Những chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là nhóm chi phí bất biến hoặc chi phí hỗn hợp, nó liên quan đến nhiều đối tượng chịu phí. Do đó, chứng từ phải thiết kế để theo dõi chi tiết từng bộ phận, phịng ban, xí nghiệp. Đối với từng loại chi phí phân bổ cần xác định tiêu thức phân bổ theo mức độ hoạt động nhằm tăng mức độ chính xác khi phân bổ chi phí. Đồng thời, định mức chi phí cũng được đưa vào để làm cơ sở so sánh, kiểm soát.
3.2.2. Giải pháp tổ chức tài khoản kế toán
Doanh nghiệp cần thiết kế tài khoản kế toán một cách chi tiết và khoa học, đảm bảo sự liên kết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với các phịng ban, bộ phận, cơng trình liên quan đến q trình sản xuất kinh doanh. Từ đó tạo điều kiện cho việc kết xuất dữ liệu để lập báo cáo mà nhà quản trị quan tâm.
Về cơ bản, khi thiết kế hệ thống tài khoản phục vụ cho việc tổ chức kế toán quản trị cần tuân theo hệ thống tài khoản kế tốn do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/QĐ-BTC hoặc theo quyết định 48/QĐ-BTC. Tuy nhiên để đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý, yêu cầu về nội dung của kế toán quản trị chúng ta cần thiết kế tài khoản theo từng trung tâm trách nhiệm, từng dự án. Mà cụ thể cần hướng tới các tài khoản doanh thu, chi phí, thu nhập, tiền.
Khi xây dựng hệ thống tài khoản để thiết kế thông tin trong kế toán quản trị chúng ta cần đặt trọng tâm vào các tài khoản phản ánh chi phí và doanh thu. Đồng thời cần thiết hướng tới tài khoản tiền bởi vì hoạt động xây dựng là cần một lượng vốn rất lớn, việc thiết kế tài khoản tiền theo dõi theo từng dự án sẽ giúp chúng ta thấy được dịng tiền của dự án đó, qua đó có thể tính tốn được chi phí sử dụng vốn của dự án. Điều này giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả của từng dự án chính xác và đánh giá được trách nhiệm quản lý. Đối với tài khoản chi phí, cần phân loại và mã hóa các tài khoản này theo các ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm phục vụ mục đích kiểm sốt, phân tích chi phí.
Tác giả sẽ đưa ra nguyên tắc tổ chức các tài khoản:
Ví dụ: TK 621, 622, 623, 627, 642 …
Phân lớp 2: mã hóa theo cách ứng xử của chi phí. trong đó định phí là 0, biến phí là 1.
Ví dụ : TK 621.1 là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, là biến phí. TK 642.0 là chi phí quản lý, là định phí
Phân lớp 3: xí nghiệp. trong đó 01 là xí nghiệp 1, 02 là xí nghiệp 2 …
Ví dụ: TK 621.1.01 là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, biến phí, xí nghiệp 1 TK 642.0.02 là chi phí quản lý, định phí, xí nghiệp 2
Phân lớp 4: mã dự án. Trong đó 01 là dự án A, 02 dự án B, 03 dự án C…
Ví dụ: TK 621.1.01.02 là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, biến phí, xí nghiệp 1, thi cơng cơng trình B
TK 642.0.02.01 là chi phí quản lý, định phí, xí nghiệp 2, thi cơng cơng trình A
Đối với tài khoản doanh thu:
Phân lớp 1: là tài khoản cấp 1, 2 theo quy định của bộ tài chính Ví dụ: TK 5111, 515 …
Phân lớp 2: phân loại theo chủ đầu tư. Trong đó 1 là chủ đầu tư trong nước, 0 là chủ đầu tư nước ngồi.
