Chương 1 Cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp
3.2 Xây dựng quy trình thực hiện kế tốn trách nhiệm
3.2.4 Bước 4 Lập báo cáo của các trung tâm trách nhiệm
Căn cứ vào bước 3, xác định mục tiêu của các trung tâm trong đó mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể trên cơ sở mục tiêu đã xác định, xây dựng báo cáo trách nhiệm của từng trung tâm, mỗi trung tâm có thể có một hoặc nhiều báo cáo tùy theo yêu cầu về thông tin và quản lý của lãnh đạo Công ty.
- Với mục tiêu tối thiểu hóa chi phí cho Cơng ty, nhà quản lý trung tâm chi phí
(Phó Tổng Giám đốc phụ trách sản xuất) cần xây dựng và ban hành đầy đủ các định mức về tiêu hao nguyên vật liệu, nhân công, ca xe máy thi cơng; dự tốn chi phí hoạt động cho các đơn vị, các phòng ban theo thời gian tháng, quý hoặc năm nhằm kiểm soát các khoản mục và yếu tố chi phí phát sinh. Để đạt được mục tiêu này, trung tâm chi phí cần có báo cáo trách nhiệm như : Báo cáo chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm.
- Với mục tiêu tối đa hóa doanh thu cho Công ty, nhà quản lý trung tâm doanh thu
(Phó Tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh) cần có các biện pháp để khuyến khích việc tiêu thụ sản phẩm, thỏa mãn nhu cầu thị trường. Ngồi ra, bộ phận tiêu thụ đặc biệt là phịng Kế hoạch – Kinh doanh cần nắm bắt kịp thời giá cả thị trường, giá cả các mặt hàng cạnh tranh để xây dựng giá bán sản phẩm cho phù hợp. Trung tâm doanh thu cần lập báo cáo về doanh thu các lĩnh vực hoạt động, doanh thu cho từng đơn vị theo tháng, quý, năm hoặc theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo Công ty.
- Mục tiêu của trung tâm lợi nhuận là tối đa hóa lợi nhuận trong kinh doanh, do
chi phí của các bộ phận, các đơn vị. Trung tâm lợi nhuận cần lập báo cáo kết quả kinh doanh theo các cách tiếp cận chi phí khác nhau và xác định rõ lợi nhuận của từng đơn vị cụ thể, khơng nên chỉ tính lợi nhuận chung cho tồn Cơng ty như đã thực hiện trước đây.
- Nhằm kiểm sốt có hiệu quả việc sử dụng vốn đầu tư, Hội đồng thành viên, Tổng
Giám đốc Công ty cần xác định được số vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, từng đơn vị; cơ cấu vốn, nguồn tạo ra vốn đó khi so với lợi nhuận thu về từ kết quả hoạt động kinh doanh. Trung tâm đầu tư cần lập báo cáo theo lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần, chỉ tiêu ROI, RI hoặc EVA.
Tùy theo yêu cầu quản trị của Công ty mà các trung tâm trách nhiệm xây dựng báo cáo trách nhiệm khác nhau. Báo cáo của các trung tâm trách nhiệm cần đáp ứng yêu cầu :
+ Về trình tự : Trình tự báo cáo thơng tin trong báo cáo trách nhiệm bắt đầu từ cấp quản trị thấp nhất (bộ phận sản xuất) đến cấp quản trị cao nhất (Phó Tổng Giám đốc phụ trách) với mức độ chi tiết ngày càng giảm dần theo sự gia tăng của các cấp quản lý.
+ Về hình thức : Các báo cáo trách nhiệm cần được thực hiện theo hình thức thống
nhất và tương ứng với yêu cầu quản lý của từng trung tâm trách nhiệm.
+ Về thời gian : Theo yêu cầu thường xuyên hay đột xuất của lãnh đạo đơn vị,
tương ứng với chu kỳ sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm, các báo cáo trách nhiệm phải xác định được thời gian thực hiện thống nhất trong tồn Cơng ty.
3.2.5 Bước 5. Đánh giá hoạt động của các trung tâm qua các chỉ tiêu
Căn cứ báo cáo trách nhiệm, căn cứ vào các chỉ tiêu trong báo cáo trách nhiệm dựa trên cơ sở số liệu thu thập được của từng trung tâm, lãnh đạo Công ty và nhà quản lý bộ phận tiến hành đánh giá kết quả thực hiện được của mỗi trung tâm so với dự toán, kế hoạch đề ra hoặc so với kết quả thực hiện của năm trước.
Việc đánh giá cần tập trung vào các ưu điểm, nhược điểm đồng thời tìm hiểu và phân tích các nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện. Kết quả đánh giá cung cấp thơng tin giúp lãnh đạo Cơng ty có nhìn nhận khách quan hơn đối với trách nhiệm của nhà quản lý và thành quả của các bộ phận. Qua đó, nhà lãnh đạo sẽ chủ động lựa chọn ngành, nghề, lĩnh vực đầu tư cũng như trong lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp.