Nội dung Mức độ thực hiện Tổng điểm Trung bình Xếp hạng Rất khơng tốt Khơng tốt Bình thường Tốt Rất tốt SL % SL % SL % SL % SL % Lên kế hoạch hoàn
thiện đề án VTVL 2 3,3 3 4,9 35 57,4 12 19,7 197 3,23 1 Thành lập Ban chỉ
đạo, ban tổ chức, ban thư ký giúp việc hoàn thiện đề án
2 3,3 7 11,5 40 65,6 21 34,4 184 3,02 2
Hướng dẫn quy trình
hồn thiện đề án 1 1,6 8 13,1 52 85,2 173 2,84 4 Phân công nhiệm vụ
rõ ràng trong Ban chỉ đạo, ban tổ chức, ban thư ký giúp việc và các phòng, ban trực thuộc
3 4,9 8 13,1 36 59 14 23 183 3,00 3
Nguồn: Tổng hợp kết quả khảo sát, năm 2016
Về việc thành lập Ban chỉ đạo, ban tổ chức, ban thư ký giúp việc hồn thiện đề án: có 2 ý kiến đánh giá rất không tốt (tương đương 3,3%), 7 ý kiến đánh giá không
tốt (tương đương 11,5%), 40 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường chiếm tỷ lệ cao nhất (tương đương 65,6%) và 21 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 34,4%).
Về việc hướng dẫn quy trình hồn thiện đề án: có 1 ý kiến đánh giá rất khơng tốt (tương đương 1,6%), 8 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 13,1%) và 52 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường (tương đương 85,2%).
Về việc phân công nhiệm vụ rõ ràng trong Ban chỉ đạo, ban tổ chức, ban thư ký giúp việc và các phịng, ban trực thuộc: có 3 ý kiến đánh giá rất không tốt (tương đương 4,9%), 8 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 13,1%), 36 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường chiếm tỷ lệ cao nhất (tương đương 59%) và 14 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 23,0%).
Ngoài ra nếu căn cứ vào điểm trung bình của từng nội dung để đánh giá xếp hạng mức độ hoàn thiện tốt thì ta thấy nội dung lên kế hoạch được thực hiện tốt nhất đạt 3,23 điểm. Tiếp theo là việc thành lập Ban chỉ đạo, ban tổ chức, ban thư ký giúp việc hoàn thiện đề án ở vị trí thứ 2 đạt 3,02 điểm. Vị trí thứ 3 là phân cơng nhiệm vụ rõ ràng trong Ban chỉ đạo, ban tổ chức, ban thư ký giúp việc và các phòng, ban trực thuộc đạt 3,00 điểm. Cuối cùng là nội dung hướng dẫn quy trình hoàn thiện đề án chỉ đạt 2,84 điểm. Như vậy trong thời gian tới cần tích cực hơn nữa trong việc hướng dẫn quy trình cho tất cả cán bộ nhân viên nắm rõ để ngày càng hồn thiện hơn trong cơng tác quản lý kế hoạch hoàn thiện đề án VTVL.
2.4.2. Tổ chức hồn thiện đề án vị trí việc làm
Thực trạng về cơng tác tổ chức hồn thiện đề án VTVL của cán bộ nhân viên tại Sở Nội vụ Tình Cà Mau được thể hiện ở bảng 2.10. Về việc xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện đề án VTVL: có 2 ý kiến đánh giá rất không tốt (tương đương 3,3%), 3 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 3,9%), 39 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường chiếm tỷ lệ cao nhất (tương đương 63,9%) và 17 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 27,9%).
Về việc tổ chức biên soạn tài liệu hướng dẫn thực hiện đề án VTVL: có 1 ý kiến đánh giá rất khơng tốt (tương đương 1,6%), 6 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 9,8%), 42 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường chiếm tỷ lệ cao
nhất (tương đương 68,9%) và 12 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 19,7%). Bảng 2.10: Thực trạng về tổ chức hoàn thiện hoàn thiện đề án VTVL
Nội dung Mức độ thực hiện Tổng Trung bình Xếp hạng Rất khơng tốt Khơng tốt Bình thường Tốt Rất tốt SL % SL % SL % SL % SL % Xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện đề án 2 3,3 3 4,9 39 63,9 17 27,9 193 3,16 1 Tổ chức biên soạn tài liệu hướng dẫn thực hiện đề án 1 1,6 6 9,8 42 68,9 12 19,7 187 3,07 2 Xây dựng đội ngũ cố vấn về công tác tổ chức thực hiện hoàn thiện đề án 7 11,5 43 70,5 11 18 187 3,07 2
Nguồn: Tổng hợp kết quả khảo sát, năm 2016
Về việc xây dựng đội ngũ cố vấn về công tác tổ chức thực hiện hoàn thiện đề án VTVL: có 7 ý kiến đánh giá rất khơng tốt (tương đương 11,5%), 43 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 70,5%) và 11 ý kiến đánh giá việc tổ chức thực hiện ở mức độ bình thường (tương đương 18%).
