QT cấp cao
QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở
1.2.2. Kế tốn Chi phí và quản trị chi phí trong doanh nghiệp 1.2.2.1. Chi phí sản xuất 1.2.2.1. Chi phí sản xuất
Bất kỳ q trình sản xuất nào cũng phải gắn liền với sự vận động và tiêu hao các nguồn lực. Đó là các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động. Sự tham gia của những yếu tố này trong quá trình sản xuất, kinh doanh sẽ tạo ra những khoản chi phí tương ứng.
Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ lao động sống, lao động vật hóa và các hao phí cần thiết khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ nhất định.
Chi phí sản xuất được biểu hiện trên hai mặt:
Mặt định tính: là bản thân các yếu tố vật chất phát sinh và tiêu hao để tạo ra sản
phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Mặt định lượng: thể hiện mỗi loại chi phí đã tiêu hao bao nhiêu và được tính tốn
dựa trên các thước đo phù hợp. Kế toán chủ yếu sử dụng thước đo tiền tệ để xác định mặt lượng của chi phí.
1.2.2.2. Phân loại chi phí
Sơ đồ 1.4: mơ hình thơng tin từ dưới lên
QT cấp cao
QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở
Tùy theo mơ hình tổ chức, đặc điểm hoạt động và yêu cầu của quản lý mà doanh nghiệp có thể phân loại chi phí theo nhiều cách khác nhau. Sau đây tác giả xin trình bày một số phương pháp phân loại chi phí:
Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Theo cách phân loại này chi phí được chia làm 2 loại: chi phí sản xuất và chi phí ngồi sản xuất.
Chi phí sản xuất : là chi phí hình thành nên giá trị của sản phẩm sản xuất, nó gắn
liền với việc chế biến nguyên vật liệu bằng sức lao động kết hợp với việc sử dụng các máy móc, cơng cụ dụng cụ. Chi phí sản xuất bao gồm:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là những chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho việc sản xuất tạo ra sản phẩm, chi phí này có thể chi tiết được cho từng sản phẩm (đối tượng chịu phí).
Chi phí nhân cơng trực tiếp: là những khoản chi phí liên quan đến người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm, chi phí này có thể chi tiết được cho từng sản phẩm.
Chi phí máy thi cơng (ngành xây lắp): là các khoản chi phí trực tiếp liên quan đến việc sử dụng máy thi công như : tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương công nhân điều khiển máy thi cơng, chi phí khấu hao tài sản cố định là máy móc thi cơng, chi phí cơng cụ dụng cụ dùng cho máy thi cơng, và các chi phí khác liên quan đến việc sử dụng máy thi cơng. Chi phí máy thi cơng khơng bao gồm các khoản trích theo lương, các chi phí này được tính vào chi phí chung.
Chi phí sản xuất chung: là tồn bộ chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất (ngồi chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí máy thi cơng), chi phí này có thể liên quan tới nhiều sản phẩm.
Chi phí ngồi sản xuất: bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí này phát sinh ngồi q trình sản xuất và liên quan tới quá trình tiêu thụ sản phẩm, quản lý doanh nghiệp.
Phân loại theo mối quan hệ với BCTC
Chi phí sản phẩm: là chi phí cấu thành nên giá trị đơn vị sản phẩm hoàn thành,
sản xuất nó là giá trị sản phẩm dở dang, là giá thành sản xuất sản phẩm hoàn thành và là giá vốn khi nó được tiêu thụ. Nếu sản phẩm hồn thành chưa được tiêu thụ thì chi phí sản phẩm là hàng tồn kho.
Chi phí thời kỳ: là những chi phí phát sinh tại một kỳ kinh doanh, chi phí này trực
tiếp làm giảm lợi nhuận trong kỳ mà nó phát sinh.
