Dự tốn chi phí: hầu hết giá thành sản xuất của sản phẩm xây dựng được xem là biến phí. Dự tốn chi phí này được lập dựa vào hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ thi công, định mức vật tư, nhân công, máy thi công và đơn giá mua vào. Chi phí quản lý, chi phí bán hàng được chủ yếu định phí và chi phí hỗn hợp. Tùy thuộc vào từng dự án, doanh nghiệp cần lên dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý cho phù hợp.
Cơng ty CP ABC Cơng trình:
Thời gian thi cơng: từ ngày……………đến ngày…………… Xí nghiệp số:
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu
STT Tên vật tư ĐVT Khối lượng
Dự toán Đơn giá dự toán Giá trị dự toán 1 Đá 1x2 M3 2 Bê tông M100 độ sụt 10+- 2, R 28 M3 3 Đất M3 4 Xi măng PC30 Kg 5 Gạch ống Viên 6 Thép Kg Tổng cộng Bảng 3.7: bảng dự tốn chi phí vật liệu Cơng ty CP ABC Cơng trình:
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
STT
Đội thi cơng (1)
Đơn vị tính (2)
Số giờ cơng dự tốn (3)
Đơn giá dự toán (4) Giá trị dự toán (3)x(4) 1 Đội A Giờ 2 Đội B Giờ Tổng cộng
Bảng 3.8: bảng dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Cơng ty CP ABC Cơng trình:
Thời gian thi cơng: từ ngày……………đến ngày…………… Xí nghiệp số:
Dự tốn chi phí máy thi cơng
STT
Loại máy thi cơng (1) ĐVT (2) Khối lượng dự toán (3)
Đơn giá dự toán (4)
Giá trị dự toán (3)x(4)
1 Máy bơm bê tông Ca
2 Máy cẩu Ca
3 Máy khác Ca
Tổng cộng
Bảng 3.9: bảng dự tốn chi phí máy thi cơng
Cơng ty CP ABC Cơng trình:
Thời gian thi cơng: từ ngày……………đến ngày…………… Xí nghiệp số:
STT
Danh mục CP (1)
ĐVT (2)
Khối lượng dự toán (3)
Đơn giá dự toán (4) Giá trị dự toán (3)x(4) 1 Biến phí chung 2 Định phí chung Tổng cộng Bảng 3.10: bảng dự tốn chi phí chung Cơng ty CP ABC Cơng trình:
Thời gian thi cơng: từ ngày……………đến ngày…………… Xí nghiệp số: Dự tốn chi phí bán hàng STT Danh mục CP (1) ĐVT (2)
Khối lượng dự toán (3)
Đơn giá dự toán (4) Giá trị dự tốn (3)x(4) 1 Biến phí bán hàng 2 Định phí bán hàng Tổng cộng Bảng 3.11: bảng dự tốn chi phí bán hàng Cơng ty CP ABC Cơng trình:
Thời gian thi cơng: từ ngày……………đến ngày…………… Xí nghiệp số:
Dự tốn chi phí quản lý DN
1 Biến phí quản lý 2 Định phí quản lý
Tổng cộng
Bảng 3.12: bảng dự tốn chi phí quản lý DN
Dự toán lợi nhuận, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: dự toán này được lập cho từng cơng trình, thơng qua dự tốn doanh thu và chi phí, doanh nghiệp có thể đưa ra một bức tranh về kết quả hoạt động của từng cơng trình. Báo cáo này sẽ được lập theo hình thức số dư đảm phí. mẫu dự tốn được thiết kế như sau:
STT Chỉ tiêu Cơng trình Tổng cộng A B C 1 Doanh thu 2 Tổng biến phí 3 Số dư đảm phí 4 Tổng định phí 5 Lợi Nhuận
Bảng 3.13: bảng dự toán lợi nhuận
Báo cáo dòng tiền:
Dựa vào hợp đồng được ký kết, trên điều khoản thanh toán của hợp đồng cũng như kế hoạch sản xuất, nghiệm thu của cơng trình. Doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch được dịng thu tiền của mỗi cơng trình, kế hoạch chi trả cho nhà cung cấp,…, kế hoạch vay vốn đầu tư. Từ đó sẽ lập lên báo cáo dự tốn lưu chuyển tiền tệ của mỗi cơng trình.
