3.2.2 Xác định các chỉ tiêu đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh và thành quả quản lý cho từng trung tâm trách nhiệm cụ thể thành quả quản lý cho từng trung tâm trách nhiệm cụ thể
3.2.2.1 Trung tâm chi phí
- Đối với trung tâm chi phí, các chỉ tiêu phải cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm quản lý và sử dụng chi phí tại các bộ phận, đồng thời thông qua các chỉ tiêu cũng giúp nhà quản trị có cơ sở để xem xét và có các biện pháp tiết kiệm chi phí nhằm tối thiểu hóa chi phí.
- Hệ thống chỉ tiêu: để đánh giá trung tâm chi phí, các trưởng bộ phận sử dụng các chỉ tiêu đo lường như: CP NVLTT, CP NCTT, CP SXC, giá thành sản phẩm, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bộ phận quản lý…
- Phương pháp đánh giá: từ thông tin về chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí định mức, chi phí dự tốn; các nhà quản trị của trung tâm chi phí sẽ tiến hành phân tích biến động của các nhân tố chi phí như biến động về giá hoặc biến động về lượng, từ đó tìm hiểu ngun nhân và có giải pháp khắc phục.
3.2.2.2 Trung tâm doanh thu
Đối với trung tâm doanh thu, các chỉ tiêu phải cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để đánh giá trách nhiệm và kết quả thực hiện về kế hoạch doanh thu trong kỳ của các bộ phận trực thuộc trung tâm doanh thu.
- Hệ thống chỉ tiêu: sử dụng chỉ tiêu doanh thu thuần để đánh giá.
- Phương pháp đánh giá: từ thông tin về chênh lệch giữa doanh thu thực tế và doanh thu dự toán, các nhà quản trị của trung tâm doanh thu sẽ đánh giá hiệu quả
TRUNG TÂM ĐẦU TƯ
Chủ tịch Hội đồng thành viên
hoạt động của trung tâm mình về mức độ hồn thành kế hoạch về doanh thu và mức độ đảm bảo gia tăng doanh thu hằng năm thơng qua việc phân tích các biến động của doanh thu do ảnh hưởng của các yếu tố cấu thành nên doanh thu như sản lượng và giá bán.
3.2.2.3 Trung tâm lợi nhuận
Đối với trung tâm lợi nhuận, các chỉ tiêu phải cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để đánh giá trách nhiệm và kết quả thực hiện về kế hoạch lợi nhuận trong kỳ của các bộ phận trực thuộc trung tâm lợi nhuận.
- Hệ thống chỉ tiêu: Chỉ tiêu lợi nhuận được sử dụng trong trung tâm lợi nhuận là lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tức là bằng tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí. Chỉ tiêu này cịn gọi là hiệu quả tuyệt đối của hoạt động kinh doanh của cơng ty. Trong đó, tổng doanh thu là các kết quả từ các khoản thu được trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh trong kỳ của cơng ty và tổng chi phí là tồn bộ các chi phí bỏ ra để thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty.
Ngoài ra, cần sử dụng thêm chỉ tiêu Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu để đo lường thành quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận.
- Phương pháp đánh giá : từ thông tin về chênh lệch giữa lợi nhuận thực tế và lợi nhuận dự toán, các nhà quản trị của trung tâm doanh thu sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm mình về mức độ hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận và mức độ đảm bảo gia tăng lợi nhuận hằng năm thơng qua việc phân tích các biến động của lợi nhuận do ảnh hưởng của các yếu tố cấu thành nên lợi nhuận như doanh thu và chi phí.
3.2.2.4 Trung tâm đầu tư
Đối với trung tâm đầu tư, các chỉ tiêu phải cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để đánh giá trách nhiệm quản trị của trung tâm đồng thời thơng qua đó giúp nhà quản trị có những giải pháp nhằm cải thiện chỉ tiêu nâng cao hiệu quả kinh doanh để tối đa hóa lợi nhuận và sử dụng hiệu quả tài sản.
- Hệ thống chỉ tiêu : công ty sử dụng tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI), lợi nhuận còn lại (RI) và Giá trị kinh tế tăng thêm (EVA) để đánh giá trung tâm đầu tư.
