng phụ trách và xây dựng dựa vào sản lượng thực tế của năm trước nên dữ liệu mang tính chủ quan cao. Ngồi ra, cơng ty chỉ mới quan tâm đến việc lập kế hoạch chuỗi cung ứng ngắn hạn (trong khoảng thời gian một năm) và do hạn chế về trình độ của nhân lực nên kế hoạch trung và dài hạn vẫn chưa được chú trọng cũng nhưphía lãnh đạo Marubeni Việt Nam chưa chủ động theo đuổi chiến lược tồn kho. Chính vì vậy cơng ty hồn tồn phụ thuộc vào hàng hóa của nhà cung cấp dẫn đến việc chậm trễ trong xác nhận đơn hàng và khơng có khả năng đáp ứng tốt những đơn hàng gấp và đột xuất.
Trước thực trạng này, trong thời gian sắp tới kiến nghị phía Marubeni Việt Nam cần đầu tư thêm vào công tác lập kế hoạch tiêu thụ trung và dài hạn để có thể chủ động theo đuổi chiến lược tồn kho và chuyển đổi thành công chuỗi cung ứng giấy tái chế từ đẩy sang kéo. Như vậy Marubeni Việt Nam sẽ chủ động hơn trong việc xác nhận đơn hàng với khách và có thể chủ động điều phối cho những đơn hàng gấp và đột xuất. Tuy nhiên, để có được mức tồn kho an toàn Marubeni Việt Nam cũng cần xem xét thêm giải pháp lắp đặt phần mềm xử lý dữ liệu để đưa ra dự báo khách quan hơn đồng thời cần chú trọng hơn về kế hoạch tổng hợp đảm bảo sự thống nhất trong mọi kế hoạch của các khâu liên quan tránh bị động.
- Kế hoạch bán hàng: do nhân viên bán hàng lập thơng qua những chia sẻ về tình hình dự báo tiêu thụ của khách hàng, những thông tin thị trường và được xử lý thông qua phần mềm. Kế hoạch bán hàng là nền tảng và căn cứ để lập những kế hoạch khác do vậy cần phải đặc biệt chú trọng để có thể xây dựng kế hoạch này chính xác và theo sát nhu cầu của khách hàng.
- Kế hoạch mua hàng: do nhân viên mua hàng phụ trách trên cơ sở kế hoạch bán hàng, chiến lược hàng tồn kho và dự báo giá nguyên liệu. Kế hoạch mua hàng đóng vai trị rất quan trọng trong mục tiêu đáp ứng tối đa nhu cầu hàng hóa của khách hàng do vậy cần có những kế hoạch dự phịng khi các nhà cung cấp khơng đáp ứng được những yêu cầu gấp và đột xuất về hàng hóa.
- Kế hoạch tài chính: do bộ phận tài chính kế tốn lập dựa vào cả kế hoạch bán hàng và mua hàng nhằm đảm bảo cân đối dòng tiền vào – dòng tiền ra. Mục tiêu chính là đảm bảo các khoản phải trả thanh tốn đúng hạn và khơng phát sinh khoản phải thu khó địi.
- Kế hoạch xuất hàng: do nhân viên vận hành lập dựa vào kế hoạch bán hàng nhằm đảm bảo đáp ứng hiệu quả những yêu cầu của khách hàng. Kế hoạch này cũng cần được thông báo trước đến các đơn vị vận tải để chủ động phối hợp điều phối xe giảm thiểu thời gian chờ đợi hướng đến mục tiêu 100% các đơn hàng đều đạt tiêu chuẩn thời gian.
Để mọi hoạt động được diễn ra sn sẻ trong tồn chuỗi cung ứng giấy tái chế thì các hoạt động con cần được đặt trong một kế hoạch tổng hợp theo đó mọi thay đổi trong bất kỳ kế hoạch nào cũng cần phải được thông báo cập nhật thường xuyên đến các bộ phận liên quan tạo sự chủ động trong mọi khâu.