Căn cứ vào dự toán doanh thu, chúng ta sẽ lập bảng dự tốn thu tiền cho mỗi cơng trình. Khi hợp đồng được ký, sẽ quy định các điều khoản thanh toán đây cũng là căn cứ để chúng ta lập dự tốn thu tiền. Trên cơ sở dự tốn chi phí, và phương thức trả nợ chúng ta tiến hành lập dự toán chi tiền cho từng dự án.
Mẫu dự tốn như sau: Cơng ty CP ABC
Cơng trình:
Thời gian thi cơng: từ ngày……………đến ngày…………… Xí nghiệp số:
Dự toán thu - chi tiền
STT Danh mục Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cộng cả năm
1 Số dư tiền đầu kỳ 2 Thu tiền từ HĐKD 3 Chi tiền cho HĐKD 4 Chi nộp thuế
5 Chi đầu tư
6 Cân đối thu – chi 7 Nguồn vốn vay 8 Số dư tiền mặt
Tổng cộng
Bảng 3.14: bảng dự toán thu – chi tiền
Xây dựng dự toán thu – chi theo năm, q, tháng của từng cơng trình. Sau đó tổng hợp thành 1 dự toán chung cho tồn cơng ty. Lập dự toán thu – chi tốt giúp cho doanh nghiệp cân đối nguồn thu – chi và có kế hoạch cho việc huy động vốn và chủ động hơn trong việc thanh toán với nhà cung cấp.
dự toán sẽ được thay thế bằng cột thực tế thực hiện. Hệ thống báo cáo thực hiện được thiết kế ở phụ lục số 3.
Xây dựng hệ thống báo cáo phân tích
Xây dựng báo cáo phân tích cũng dựa vào báo cáo dự tốn và báo cáo thực hiện
Về báo cáo phân tích doanh thu (được thiết kế ở phụ lục 4)
Căn cứ vào khối lượng thực hiện trong kỳ của các cơng trình, hạng mục cơng trình đã nghiệm thu bàn giao, các xí nghiệp phụ trách thi cơng cơng trình sẽ lập báo cáo phân tích tình hình thực hiện doanh thu so với kế hoạch. Trên báo cáo phải thể hiện được chênh lệch về giá trị và phần trăm để nhà quản lý có thể thấy được tình hình thực hiện doanh thu so với kế hoạch đã đạt yêu cầu chưa. Nếu chưa đạt cần xem xét lại tiến độ cơng trình, xem lại công tác lập kế hoạch.
Về báo cáo phân tích chi phí
Báo cáo phân tích chi phí vật liệu (được thiết kế ở phụ lục 4)
Qua bảng phân tích chúng ta sẽ tiến hành xem xét các nhân tố
Về lượng: nếu chênh lệch dương (thực hiện lớn hơn dự tốn) khi đó các ngun nhân có thể xảy ra là hao hụt trong thi công, sử dụng nguyên vật liệu lãng phí, do thi cơng sai phải làm lại hoặc cơng tác lập dự tốn chưa sát với thực tế… Nếu chênh lệch âm (thực hiện nhỏ hơn dự tốn) điều này nói lên cơng tác tổ chức thi cơng tốt, sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả.
Về giá cả: chênh lệch dương hoặc âm điều này nói lên ảnh hưởng của giá cả thị trường của nguyên vật liệu.
Chênh lệch về giá trị thành tiền, đó là sự kết hợp giữa biến động giá cả và lượng tạo nên. Công tác lập bảng phân tích chênh lệch sẽ được thực hiện thường xuyên nhằm kịp thời phát hiện những chênh lệch xấu, từ đó giúp kiểm sốt ngăn ngừa việc sử dụng nguyên vật liệu khơng hiệu quả.
Báo cáo phân tích chi phí nhân cơng trực tiếp (được thiết kế ở phụ lục 4)
Về lượng: nếu số giờ công thực tế cao hơn so với dự tốn (chênh lệch dương) có thể do một số nguyên nhân như: công tác thi công không hiệu quả làm hao phí sức lao động, thiết kế sai nên phải làm lại, dự tốn khơng sát với thực tế… Nếu số giờ công thực tế thấp hơn dự tốn (chênh lệch âm) có thể do tổ chức thi công hiệu quả, đội ngũ công nhân làm việc với năng suất cao…
Về giá: chênh lệch tăng hay giảm của thực tế so với dự toán đều do hệ số lương theo quy định nhà nước hoặc của công ty gây ra.
Do ảnh hưởng của hai nhân tố lượng và giá sẽ gây ra chênh lệch về giá trị thành tiền của chi phí nhân cơng trực tiếp. Tuy nhiên cần lập bảng phân tích hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm để có thể kịp thời đánh giá chênh lệch và đưa ra hướng giải quyết.