- Phương pháp đánh giá:
+ ROI được sử dụng để đánh giá hiệu quả đầu tư của các trung đầu tư và các bộ phận có quy mơ vốn khác nhau để xem nơi nào đạt hiệu quả cao nhất, làm cơ sở đánh giá thành quả quản lý. Ngồi ra, ROI cịn được sử dụng để tìm ra các nhân tố tác động đến hiệu quả quản lý nhằm tìm ra giải pháp để kết quả hoạt động tốt hơn. Đó là các biện pháp cải thiện doanh thu, kiểm sốt chi phí hay tính lại cơ cấu vốn đầu tư.
+ Chỉ số RI nhấn mạnh đến khả năng sinh lời vượt trên chi phí vốn đã đầu tư vào một bộ phận hay tồn cơng ty. Chỉ tiêu RI là con số tuyệt đối, nó sẽ cho biết được lợi nhuận thực tế đã mang về là bao nhiêu sau khi trừ đi các khoản chi phí sử dụng vốn đã đầu tư để có được lợi nhuận trên.
Tuy nhiên, các nhà quản trị nên kết hợp hai chỉ tiêu ROI và RI để có được thơng tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư.
+ Ngoài hai chỉ tiêu ROI và RI, nên xem xét đến chỉ tiêu Giá trị kinh tế tăng thêm EVA. Cách tính của EVA được coi là ưu điểm hơn so với ROI, bởi ROI được tính trên lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh và tài sản cơng ty, cịn EVA xét đến chi phí sử dụng vốn. EVA có thể áp dụng rộng rãi vào các lĩnh vực của hoạt động sản xuất kinh doanh hiện đại, nó kết hợp được ba chức năng của quản trị tài chính là: đánh giá hoạt động kinh doanh của trung tâm đầu tư, hoạch định vốn và đánh giá năng lực trách nhiệm của nhà quản trị.
3.2.3 Xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm tương ứng với từng trung tâm trách nhiệm trách nhiệm
Tại Công ty TNHH MTV cao su Dầu Tiếng, căn cứ để lập hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm chủ yếu là dựa vào các sổ kế toán chi tiết, sổ cái của doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh theo từng khoản mục, đối tượng cụ thể; từ đó xây dựng các chỉ tiêu trên báo cáo sao cho chi tiết và cụ thể cho từng đối tượng có nhu cầu sử dụng thơng tin. Báo cáo thể được lập thường xuyên hoặc định kỳ, theo tháng hoặc quý với số lượng nhiều hay ít là tùy thuộc vào yêu cầu của nhà quản trị. Sau đây là danh mục báo cáo trách nhiệm cần được lập trong công ty:
Bảng 3.1 – Danh mục báo cáo trách nhiệm trong công ty
Các trung tâm trách nhiệm Loại báo cáo Tên báo cáo Số lượng
báo cáo A. Các trung tâm chi phí Báo cáo trách nhiệm của
trung tâm chi phí
Báo cáo tổng hợp chi phí của tồn cơng ty
1
1. Nhóm các trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất
Báo cáo trách nhiệm của khối sản xuất
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí định mức
1
- Các nhà máy (3 nhà máy) Báo cáo trách nhiệm của Nhà máy
Báo cáo chi phí sản xuất của Nhà máy
3
- Các phân xưởng sản xuất (6 phân xưởng)
Báo cáo trách nhiệm của Phân xưởng sản xuất
Báo cáo chi phí sản xuất của Phân xưởng sản xuất
6
2. Nhóm các trung tâm chi phí thuộc khối khai thác
Báo cáo trách nhiệm của khối khai thác
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí định mức
1
- Các nông trường (11 nông trường)
Báo cáo trách nhiệm của Nông trường
Báo cáo chi phí sản xuất của Nông trường
11
- Các đội khai thác (33 đội) Báo cáo trách nhiệm của Đội khai thác
Báo cáo chi phí sản xuất của Đội khai thác
33
3. Nhóm các trung tâm chi phí thuộc khối quản lý
Báo cáo trách nhiệm của khối quản lý
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí dự tốn
1
- Các phòng ban (11 phòng ban)
Báo cáo trách nhiệm của các phịng ban
Báo cáo chi phí quản lý của các phòng ban
11
B. Các trung tâm doanh thu Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu
Báo cáo tổng hợp doanh thu của công ty
1
- Các công ty con (5 công ty con)
Báo cáo trách nhiệm của các cơng ty con
Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu của các công ty con
5
C. Các trung tâm lợi nhuận Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận
Báo cáo lợi nhuận của toàn công ty
1
- Các công ty con (5 công ty con)
Báo cáo trách nhiệm của các công ty con
Báo cáo lợi nhuận của các công ty con
5
D. Trung tâm đầu tư Báo cáo trách nhiệm của
trung tâm đầu tư
Báo cáo kết quả kinh doanh của tồn cơng ty
1
3.2.3.1 Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí bao gồm ba nhóm chính đó là: trung tâm chi phí thuộc khối khai thác, trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất và trung tâm chi phí thuộc
khối quản lý. Mỗi trung tâm chi phí đều có đặc điểm riêng và nhu cầu cung cấp thông tin khác nhau nên mỗi trung tâm chi phí sẽ có hệ thống báo cáo trách nhiệm tương ứng.
- Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất: nhằm cung cấp thơng tin về chi phí sản xuất mủ, giá thành mủ sơ chế (thành phẩm) cho các nhà quản trị như Tổ trưởng tổ sản xuất, Đội trưởng phân xưởng và Quản đốc nhà máy để đánh giá trách nhiệm trong việc kiểm sốt chi phí sản xuất, so sánh kết quả thực hiện với dự toán đặt ra ban đầu. Tùy vào nhu cầu thông tin của các nhà quản trị về trung tâm của mình trong phạm vi mình phụ trách mà báo cáo kế toán trách nhiệm được thiết kế phù hợp. Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất bao gồm ba cấp độ: cấp độ nhà máy, cấp độ phân xưởng và cấp độ tổ. Tương ứng với từng cấp độ sẽ có báo cáo KTTN phù hợp.
- Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí thuộc khối khai thác: nhằm cung cấp thơng tin về chi phí khai thác mủ, giá thành mủ nước (bán thành phẩm) cho các nhà quản trị như Tổ trưởng tổ khai thác, Đội trưởng khu vực và Giám đốc nông trường để đánh giá trách nhiệm trong việc kiểm sốt chi phí, so sánh kết quả thực hiện với dự toán đặt ra ban đầu. Tùy vào nhu cầu thông tin của các nhà quản trị về trung tâm của mình trong phạm vi mình phụ trách mà báo cáo kế toán trách nhiệm được thiết kế phù hợp. Trung tâm chi phí thuộc khối khai thác bao gồm ba cấp độ : trung tâm chi phí cấp độ nơng trường, trung tâm chi phí cấp độ khu vực và trung tâm chi phí cấp độ tổ. Tương ứng với từng cấp độ sẽ có báo cáo kế toán trách nhiệm phù hợp.
- Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí thuộc khối quản lý: báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí này thuộc trung tâm chi phí dự tốn bao gồm bộ phận kế toán, bộ phận lao động tiền lương, văn phịng cơng ty…Đây là bộ phận gián tiếp và có thể nói sự biến động của trung tâm chi phí này khơng làm ảnh hưởng gì đến năng suất của bộ phận sản xuất hay kinh doanh, do đó khó có thể đánh giá trung tâm chi phí dự tốn. Các báo cáo trách nhiệm được lập bằng cách đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh và dự toán ngân sách đã được phê duyệt qua các kỳ
kinh doanh để giúp cho các nhà quản trị thấy được sự tiết kiệm hay gia tăng chi phí của trung tâm, qua đó đánh giá khả năng kiểm sốt chi phí của bộ phận này. Hiện tại, khi tính giá thành, các khoản chi phí quản lý được phân bổ cho từng loại sản phẩm theo tỷ lệ doanh số bán trong kỳ của chúng. Tuy nhiên, đối với hệ thống kế tốn trách nhiệm, các khoản chi phí này là các khoản định phí chung của cơng ty và khơng nhất thiết phải tiến hành phân bổ cho các bộ phận.
BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM CỦA TRUNG TÂM CHI PHÍ NĂM 2014 (KHỐI SẢN XUẤT)
Đơn vị tính:1.000.000đ
Báo cáo trách nhiệm của khối sản xuất
(Nhà máy Bến Súc) Kế hoạch Thực hiện Chênh
lệch I. Báo cáo cho Tổ trưởng tổ sản xuất mủ ly tâm thuộc Phân xưởng ly tâm
1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 320 312 (8) 2. Chi phí nhân cơng trực tiếp 1.420 1.437 17 3. Chi phí sản xuất chung (tổ sản xuất) 201 213 12
Tổng 1.941 1.962 21
II. Báo cáo cho Trưởng phân xưởng ly tâm thuộc Nhà máy Bến Súc
1. Tổ 1 1.941 1.962 21 2. Tổ 2 1.783 1.795 12 3. Tổ 3 1.876 1.880 4 4. Tổ 4 1.623 1.650 27 5. Chi phí sản xuất chung (phân xưởng ly tâm) 2.064 2.090 26
Tổng 9.287 9.377 90
III. Báo cáo cho Quản đốc nhà máy Bến Súc
1. Phân xưởng mủ ly tâm 9.287 9.377 90 2. Phân xưởng mủ cốm 5.789 5.848 59 3. Chi phí sản xuất chung (nhà máy Bến Súc) 4.918 4.995 77
Tổng cộng 19.994 20.220 226
3.2.3.2 Trung tâm doanh thu
Báo cáo trách nhiệm đánh giá trách nhiệm và kết quả hoạt động của trung tâm doanh thu căn cứ vào việc đánh giá doanh thu thực tế so với doanh thu dự toán
ban đầu, đồng thời phân tích ảnh hưởng của các nhân tố như giá bán, sản lượng tiêu thụ, cơ cấu sản phẩm tiêu thụ đến sự biến động của doanh thu trong trung tâm đó. Từ đó có những chính sách phát triển sản phẩm, tăng doanh số cho các sản phẩm chiếm thị phần cao, đảm bảo gia tăng doanh thu hàng năm và đảm bảo tỷ lệ chi phí trên doanh thu cho hợp lý.
BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM CỦA TRUNG TÂM DOANH THU NĂM 2014
Đơn vị tính:1.000.000đ
Nội dung Doanh thu
kế hoạch
Doanh thu
thực hiện Chênh lệch I. Báo cáo cho Giám đốc Cty CP gỗ Dầu Tiếng
1. Sản lượng gỗ phôi 41.417 44.650 3.233
2.Gỗ ghép tấm 44.963 45.459 496
3.Gỗ tinh chế 60.019 61.549 1.530
Tổng 146.399 151.658 5.259
II. Báo cáo Phó Giám đốc kinh doanh của Cơng ty mẹ
1. Cty CP gỗ Dầu Tiếng 146.399 151.658 5.259
2. Cty CP cao su Dầu Tiếng – Lài Cai 0 0 0
3. Cty CP cao su Dầu Tiếng – Lai Châu 0 0 0
4. Cty CP cao su Dầu Tiếng - Kratie 0 0 0
5. Cty CP cao su Dầu Tiếng - Campuchia 0 0 0
Tổng 146.399 151.658 5.259
Tổng cộng 146.399 151.658 5.259
3.2.3.3 Trung tâm lợi nhuận
Báo cáo trách nhiệm đánh giá trách nhiệm và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm lợi nhuận căn cứ vào việc so sánh giữa lợi nhuận thực tế đạt được với lợi nhuận dự toán đồng thời kết hợp với kết quả phân tích của các trung tâm doanh thu, trung tâm chi phí để từ đó có thể thấy được mức độ ảnh hưởng của các nhân tố như doanh thu, chi phí…đến sai biệt lợi nhuận.
Các nhà quản trị của trung tâm lợi nhuận nên lập báo cáo chi tiết theo từng bộ phận như : bộ phận kinh doanh của công ty, các công ty con của công ty hoặc chi tiết theo từng loại sản phẩm cụ thể như : mủ cốm, mủ ly tâm, mủ skimblock. Ngồi ra, tùy vào nhu cầu thơng tin của các nhà quản trị mà báo cáo kế toán trách nhiệm được thiết kế sao cho phù hợp.
BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM CỦA TRUNG TÂM LỢI NHUẬN NĂM 2014
Đơn vị tính: 1.000.000 đ
Nội dung
Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch I. Báo cáo cho Giám đốc Cty CP gỗ Dầu Tiếng
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 146.399 151.658 5.259
2.Các khoản giảm trừ 29.895 30.481 586
3.Doanh thu thuần (=1-2) 116.504 121.177 4.673
4. Biến phí 79.321 80.064 743
- Sản xuất 45.998 46.061 63
- Bán hàng và QLDN 33.323 34.003 680
5. Số dư đảm phí bộ phận (=3-4) 37.183 41.113 3.930
6. Định phí kiểm sốt được 29.321 29.510 189
Số dư của Cty CP gỗ Dầu Tiếng (=5-6) 7.862 11.603 3.741
Số dư theo cổ phần tại Cty gỗ Dầu Tiếng 4.011 5.917 1.906
II. Báo cáo Phó Giám đốc kinh doanh của Công ty mẹ
1. Số dư theo cổ phần tại Cty CP gỗ Dầu Tiếng 4.011 5.917 1.906