Phân loại theo cách ứng xử chi phí
Trong KTQT thường phân loại chi phí theo mục đích sử dụng thơng tin của nhà quản trị, tức là tách riêng các chi phí mà chúng sẽ biến động ở mức hoạt động khác nhau hoặc sắp xếp theo nhu cầu của một số nhà quản trị cá biệt có trách nhiệm về chi phí đó và có thể kiểm sốt chúng. Theo cách phân loại này, các chi phí được phân thành chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm và nội dung cụ thể của hoạt động mà người ta lựa chọn tiêu thức phù hợp để xác định mức độ hay quy mô của hoạt động tương ứng. Chẳng hạn, với hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, mức độ hoạt động có thể được xác định qua sản lượng sản xuất hoặc sản lượng tiêu thụ.
Biến phí (chi phí khả biến): là các chi phí thay đổi về tổng số tỷ lệ thuận với mức
độ hoạt động, nhưng không thay đổi trên một đơn vị mức độ hoạt động. Trong một doanh nghiệp bất kỳ, chi phí khả biến thường bao gồm : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí máy thi cơng…
Định phí (chi phí bất biến): là các chi phí khơng thay đổi về mặt tổng số khi mức
độ hoạt động thay đổi. Nhưng nó lại biến động ngược chiều khi tính trên một đơn vị mức độ hoạt động. Phạm vi phù hợp để xét chi phí cố định hay chi phí biến đổi ở đây là giới hạn năng lực sản xuất tối thiểu và tối đa trong ngắn hạn. Ví dụ chi phí khấu hao máy móc thiết bị sản xuất không thay đổi trong phạm vị khối lượng sản xuất từ 0 đến 1000 tấn. Nhưng nếu mức độ hoạt động vượt q giới hạn này thì chi phí khấu hao sẽ thay đổi.
Chi phí hỗn hợp: là chi phí bao gồm cả hai loại định phí và biến phí. Trên thực tế
có nhiều chi phí phát sinh nhưng khơng thể phân loại nó thành định phí hoặc biến phí được. Chẳng hạn như: chi phí bảo trì máy móc thiết bị, chi phí điện thoại, chi phí điện
nước…Ở một mức độ hoạt động nào đó thì chúng mang đặc điểm của một định phí nhưng khi mức độ hoạt động tăng thêm chúng lại mang đặc điểm như một biến phí.
Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí
Chi phí trực tiếp: là những chi phí liên quan đến trực tiếp từng sản phẩmvà được
hạch toán trực tiếp cho từng đối tượng.
Chi phí gián tiếp: là chi phí liên quan tới nhiều đối tượng chịu phí, sau đó phải
dùng các tiêu thức phân bổ hợp lý để phân bổ cho từng đối tượng.
Cách phân loại chi phí khác
Khi chọn lựa các phương án nhà quản trị thường sử dụng các chi phí như: chi phí cơ hội, chi phí chênh lệch, chi phí chìm.
Chi phí cơ hội: đây là một khoản chi phí khơng được theo dõi trên sổ sách kế tốn
nhưng nó đóng một vai trị quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh. Chi phí cơ hội là giá trị của phương án tốt nhất bị bỏ qua khi quyết định chọn một phương án nào đó. Do quy luật khan hiếm nên chúng ta luôn luôn phải đối mặt với sự đánh đổi hay nói cách khác chi phí cơ hội ln ln tồn tại.
Chi phí chênh lệch: là những khoản chi phí có ở phương án này nhưng khơng có
hoặc chỉ có một phần trong phương án khác. Nhà quản trị đưa ra các quyết định trên cơ sở phân tích chi phí chênh lệch.
Chi phí chìm: là loại chi phí mà doanh nghiệp phải gánh chịu bất kể đã lựa chọn
phương án nào, chi phí chìm ln tồn tại ở mọi phương án nên khơng có tính chênh lệch và khơng phải xét đến khi so sánh sự lựa chọn các phương án. Như vậy đây khơng phải là chi phí để nhà quản trị dựa vào khi ra quyết định kinh doanh.