Báo cáo phân tích chi phí máy thi cơng (được thiết kế ở phụ lục 4)
Phân tích chênh lệch:
Về lượng: nguyên nhân chênh lệch thực hiện cao hơn so với dự tốn là do cơng tác thi công không tốt, thi công sai nên phải làm lại, công tác dự tốn khơng sát với thực tế…Nếu chênh lệch thực hiện nhỏ hơn so với dự tốn là do cơng tác thi công đạt hiệu quả, năng suất của máy thi cơng đạt hiệu quả cao…
Về giá: ngun nhân có thể do giá nhiên liệu tăng,…
Chênh lệch tăng hoặc giảm giá trị thành tiền của chi phí máy thi công là do ảnh hưởng của 2 yếu tố lượng và giá kết hợp. Để phát hiện ra chênh lệch sớm và kịp thời điều chỉnh những chênh lệch bất lợi, cần theo dõi và lập bảng phân tích thường xuyên.
Đối với chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng lập bảng phân tích tương tự như những chi phí trên và cũng được lập thường xuyên để xử lý chênh lệch kịp thời.
Ngồi việc tính tốn các chênh lệch về mặt giá trị, cần thiết tính tốn ra số phần trăm chênh lệch để có thể thấy được mức độ ảnh hưởng của những chênh lệch đó.
Từ báo cáo thực hiện của doanh thu và chi phí, các công ty xây dựng sẽ lập báo báo phân tích về lợi nhuận. Báo cáo lợi nhuận sẽ được thiết kế cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình, sau đó tiến hành tổng hợp lại báo cáo cho tồn cơng ty. Qua báo cáo nhà quản lý sẽ nắm được tình hình kế hoạch về lợi nhuận có đạt được hay khơng.
Báo cáo phân tích báo cáo lợi nhuận (được thiết kế ở phụ lục 4) Báo cáo phân tích dịng tiền (được thiết kế ở phụ lục 4)
Dựa vào bảng phân tích thu – chi tiền cho chúng ta thấy, việc thu hồi công nợ đã đạt được kế hoạch chưa. Nếu chưa thì nguyên nhân nào dẫn đến khơng đạt kế hoạch, để từ đó đưa ra hướng xử lý, khắc phục. Việc thu hồi công nợ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc chi trả cho nhà cung cấp, và chi cho đầu tư…
3.2.5. Giải pháp tổ chức bộ máy kế toán
Để tổ chức bộ máy kế toán tốt cần dựa vào quy mô hoạt động, mức độ phân cấp quản lý và trình độ của kế toán viên. Tổ chức bộ máy kế quản quản trị nhằm xác lập quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân bộ phận, là việc sắp xếp người làm kế toán vào các phần hành cụ thể một cách khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
Đối với các công ty có quy mơ lớn, phức tạp nên áp dụng mơ hình tách biệt giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Lúc đó hệ thống kế tốn quản trị được tổ chức riêng, tách rời hoàn tồn với kế tốn tài chính về con người, tài khoản, sổ sách, báo cáo. Vận dụng theo mơ hình này sẽ tốn kém chi phí, theo kết quả khảo sát ở chương 4, hầu hết các doanh nghiệp xây dựng đều theo hướng tổ chức bộ máy kế tốn quản trị theo mơ hình kết hợp. Áp dụng mơ hình này là một lợi thế trong điều kiện tài chính khó khăn hiện nay. Việc áp dụng theo mơ hình kết hợp cần phải bố trí nhân sự một cách hợp lý vì vừa phải đảm nhiệm cơng việc kế tốn tài chính và kế tốn quản trị cùng lúc. Với những vị trí quan trọng cần sử dụng nhân sự có trình độ cao, nhiều kinh nghiệm. Do đó doanh nghiệp cần có các chính sách tuyển dụng và đào tạo phù hợp. Sau khi bố trí nhân sự phù hợp, sẽ tiến hành tổ chức phân công, phân nhiệm cho từng nhân viên và sự phối hợp giữa các nhân viên phịng kế tốn, giữa các phịng ban với nhau. Phải thiết lập quy trình rõ ràng trong
nội bộ phịng kế tốn và giữa các phòng ban với nhau để việc thực hiện được dễ dàng và hiệu quả.
Bên cạnh đó các doanh nghiệp cần tổ chức vận dụng cơng nghệ thơng tin vào kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Sử dụng phần mềm có thể áp dụng cho kế tốn quản trị và kế tốn tài chính là một lợi thế để đảm bảo sự hài hịa giữa lợi ích và chi phí.