Kết quả việc tổ chức hoàn thiện đề án VTVL cho thấy việc xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện đề án VTVL được thực hiện tốt nhất đạt điểm trung bình là 3,16. Hai nội dung cịn lại đạt điểm số hồn thiện là 3,07, tuy nhiên nội dung xây dựng đội ngũ cố vấn về cơng tác tổ chức thực hiện hồn thiện đề án VTVL có tỷ lệ đánh giá khơng tốt rất cao (khoảng 70,5%). Điều này cho thấy đội ngũ tư vấn hiện tại vẫn chưa phát huy hết khả năng làm việc, hoặc chưa đủ năng lực để tư vấn. Vì vậy Sở Nội vụ cần xem xét tuyển chọn lại thành viên ban cố vấn đủ năng lực và kinh nghiệm để giúp tổ chức hoàn thiện đề án được tốt hơn trong thời gian sắp tới.
2.4.3. Quy trình tổ chức thực hiện đề án
Kết quả khảo sát về quy trình tổ chức thực hiện đề án VTVL tại Sở Nội vụ Tỉnh Cà Mau được thể hiện ở bảng 2.11. Về việc thành lập Tổ chuyên môn tổ chức hồn thiện đề án VTVL: có 1 ý kiến đánh giá rất khơng tốt (tương đương 1,6%), 5 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 8,2%), 41 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường (tương đương 67,2%) và 14 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 23%). Bảng 2.11: Thực trạng về quy trình tổ chức hồn thiện hồn thiện đề án VTVL
Nội dung Mức độ thực hiện Tổng Trung bình Xếp hạng Rất khơng tốt Khơng tốt Bình thường Tốt Rất tốt SL % SL % SL % SL % SL % Thành lập Tổ chun mơn tổ chức hồn thiện đề án 1 1,6 5 8,2 41 67,2 14 23 190 3,11 3
Rà soát lại danh mục VTVL trong đề án 3 4,9 42 68,9 16 26,2 196 3,21 1 Rà soát bổ sung bảng mô tả công việc, khung năng lực với từng VTVL 1 1,6 2 3,3 42 68,9 16 26,2 195 3,20 2 Quản lý, chỉ đạo thực hiện các bước xác định VTVL 1 1,6 7 11,5 41 67,2 12 19,7 186 3,05 4
Nguồn: Tổng hợp kết quả khảo sát, năm 2016
Về việc rà soát lại danh mục VTVL trong đề án: có 3 ý kiến đánh giá rất không tốt (tương đương 4,9%), 42 ý kiến đánh giá không tốt chiếm tỷ lệ cao nhất (tương đương 68,9%), và 16 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 26,2%).
Về việc rà sốt bổ sung bảng mơ tả cơng việc, khung năng lực với từng VTVL: có 1 ý kiến đánh giá rất không tốt (tương đương 1,6%), 2 ý kiến đánh giá không tốt
(tương đương 3,3%), 42 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường (tương đương 68,9%) và 16 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 26,2%).
Về việc quản lý, chỉ đạo thực hiện các bước xác định VTVL: có 1 ý kiến đánh giá rất khơng tốt (tương đương 1,6%), 7 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 11,5%), 41 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường (tương đương 67,2%) và 12 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 19,7%).
Nhìn chung quy trình tổ chức hồn thiện đề án VTVL được thực hiện khá tốt, trong đó nội dung hồn thiện nhất là rà soát lại danh mục VTVL trong đề án đạt điểm trung bình là 3,21 và nội dung kém hoàn thiện nhất là quản lý, chỉ đạo thực hiện các bước xác định VTVL chỉ đạt điểm trung bình là 3,05. Do đó trong việc cải cách quy trình tổ chức thực hiện đề án VTVL tại Sở Nội vụ Tỉnh Cà Mau cần chú trọng công tác quản lý, chỉ đạo thực hiện tốt hơn nữa để tồn bộ quy trình được hoàn thiện.
2.4.4. Khai thác sử dụng nguồn lực đảm bảo hồn thiện đề án vị trí việc làm
Để đảm bảo cho hoạt động của tổ chức được vận hành tốt thì địi hỏi phải có đủ nguồn lực về tài chính, con người, máy móc, trang thiết bị. Đồng thời tổ chức cần phải khai thác, sử dụng sao cho hợp lý để đem lại kết quả tốt nhất. Kết quả đánh giá của CBNV Sở Nội vụ tỉnh Cà Mau về thực trạng khai thác, sử dụng các nguồn lực đảm bảo hoàn thiện đề án VTVL được thể hiện ở bảng 2.12.
