Kiểm sốt nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị. Một hệ thống KSNB dù có đƣợc xây dựng hồn hảo đến đâu thì tính hữu hiệu của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố con ngƣời, nghĩa là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy bởi ngƣời quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị. Điều này liên quan đến các hạn chế vốn có của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Các hạn chế này bao gồm:
6 Ngô Thị Thúy Hằng, 2013, “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất
và kinh doanh Gốm sứ trên địa bàn Tỉnh Bình Dương ”. Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Trƣờng Đại học
- KSNB là một quá trình chi phối bởi con ngƣời. Con ngƣời là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân nhƣ: sự thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu cơng việc. Các sai sót xảy ra trong q trình cơng tác khơng bao giờ có thể hạn chế hồn tồn và khơng có một thủ tục kiểm sốt nào ngăn chặn hay phát hiện tất cả các sai sót. Các nhà quản lý cố gắng tuyển dụng các nhân viên giỏi và cố gắng sắp xếp quy trình thủ tục hạn chế tối đa các sai sót nghiêm trọng hay các sai sót phổ biến .
- Khả năng hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng phát hiện đƣợc sự thông đồng của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những ngƣời khác trong hay ngồi đơn vị. Nó có thể đƣợc hình thành bởi ba yếu tố sau: động cơ, cơ hội do hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém và sự thiếu liêm khiết. Các nhà quản lý cố gắng hạn chế sự thông đồng bằng cách tuyển chọn nhân viên trung thực và tạo điều kiện để nhân viên hài lịng với cơng việc. Tuy nhiên, nếu các hành vi thông đồng xảy ra thì hệ thống kiểm sốt khó có thể ngăn chặn đƣợc vì nó hình thành từ ý đồ và các hành vi che giấu.
- Sự lạm quyền của nhà quản lý: Lạm quyền của nhà quản lý là việc các nhà quản lý trong tổ chức có quyền hạn hơn các nhân viên ở bộ phận sản xuất hay nhân viên văn phịng khác. Điều này làm cho chính sách nội bộ chỉ có hữu hiệu ở cấp quản lý thấp trong tổ chức và ít có hữu hiệu ở cấp quản lý cao hơn.
- Chi phí và lợi ích: Nhà quản lý thƣờng đƣa ra quyết định dựa trên mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí. Đa số các nhà quản lý khơng muốn thực hiện các thủ tục kiểm sốt mà chi phí lớn hơn lợi ích mà nó mang lại.
- Những sai phạm từ các nghiệp vụ không thƣờng xuyên vì phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thƣờng đƣợc thiết lập cho các nghiệp vụ thƣờng xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thƣờng xuyên;
- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
Chính những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB nêu trên là nguyên nhân làm cho kiểm sốt nội bộ khơng thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt đƣợc các mục tiêu mà đơn vị đã đề ra. Vì vậy, muốn xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu thì đơn vị phải nhận dạng, đánh giá, phân tích và hạn chế những rủi ro đến mức có thể chấp nhận đƣợc.