Hình 3.3: Quy trình lập kế hoạch trung và dài hạn kiến nghị
Chia sẻ khách hàng Dự báo của giới
chuyên môn
Nhu cầu tiêu thụ của năm trước Những đơn hàng hiện tại Phần mềm xử lý số liệu Sản lượng theo từng tháng Sản lượng tiêu thụ cho năm hiện tại
Phần mềm xử lý
Tốc độ tăng trưởng dự báo
Kế hoạch bán hàng cho 2 – 3 năm
3.2.2. Hồn thiện hoạt động tìm nguồn cung cấp
Hiện tại, nhu cầu giấy tái chế tại thị trường Việt Nam chủ yếu là nguồn giấy Nhật (gần 45%) do vậy trong thời gian sắp tới phía Marubeni Việt Nam cần có những chính sách duy trì, phát triển mối quan hệ bền vững với hai nhà cung cấp chính là cơng ty mẹ và cơng ty giấy và bột giấy Kokusai. Việc duy trì mối quan hệ bền vững nhằm đảm bảo giúp công ty mua được lượng hàng cố định và đúng chất lượngtheo yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, phía cơng ty cũng cần xây dựng một phương án dự phịng là tìm thêm nhiều nguồn cung cấp khác cho nguồn giấy Nhật và đồng thời tìm kiếm thêm những đối tác cung cấp nguồn hàng Hoa Kỳ, Newzealand… để kịp thời xử lý những trường hợp khẩn cấp tránh bị lệ thuộc hoàn toàn vào khả năng cung ứng của hai nhà cung cấp này và góp phần đa dạng hóa mặt hàng chào bán của cơng ty.
Hình 3.1: Quy trình chọn nhà cung cấp mới kiến nghị
Có nhiều cách thức để thu thập thơng tin về nhà cung ứng nhưng hiệu quả nhất là thu thập qua chia sẻ của khách hàng hay những bên liên quan. Tiêu chí đánh giá thường dựa vào: chất lượng sản phẩm, khả năng đáp ứng sản lượng cung ứng, thời gian giao hàng, giá cả, phương thức thanh toán và thiện chí giải quyết những vấn đề phát sinh. Với những nhà cung cấp phụ thì chủ yếu đánh giá dựa vào loại sản phẩm cung ứng, sản lượng đã cung ứng tại Việt Nam, giá cả và phương thức thanh tốn và đánh giá của phía khách hàng thơng qua chia sẻ. Để đánh giá xếp hạng nhà cung cấp theo thứ tự ưu tiên, công ty sẽ có những trọng số riêng cho từng tiêu chí, những trọng số này có thể thay đổi tùy theo chiến lược của từng giai đoạn ví dụ như trước kia, công ty quan tâm nhiều về thời gian giao hàng nhưng khi đã theo đuổi chiến lược hàng tồn kho thì thiện chí giải quyết vấn đề phát sinh quan trọng hơn.
Thu thập thông tin về nhà cung ứng Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu Lập tiêu chí đánh giá từng nhà cung cấp Đánh giá từng nhà cung theo tiêu chí Lập danh sách nhà cung
cấp theo thứ tự ưu tiên Trưởng phòng kinh doanh
Hình 3.2: Thứ tự ưu tiên tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động phân phối
Với mặt hàng giấy tái chế, trong thời gian qua phía Marubeni Việt Nam chỉ áp dụng linh hoạt cả hai hình thức: giao tại kho của Nippon Express (đặt tại cảng Hải Phịng và Cảng tổng hợp Bình Dương) và giao hàng tại kho khách hàng nhưng hầu hết các khách hàng đều u cầu nhận hàng tại kho của mình. Theo đó, mọi thủ tục khai hải quan và vận chuyển đến kho của khách hàng đều do Nippon Express đảm nhiệm và với một số khách hàng tại miền Trung thì do cơng ty giao nhận Đà Nẵng (Danangtrans Logistic) đảm nhiệm. Tuy nhiên, hầu hết các khách hàng đều phản ánh về mức giá chào bán chưa được cạnh tranh mà nguyên nhân chủ yếu do giá dịch vụ của Nippon Express khá cao so với những đơn vị khác và các đơn hàng đều chưa đáp ứng tốt về chỉ tiêu thời gian.
Trong tương lai, để hoàn thiện hơn hoạt động phân phối nhằm giải quyết hai vấn đề còn tồn đọng: giá chào bán và khả năng đáp ứng chỉ tiêu thời gian, kiến nghị phía Marubeni Việt Nam cần xem xét những giải pháp sau:
Đáp ứng Sản lượng
Giá
Phương thức thanh toán
Thời gian giao hàng Chất lượng
Thiện chí giải quyết vấn đề
Chất lượng
Đáp ứng Sản lượng
Giá
Phương thức thanh tốn
Thiện chí giải quyết vấn đề
Thời gian giao hàng
- Duy trì mối quan hệ với phía Nippon Express và Danatrans để có được giá dịch vụ cạnh tranh hơn vì dịch vụ giao hàng chuyên nghiệp, phương tiện chuyên chở phù hợp nên chất lượng hàng hóa đảm bảo trong tình trạng tốt nhất khi giao cho khách hàng.