1.2.2.3. Xác định chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Giá thành sản xuất theo phương pháp toàn bộ: là loại giá thành bao gồm toàn
bộ biến phí và định phí thuộc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, sản xuất chung. Theo phương pháp này tồn bộ chi phí liên quan đến q trình sản xuất đều được tính vào giá thành của sản phẩm.
Phương pháp giá thành toàn bộ được chia làm 2 hệ thống tính giá thành: hệ thống tính giá thành theo cơng việc và hệ thống tính giá thành theo q trình sản xuất.
Tính giá thành theo cơng việc được áp dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng như: đơn đặt hàng các cơng trình, hạng mục cơng trình xây dựng … chúng có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, giá trị sản phẩm lớn.
Tính giá thành theo quá trình sản xuất được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt những sản phẩm giống nhau.
Giá thành sản xuất theo phương pháp trực tiếp:
Với phương pháp này, giá thành chỉ bao gồm biến phí thuộc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung (biến phí sản xuất) tính cho sản phẩm hồn thành. Phần chi phí sản xuất chung cố định (định phí sản xuất chung) khơng đưa vào giá thành sản phẩm, nó được coi là một khoản chi phí thời kỳ khi xác định kết quả kinh doanh. Các nhà quản trị cho rằng khoản chi phí chung cố định khơng hợp lý khi tính định phí cho sản phẩm hồn thành bởi vì nó ln ln tồn tại mặc dù sản lượng giảm hay tăng trong giới hạn nhất định.
Như vậy, để tính giá thành theo phương pháp này chúng ta cần phải phân loại chi phí theo các ứng xử của chi phí (phân thành biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp). Biến phí sẽ được tập hợp cho từng đối tượng chịu phí, định phí sẽ được tập hợp riêng. Chi phí hỗn hợp sẽ được tách thành biến phí và định phí theo phương pháp thích hợp. Phương pháp tính giá thành này được thực hiện một cách đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc ra quyết định ngắn hạn. Nó được sử dụng chủ yếu trong mơi trường kiểm soát hoạt động, nhà quản trị phải đưa ra các quyết định ngắn hạn, đột xuất.
Thực tế đã cho thấy dù tính giá thành theo phương pháp trực tiếp hay tồn bộ nó cũng có những mặt hạn chế. Đó là hạn chế về phương pháp phân bổ chi phí. Các phương pháp truyền thống thường chỉ chọn một vài tiêu thức để phân bổ chi phí sản xuất chung. Nhưng thực tế chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều loại, nhiều nội dung khác nhau. Như vậy nếu phân bổ chi phí sản xuất chung khơng chính xác dẫn tới thông tin về giá thành sản phẩm sẽ khơng thích hợp và thơng tin mà kế tốn quản trị cung cấp cho nhà quản trị để ra quyết định sẽ khơng chính xác.
Để khắc phục nhược điểm đó, các nhà nghiên cứu đã tìm ra phương pháp tính giá thành mới đó là phương pháp tính giá thành dựa trên cơ sở hoạt động (Activity based costing – ABC).
Xác định chi phí sản xuất và tính giá thành theo phương pháp ABC:
Có rất nhiều định nghĩa liên quan đến ABC.
Judith J Baker đã đưa ra khái niệm về ABC: “ABC gồm hai yếu tố chính là đo
lường chi phí và đo lường mức độ thực hiện của các hoạt động và nguồn lực cho từng đối tượng chịu phí. Chi phí các nguồn lực được phân bổ đến các hoạt động, sau đó chi phí các hoạt động được phân bổ đến các đối tượng chịu phí dựa trên mức độ sử dụng của chúng”.
Tổ chức Liên hiệp thế giới về tiến bộ trong sản xuất đã đưa ra định nghĩa về ABC như sau: “ABC là một phương pháp đo lường chi phí và mức độ thực hiện của các hoạt
động liên quan đến chu trình và đối tương chịu phí. Phân bổ chi phí các hoạt động dựa trên việc sử dụng các nguồn lực của chúng, phân bổ chi phí đến đối tượng chịu phí như là sản phẩm hoặc khách hàng, dựa trên mức độ sử dụng các hoạt động đó, tìm ra mối quan hệ nhân quả để xác định tiêu thức phân bổ cho các hoạt động”.