Ví dụ : TK 5111.1 là doanh thu xây lắp, chủ đầu tư trong nước TK 5111.0 là doanh thu xây lắp, chủ đầu tư nước ngồi
Phân lớp 3: xí nghiệp. Trong đó 01 là xí nghiệp 1, 02 là xí nghiệp 2 …
Ví dụ: TK 5111.1.01 là doanh thu xây lắp, chủ đầu tư trong nước, xí nghiệp 1 TK 5111.0.02 là doanh thu xây lắp, chủ đầu tư nước ngồi, xí nghiệp 2 Phân lớp 4: mã dự án. Trong đó 01 là dự án A, 02 dự án B, 03 dự án C…
Ví dụ: TK 5111.1.01.02 là doanh thu xây lắp, chủ đầu tư trong nước, xí nghiệp 1, thi cơng cơng trình B
TK 5111.0.02.01 là doanh thu xây lắp, chủ đầu tư nước ngồi, xí nghiệp 2, thi cơng cơng trình A
Đối với dịng tiền thu:
Phân lớp 1: là tài khoản cấp 1, 2 theo quy định của bộ tài chính Ví dụ: TK 1121, 1122
Phân lớp 2: theo ngân hàng. trong đó 0 là ngân hàng BIDV, 1 là ngân hàng HD, 2 là ngân hàng ngoại thương…
Ví dụ : TK 1121.1 là tiền gửi VNĐ tại ngân hàng HD TK 1121.0 là tiền gửi VNĐ tại ngân hàng BIDV
Phân lớp 3: mã dự án. Trong đó 01 là dự án A, 02 dự án B, 03 dự án C… Ví dụ: TK 1121.1.01 là tiền gửi ngân hàng VNĐ tại ngân hàng HD, dự án A TK 1121.0.02 là tiền gửi VNĐ tại ngân hàng BIDV, dự án B
Khi thiết kế tài khoản tiền như vậy, doanh nghiệp có thể kiểm sốt được dịng tiền thu của từng cơng trình.
Đối với dòng tiền chi:
Phân lớp 1: là tài khoản cấp 1, 2 theo quy định của bộ tài chính Ví dụ: TK 331, 1412, 3388…
Phân lớp 2: mã dự án. Trong đó 01 là dự án A, 02 dự án B, 03 dự án C… Ví dụ: TK 331.01 là phải trả người bán, dự án A
TK 1412.02 là tạm ứng mua vật tư, dự án B
Bằng cách thiết kế các tài khoản theo cơng trình, dự án sẽ giúp chúng ta kiểm sốt được dịng chi từng cơng trình. Từ kết quả dòng thu, chi của từng dự án giúp chúng ta có thể lập bảng lưu chuyển tiền tệ theo từng dự án, tính tốn chi phí sử dụng vốn của dự án đó.
3.2.3. Giải pháp tổ chức sổ sách kế toán
Để đáp ứng nhu cầu của kế toán quản trị nhằm cung cấp những thông tin quan trọng cho nhà quản lý, ngoài những hệ thống sổ được quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp cần thiết kế thêm hệ thống sổ khác như: sổ tổng hợp, chi tiết mua hàng theo từng cơng trình; sổ tổng hợp, chi tiết cơng nợ phải thu, phải trả từng cơng trình; sổ tổng hợp, chi tiết nhân cơng từng cơng trình… Từ sổ sách được thiết kế, chúng ta tiến hành kết
3.2.4. Giải pháp tổ chức báo cáo kế toán
Tùy thuộc vào nhu cầu cung cấp thông tin mà nhà quản lý yêu cầu, tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất, dựa vào kinh nghiệm xây dựng hệ thống báo cáo và kinh nghiệm của các doanh nghiệp khác cùng ngành mà chúng ta xây dựng lên các danh mục báo cáo cho doanh nghiệp mình. Để báo cáo quản trị có thể sử dụng linh hoạt, thích hợp cho từng đối tượng sử dụng, ngồi việc sử dụng thơng tin ghi chép của kế tốn quản trị và kế tốn tài chính cịn phải kết hợp với nhiều bộ phận liên quan khác. Khi xây dựng được các danh mục báo cáo, chúng ta tiến hành xây dựng mẫu biểu của báo cáo.
Xây dựng hệ thống báo cáo dự toán
Dự toán doanh thu: đây là một trong những dự toán quan trọng, do đặc điểm của ngành xây dựng, khi một hợp đồng được ký kết kèm theo đó doanh thu đã được xác định một cách đáng tin cậy. Việc ghi nhận doanh thu thường theo nghiệm thu từng giai doạn.
Dự toán doanh thu sẽ được xây dựng cho từng cơng trình bao gồm: những cơng trình chuyển từ năm cũ qua, những cơng trình khởi cơng trong năm, những cơng trình sẽ trúng thầu. Nhóm cơng trình Tên cơng trình Xí nghiệp thi cơng Thời gian thi cơng Thời gian kết thúc Giá trị HĐ DT dự toán trong kỳ Doanh thu kỳ tới Cơng trình năm trước A 01 B 02 Cơng trình năm nay C 03 D 04 Cơng trình sẽ trúng thầu E 05 F 06 Tổng cộng