- Tìm kiếm thêm một số nhà vận tải giao nhận khác để tránh việc bị lệ thuộc hồn tồn đồng thời có giá chào tốt nhất để chào với khách hàng.
- Nhân viên bán hàng cần liên tục hỏi thăm, cập nhật với khách hàng về chất lượng giao nhận, khó khăn trong q trình giao nhận để kịp thời có những biện pháp khắc phục. Phía cơng ty cũng cần thường xuyên đánh giá các nhà giao nhận để kịp thời có những biện pháp can thiệp.
- Bồi dưỡng đào tạo chuyên sâu nhân viên của cơng ty để có thể tiến hành thơng quan hay những thủ tục giấy tờ khác nhằm cắt giảm bớt chi phí dịch vụ..
- Chủ động xây dựng đội xe vì thị trường giấy tái chế vẫn còn nhiều tiềm năng phát triển và yêu cầu của khách hàng ngày càng cao. Việc có đội xe riêng giúp doanh nghiệp chủ động về chất lượng giao nhận như thời gian giao hàng, thái độ của nhân viên giao hàng và tình trạng hàng hóa trong khi vận chuyển, cũng như có thể chủ động điều phối xe để giao những đơn hàng gấp đảm bảo kế hoạch sản xuất cho khách hàng.
3.2.4. Hoàn thiện hoạt động thu hồi và dịch vụ khách hàng
Trong thời gian qua, hoạt động thu hồi và dịch vụ khách hàng của Marubeni Việt Nam được đánh giá khá tốt tuy nhiên vẫn cịn có nhiều phản ánh về thời gian xử lý khiếu nại. Nguyên nhân chính là do phía Marubeni Việt Nam hồn tồn bị động trong việc có thơng tin để xác nhận lại với khách hàng và nhân viên bán hàng chưa thể sắp xếp thời gian để tiếp nhận và xử lý khiếu nại về chất lượng ngay khi nhận được thơng tin vì cơng ty hiện khơng có bộ phận chun giải quyết khiếu nại.. Việc chậm trễ gián tiếp làm ảnh hưởng đến uy tín của Marubeni trên thị trường giấy tái chế, do vậy trong thời gian tới phía doanh nghiệp cần có những biện pháp khắc phục và hoàn thiện hơn.
Để khắc phục phản ánh về thời gian giải quyết khiếu nại cịn lâu, kiến nghị cơng ty cần xem xét giải pháp thành lập riêng một nhóm dịch vụ khách hàng, theo đó nhóm này sẽ thường xuyên liên lạc với khách hàng về chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ. Việc thành lập nhóm này giúp Marubeni Việt Nam chủ động hơn trong việc tiếp nhận và ghi nhận tình trạng hàng hóa, đảm bảo kế hoạch nhập kho của khách hàng không bị trì hỗn gián tiếp ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.Ngồi ra, có thêm bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ giúp giảm thiểu số lượng công việc cho nhân viên bán hàng để có thể tập trung nhiều hơn cho nghiên cứu phát triển thị trường vàcó thể xây dựng kế hoạch bán hàng hiệu quả hơn.
3.3. Dự kiến kết quả đem lại sau khi thực hiện những giải pháp đề xuất
Sau khi nghiên cứu đánh giá thực trạng chuỗi cung ứng giấy tái chế hiện tại của công ty TNHH MTV Marubeni Việt Nam, luận văn có đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện chuỗi cung ứng trong thời gian tới. Tuy nhiên, do không đủ điều kiện để áp dụng những giải pháp này vào thực tế công ty TNHH MTV Marubeni Việt Nam nên luận văn xin được đưa ra một số kết quả dự kiến sau khi áp dụng các giải pháp này.
- Vấn đề 1: Thời gian xác nhận đơn hàng chậm
Trong tương lai, khi Marubeni Việt Nam áp dụng giải pháp nâng cao hiệu quả cho hoạt động kế hoạch hay có được kế hoạch tiêu thụ dài hạn chính xác làm cơ sở xây dựng chiến lược tồn kho hiệu quả. Việc chủ động tồn kho giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xác nhận đơn hàng cho khách hàng vì doanh nghiệp đã có sẵn tất cả các thơng tin về giá mua và các chi phí khác đồng thời chủ động xác nhận về thời gian giao nhận hàng dự kiến.