Về việc đảm bảo vật lực và tài lực thực hiện hồn thiện đề án VTVL: có 1 ý kiến đánh giá rất không tốt (tương đương 1,6%), 4 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 6,6%), 47 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường (tương đương 77,0%) và 9 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 14,8%).
Về việc tổ chức quản lý sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc: có 1 ý kiến đánh giá rất không tốt (tương đương 1,6%), 5 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 8,2%), 40 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường (tương đương 65,6%) và 14 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 22,9%).
Về việc sử dụng phần mềm công nghệ thông tin trong công tác quản lý cơng chức, viên chức: có 2 ý kiến đánh giá rất không tốt (tương đương 3,3%), 5 ý kiến
đánh giá không tốt (tương đương 8,2%), 36 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường (tương đương 59,0%) và 19 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 31,1%). Bảng 2.12: Thực trạng về sử dụng các nguồn lực hoàn thiện đề án VTVL
Nội dung Mức độ thực hiện Tổng Trung bình Xếp hạng Rất khơng tốt Khơng tốt Bình thường Tốt Rất tốt SL % SL % SL % SL % SL % Đảm bảo vật lực và tài lực thực hiện hoàn thiện đề án VTVL 1 1,6 4 6,6 47 77,0 9 14,8 186 3,05 3 Tổ chức quản lý sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc
1 1,6 5 8,2 40 65,6 14 22,9 188 3,08 2
Sử dụng phần mềm công nghệ thông tin trong công tác quản lý công chức, viên chức
2 1,6 5 8,2 36 59,0 19 31,1 195 3,20 1
Nguồn: Tổng hợp kết quả khảo sát, năm 2016
Bảng 2.12 cho thấy nội dung sử dụng phần mềm công nghệ thông tin trong công tác quản lý công chức, viên chức là nội dung đạt mức điểm trung bình cao nhất là 3,20. Trong khi nội dung tổ chức quản lý sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc chỉ đạt 3,08 điểm xếp vị trí thứ 2. Vị trí cuối cùng là nội dung về việc đảm bảo vật lực và tài lực thực hiện hoàn thiện đề án VTVL đạt 3,05 điểm. Như vậy có thể thấy việc sử dụng phần mềm công nghệ thông tin trong công tác quản lý công chức, viên chức là một biện pháp quản lý hiện đại và thuận tiện, nhanh chóng, đem lại hiệu quả cao và được hầu hết cán bộ nhân viên tán thành ủng hộ. Do đó, trong thời gian tới cần tích cực đầu tư thêm trang thiết bị, máy móc và các phương tiện, phần mềm công nghệ thông tin để việc quản lý được dễ dàng và hiệu quả hơn.
2.4.5. Phối hợp nội bộ trong hoàn thiện đề án VTVL
Sở Nội vụ là cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác nội vụ. Sở Nội vụ có cơ cấu bộ máy tổ chức bao gồm các phòng ban: Văn phòng; Thanh tra Sở; Phịng Cơng chức, viên chức; Phịng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi Chính phủ; Phịng Cải cách hành chính; Phịng Xây dựng chính quyền và Cơng tác thanh niên và các đơn vị trực thuộc gồm có: Ban Thi đua - Khen thưởng; Ban Tôn giáo và Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Do có nhiều phịng ban nên khi muốn thay đổi cải cách là một vấn đề vơ cùng khó khăn. Đầu tiên là sự bất đồng quan điểm khi lấy ý kiến thực hiện đề án, tiếp đến là khi bắt tay vào thực hiện lại vướng phải sự trì trệ, khơng hợp tác giữa các phịng ban làm ảnh hưởng đến cả quy trình.
Vì vậy, muốn thực hiện thành cơng đề án VLVL thì địi hỏi phải quán triệt tư tưởng đổi mới là để hoàn thiện hơn, để phát triển cho tổ chức cũng như bố trí đúng người đúng việc, đem lại lợi ích cho tất cả cán bộ nhân viên trong cơng tác. Tiếp đến phải có sự đơn đốc từ phía ban lãnh đạo, chỉ đạo phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau. Mọi văn bản hướng dẫn đều phải được tiếp nhận, nghiên cứu và triển khai đầy đủ. Phải thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn xác định VTVL và cơ cấu công chức tại sở.
