2.3 Đánh giá về hệ thống KSNB tại Công ty CP Fiditour
2.3.2 Nhƣợc điểm, và hạn chế
Mơi trƣờng kiểm sốt:
- Cơng ty có ban hành văn bản quy định về tính trung thực, ứng xử có đạo đức và phổ biến đến từng nhân viên. Tuy nhiên, một số CBCNV vẫn chƣa đọc qua văn bản này.
- Các quy định xử phạt đối với việc vi phạm các qui tắc ứng xử, nội quy cịn chung chung, cịn mang nhiều cảm tính do đó đơi khi làm cho ngƣời nhận hình
phạt cảm thấy bức xúc và áp lực.
- Công ty chƣa thật sự giảm thiểu đƣợc áp lực cho nhân viên.
- Cơng ty chƣa có chính sách tuyển dụng hợp lý, công ty thƣờng chỉ tuyển con em CBCNV công ty nên năng lực của nhân viên chƣa đƣợc đảm bảo để thực hiện công việc đƣợc giao. Khi xảy ra sự cố, họ thƣờng đùng đẩy trách nhiệm. Việc sa thải nhân viên không đủ năng lực ít khi xảy ra, đặc biệt là ngƣời thân BTGĐ, thông thƣờng chỉ là điều chuyển sang cơng việc khác.
- Nhìn chung, cơ cấu tổ chức công ty chƣa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của cơng ty. Cơng ty có cơ cấu lại bộ máy làm việc, nhƣng chƣa đồng bộ, khối lƣợng công việc giao chƣa đúng chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận. Một số phòng ban phải kiêm nhiệm xử lý nhiều việc do đó dễ gây sai trong q trình làm việc, một số phịng ban thì lại ít việc, thời gian nhàn rỗi nhiều, điều này gây lãng phí trong việc sử dụng nguồn lực.
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của mơi trƣờng kiểm sốt. Mơi trƣờng kiểm sốt phụ thuộc vào ý thức của từng CBCNV. Tuy nhiên, nguyên nhân chính là do nhà quản lý chƣa nhận thức vai trò quan trọng của hệ thống KSNB, nhà quản lý chỉ dựa vào kinh nghiệm của mình là chính, chƣa quan tâm cũng nhƣ chƣa đƣợc hƣớng dẫn cụ thể về xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu nên họ đã không tạo ra đƣợc một sắc thái chung tác động đến ý thức của CNCNV trong công ty.
Đánh giá rủi ro:
- Công ty chƣa xây dựng cơ chế để nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngồi (ví dụ nhƣ biến động kinh tế, chính trị, thay đổi của luật pháp và chính sách của khách hàng, đối thủ cạnh tranh…)”. Khi có rủi ro xảy ra, dựa vào kinh nghiệm của mình, cơng ty ứng phó với rủi ro.
- Công ty cũng chƣa xây dựng xây dựng cơ chế để nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên trong (ví dụ nhƣ thay đổi về nhân sự chủ chốt, thay đổi hệ thống thông tin…)”. Cơng ty chỉ dựa vào kinh nghiệm của mình để đối phó với rủi ro. - Cơng ty chƣa lập quy trình đánh giá rủi ro. Khi rủi ro xảy ra công ty dựa vào
trình đánh giá một cách khoa học.
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của bộ phận đánh giá rủi ro. Do trình độ nhà quản lý còn hạn chế và chƣa thực sự quan tâm đến hệ thống KSNB nên việc nhận diện rủi ro cịn mang tính cảm tính, chƣa xây dựng cơ chế để nhận diện rủi ro, chƣa xây dựng quy trình đánh giá rủi ro.
Hoạt động kiểm soát:
- Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống chƣa đƣợc thực hiện kịp thời và chính xác. Có trƣờng hợp thông tin khách hàng, đối tác có sự thay đổi nhƣng nhân viên chƣa kịp cập nhật vào hệ thống; ví dụ trƣớc khi thực hiện tour, khách hàng đã báo với nhân viên kinh doanh là họ ăn chay, nhƣng nhân viên kinh doanh lại quên cập nhật vào hệ thống thơng tin này để phịng điều hành đặt dịch vụ riêng cho khách, điều này gây khó khăn trong q trình thực hiện tour.
- Nhìn chung, việc giám sát, kiểm sốt các bộ phận khi thực hiện tour đƣợc thực hiện khá chặt chẽ. Tuy nhiên, công ty chƣa thể kiểm soát tốt ở bộ phận hƣớng dẫn viên. Chẳng hạn có trƣờng hợp, cơng ty thƣờng tạm ứng tiền cho hƣớng dẫn viên, đặc biệt là hƣớng dẫn viên của những tour nƣớc ngồi, mục đích của cơng ty muốn hƣớng dẫn viên có thể chủ động mua thêm những thức ăn, đồ dùng phù hợp với khẩu vị, nhu cầu ngƣời Việt Nam khi đi nƣớc ngồi nhƣng thƣờng khách hàng khơng nhận đƣợc dịch vụ này; cịn có trƣờng hợp hƣớng dẫn viên ép khách mua quà tại địa điểm du lịch, điều này làm ảnh hƣởng rất lớn đến hình ảnh cơng ty.
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của hoạt động kiểm sốt. Do sự sai sót của nhân viên, do sự thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, và do ý thức của họ, sự thông đồng với các đối tác. Tuy nhiên, nguyên nhân chính vẫn là do nhà quản lý chƣa ý thức về vai trị quan trọng của việc kiểm sốt, chƣa chú trọng vào hệ thống KSNB. Hoạt động kiểm soát chƣa đƣợc tổ chức có hệ thống, cịn mang tính tự phát.
Thơng tin và truyền thơng:
Tuy nhiên, vẫn cịn có một số trƣờng hợp vì cả nễ, vì năng lực xử lý sự cố kém, vì sợ trách nhiệm, nhân viên đùng đẩy trách nhiệm cho nhau, kết quả sự cố không đƣợc báo kịp thời cho nhà quản lý.
- Thông tin nội bộ bị rò rỉ từ những nhân viên cũ.
- Cơng ty có nhận đƣợc thơng tin phản hồi kịp thời từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tƣ. Tuy nhiên, qua phỏng vấn, tìm hiểu mặc dù cơng ty có nhận thơng tin phản hồi từ khách hàng, nhƣng đơi khi vì cả nể, khơng muốn gây “khó khăn” cho hƣớng dẫn viên, cho nhân viên công ty, khách hàng thƣờng phản hồi không đúng thực tế. Khách hàng khơng hài lịng với dịch vụ, nhƣng vẫn phản hồi dịch vụ tốt. Điều này, gây khó khăn trong việc đánh giá, cải tiến dịch vụ.
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của thông tin và truyền thông. Do cơng ty chƣa xây dựng quy trình xử lý thơng tin, chƣa nhận thấy đƣợc vai trị quan trọng của việc bảo mật thơng tin, chƣa xây dựng chính sách bảo mật thông tin.
Giám sát:
- Cơng ty chƣa có các chƣơng trình đánh giá định kỳ về sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
- Sau đợt giám sát, công ty chƣa lập báo cáo và đƣa ra những yếu kém của hệ thống KSNB và đƣa ra các giải pháp khắc phục.
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của giám sát. Nguyên nhân chính cũng là vì cơng ty chƣa quan tâm, chƣa chú trọng đến việc xây dựng hệ thống KSNB. Việc giám sát của cơng ty chỉ mang tính tự phát, chƣa đƣợc xây dựng một cáchcó hệ thống.