Phương pháp ABC đã khắc phục được những hạn chế, đồng thời bổ sung khả năng tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng tính giá thành chính xác hơn phương pháp truyền thống. Q trình tính giá thành theo phương pháp ABC được chia làm các bước sau:
Bước 1: Nhận diện các chi phí trực tiếp
Các chi phí trực tiếp liên quan trực tiếp cho đối tượng chịu phí sẽ được tập hợp cho đối tượng đó, các chí phí này thường là: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí máy thi cơng.
Bước 2: Nhận diện các hoạt động
Tùy theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có các hoạt động khác nhau. Những hoạt động điển hình như: lắp đặt máy móc, vận hành máy, bảo trì máy móc, kiểm tra vật tư, vận chuyển…Các chi phí này khơng thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng
chịu phí được. Do vậy khi phát sinh chi phí này, cần tập hợp chúng vào từng hoạt động chính, sau đó phân bổ cho từng đối tượng chịu phí.
Bước 3: Lựa chọn tiêu thức phân bổ
Các chi phí nguồn lực được tiêu hao trong một giai đoạn nếu không thể tập hợp trực tiếp vào các hoạt động hoặc đối tượng chịu chí phí sẽ được tiếp tục phân bổ đến từng hoạt động trong hệ thống ABC. Ví dụ những chi phí như: điện, nước, lương, phí th văn phịng,…
Những chi phí nguồn lực này sẽ được phân bổ đến các hoạt động với các tiêu thức phân bổ dựa trên mối quan hệ nhân - quả, có thể áp dụng phương pháp đo lường mức độ tiêu hao nguồn lực vào các hoạt động hay tiến hành phỏng vấn những người làm việc trực tiếp hay những người quản lý nơi mà chi phí phát sinh để họ cung cấp những thông tin hợp lý cho việc ước lượng chi phí tiêu hao nguồn lực cho các hoạt động khác nhau.
Bước 4: Xác định mức phân bổ
Sau khi nhận diện các hoạt động và lựa tiêu thức phân bổ xong, sẽ tiến hành xác định mức phân bổ. Nếu hoạt động liên quan đến một đối tượng chịu phí thì tập hợp trực tiếp cho đối tượng đó ln. Nếu hoạt động liên quan đến nhiều đối tượng chịu phí thì phân bổ cho mỗi đối tượng chịu phí theo mức độ hoạt động của từng đối tượng.
Bước 5: Tổng hợp tất cả chi phí để tính giá thành sản phẩm
Sau khi xác định được chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp đã phân bổ cho từng sản phẩm sẽ tiến hành tập hợp tất cả chi phí đó vào đối tượng chịu phí và tính giá thành.
1.2.3. Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận (C-V-P) là một công cụ của kế toán quản trị, hỗ trợ cho nhà quản trị doanh nghiệp trong các quyết định kinh tế nhằm tối đa hóa lợi nhuận như: lựa chọn sản phẩm và sản lượng sản xuất, giá bán, định mức chi phí. Ngồi ra, thơng qua việc phân tích dựa trên số liệu mang tính dự báo sẽ giúp cho nhà quản trị có thể điều hành doanh nghiệp ở hiện tại và hoạch định kế hoạch cho tương lai. Do đó nhà quản trị có thể ra các quyết định quan trọng như lựa chọn dây chuyền sản xuất, xác định giá bán sản phẩm, tìm kiếm các thị trường mục tiêu, lựa chọn
Mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng, lợi nhuận là mối quan hệ giữa các nhân tố giá bán, khối lượng (số lượng, mức độ hoạt động), kết cấu hàng bán chi phí (cố định, biến đổi) và sự tác động của các nhân tố này đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Trong quá trình kinh doanh diễn ra, doanh nghiệp phát sinh các khoản định phí