Mỗi cán bộ nhân viên cần phải nghiêm túc thực hiện những quy chế của tổ chức, có ý thức thi hành tốt và tích cực hỗ trợ lẫn nhau trong từng phòng ban cũng như giữa các phịng ban với nhau. Có như vậy thì việc hồn thiện đề án VLVL tại sở mới có thể thực hiện được dễ dàng.
2.4.6. Kiểm tra đánh giá kết quả hồn thiện đề án vị trí việc làm
Để đảm bảo việc thực hiện đề án đúng như kế hoạch đòi hỏi ban lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả để kịp thời điều chỉnh cho đúng hướng. thống kê về thực trạng kiểm tra đánh giá kết quả hoàn thiện đề án VTVL tại Sở Nội vụ Tỉnh Cà Mau.
có 2 ý kiến đánh giá rất không tốt (tương đương 3,3%), 6 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 9,8%), 37 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường (tương đương 60,7%) và 16 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 26,2%).
Bảng 2.13: Thực trạng về kiểm tra đánh giá kết quả hoàn thiện đề án VTVL
Nội dung Mức độ thực hiện Tổng Trung bình Xếp hạng Rất khơng tốt Khơng tốt Bình thường Tốt Rất tốt SL % SL % SL % SL % SL % Tổ chức công tác
kiểm tra trong quá trình thực hiện hồn thiện đề án
2 3,3 6 9,8 37 60,7 16 26,2 189 3,10 2
Quản lý, giám sát công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện hoàn thiện đề án 3 4,9 4 6,6 41 67,2 13 21,3 186 3,05 3 Tổ chức đánh giá, tổng kết thực hiện hoàn thiện đề án 6 9,8 39 63,9 16 26,2 193 3,16 1
Nguồn: Tổng hợp kết quả khảo sát, năm 2016
Về việc quản lý, giám sát công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện hồn thiện đề án: có 3 ý kiến đánh giá rất không tốt (tương đương 4,9%), 4 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 6,6%), 41 ý kiến đánh giá thực hiện ở mức độ bình thường (tương đương 67,2%) và 13 ý kiến đánh giá tốt (tương đương 21,3%).
Về việc tổ chức đánh giá, tổng kết thực hiện hồn thiện đề án: có 6 ý kiến đánh giá rất khơng tốt (tương đương 9,8%), 39 ý kiến đánh giá không tốt (tương đương 63,9%) và 16 ý kiến đánh giá mức độ thực hiện bình thường (tương đương 26,2%).
Kết quả tổng hợp cho thấy việc tổ chức đánh giá, tổng kết thực hiện hoàn thiện đề án được đánh giá là thực hiện tốt nhất với điểm trung bình đạt 3,16. Tiếp theo ở vị trí thứ hai là việc tổ chức cơng tác kiểm tra trong q trình thực hiện hoàn thiện đề án đạt 3,10 điểm và việc quản lý, giám sát công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện hoàn thiện đề án đạt 3,05 điểm.
2.4.7. Vị trí việc làm, số lượng biên chế gắn với vị trí việc làm và cơ cấu ngạch
Theo bảng 2.14, tổng số 36 vị trí; 76 biên chế. Trong đó: 14 vị trí lãnh đạo quản lý, 39 biên chế; 12 vị trí chun mơn, 18 biên chế; 10 vị trí phục vụ, 19 biên chế. Nếu so với số lượng nhân sự hiện có là 66 người thì Sở Nội vụ tỉnh Cà Mau còn thiếu 10 biên chế.
Bảng 2.14: Số lượng VTVL và biên chế gắn với VTVL Sở Nội vụ tỉnh Cà Mau
Số
TT Tên vị trí việc làm Số lượng
VTVL Biên chế Ngạch
Tổng số 36 76
1 Nhóm lãnh đạo, quản lý, điều hành 14 39
1.1 Giám đốc 1 1 01.002
1.2
Phó Giám đốc (02 biên chế của Văn
phòng Sở; 02 biên chế của Ban) 1 2 01.003
1.3 Trưởng Ban 1 2 01.003 1.4 Phó Trưởng Ban 1 4 01.003 1.5 Chi cục trưởng 1 1 01.003 1.6 Phó Chi cục trưởng 1 1 01.003 1.7 Trưởng phòng thuộc Sở 1 4 01.003 1.8 Phó Trưởng phịng thuộc Sở 1 8 01.003 1.9 Chánh Văn phịng 1 1 01.003 1.10 Phó Chánh Văn phòng 1 2 01.003 1.11 Chánh Thanh tra Sở 1 1 04.024 1.12 Phó Chánh Thanh tra Sở 1 1 01.003
1.13 Trưởng phòng thuộc Ban, Chi cục 1 6 01.003