3.3. Kiến nghị
3.3.1. Về phía doanh nghiệp
Cần hiểu rõ tầm quan trọng của kế toán quản trị đối với doanh nghiệp. Sự tồn tại thơng tin kế tốn quản trị là xuất phát từ nhu cầu thông tin của nhà quản lý. Do đó, để tổ chức tốt hệ thống kế toán quản trị trong các doanh nghiệp xây dựng tại TPHCM, các nhà quản trị phải nắm bắt rõ vai trị và vị trí của kế tốn quản trị. Hiện nay, đa số các nhà quản trị ra quyết định dựa vào kinh nghiệm bản thân chứ ít dựa vào thơng tin kế tốn cung cấp, hệ thống kế tốn chủ yếu được thành lập để làm trịn trách nhiệm đối với cơ quan thuế. Để đáp ứng nhu cầu phát triển trong thời đại hội nhập, các nhà quản lý công ty xây dựng tại TPHCM cần thay đổi cách nghĩ và tận dụng những lợi thế mà thơng tin kế tốn quản trị mang lại.
Cần cải tiến quy trình sản xuất, phân cấp quản lý. Để triển khai hệ thống kế toán quản trị cần thiết phải có sự kết hợp giữa nhiều bộ phận. Doanh nghiệp cần có quy định rõ ràng về quy trình và chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban. Bên cạnh đó, cần có những chính sách tuyển dụng đào tạo nhân viên có trình độ cao đáp ứng nhu cầu làm việc ở các bộ phận.
Như đã trình bày ở trên, thơng tin kế tốn quản trị phải cung cấp thơng tin về tình hình tài chính, kinh tế trong doanh nghiệp. Nó phải được cung cấp thường xun, chính xác, kịp thời, khoa học. Điều này muốn thực hiện tốt, không chỉ cần những yêu cầu trên như quy trình, con người… mà cịn phụ thuộc vào sự phát triển cơng nghệ thơng tin để có thể thu thập dữ liệu nhanh chóng, chính xác.
Cần nghiên cứu thật sâu về kế toán quản trị cả lý luận lẫn thực tiễn để có cái nhìn tổng quát nhất. Qua đó, tư vấn cho nhà quản trị doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của KTQT và vận dụng tốt các nội dung của kế toán quản trị vào doanh nghiệp.
Thường xuyên tham gia các cuộc hội thảo, nghiên cứu về kế toán quản trị.Để tăng cường các kỹ năng sử dụng phần mềm kế tốn tài chính, phần mềm kế tốn quản trị và các kỹ năng phân tích, tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường tin học hóa.
3.4. Đề xuất cho nghiên cứu tiếp theo
Vì điều kiện thời gian và chi phí khơng cho phép, luận văn còn một số hạn chế nhất định. Luận văn đã đưa ra các giải pháp về tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức tài khoản kế toán, tổ chức sổ sách kế toán, tổ chức báo cáo kế tốn cho các cơng ty xây dựng trên địa bàn TPHCM, nhưng nó cịn mang tính khái qt chung, chưa cụ thể cho một đơn vị nào. Các hệ thống báo cáo cũng chưa được đi vào chi tiết, cịn nhiều nội dung của kế tốn quản trị chưa được đề cập đến.
Dựa vào các kết quả mà luận văn đã trình bày, hướng nghiên cứu tiếp theo đó là tổ chức cơng tác kế tốn quản trị cho một tập đồn hoặc tổng cơng ty xây dựng. Như vậy sẽ trình bày chi tiết hơn, đi sát hơn với thực tế của doanh nghiệp đó. Có thể nghiên cứu mở rộng hơn là tổ chức công tác kế tốn quản trị có các cơng ty xây dựng tại Việt Nam.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Việc tổ chức tốt cơng tác kế tốn quản trị có ý nghĩa quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xây dựng tại TPHCM nói riêng. Kế tốn quản trị phải được vận dụng phù hợp, hiệu quả giúp các doanh nghiệp xây dựng tại TPHCM tồn tại và phát triển trong điều kiện cạnh tranh và hội nhập kinh tế.
Trong chương 3, tác giả đã nêu phương hướng khi tổ chức kế toán quản trị như: phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và sản phẩm xây dựng, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, đảm bảo sự hài hịa giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra, kế thừa có chọn lọc kinh nghiệm tổ chức kế toán quản trị của các nước phát triển.