- Vấn đề 2: Chưa đáp ứng những đơn hàng gấp và đột xuất, mặt hàng chưa
đa dạng
Khi Marubeni Việt Nam chủ động tiến hành tồn kho đồng thời xây dựng những kế hoạch thu mua dự phòng với những nhà cung cấp khác thì khả năng đáp ứng những đơn hàng gấp, đột xuất sẽ cải thiện. Việc có sẵn nguồn hàng trong kho có thể được doanh nghiệp tính tốn cân đối để đáp ứng trước những đơn hàng gấp
và bổ sung lại nguồn hàng theo kế hoạch tiêu thụ dự kiến đã lập trước đó. Đáp ứng tốt những đơn hàng đột xuất sẽ làm tăng năng lực cạnh tranh và cải thiện vị trí của doanh nghiệp trong tâm trí của khách hàng.Ngồi ra, việc tìm kiếm thêm nhiều nhà cung cấp khác giúp doanh nghiệp có thể đa dạng hóa những sản phẩm chào bán của mình ra thị trường nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách.
- Vấn đề 3: Giá chào bán chưa cạnh tranh
Với kế hoạch bán hàng dài hạn hiệu quả giúp Marubeni Việt Nam có đủ cơ sở để đàm phán, ký kết hợp đồng dài hạn với phía cơng ty vận chuyển để có giá dịch vụ tốt hơn từ đó cơng ty có khả năng chào bán giá cạnh tranh hơn.
- Vấn đề 4: Tỷ lệ giao hàng không đạt chỉ tiêu thời gian còn cao
Chủ động tồn kho và xây dựng thành công đội xe giúp Marubeni Việt Nam có thể chủ động điều phối sắp xếp phương tiện vận tải hướng tới mục tiêu đáp ứng tốt chỉ tiêu về thời gian.
- Vấn đề 5: Thời gian giải quyết khiếu nại còn lâu
Trong thời gian tới, khi Marubeni Việt Nam quyết định thành lập nhóm giải quyết khiếu nại riêng thì thời gian cho việc tiếp nhận, giải quyết các khiếu nại liên quan đến chất lượng của sản phẩm sẽ được rút ngắn tối đa. Việc thành lập thêm bộ phận này sẽ làm tăng chi phí hoạt động nhưng sẽ giúp giảm thiểu công việc cho nhân viên bán hàng để họ có thể tập trung hơn vào việc nghiên cứu phát triển thị trường đồng thời xử lý khiếu nại nhanh sẽ tăng thỏa mãn của khách hàng về dịch vụ hậu mãi của Marubeni Việt Nam.
Bên cạnh đó, chủ động tồn kho sẽ giảm thiểu những khiếu nại về chất lượng do công tác kiểm tra chất lượng trước khi tồn kho sẽ tiến hành chặt chẽ và trước khi xuất hàng, phía doanh nghiệp sẽ kiểm tra lại chất lượng hàng đảm bảo hàng hóa giao đúng chất lượng thỏa thuận, loại bỏ hồn tồn việc hàng có nhiều tạp chất như thời gian qua. Nếu như trước kia, thời gian hàng đi từ Nhật về Việt Nam hết 12 đến 15 ngày và thời gian giao cho khách từ 1- 3 ngày, kèm theo điều kiện thời tiết ẩm ướt khiến hàng hóa dễ bị ẩm thì bây giờ khi Marubeni Việt Nam đã chủ động tồn kho thì vấn đề độ ẩm sẽ được quản lý tốt hơn.
3.4. Lợi ích từ việc hồn thiện hoạt động chuỗi cung ứng giấy tái chế của công ty TNHH MTV Marubeni Việt Nam công ty TNHH MTV Marubeni Việt Nam
- Lợi ích với nhà cung cấp
+ Chủ động có được kế hoạch thu gom hàng giấy tái chế dựa vào kế hoạch tiêu thụ dài hạn do phía Marubeni Việt Nam cung cấp
- Lợi ích với khách hàng
+ Nhanh chóng có được xác nhận của phía người bán và chủ động sắp xếp kế hoạch sản xuất
+ Hàng hóa được chào bán giá cạnh tranh nhất
+ Hàng được giao đúng thời gian yêu cầu và đúng hàng đúng chất lượng + Các đơn hàng gấp và đột xuất đều được đáp ứng đảm bảo liên tục cho sản xuất và kinh doanh
+ Giảm thiểu tối đa những phát sinh liên quan đến chất lượng, giảm thời gian chi phí trong việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại
- Lợi ích với Marubeni Việt Nam
+ Chủ động xây dựng được chiến lược tồn kho hiệu quả và chủ động phân bổ kế hoạch thu mua với hai nhà cung cấp chính đồng thời với những nhà cung cấp phụ nhằm đảm bảo có đủ hàng để chào bán.
+ Nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng phân khúc nhờ vào việc phục vụ tốt nhất những yêu cầu của khách hàng
+ Gia tăng lòng trung thành của khách hàng và có điều kiện mở rộng thị